Das EPMO von Ballad Health nutzt das moderne PPM von Smartsheet zur Vernetzung von 20 Krankenhäusern

Ballad Health ist eine Organisation, die sich als fester Bestandteil des gesellschaftlichen Lebens der Verbesserung der Gesundheit von fast einer Million Menschen verschrieben hat. Sie ist im Nordosten von Tennessee, Südwesten von Virginia, Nordwesten von North Carolina und Südosten von Kentucky aktiv. Die Organisation betreibt 20 Krankenhäuser, verschiedene Angebote für Langzeitbehandlungen und Verhaltenstherapie sowie eine multidisziplinäre ärztliche Gemeinschaftspraxis.

Obwohl die Standorte über 29 ländliche Bezirke verteilt sind, ist Ballad Health bestrebt, seinen Mitarbeitenden einheitliche Kommunikationsfunktionen zur Verfügung zu stellen. „Wir möchten erstklassige und innovative Gesundheitsleistungen im ländlichen Raum der USA und in den Appalachen anbieten“, sagt Isaac Mitchell, Vizepräsident für Projektmanagement und Operational Excellence bei Ballad Health. „Das ist eine Herausforderung, da sich unsere Gesundheitsteams an vielen verschiedenen Orten befinden. Daher suchen wir ständig nach neuen und besseren Möglichkeiten der Zusammenarbeit.“

Ballad Health nutzt das moderne PPM von Smartsheet dafür, diese verteilten Teams enger zusammenzubringen, damit Projekte zentral verwaltet werden können und Führungskräfte über Dashboards Zugriff auf kritische Daten erhalten. 

„Smartsheet bringt uns zusammen und ermöglicht es uns, als einheitliches Team auf unsere Mission hinzuarbeiten: den Menschen in unserer Community die bestmögliche Gesundheitsversorgung zu bieten“, sagt Mitchell.

Bevor das Enterprise Program Management Office (EPMO) von Ballad Health das moderne PPM von Smartsheet im gesamten Unternehmen einführte, nutzte es eine Mischung aus E-Mails, Projektmanagement-Tools und Tabellen für die Nachverfolgung von Aktionspunkten, Teamauslastung, Projektkapazität und ROI. „Wir hatten keine zentrale Anlaufstelle für Informationen“, erklärt Mitchell. „Wir haben Meetingprotokolle an einem Ort und Projektpläne an einem anderen Ort gespeichert und oft mussten wir Daten in PDF-Dateien konvertieren und sie manuell an unsere Mitarbeitenden senden. Manchmal habe ich ein Viertel meiner Woche damit verbracht, Daten für eine Präsentation für den Lenkungsausschuss vorzubereiten.“

Ohne ein einheitliches Tool hätte das Ballad Health EPMO zu einem Engpass für den Informationsfluss werden können. „Wenn jemand den Status eines Projekts herausfinden wollte oder einen Bericht brauchte, war mein Team immer die einzige Anlaufstelle“, sagt Mitchell. „Das hat dazu geführt, dass wir unformatierte Dokumente und Statusupdates per E-Mail versenden mussten. Wir wollten eine dynamischere Methode zur Verwaltung von Projekten finden, um Statusdokumente zu ersetzen, die meistens schon fünf Minuten nach dem Absenden wieder veraltet waren. Letztendlich ging es uns darum, manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Kapazität für größere Initiativen zu schaffen, mit denen wir unsere Patient*innen besser unterstützen können.“

Optimales Projektmanagement und Berichterstattung mit dem modernen PPM von Smartsheet

Nachdem Ballad Health mehrere Softwarelösungen in Betracht gezogen hatte, entschied man sich für das moderne PPM von Smartsheet als Projektmanagement-Tool. „Wir wollten eine Lösung, die wir kostengünstig in der gesamten Organisation zur Verfügung stellen konnten, und Smartsheet war dafür genau richtig“, erklärt Mitchell. „Smartsheet ist außerdem flexibel. Wir wollten keine vorgefertigte Lösung – wir brauchten etwas, was wir an unsere speziellen Bedürfnisse anpassen konnten, und Smartsheet ermöglicht genau das.“

