Eine Dosis Automatisierung: Connecticut Children’s rationalisiert Prozesse in der pädiatrischen Gesundheitsversorgung

Connecticut Children’s ist eine unabhängige, gemeinnützige Einrichtung für die Akutversorgung von Kindern, die landesweit zu den besten Kinderkrankenhäusern der USA zählt. Eine Abteilung, das Office for Community Child Health (das „Office“), befasst sich mit der Vorsorge und konzentriert sich auf Interventionen in der Gemeinde, die die optimale Entwicklung und das Wohlbefinden von Kindern außerhalb des Krankenhauses fördern. „Im Office haben wir 17 auf die Gemeinschaft ausgerichtete Programme, die mit Familien und Kindern arbeiten“, erklärt Lauren Dominique, Executive Associate des EVP, Office for Community Child Health bei Connecticut Children’s.

Heute ist Dominique stolz darauf, den Titel Smartsheet Mobilizer zu tragen, und veranstaltet Crashkurse und Mittagsrunden, um Menschen über die Möglichkeiten der Lösung aufzuklären. Alles begann damit, dass ihr Vorgesetzter sie bat, Smartsheet auszuprobieren. „Meine Organisation hatte es gerade eingeführt und er sagte, es sei ein wertvolles Tool“, erzählt sie. „Nach wenigen Monaten wurde ich ein Smartsheet Champion.“ Neugierig darauf, was sie mit Smartsheet alles erreichen könnte, befasste sich Dominique intensiv mit dem Lernpfad für Kernprodukte, der an der Smartsheet University angeboten wird. Sie erwarb die Zertifizierungen Core Product und Project Management Smartsheet und sammelte Ideen zu Tools, mit denen sie Lösungen erstellen oder verbessern könnte.

Ein komplexes Partnernetzwerk

Eine der neueren Lösungen, die Dominique entwickelt hat, ermöglicht ihrem Team, Rechnungen über Millionen von Dollar an Fördergeldern nachzuverfolgen und weiterzuleiten. Mit einem Blick auf die bestehenden Arbeitsabläufe wussten Dominique und ihr Team, dass diese mit Smartsheet verbessert werden konnten.

Connecticut Children’s wurde beauftragt, an der Seite mehrerer Partner eine fünfjährige, sektorübergreifende Initiative zu leiten, die darauf abzielt, das Leben von Kindern im Norden von Hartford, Connecticut, zu verbessern. Um diese Initiative zu finanzieren, erhielt das Krankenhaus einen Zuschuss in Höhe von 30 Millionen US-Dollar vom US-Bildungsministerium. Verschiedene kommunale Partner haben außerdem 36 Millionen Dollar für den Zeitraum von fünf Jahren zugesagt: „Das sind rund 66 Millionen Dollar an Investitionen, die richtig verbucht werden müssen“, erklärt Dominique.

Um die Anforderungen der Bundesbehörden an die Berichterstattung zu erfüllen, erhält Connecticut Children’s vierteljährlich Rechnungen von 17 Partnerorganisationen, die im Rahmen des Zuschusses unter Vertrag genommen wurden. Diese Rechnungen müssen dann zur Genehmigung und Verarbeitung an die Zuständigen weitergeleitet werden. 

„Wie man sich vorstellen kann, war es ziemlich chaotisch, alle diese Rechnungen per E-Mail im Auge zu behalten. Wir brauchten ein Tool, um dieses komplexe Netzwerk zu verwalten und zu überwachen“, fügt sie hinzu. „Ich wusste, dass Smartsheet die richtige Lösung für diese Herausforderung war.“

Eine ausgezeichnete Vorlage für die Rechnungsstellung

Zunächst entwarf Dominique ein Smartsheet-Formular zur Erfassung von Rechnungsdetails ihrer Kommunalpartner, das einen automatisierten Routing-Workflow in Smartsheet durch die Drittanbieter-Integration mit DocuSign auslöst. Wichtige Stakeholder*innen erhalten dann eine automatische Benachrichtigung, um eine Rechnung zu prüfen und zu unterzeichnen, wenn es so weit ist. Nachdem alle erforderlichen Parteien die Rechnung unterzeichnet haben, liefert DocuSign sie zur Bearbeitung an die Kreditorenbuchhaltung weiter und eine endgültige Kopie der PDF-Datei wird an die entsprechende Zeile in Smartsheet angehängt.

Dominique wusste, dass dieses Tool auch für andere Organisationen nützlich sein könnte, die mit vielen Rechnungen arbeiten oder mehrere Genehmigungsstufen für Rechnungen benötigen. Da nicht jede Organisation ein DocuSign-Abonnement hat, beschloss sie, eine Vorlage für die breitere Smartsheet-Community zu erstellen. Sie verwendete die Genehmigungsanforderungsfunktion von Smartsheet, um den Workflow voranzutreiben. Für diese Vorlage für den Rechnungsempfang und die Weiterleitung von Rechnungen wurde Dominique mit der Auszeichnung Community Created Template Showcase(Showcase: Community-erstellte Vorlage) von Smartsheet ausgezeichnet.

„Die neue Rechnungsvorlage ist mit einem Dashboard ausgestattet, das Klarheit über den Stand der Rechnung verschafft, was eine rechtzeitige Bearbeitung gewährleistet“, fügt Dominique hinzu. „Ein Diagramm zeigt vierteljährliche Zahlungen an, sodass man die Ausgaben mit den Budgets abgleichen kann. Die Messzahlen oben im Dashboard zeigen die Verarbeitungsgeschwindigkeit und fördern die interne Rechenschaftspflicht.“

„Platz im Kopf schaffen“

Dank eines automatisierten Prozesses kann Dominiques Team jetzt unzählige Stunden einsparen. 

