Was ist ein KPI-Business-Dashboard?
Wichtige Leistungsindikatoren sind Geschäftsmesszahlen, die zur Bewertung von Faktoren verwendet werden, die für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Verschiedene Organisationen verwenden verschiedene KPIs, z. B. Nettoumsatz oder Kundenbindung in der Privatwirtschaft oder die Arbeitslosenquote für Regierungen. Die gewählten Messzahlen müssen sich lediglich auf das Ergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
Mit einem KPI-Dashboard erhalten Sie einen einfachen Einblick in alle Arbeiten. Sie haben zudem Zugriff auf alle benötigten Informationen an einem Ort und können diese einfach mit Ihrem Team teilen. Sie können auch den Fortschritt bei der Erreichung von Zielen nachverfolgen oder sehen, wo Sie Anpassungen vornehmen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Dashboard-Designs sind einzigartig, da jedes Dashboard spezifische Anforderungen erfüllen und der Kultur der Organisation entsprechen muss. Flexibilität und Anpassbarkeit sind unerlässlich, um ein gutes Informationsdesign zu gewährleisten und Daten auf jeder Ebene leicht zugänglich und verständlich zu machen.
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Wer hat KPI-Business-Dashboards erfunden?
Peter Drucker wird oft als Vater der KPIs und der Dashboards, die sie verfolgen, angesehen. Er war Schriftsteller, Professor, Unternehmensberater und selbsternannter „Sozialökologe“, der erforschte, wie sich die Menschen untereinander organisieren und miteinander interagieren. Er war der Organisationsexperte, der sagte: „Eine Strategie ohne Messzahlen ist nur Wunschdenken. Und Messzahlen, die nicht mit strategischen Vorgaben übereinstimmen, sind reine Zeitverschwendung.“
Obwohl die Technologie schon länger verfügbar war, wurde der Einsatz von Dashboards erst in den späten 1990er-Jahren mit dem Aufkommen von wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) und der Entwicklung der Balanced Scorecard von Robert S. Kaplan und David P. Norton populär. Heute ist die Verwendung von Dashboards ein wichtiger Bestandteil des Managements nach Vorgaben (Management by Objectives, MBO). Dieses Managementmodell zielt auf die Verbesserung der Leistung durch eine klare Festlegung von Vorgaben ab, auf die sich das Management und die Mitarbeitenden einigen und die sich an den allgemeinen Unternehmenszielen orientieren.
Ein Prinzip des Managements nach Vorgaben ist die Einrichtung eines Management-Informationssystems, mit dem die tatsächliche Leistung und die Leistungen im Vergleich zu den definierten Vorgaben gemessen wird. Zu den Vorteilen von MBO gehören gesteigerte Motivation und erhöhtes Engagement der Mitarbeitenden sowie eine bessere Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitenden.
Die Vorteile eines KPI-Frameworks
Der Praxisbericht „State of Performance Improvement and Key Performance Indicator“ des KPI Institute hat ergeben, dass 68 Prozent der Befragten nach der Implementierung eines KPI-Frameworks positive Auswirkungen auf ihre Geschäftsentwicklung festgestellt haben. Darüber hinaus stellten 43 Prozent der Befragten Verbesserungen fest. Diese waren definiert als die Möglichkeit, „das Niveau der erzielten Ergebnisse objektiv zu bewerten“. 33 Prozent gaben an, dass sie KPI-Ergebnisse in ihren Entscheidungsprozess integrieren. Ein KPI-Framework gruppiert zusammengehörige KPIs und bietet so eine bessere Struktur und einen besseren Kontext, die Bemühungen zu optimieren und zu verstehen, wie sich die Leistung bestimmter KPIs auf andere KPIs auswirkt.
Mit einem gut gestalteten KPI-Dashboard ist es einfacher, individuelle und organisationsübergreifende Messzahlen zu untersuchen und die Informationen auch zu nutzen. Hiermit können Sie Vergleiche anstellen, Trends über längere Zeiträume anzeigen, die Verteilung einsehen und die Beziehungen zwischen verschiedenen Bereichen des Unternehmens darstellen. Die gemeinsame Nutzung von Informationen über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg ermöglicht eine optimale Problemlösung, Zusammenarbeit und Prognosestellung.
Im oben zitierten Bericht gaben 32 % der Befragten an, dass die größte Herausforderung bei der Leistungsmessung darin bestand, die richtigen KPIs für ihr Unternehmen festzulegen. Dabei werden wir Ihnen im nächsten Abschnitt helfen.
Unternehmens-KPIs identifizieren und überprüfen
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres KPI-Dashboards beginnen, müssen Sie die wichtigen Leistungsindikatoren identifizieren, die Ihnen dabei helfen, mehr über Ihre Kund*innen und deren Wünsche zu erfahren. Hierzu müssen Sie Ihr Unternehmen und seine Vorgaben verstehen, indem Sie die Geschäftsvorgaben in messbare Ziele umformulieren. Im Anschluss wählen Sie dann die KPIs für jedes dieser Ziele aus.
Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Ermittlung Ihrer KPIs berücksichtigen sollten:
- Identifizieren Sie die Messzahlen zusammen mit Ihrem Team. Die Einbeziehung der Mitarbeitenden stellt sicher, dass die Messzahlen nachvollziehbar und realistisch sind. Hierdurch werden die Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden und entwickeln ein klares Verständnis für die Ziele. Gleichzeitig lernen sie, wie ihre Arbeit mit der Unternehmensstrategie zusammenhängt, und sie entwickeln ein besseres Engagement für die Umsetzung von Vorgaben.
- Verwenden Sie SMART-Kriterien. SMART-Ziele sind darauf ausgelegt, während eines gesamten Projekts Struktur und Anleitung zu bieten und besser zu identifizieren, was Sie erreichen möchten. Diese Methode ist besonders effektiv, wenn es darum geht, Ziele zu setzen, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Jede Messzahl muss spezifisch für den Zweck des Unternehmens, messbar, ausführbar, für den Erfolg des Unternehmens relevant und terminiert sein. Das bedeutet, dass der Wert oder die Ergebnisse für einen vordefinierten und relevanten Zeitraum ermittelt werden.
- Wählen Sie drei Prioritätsziele und maximal drei KPIs pro Ziel aus. Verknüpfen Sie KPIs oder Messwerte in erster Linie mit den Zielen, die am direktesten sind und die meisten Belege liefern.
- Widerstehen Sie dem Drang, weitere Messzahlen hinzuzufügen. KPIs müssen aktiv verwaltet werden, um effektiv zu sein. Auch wenn Sie unter Druck stehen, weitere KPIs festzulegen: Messzahlen müssen kritisch für den Betrieb oder eng mit Verbesserungsvorgaben verknüpft sein.
- Führen Sie Überprüfungen auf strukturierter Basis durch. Das Geschäftsumfeld und andere Faktoren ändern sich im Laufe der Zeit, Flexibilität ist also von entscheidender Bedeutung. KPIs müssen möglicherweise angepasst werden. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie aber dafür sorgen, dass sie weiterhin relevant sind und dass Sie die Anzahl an KPIs mithilfe der SMART-Kriterien klein halten.
- Nutzen Sie Überprüfungen als Gelegenheit, Erfolge zu feiern. Der regelmäßige Austausch mit Teammitgliedern bietet die Gelegenheit, großartige Arbeit anzuerkennen, die Motivation hoch zu halten und um Feedback zu bitten. Sollten einzelne Bereiche Aufmerksamkeit erfordern, kann das Team gemeinsam Ideen ausarbeiten, um wieder auf Kurs zu kommen.
Die fünf Elemente eines gut gestalteten KPI-Dashboards
Der Begriff Dashboard leitet sich vom englischen Begriff für das Armaturenbrett eines Autos oder Flugzeugs ab – dort werden wichtige Funktionen visuell dargestellt und überwacht. Richtig gestaltete KPI-Dashboards informieren Sie, ob in Ihrem Unternehmen Änderungsbedarf besteht oder ob Sie bereits Höchstleistungen erbringen.
Ein großartiges KPI-Dashboard-Design ist:
- Einfach ablesbar und gut verständlich. Gruppieren Sie Daten logisch nach Kategorie und KPIs in einer visuellen Umgebung, die ein schnelles Verständnis ermöglicht. Hierzu können Sie beispielsweise große Websites mit umfassendem Informationsgehalt (z. B. Amazon oder Yahoo) als Inspiration verwenden. Diese Websites werden kontinuierlich von Expert*innen auf ihre Benutzerfreundlichkeit getestet und stellen daher eine gute Ressource für Design- und Navigationsideen dar.
- Einfach zu aktualisieren. Ihr Unternehmen wächst und die Rahmenbedingungen ändern sich. Daher müssen Sie sich für eine Plattform entscheiden, die entweder intuitiv ist oder die Sie bereits verwenden und die Ihre Systeme und Workflows unterstützt. Einfache Revisionen erleichtern zudem die allgemeine Akzeptanz.
- Ein Ort für aktuelle Status-Schnappschüsse und historische Trends. Anhand der festgelegten Kategorien und der ein bis drei unterstützenden KPIs lässt sich schnell nachvollziehen, welche Fortschritte erzielt wurden, was in der Vergangenheit funktioniert hat und wie Sie effizient ans Ziel kommen.
- Orientiert an Best Practices zur visuellen Darstellung von Informationen. Weniger ist mehr und dekorative Elemente sollten vermieden werden. Armaturenbretter in Autos zeigen Ihnen perfekt, wie benutzerorientiertes Design auszusehen hat. Verwenden Sie Animationen oder andere visuelle Elemente nur, wenn sie zum Verständnis beitragen.