Das Ballad Health EPMO verwaltet mit dem modernen PPM von Smartsheet über 150 Projekte gleichzeitig. Zwischenzeitlich wurde die Implementierung weiter vorangetrieben und andere Abteilungen, darunter Operational Excellence, Finanzen und Marketing, haben damit begonnen, das Tool zur Nachverfolgung von Projekten zu verwenden. „Das moderne PPM von Smartsheet ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Deshalb schreitet die Implementierung auch so schnell voran“, erklärt Mitchell.

Mit automatisierten Workflows in Smartsheet kann Ballad Health automatisch Projektfristen und Erinnerungen an Projektmanager*innen und andere Stakeholder*innen im gesamten Unternehmen senden. Ballad Health verwendet das moderne PPM von Smartsheet auch, um Berichte und Dashboards zu erstellen, die allgemeine Übersichten zu jedem Projekt enthalten. Die Führungsteams des Unternehmens können über die Dashboards schnell den aktuellen Status eines Projekts einsehen. „Durch automatisierte Workflows haben wir unsere Sheets, Berichte und Dashboards an einem zentralen Ort miteinander verknüpft“, so Mitchell. Das Unternehmen nutzt Premium-Funktionen wie Smartsheet Dynamic View, um Projektmanager*innen Zugriff auf benötigte Daten zu geben, und Data Shuttle, um Finanzdaten aus mehreren externen Quellen in Smartsheet hochzuladen.  

Effizienteres Projektmanagement und bessere Kommunikation zwischen 20 Krankenhäusern

Mit dem modernen PPM von Smartsheet kann Ballad Health Projekte automatisch von Anfang bis Ende nachverfolgen, ohne sich dabei auf die manuelle Eingabe von Daten, eine Reihe von Tabellen oder E-Mails verlassen zu müssen. „Wenn ich früher unsere Führungskräfte über den Projektstatus informieren wollte, verbrachte ich mehrere Tage mit der Vorbereitung des Berichts. Jetzt kann ich alle Projektdaten per Mausklick in einem Dashboard zur Verfügung stellen. Und die Daten werden jedes Mal automatisch aktualisiert, wenn Projektmanager*innen eine Änderung vornehmen.“ Das Ballad Health EPMO spart dadurch, dass keine Präsentationen für den Lenkungsausschuss oder Führungssitzungen mehr erstellt werden müssen, mehr als 60 Stunden Verwaltungszeit pro Woche – das sind mehr als 3.000 Stunden im Jahr. „Der Arbeitskräftemangel ist ein echtes Problem und unsere Ressourcen sind wie bei vielen anderen Organisationen im Gesundheitswesen begrenzt“, erklärt Mitchell. „Mit dem modernen PPM von Smartsheet steigern wir unsere Effizienz und Produktivität, damit alle Teammitglieder in unseren Projekten ihr volles Potenzial entfalten können. Anstatt alles manuell zu berechnen, können wir uns einfach zurücklehnen und das moderne PPM von Smartsheet die ganze Arbeit machen lassen.“

Durch die Zentralisierung von Projektdaten über integrierte Sheets, Berichte und Dashboards, hat das moderne PPM von Smartsheet auch die interne Kommunikation verbessert. 

„Mit dem modernen PPM von Smartsheet können wir besser kommunizieren – von einem ländlichen Krankenhaus im Südwesten Virginias bis hin zu unserer Unternehmenszentrale im Nordosten von Tennessee“, sagt Mitchell. „Eines meiner persönlichen Ziele für dieses Jahr ist es, in allen 20 Krankenhäusern die Systemzusammenarbeit zu fördern und Best Practices untereinander auszutauschen. Das moderne PPM von Smartsheet hilft mir dabei, indem es die Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher und effizienter gestaltet.“

Bessere Gesundheitsversorgung für die Community 

Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die daraus resultierende Zeitersparnis bei der Erstellung von Berichten und der Vorbereitung von Meetings kann das EPMO mehr Projekte in Angriff nehmen und sich auf strategische Initiativen konzentrieren. „Mit dem modernen PPM von Smartsheet schaffen wir Zeit, uns größeren Projekten zu widmen, etwa unseren Qualitäts- und Sicherheits-Dashboards, mit denen wir unseren Communitys noch besser zur Seite stehen und die bestmögliche Gesundheitsversorgung bieten können“, sagt Mitchell.