„Früher war es mühsam, die letzte Rechnung eines Subunternehmers ausfindig zu machen. Manche Mitarbeiter*innen mussten bis zu 30 Minuten ihren Posteingang durchforsten, ehe sie fündig wurden. Jetzt, wo wir Smartsheet verwenden, ist das nur noch eine Sache von Sekunden“, merkt Dominique an. „Smartsheet schafft Platz in unseren Köpfen. Wenn jemand eine Frage hat, müssen wir nicht mehr in unseren E-Mails danach suchen. Wir nutzen einfach Smartsheet.“

Die Vorlage dient auch als solide Grundlage, die auf die Bedürfnisse anderer Abteilungen des Krankenhauses zugeschnitten werden kann. „Die Flexibilität, unsere eigene Intuition einzubringen und gleichzeitig eine Grundstruktur im gesamten Unternehmen beizubehalten, ist von unschätzbarem Wert“, fügt Dominique hinzu.

Vereinfachte Datenerfassung und Zielverfolgung

Dominique optimierte auch den Arbeitsablauf für das Connecticut Children’s Healthy Homes Program, das Anträge von Immobilienbesitzer*innen aus ganz Connecticut erhält, um ihr Zuhause für Kinder sicherer zu machen. „Die Arbeitsabläufe waren komplett papierbasiert. Mitarbeiter*innen mussten ins Büro gehen, Anträge aus der Poststelle holen und die Informationen manuell in die Datenbank eingeben“, so Dominique. Jetzt erfasst das Team die Anträge von Immobilienbesitzer*innen mithilfe von Smartsheet-Formularen, sodass die Immobilieninformationen direkt in die Datenbank eingespeist werden.

Als Nächstes machte sich Dominique daran, ihren Teamkolleg*innen zu helfen, ihre Ziele in Smartsheet zu verfolgen. „Wir erstellen in Smartsheet eine dynamische Ansicht, teilen den Link und die einzelnen Benutzer*innen können neue Zeilen hinzufügen, um ihre Ziele einzugeben. Im Laufe des Jahres überprüfen wir den Zielstatus einmal pro Quartal“, sagt sie. „Auf diese Weise können Teammitglieder einfach auf ihre Einträge zugreifen und sie aktualisieren.“

Mehr Automatisierung, schlankere Prozesse

Derzeit arbeitet Dominique an einem Projekt zur Vereinfachung der monatlichen Berichterstattung über den Arbeitsaufwand auf Bundesebene im Hinblick auf die Zeiteinteilung der Teammitglieder, insbesondere derjenigen, die mit den Zuschüssen arbeiten. Früher musste das Connecticut Children’s Office for Sponsored Programs dazu Daten manuell aus einer Tabelle in ein Dokument eingeben, das Dokument als PDF speichern und anschließend jedem Teammitglied per E-Mail seine individuelle PDF-Datei zur Überprüfung und Genehmigung schicken. Das Dokument musste dann noch heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und per E-Mail zurückgesendet werden. „Das ist ein monatlicher Prozess, an dem Hunderte von Teammitgliedern beteiligt sind. Bisher musste der Administrator den Status jedes Monatsberichts nachverfolgen und per E-Mail bei den Teammitgliedern nachfassen“, fügt Dominique hinzu. Das Office for Sponsored Programs wandte sich an Dominique mit der Bitte um Hilfe bei der Automatisierung dieses manuellen Prozesses. „Sobald die Smartsheet-Lösung eingerichtet ist, lädt der Administrator sein Sheet einfach hoch und Smartsheet kümmert sich um den Rest. Smartsheet sendet automatisch Genehmigungsanfragen und Erinnerungen an die Teammitglieder und generiert PDFs von jedem Bericht, sobald die Genehmigung eingegangen ist.“

Diese Lösungen haben dem Connecticut Children’s die dringend benötigte Transparenz und Zeitersparnis eingebracht. „Wir haben jetzt eine verlässliche Source of Truth. Anstatt Arbeit per E-Mail zu dokumentieren, nutzen wir Smartsheet“, sagt Dominique. „Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen, Aufgaben per E-Mail zu verfolgen. Die Nachverfolgung in Smartsheet ist so praktisch.“

Persönliche Erfolge eines Smartsheet-Champions

Als eine der Ansprechpartnerinnen für Smartsheet in ihrer Organisation hat sich Dominique auch persönlich weiterentwickelt und ist glücklich in dieser Rolle. „Ich wurde mit einem Spot Award geehrt. Das ist eine finanzielle Anerkennung, die meine Organisation Teammitgliedern zukommen lässt, die außergewöhnliche Leistungen erbringen und über ihre üblichen Aufgaben hinausgehen“, sagt sie abschließend. 

„Smartsheet hat meine berufliche Entwicklung und meinen Ruf weitgehend beeinflusst. Ich wusste nichts über Smartsheet, als ich in meiner Position anfing. Aber ich habe das Gefühl, dass ich jetzt meine Nische gefunden habe. Das hat mein Selbstvertrauen gestärkt. Ich fühle mich ermutigt, meine Ideen zu äußern. Ich gelte als Fachexpertin, der man Glaubwürdigkeit schenkt und zu der man aufsieht. Das hat mein berufliches Ansehen und meine Wahrnehmung unter Kolleg*innen erheblich verbessert – viele meiner Kolleg*innen nennen mich „Miss Smartsheet“. Die Sichtbarkeit, die ich durch mein Smartsheet-Wissen gewonnen habe, ist wirklich bereichernd.“