UMass Memorial Health: effizientere Projektabwicklung dank Smartsheet

UMass Memorial Health ist das größte Gesundheitssystem in Central Massachusetts und versorgt mit vier Krankenhäusern, zahlreichen ambulanten Einrichtungen, Labors und angeschlossenen Arztpraxen eine große, vielfältige Bevölkerung. Mit über 20.000 Mitarbeitenden und einer Mission für eine patientenorientierte, gerechte Versorgung treibt die Organisation ihre betrieblichen Abläufe konsequent voran. Ihr Ziel: Patient*innen sicherer und hochwertiger versorgen, Pflegekräfte entlasten, die Gemeinschaft stärken und eine nachhaltige Zukunft gestalten.

Im Zentrum dieser Arbeit steht der Bereich Informationsdienste (Information Services, IS) – zuständig für die Systeme, die Infrastruktur und die digitalen Plattformen, auf die sich Ärzt*innen und Mitarbeitende Tag für Tag verlassen. Innerhalb der Informationsdienste spielt das Projektmanagementbüro (PMO) der Shared Services eine entscheidende Rolle bei der Strategie-Umsetzung. Das 51-köpfige PMO-Team vereint Manager*innen, Programm- und Projektverantwortliche, Geschäftsanalyst*innen und Fachkräfte der Qualitätssicherung unter einem Dach. Gemeinsam verantwortet das Team ein breit gefächertes Portfolio – von neuen klinischen Anwendungen über Epic- und Workday-Erweiterungen bis hin zu Infrastruktur- und Sicherheitsinitiativen, IS-Projekten im Facility-Bereich und einer wachsenden Zahl KI-gestützter Vorhaben.

Vor Smartsheet arbeitete das PMO mit einer Vielzahl von Insellösungen, die nicht aufeinander abgestimmt waren – für Erfassung, Projektplanung, Terminierung, Budgetierung und Dokumentenablage. Informationen waren über verschiedene Tools und Standorte verteilt, wodurch ein Gesamtüberblick über den Projektstatus kaum möglich war. Die Finanzberichterstattung war besonders schwierig. „Mir ist wichtig, meinem Team die Arbeit so einfach wie möglich zu machen – sie sollen sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, nicht auf das Projektmanagement-Tool selbst“, sagt Jenann Self, Leiterin des Projektmanagementbüros bei UMass Memorial Health. „Früher war effizientes Arbeiten für uns eine echte Herausforderung.“

Zentralisierung von Projekten, Budgets und Kommunikation in Smartsheet  

Für das PMO der Shared Services war die Anforderung klar definiert: ein System, das das Projektmanagement vereinfacht und gleichzeitig die Anforderungen der Organisation hinsichtlich Governance und einer zentralen Informationsquelle erfüllt. Smartsheet, die Plattform für Intelligent Work Management, wurde als Lösung ausgewählt. „Smartsheet ist schlank, benutzerfreundlich und intuitiv“, sagt Self. Ebenso wichtig war die Kompatibilität von Smartsheet mit ServiceNow. Dank einer Integration, die mit Unterstützung des Smartsheet-Partners SoftwareX entwickelt wurde, werden die Projektdaten nahtlos zwischen den beiden Plattformen ausgetauscht. ServiceNow bleibt das Erfassungs- und Datensystem, während Smartsheet als zentrale Plattform für die Planung, Ausführung und Berichterstellung dient.

Sobald eine Projektanfrage in ServiceNow genehmigt und für die Ressourcenplanung freigegeben ist, wird sie automatisch an Smartsheet weitergeleitet. Von dort übernimmt das PMO mit Smartsheet Control Center und richtet in wenigen Minuten einen standardisierten Projektarbeitsbereich ein. Jeder Arbeitsbereich umfasst Projektzeitpläne, Budget-Tracker, Risiko- und Problemprotokolle, Workflows für Änderungsanfragen sowie Dashboards für unterschiedliche Zielgruppen.

Das Budgetmanagement erfolgt jetzt in Smartsheet: Alle Projektverantwortlichen pflegen das eigene Budget in einem dedizierten Sheet – die Daten fließen automatisch in die Finanzberichte für das gesamte Portfolio ein. 

Auch bei der Statusberichterstattung machen sich die automatisierten Workflows von Smartsheet im Arbeitsalltag bezahlt. Statt sieben manueller Schritte genügt heute eine einzige Statuszeile. Smartsheet generiert und versendet automatisch die Status-E-Mail, aktualisiert Dashboards in Echtzeit und löst Benachrichtigungen aus, wenn ein Projekt gefährdet ist. „Dieses Sheet leistet enorm viel: Es sendet Benachrichtigungen, aktualisiert Dashboards und kennzeichnet Eskalationen für unsere wöchentlichen Besprechungen“, sagte Self.

