Mit Smartsheet gewinnt NHS Property Services Einblicke, spart Zeit und gewährleistet Brandschutz

Der britische National Health Service (NHS) ist eines der weltweit größten öffentlich finanzierten Gesundheitssysteme und bietet Millionen von Menschen im ganzen Land kostenlose medizinische Versorgung. Aber die Bereitstellung dieser Versorgung hängt von mehr ab als von ärztlichem Personal und Pflegekräften – sie erfordert Tausende von Einrichtungen, die sicher, konform und bereit sind, die klinische Arbeit zu unterstützen.

Hier kommt NHS Property Services (NHSPS) ins Spiel. Diese staatliche Organisation kümmert sich um mehr als 3.000 NHS-Standorte im gesamten Vereinigten Königreich und stellt sicher, dass alle Gebäude zweckmäßig sind und den nationalen Prioritäten im Gesundheitswesen entsprechen.

Eine der wichtigsten Initiativen ist das Brandschutzprogramm, das den Brandschutz in 1.400 Gebäuden gewährleistet. „Wir stellen sicher, dass ein Feuer, das in einem Raum ausbricht, in diesem Raum bleibt und nicht auf andere Bereiche übergreift“, erklärt Sanjeve Gordhan, PMO-Manager bei NHSPS. „In einem Krankenhaus kann diese Art der Kontrolle Leben retten.“

Hunderte von Projekten gleichzeitig verwalten

Bei 1.400 zu verwaltenden Einrichtungen wird jede einzelne wie ein eigenes Projekt behandelt. „Zurzeit bearbeitet unser 40-köpfiges Team rund 550 aktive Projekte gleichzeitig“, sagt Gordhan. 

Jeden Monat kommen Dutzende weitere hinzu, die alle begutachtet, brandschutztechnisch aufgerüstet (z. B. durch neue Türen oder abgedichtete Lüftungsöffnungen) und abschließend überprüft werden müssen, um sicherzustellen, dass alles dem Standard entspricht. Jeder neue Standort muss außerdem von der Gebäudeverwaltung genehmigt werden, was zu einem Hin und Her führen kann, das mitunter Tage oder sogar Wochen dauert.

Von Anfang an nutzte das Team Smartsheet für die Verwaltung des Programms – allerdings in einer sehr einfachen Form, die eher an eine Tabellenkalkulation als an ein Projektmanagement-Tool erinnert. Jedes Sheet enthielt Informationen für Hunderte von Immobilien in einer Region, ohne klare Struktur, Meilensteine oder Aufgabenverteilung. Es gab keine einfache Möglichkeit, Verzögerungen zu tracken oder Berichte zu generieren. 

„Wir verbrachten drei bis vier Stunden pro Woche mit Anrufen bei Bauunternehmen und prüften jedes Grundstück Zeile für Zeile“, erklärt Gordhan. „Wir brauchten mehr Sichtbarkeit, mehr Struktur und eine bessere Möglichkeit, alles zu koordinieren. Und aus meiner eigenen Erfahrung mit Smartsheet wusste ich, dass wir einen größeren Nutzen daraus ziehen können.“

Eine maßgeschneiderte Lösung

Mit Unterstützung von Platinum Partner Invoka Consulting entwickelte das Team ein maßgeschneidertes Toolkit mit Smartsheet Control Center, das jeder Einrichtung einen eigenen Arbeitsbereich zuweist. Wenn nun ein neues Gebäude in Betrieb genommen werden soll, füllen NHSPS-Mitarbeiter*innen ein Aufnahmeformular aus, das automatisch das Gebäudemanagement um Genehmigung bittet. Dadurch werden die Mitarbeitenden direkt mit dem Toolkit vertraut gemacht – einem Aufgabensheet, das genau beschreibt, was für jedes Projekt zu tun ist. 

„Sobald eine Aufgabe als erledigt markiert ist, wird automatisch die nächste Aufgabe ausgelöst und der richtigen Person zugewiesen“, erklärt Gordhan.

NHSPS stellte jedem Teammitglied ein personalisiertes Dashboard zur Verfügung, das die eigenen Aufgaben, Fristen und anstehenden Arbeiten anzeigt – zusammen mit farbcodierten Indikatoren, die anzeigen, was auf Kurs ist, was gefährdet ist und was sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Gleichzeitig bieten Portfolio- und regionale Dashboards der Unternehmensführung einen klaren Überblick über die Fortschritte des gesamten Programms.

Um eine reibungslose Einführung des Systems zu gewährleisten, konzentrierte sich NHSPS vom ersten Tag an auf die Benutzerfreundlichkeit. „Wir mussten sicherstellen, dass sich das System in die Arbeitsabläufe unserer Kolleginnen und Kollegen einfügt und ihren Arbeitstag nicht zusätzlich belastet.“ NHSPS sammelte Anregungen und Probleme von Stakeholder*innen und verließ sich auf Invoka, um Schulungen und Unterstützung anzubieten.  „Jetzt nutzen unsere Projektmanager*innen die Lösung täglich, und zwar sehr souverän“, fügt Gordhan hinzu.

Betriebliche Klarheit

Smartsheet bietet NHSPS einen vollständigen Echtzeitüberblick sowohl über die täglichen Aufgaben als auch über allgemeine Programmtrends. „Ich kann auf einen Blick sehen, was passiert ist – was gestartet, untersucht, behoben und abgeschlossen wurde“, sagt Gordhan. „Wir müssen nicht mehr jedes Projekt Zeile für Zeile überprüfen. Wir können Verzögerungen sofort aufspüren. Dadurch wird der gesamte Prozess fokussierter und effizienter.“

Das Team von NHSPS kann auch die Informationen abrufen, die es im Rahmen von Unternehmensführungsprüfungen und Audits benötigt. „In der Vergangenheit fragte die Geschäftsleitung, warum sich etwas verzögert. Jetzt können wir dank Smartsheet genau erklären, warum“, fügt Gordhan hinzu. „Da jede Entscheidung nachvollziehbar ist, können wir bei Audits leicht nachweisen, dass jeder Standort die erforderlichen Schritte befolgt hat und dass alle Unterlagen vorhanden sind.“

Weniger Zeitaufwand, mehr Wirkung

Für Sanjeve ist der größte Gewinn, dass das Team viel produktiver geworden ist. „Automatische Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden und verringern den Zeitaufwand für die Suche nach Aktualisierungen“, sagt er. „Unsere wöchentlichen Meetings dauern jetzt nur noch halb so lang, wodurch jedes Teammitglied 80 bis 100 Stunden pro Jahr einspart. Und die Genehmigung neuer Einrichtungen, die früher bis zu zwei Wochen dauerte, kann jetzt in wenigen Tagen erfolgen.“

Die Verbesserungen gehen über die Geschwindigkeit hinaus. Das Toolkit hat auch für Konsistenz in allen Bereichen gesorgt, mit Standardaufgabenzuweisungen, integrierten Abhängigkeiten und rechtzeitigen Warnmeldungen. 

„Wir arbeiten nicht nur effizienter, sondern erzielen auch schneller bessere Ergebnisse und tragen dazu bei, dass die Gebäude des NHS für die Menschen, die auf sie angewiesen sind, sicher sind“, so Gordhan abschließend.

Um mehr darüber zu erfahren, wie der NHS Smartsheet verwendet, lesen Sie den Kundenbericht.