AdventHealth zentralisiert die Daten regionaler Gesundheitsdienstleister und beschleunigt Projektmanagementzeiten mit Smartsheet

Als glaubensbasiertes Gesundheitssystem steht bei AdventHealth die ganzheitliche Behandlung von Körper, Geist und Seele im Mittelpunkt. Die Organisation versorgt jedes Jahr 7,1 Millionen Patient*innen in 53 Krankenhäusern und einem Netz von Ambulanzen und Einrichtungen für die postakute Versorgung.

Mit Einrichtungen in neun US-Bundesstaaten verlässt sich AdventHealth stark auf seine Projektmanagementabteilung. Diese nutzt Smartsheet, um alles nachzuverfolgen – von Bauprojekten über Prozessverbesserungen bis hin zum Onboarding von ärztlichem Personal. „Mit Smartsheet sind wir als Abteilung effizienter“, sagt Maria Boyd, Assistant Vice President für Projektmanagement bei AdventHealth. „Wir können alle unsere Projekte nahtlos von Anfang bis Ende nachverfolgen.“

Vor dem Einsatz von Smartsheet fehlte den Teams von AdventHealth in Westflorida eine Methode zur Nachverfolgung von Projekten. Das wurde zu einem Problem, als immer mehr Abteilungen der Organisation um Unterstützung beim Projektmanagement baten. 

„Wir hatten nicht die richtigen Tools. Unsere Teammitglieder verließen sich stark auf E-Mails oder Tabellen und es gab wenig Einblick in Projekte oder Informationen zu Dienstleistern“, sagt Natalia Lara, Projektmanagerin bei AdventHealth. 

Infolgedessen verbrachten die Abteilungen viel Zeit damit, Arbeiten doppelt zu erledigen, manuell nachzufassen und den Projektfortschritt zu überwachen. „Unsere Teams verwalteten manchmal Hunderte von verschiedenen Aufgaben mit unterschiedlichen Stakeholder*innen – das sind jede Menge E-Mails, die hin- und hergeschickt werden müssen“, sagt Boyd. „Für mich war es fast ein Vollzeitjob, die richtige Person und die aktuellsten Informationen zu einem Projekt ausfindig zu machen. Als ich dann endlich eine Antwort von der richtigen Person erhielt, war es bereits Zeit für eine Follow-up-E-Mail mit einer Terminerinnerung. Unser strategisches Ziel ist, die Abläufe in unserer Abteilung zu optimieren, und wir wussten, dass wir dazu die Effizienz steigern mussten.

Optimierung von Projekten und Prozessen mit Smartsheet 

Das Projektmanagement-Team von AdventHealth entschied sich für Smartsheet aufgrund der Funktionen und der Einfachheit der Lösung. „Smartsheet ist wirklich unkompliziert. Die meisten von uns haben keine Programmierkenntnisse und mit diesem Low-Code-Tool können wir ganz einfach eine maßgeschneiderte Projektmanagementlösung erstellen“, erklärt Lara.

AdventHealth setzt Smartsheet täglich ein, um das Onboarding und Offboarding von Dienstleistern, die Rekrutierung von ärztlichem Personal, den Bau von Einrichtungen und die Initiativen der Abteilung zentral zu verfolgen und zu verwalten. Projektmanager*innen können neue Projektinformationen eingeben, den Projektstatus aktualisieren und den Fortschritt nachverfolgen – alles von einem Ort in Smartsheet aus. Durch automatisierte Workflows in Smartsheet werden Terminerinnerungen und andere Benachrichtigungen zu Meilensteinen an Stakeholder*innen in ganz Westflorida gesendet. 

„Das AdventHealth-System umfasst mehrere Stakeholder*innen und wir haben Hunderte von Benachrichtigungen in Smartsheet integriert, damit alle Stakeholder*innen Erinnerungen und zeitnahe Updates zu Projekten erhalten“, sagt Boyd. 

Wenn ein neues Projekt in Smartsheet gestartet wird, erstellen wir Lösungen mit automatischen Nachrichten, mit denen bestimmte Stakeholder*innen über den nächsten erforderlichen Schritt im Workflowprozess informiert werden. So können Initiativen weiterhin reibungslos ablaufen.

AdventHealth verwendet Smartsheet auch zur Erstellung von Projektberichten und Dashboards für Projektteams, Stakeholder*innen und Führungskräfte. Jedes Dashboard enthält Übersichten über Projekte mit aktualisierten Messzahlen und Statusupdates. Abteilungen können auf maßgeschneiderte Dashboards zugreifen, um Starttermine und andere wichtige Onboarding-Informationen zu sehen, und die Führungskräfte des Unternehmens können sich einen Überblick über jede Phase eines Projekts oder die Daten von Dienstleistern verschaffen. Die Führungskräfte von AdventHealth nutzen Dashboards auch, um die von den Geschäftsentwicklungs- und Strategieteams in Smartsheet hochgeladenen Dokumente zu Dienstleister-Initiativen einzusehen.

Darüber hinaus verwendet AdventHealth Smartsheet für das Erfassen und Speichern von Akquisitionsdaten, die von externen Parteien bereitgestellt werden. „Wir arbeiten bei Akquisitionen mit externen Parteien zusammen und können ihnen einfach einen eindeutigen Link in Smartsheet freigeben, über den sie Finanzdokumente hochladen können“, sagt Boyd.