Smartsheet-Dashboards sind heute aus der Projektkommunikation nicht mehr wegzudenken. Individuelle Projekt-Dashboards bieten Lenkungsausschüssen und Stakeholder*innen Echtzeittransparenz über Meilensteine, Budgets, Risiken und Änderungsanfragen. Dashboards auf Programmebene fassen mehrere Projekte für die Leitung der Informationsdienste zusammen, während ein Enterprise-Portfolio-Dashboard der Führungsebene jederzeit den vollen Überblick verschafft – bei durchschnittlich 93 aktiven Projekten pro Jahr.

Effizienzgewinne 

Seit der Einführung von Smartsheet hat sich die Effizienz im PMO spürbar erhöht. Beim Verwaltungsaufwand spart das gesamte PMO-Team nach Schätzung von Self 152 Stunden – pro Woche. Einen Großteil dieser Ersparnis liefert allein die Statusberichterstattung. Vor Smartsheet waren dafür 7 Schritte in 3 unterschiedlichen Systemen nötig – heute reicht ein Klick. Mit Smartsheet ist das Aktualisieren und Versenden eines Statusberichts denkbar einfach. Projektverantwortliche erstellen den Statusbericht jederzeit und geben ihn mit einem Klick zum Versand frei – den Rest übernimmt die Automatisierung.

„Smartsheet spart unseren Projektverantwortlichen Zeit“, sagt Self. „So schließen sie Projekte pünktlich ab und können sich schneller dem nächsten widmen.“

Transformation von Apothekenservices

UMass Memorial Health nutzt Smartsheet auch zur Verwaltung seines neuen Apotheken-Lieferservice. Das auf vier Jahre und vier Phasen angelegte Projekt erfordert enge Abstimmung zwischen Bauwesen, Infrastruktur, Anwendungen und klinischen Systemen. Beteiligt sind mehrere Projektverantwortliche aus unterschiedlichen Abteilungen sowie 12 Teams der Informationsdienste. Die Lösung umfasst fortschrittliche Automatisierung, robotergestützte Zusammenstellung von Medikamenten und automatisierte Bestandsverwaltung.
Ein zentraler Budget-Tracker in Smartsheet sorgt dafür, dass die Ausgaben stets im Rahmen bleiben. Ein einheitliches Dashboard zeigt Risiken, Probleme und Dokumentation an und verschafft der Führungsebene auf einen Blick Einsicht in Fortschritte und Herausforderungen.

Probleme schneller erkennen und strategische Ziele unterstützen

Dank Echtzeit-Dashboards und automatischer Alarme greifen Teams ein, bevor aus kleinen Problemen große Verzögerungen werden. „Vor Smartsheet hatten wir kaum aussagekräftige Kennzahlen“, sagt Self. „Heute liefern uns viel mehr Daten wertvolle Einblicke – wir erkennen Trends, verstehen Ursachen und können gezielt gegensteuern. Probleme fallen uns früher auf, und mehr Projekte bleiben im Zeitplan. Wird etwas kritisch, sehen wir das sofort im Dashboard. Mitarbeitende sehen es und fragen: ‚Wie kann ich helfen?‘ Diese Transparenz verändert alles.“

Zudem sind Besprechungen durch Dashboards deutlich kürzer geworden. Eine wöchentliche Besprechung zu Ressourcen und Risiken, früher anderthalb Stunden lang, dauert heute nur noch 30 Minuten, und es gibt praktisch keinen Vorbereitungsaufwand mehr. „Die Daten stehen einfach im Dashboard bereit“, sagte Self. „Wir müssen sie nicht mehr von Hand zusammenstellen.“

Auch die finanzielle Transparenz hat deutlich zugelegt. Finanzteams sehen jetzt in Echtzeit, wie viel projektübergreifend ausgegeben wurde, ohne mehrere Tabellen zusammenzuführen. Außerdem können Kostenstellenverantwortliche in den Informationsdiensten ihre Budgets zentral verfolgen und so schneller fundierte Entscheidungen treffen. Die Finanzabteilung der Informationsdienste erledigt jetzt auch die Monatsabschlüsse deutlich schneller.

„Smartsheet ist für uns ein echter Gewinn“, sagt Self. „Es spart Zeit, verbindet alles miteinander, sorgt für Konsistenz und lässt unseren Projektteams dennoch Flexibilität.“