Die Projektmanager*innen der Organisation verbringen auch mehr Zeit mit der Analyse von Gesundheitsdaten, um Möglichkeiten zu finden, die Lebenserwartung der Bevölkerung zu erhöhen und Gesundheitsprobleme besser zu bekämpfen. 

„Mit dem modernen PPM von Smartsheet können wir Daten aufdecken, die zuvor in Tabellen und statischen Berichten verborgen waren. Jetzt können wir die spezifischen Daten ermitteln, die wir im Auge behalten müssen, wie beispielsweise Messzahlen zum Gesundheitszustand und Optimierungsbedarf im Zusammenhang mit der Gesundheitsversorgung in der gesamten Region“, erklärt Mitchell.

Beschleunigter Projektfortschritt durch Transparenz

Ballad Health hat durch das moderne PPM von Smartsheet einen besseren Überblick über Projekte und Daten und gewährleistet so mehr Transparenz im gesamten Unternehmen. Zur Bereitstellung von Informationen über strategische Initiativen ermöglicht Ballad Health jetzt beispielsweise Zugriff auf systemweite Dashboards und Kalender für alle Mitarbeitenden, einschließlich der PMO-Gruppen, klinischen Teams und Führungskräfte. Ein weiteres Dashboard enthält Informationen zur Operational Excellence und zum Return on Investment (ROI) von Prozessverbesserungen. „Wir arbeiten eng mit unserem Finanzteam zusammen, um den Projekt-ROI im Dashboard zu berechnen und diese Messzahlen zu validieren“, sagt Mitchell. „Das schafft Transparenz und macht unseren Erfolg sichtbar.“ Im vergangenen Geschäftsjahr erzielte Ballad Health einen ROI von mehr als 30 Millionen US-Dollar bei einer Rendite pro Teammitglied, die dem 16-Fachen der Investition entsprach.

Darüber hinaus hat Ballad Health ein Dashboard erstellt, auf dem integrierte Praxispartner den aktuellen Projektfortschritt einsehen können. „Dadurch erhalten unsere Partner die nötigen Einblicke, um anhand von Echtzeitdaten zu sehen, ob wir bei einem bestimmten Projekt Geld verdienen oder Verluste machen“, sagt Mitchell. „Das hat uns geholfen, schneller voranzukommen, und wir verzeichnen jetzt erhebliche Verbesserungen bei den ROI-Messzahlen für diese Projekte. Darüber hinaus sind unsere Projektmanager*innen in der Lage, 30 Prozent mehr Projektarbeit zu übernehmen.“ Ballad Health verwendet das moderne PPM von Smartsheet auch, um die Ressourcennutzung transparenter zu gestalten, wodurch Projektmanager*innen ihre Projekte besser planen können. „An diesen Informationen sehen wir, ob wir mehr Teammitglieder für ein Projekt benötigen, und können dann bessere Diskussionen über betriebliche Prioritäten führen“, sagt Mitchell.

Als Nächstes möchte Ballad Health das moderne PPM von Smartsheet auch auf die Bereiche Innovation, Marketing, Kommunikation, Community Health, strategische Planung und Verhaltenstherapie ausweiten. Mitchell dazu: „Wir werden unsere Dashboards und Berichte im modernen PPM von Smartsheet weiterentwickeln, damit wir unsere Leistung besser nachverfolgen und uns auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: die gesundheitlichen Bedürfnisse unserer Community zu erfüllen.“

Weitere Informationen zu dieser Erfolgsgeschichte finden Sie in unserer Fallstudie.