Single Source of Truth für Dienstleister-, Rekrutierungs- und Standortdaten

AdventHealth nutzt Smartsheet, um alle Projektdaten zu zentralisieren und das Projekt-Tracking für Hunderte von Projekten gleichzeitig zu optimieren. Anstatt mehrere E-Mails an Stakeholder*innen zu senden und in mehreren Tabellen nach aktualisierten Informationen zu suchen, können die Projektbeteiligten nun alles an einem Ort einsehen. „Smartsheet hat uns geholfen, unsere Prozesse für das Onboarding und die Rekrutierung von ärztlichem Personal zu optimieren und zu zentralisieren und die Kommunikation in unseren Abteilungen zu verbessern“, sagt Boyd. 

„Wir haben ein kleines Team. Smartsheet ist für uns zur Single Source of Truth für alle Daten zu Dienstleistern, zur Rekrutierung von ärztlichem Personal und zu neuen Standorten geworden und ermöglicht es uns, quasi als Projektmanagementbüro für die Region Westflorida zu arbeiten.“

Zuvor musste AdventHealth separate Arbeitspläne für jede Art von Onboardingübergang verwalten, einschließlich Akquisitionen und Abgänge von Dienstleistern sowie Standortwechsel. „Für jeden Übergang fielen andere Aufgaben an und es gab bis zu 300 Posten, die für alles verfolgt werden mussten“, sagt Lara. „Indem wir all diese Daten in Smartsheet übertragen haben, konnten wir Vorlagen erstellen, in denen wir alle diese Informationen zusammenführten. So ist alles effizienter und schneller zugänglich.“

Präziseres Onboarding dank besserer Transparenz 

Mithilfe von automatischen Benachrichtigungen, Berichten und Dashboards in Smartsheet haben die Führungskräfte von AdventHealth einen besseren Überblick über den Onboarding-Prozess, da sie über die Dashboards auf detaillierte Echtzeitdaten zugreifen können. 

„Die Stakeholder*innen müssen keine Zeit mit der Suche nach Projektdaten verbringen – sie können mit einem einzigen Klick darauf zugreifen“, sagt Boyd. „Sie finden ganz schnell die Dokumente, die sie brauchen.“ 

Durch den einfacheren Zugang zu den Informationen können Führungskräfte in Echtzeit eine Momentaufnahme der genauen Anzahl von Gesundheitsdienstleistern sehen, die neu hinzukommen oder ausscheiden. „Wir haben jetzt eine genaue Liste der Dienstleister und können die Wachstumstrends von AdventHealth in Smartsheet tracken“, sagt Lara. „Wir sehen, wie viele Dienstleister die Zusammenarbeit beenden oder den Standort wechseln und wie lange es dauert, bis neue Dienstleister hinzukommen. Unser Onboarding-Team teilte uns mit, dass sich die Transparenz der Dienstleisterdaten seit der Implementierung von Smartsheet deutlich verbessert hat. Unsere Rekrutierungsteams gaben an, dass sie mit automatisierten Workflows und Messzahlen jede Menge Arbeitsstunden einsparen. Jetzt können wir genau feststellen, warum es 30, 90 oder 120 Tage dauern kann, bis die Einstellung oder das Onboarding abgeschlossen ist, und wir können Maßnahmen ergreifen, um dies zu beschleunigen.“

Auch die Stakeholder*innen haben mit Smartsheet einen besseren Überblick und können sicherstellen, dass Projekte während des gesamten Prozesses wichtige Meilensteine erreichen. „Unsere Genehmigungsverfahren funktionieren reibungsloser, weil wir in der Lage sind, Zeitpläne zu verfolgen und Verzögerungen genau zu überwachen“, sagt Lara. „Dashboards helfen uns auch dabei, die Verantwortung für unsere Handlungsschritte zu behalten. Niemand möchte auf dem Dashboard sehen, dass ein Projekt überfällig ist. Diese Art der Sichtbarkeit sorgt also für mehr Verantwortlichkeit und Transparenz. Wir sehen auch, wie viele aktive Initiativen wir in verschiedenen Märkten haben oder für wie viele Fachrichtungen andere Märkte Einstellungen planen, da all diese Informationen zentralisiert und für alle Stakeholder*innen sichtbar sind.“

Verkürzung der Projektdurchlaufzeit 

Dank der durch Smartsheet erzielten Effizienz kann AdventHealth die Durchlaufzeit für neue Initiativen verkürzen. „Wir können Prozesse in Smartsheet schneller abwickeln. Wenn wir also feststellen, dass einige unserer Projekte auch nach längerer Zeit keinen Fortschritt aufweisen, können wir die Zeit von Anfang bis Ende verkürzen“, sagt Boyd. Die Projektmanagementabteilung von AdventHealth spart außerdem Zeit und Geld, indem sie Managementaufgaben automatisiert und manuelle Dateneingabe und E-Mail-Versand vermeidet. 

„Ich bräuchte mindestens zwei zusätzliche Mitarbeitende, um all die administrativen Aufgaben zu erledigen, die dank Smartsheet jetzt automatisiert sind, z. B. das Versenden von Erinnerungen und das Tracking von Projekten“, sagt Boyd.

Als Nächstes wird AdventHealth die Einführung weiterer Lösungen und Funktionen von Smartsheet prüfen. „Smartsheet beginnt sich wirklich durchzusetzen und wird auch von anderen Abteilungen übernommen“, sagt Boyd. „Ich hätte nie erwartet, dass wir damit unsere alltäglichen Prozesse so stark verbessern und so viel Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen schaffen können. Smartsheet hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, wirklich verändert.“

Weitere Informationen zu diesem Erfahrungsbericht finden Sie in unserer Fallstudie.