McLaren Racing steigert PMO-Effizienz und erreicht beeindruckendes Wachstum mit Smartsheet

McLaren Racing, eine Konstante in der Welt des Motorsports, kann auf eine lange Erfolgsgeschichte zurückblicken. Das Team gewann bis heute beeindruckende 183 Formel-1-Rennen, 12 Fahrermeisterschaften und 8 Konstrukteursmeisterschaften. Das britische Rennteam mit Sitz in Woking, Surrey, ist der zweitälteste aktive Formel-1-Konstrukteur. McLaren Racing verfolgt ein einfaches und doch eindrucksvolles Ziel: bei jeder Rennserie bestmögliche Leistung abzuliefern. 

Doch Ed Green, Leiter für kommerzielle Technologie bei McLaren Racing, erklärt: „Um bei jedem Rennen unser volles Potenzial nutzen zu können, brauchen wir Technologie-Lösungen, die unserer Agilität in nichts nachstehen.“

Um das zu erreichen, verwendete sein Team verschiedene Tools zur Projektnachverfolgung. Leider erwies sich die Kombination mehrerer Plattformen als Bremsklotz. Green erklärt: „Wir gaben Geld für verschiedene Tools und Software aus, die uns keine standardisierte Ansicht der Arbeit von Projekt zu Projekt und auch keine konsistente Methode zum effektiven Planen von Budgets oder Zeitplänen boten.“ 

Aufgrund dieser mangelnden Konsistenz und Planbarkeit suchte McLaren Racing nach einer effizienteren Lösung für das Projektmanagement. Scott Horan, Senior Manager, Projektmanagementbüro (PMO) bei McLaren Racing, erklärt: „Da unsere Organisation ein enormes Wachstum verzeichnete, brauchten wir Technologie, welche die Erweiterung unserer Projekte und Programme auf konsistente Weise vereinfacht.“

Bahnbrechende Lösung für das PMO

Die Einführung von Smartsheet stellte bei McLaren Racing einen Wendepunkt für die betriebliche Effizienz dar. Das Smartsheet Professional Services-Team leitete einen umfassenden Workshop, um dem PMO-Team von McLaren dabei zu helfen, das volle Potenzial von Smartsheet zu nutzen. Horan erinnert sich: „Das Smartsheet Professional Services-Team half uns dabei, unsere neue Lösung für das Projektmanagement in nur 58 Tagen bereitzustellen und unsere vielen verschiedenen Tools auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen.“ 

Die Flexibilität der Lösung wurde offensichtlich, als verschiedene Anwendungen ausgeführt wurden. McLaren verwendet Smartsheet Control Center für seine Salesforce-Bereitstellung. Smartsheet WorkApps bietet eine einheitliche Sicht auf die Projektleistung über verschiedene Aufgaben und Funktionen hinweg. Dabei werden Meilensteine hervorgehoben und nützliche Prognosen angezeigt. Calendar App liefert Informationen zu gleichzeitig laufenden Projekten, wodurch das McLaren-Management Zeit und Ressourcen effektiver zuteilen kann.

Schneller Erfolg

„Mit Smartsheet konnten wir unser Projektmanagement standardisieren und unsere Projektergebnisse verbessern“, sagt Green. „Wir verkleinerten unseren Tech-Stack und damit auch unser Risiko, weil es unwahrscheinlicher wird, dass uns eine App, Software oder Integration im Stich lässt.“

Dieser optimierte Ansatz ermöglichte es McLaren, die Besetzung und Fähigkeiten seines PMO-Teams zu erweitern. „Wir haben eine PMO-Leitung eingestellt und unser PMO-Team von einem Mitarbeiter auf ein siebenköpfiges Team erweitert“, beschreibt Green. „Zudem verbessern wir die Effizienz der Abläufe im Projektmanagement jetzt schneller.“

Auch Horan ist von Smartsheet überzeugt. „Unser PMO fördert jetzt eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und unterstützt uns dabei, unsere strategischen Ziele zu erreichen“, ergänzt er. Smartsheet ermöglichte es dem Team, mehrere Projekte ihrer Größe entsprechend zu verwalten und die Produktivität in der gesamten Organisation zu steigern. Horan fasst zusammen:

„Diese Veränderungen stimmen uns zuversichtlich, dass wir unser PMO-Team und Projektportfolio größengepasst und standardisiert erweitern können.“

Großartiger Ausblick mit Smartsheet

Das PMO-Team von McLaren, das zuvor mit verschiedenen Tools und inkonsistenten Projektansichten zu kämpfen hatte, erreichte einen grundlegenden Wandel zu mehr Struktur und Klarheit. Weniger als zwei Monate nach der Einführung von Smartsheet konnte McLaren Racing bereits die Auswirkungen vom neuen optimierten PMO-Ansatz beobachten.

Der Ansatz veränderte alles. Die Smartsheet-Suite bot den Projektmanagern die erforderlichen Tools, um das schnelle Wachstum zu bewältigen. Dadurch wurden nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch signifikante finanzielle Vorteile verzeichnet. Green sagt: „Abgesehen von den Einsparungen durch den verkleinerten Tech-Stack ermöglichte die verbesserte Effizienz unserer Prozesse durch die Einführung von Smartsheet auch ein enormes Wachstum.“ In Anbetracht dieser spürbaren Ergebnisse ist man sich bei McLaren Racing sicher, dass Smartsheet die richtige Wahl war.

McLaren bereitet sich auf eine Zukunft vor, in der das PMO-Team seine Abläufe kontinuierlich erweitert und verbessert. McLaren konnte durch Smartsheet bereits viele Erfolge verzeichnen und ist auch weiterhin auf dem besten Weg zu mehr Effizienz und Wachstum.