- Darauf ausgelegt, Entscheidungen auf einen Blick zu treffen. Als Faustregel gilt: Zeigen Sie nie mehr als sieben Objekte auf einem Dashboard, wobei die eigentliche Darstellungsdichte von der Zielgruppe und der Vertrautheit mit dem Dashboard abhängt. Anfänger*innen werden von zu vielen Daten auf einmal möglicherweise verwirrt, möchten aber vielleicht mit weniger Klicks verwandte Informationen anzeigen, während sie sich an die Verwendung des KPI-Dashboards gewöhnen.
Arten von KPI-Dashboards
Jetzt, da Sie Ihre KPIs kennen, können Sie anfangen, im großen Stil Daten zu erfassen und diesen den Mitarbeitenden mithilfe von Datenvisualisierungen zur Verfügung zu stellen, z. B. als Tabellen, Liniendiagramme, Balkendiagramme oder Messanzeigen zum Nachverfolgen von KPIs. Ihr Dashboard konsolidiert und automatisiert die zahlreichen Datenpunkte, die Ihr Unternehmen wachsen lassen.
Es gibt drei Haupttypen von Dashboards:
- Strategisch/Executive: Hiermit können Manager*innen und Führungskräfte auf allen Ebenen des Unternehmens die benötigten Informationen einsehen, um den Zustand des Unternehmens zu verstehen und Potenzial für Expansionen und Verbesserungen zu identifizieren. Strategische Dashboards enthalten nicht alle detaillierten Informationen, die für komplexe Entscheidungen erforderlich sind, sollten aber klar aufzeigen, wo möglicherweise zusätzlicher Analysebedarf besteht. Ein strategisches Dashboard sollte einfach sein und aggregierte Messzahlen enthalten.
- Analytisch: Hierbei werden Daten verwendet, um Trends zu verstehen sowie Vergleiche zwischen verschiedenen Zeitpunkten und Variablen angestellt. Analytische Dashboards enthalten oft umfassendere Informationen als strategische oder operative Dashboards. Da das Verständnis das Ziel ist, können analytische Dashboards komplexer sein als strategische oder operative Dashboards. Analytische Dashboards sollten die Interaktion mit den Daten erleichtern, z. B. durch Anzeigen von Daten mit zunehmendem Detailgrad. Gleichzeitig sollte es aber möglich sein, mithilfe von Daten verschiedene Zeitpunkte oder Variablen miteinander zu vergleichen.
- Operativ: Diese Dashboards überwachen den Betrieb in Echtzeit, um die Benutzer*innen auf Abweichungen von der Norm aufmerksam zu machen. Operative Dashboards sollten Benutzer*innen spezifische Warnungen und konkrete Informationen liefern, die für eine schnelle Normalisierung des Betriebs benötigt werden.
Bei dieser Liste handelt es sich lediglich um die gängigsten Kategorien/Arten von Dashboards, doch bestimmte Anwendungsfälle benötigen wahrscheinlich Kombinationen aus zwei der genannten Arten. Egal welche Art von KPI-Dashboards Sie verwenden, Manager*innen und Mitarbeitende sollten in der Lage sein, Fragen in Echtzeit zu beantworten und anhand der an einem Ort konsolidierten Daten Maßnahmen zu ergreifen.
Sie können kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen für KPIs und Maßnahmen auf CEO-Ebene, KPIs und Maßnahmen auf Managementebene sowie KPIs und Maßnahmen auf Mitarbeiterebene unterstützen. Testen, bewerten, optimieren und nutzen Sie Ihre Dashboards konsequent, um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen.
Excel-Vorlage für ein KPI-Dashboard
Vorlage für ein KPI-Dashboard herunterladen
Mit dieser KPI-Dashboard-Vorlage in Excel lassen sich mehrere KPIs im Tabellen- und Diagrammformat anzeigen. Sie können Messzahlen vergleichen und Durchschnittswerte und Ziele pro KPI anzeigen. Es gibt Diagramme für das Ziel- und das Ist-Budget, das Gesamtbudget, den Ziel- und Ist-Umsatz, den Gesamtumsatz, die Gewinnmargen und das Verhältnis von Schulden zu Eigenkapital.
Diese Excel-Vorlage enthält zwei Tabs: ein Arbeitsblatt für das KPI-Dashboard mit den verschiedenen Diagrammen und ein Arbeitsblatt für KPI-Daten, in dem Sie die Rohdaten für das Dashboard hinzufügen und bearbeiten können. Sie können eigene KPI-Informationen hinzufügen, indem Sie den Tab für KPI-Daten öffnen und die Zahlen an Ihre Unternehmensinformationen anpassen. Jede Tabelle enthält zudem vordefinierte Formeln, die die einzelnen Spalten zusammenrechnen und gleichzeitig andere Messzahlen berechnen, z. B. Gewinnmargen und Nettoausgaben.
Mit KPI-Dashboards in Smartsheet schneller bessere Entscheidungen treffen
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.