Kostenlose Vorlagen für den Jahresabschlussbericht

Unabhängig von Ihrer Branche sollten Sie bei der Erstellung Ihres Jahresabschlussberichts die folgenden Best Practices befolgen:

• Kennen Sie Ihre Zielgruppe: Ist der Bericht für interne oder externe Betrachter vorgesehen? Die Antwort auf diese Frage bestimmt den Zweck Ihres Berichts (Versuchen Sie beispielsweise, zu internen Änderungen zu motivieren oder externe Maßnahmen wie Umsatzsteigerungen, Werbung für Ihre Marke zu machen oder den Stakeholdern Zuversicht zu geben?). Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und antizipieren Sie Fragen oder Einwände, die sie haben könnte. Selbst wenn mehrere Parteien Ihren Bericht lesen, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Empfänger, anstatt zu versuchen, die Bedürfnisse aller zu erfüllen. 
• Kommen Sie auf den Punkt: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, stellen Sie sicher, dass sich alle über die Ziele des Berichts im Klaren sind. Ermitteln Sie, was Sie erreichen möchten, und machen Sie klar und prägnant Ihre Punkte. Die von Ihnen in den Bericht aufgenommenen Daten sollten für sich sprechen (oder nur minimale Erklärungen und schriftliche Analysen erfordern). Fügen Sie nur dann unterstützendes Material hinzu, wenn es unbedingt notwendig ist.
• Achten Sie auf das Schreiben selbst: Ein überzeugender Jahresbericht kann mehr, als nur Fakten und Zahlen zu vermitteln. Damit er maximale Wirkung erzielt, sollten Sie den Bericht als einen Teil des Schreibens betrachten und daher auf Ton, Stil und Schreibqualität achten. Konzentrieren Sie sich zumindest auf das Verfassen einfacher Sätze und die Verwendung starker, aktiver Verben. Verwenden Sie eine anschauliche (und nicht abstrakte) Sprache, vermeiden Sie Klischees und Jargon und verzichten Sie auf eine verwirrende Symbolik oder gemischte Metaphern. Der Bericht muss jedoch nicht langweilig geschrieben sein. Tatsächlich können Sie den Jahresbericht als Gelegenheit nutzen, die Botschaft und Persönlichkeit Ihrer Marke zu präsentieren.
• Seien Sie aufrichtig und genau: Denken Sie daran, dass das übergeordnete Ziel Ihres Berichts darin besteht, Informationen zu vermitteln. Stellen Sie objektive, genaue Behauptungen auf und versuchen Sie nicht, die Leser zu beeindrucken oder zu optimistisch zu sein. 
• Achten Sie auf die Qualität: Denken Sie unabhängig von Ihrer Zielgruppe daran, dass ein Jahresabschlussbericht ein formelles Dokument ist. Nehmen Sie sich Zeit, schreiben Sie mehrere Entwürfe (Experten empfehlen mindestens drei) und beauftragen Sie mehrere Bearbeiter, um die Qualität sowohl des verfassten Berichts als auch der Datenpräsentation zu gewährleisten.
• Informationen bewusst kommunizieren: Formatieren Sie den Bericht logisch (eine allgemeine Anleitung dazu, wie Sie den Bericht strukturieren, finden Sie im Abschnitt oben). Suchen Sie außerdem nach Möglichkeiten, komplizierte Daten visuell zu kommunizieren, z. B. mit Infografiken oder visuellen Dashboards.
• Seien Sie proaktiv: Gewöhnen Sie sich an, einen Jahresabschlussbericht zu erstellen – auch wenn niemand einen anfordert. Auf diese Weise sind Sie vorbereitet für den Fall, dass die Stakeholder in letzter Minute danach fragen, und sammeln Erfahrungen darin, wie Unternehmensdaten in einen Bericht eingetragen werden. Die regelmäßige und zuverlässige Erstellung von Jahresabschlussberichten ist eine einfache Möglichkeit, Rechenschaftspflicht und Vertrauen bei Stakeholdern und Kunden aufzubauen.
• Erstellen Sie einen Prozess für das Sammeln von Daten: Führen Sie einen Prozess zum Sammeln von Daten ein, um regelmäßige, zeitnahe Jahresberichte erstellen zu können. Das erleichtert das Schreiben eines Berichts erheblich, da Sie nur die Daten zusammentragen und einen schriftlichen Kontext hinzufügen müssen, anstatt in letzter Minute ganz eilig Informationen zu sammeln.