Anwendung von Workflow-Beispielen
Sie können Workflow-Beispiele übernehmen oder als Leitfaden für die Entwicklung eigener Workflows für Ihre Organisation verwenden. Die Nutzung bestehender Arbeitsablaufdiagramme kann die Erstellung eines Workflows erleichtern.
Nutzen Sie Workflow-Diagramme und Vorlagenbeispiele, um allen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen Einblicke darin zu verschaffen, wer in jeder Phase eines Prozesses für was zuständig ist. Wenn Sie neu in der Workflow-Planung sind, können Sie herausfinden, wie Sie auf lange Sicht Zeit sparen können, wenn Sie sich bei der Entwicklung von Workflows die nötige Zeit nehmen.
Workflow-Design aus der Praxis
Workflow-Designs aus der Praxis zeigen einen direkten Prozess für die Erledigung von Aufgaben. Identifizieren Sie zunächst die Personen, Systeme und anderen Ressourcen, die Sie benötigen. Verwenden Sie diese Informationen, um die Budget- und Zeitanforderungen zu bestimmen und einen realistischen Workflow zu erstellen.
Ian Sells ist CEO und Gründer von RebateKey, einer digitalen Plattform, die Verbraucher*innen beim Einkaufen auf großen E-Commerce-Websites Geld-zurück-Aktionen bietet. Sells gibt Workflow-Tipps für die Erstellung praxisrelevanter Workflows, die als Roadmaps für die Erreichung Ihrer Geschäftsziele dienen:
„Überprüfen Sie, ob die Workflows klare Schritte und Bedingungen haben. Achten Sie darauf, dass Sie die Personen direkt den entsprechenden Schritten zuweisen. Sobald Sie einen Überblick über Ihren Workflow haben, konzentrieren Sie sich auf die Optimierung und Rationalisierung. Überlegen Sie sich, wo es in den Abläufen zu Problemen, Verzögerungen und Überschneidungen kommt, und verwalten oder ändern Sie den Workflow dann entsprechend“, rät Sells.
Beispiele für Projekt-Workflows
Beispiele für Projekt-Workflows veranschaulichen, wie Sie Ressourcen zusammenführen, um sequenzielle Geschäftsaufgaben und -prozesse zu verwalten. Workflow-Beispiele und -Diagramme sind Roadmaps, die Sie übernehmen oder anpassen können, um maximale Produktivität zu erzielen.
Eine klare Aufgabenreihenfolge in einem Projektmanagement-Workflow fördert auch die Zusammenarbeit und verbessert die Arbeitskultur. Ganz gleich, ob Sie einen oder mehrere Workflows verwenden oder eine große Anzahl von Ressourcen verwalten – Sie müssen einen Überblick bieten, um die Vorteile akribischen Workflow-Managements zu nutzen.
Beispiel für einen Marketingmaterial-Projekt-Workflow mit Diagramm
Die Entwicklung eines standardisierten Workflow-Prozesses zur Verwaltung und Erstellung von Marketingmaterialien optimiert die Projektplanung und die Umsetzung. Für physisches wie digitales Marketingmaterial vereinfacht ein wiederholbarer Workflow den Erstellungs- und Bereitstellungsprozess für Ad-hoc- und wiederkehrende Anforderungen.
Hier ist eine Aufschlüsselung des Prozesses hinter diesem Marketingmaterial-Workflow-Diagramm:
- Initiieren: Es ist wichtig, neue Projekte mit der jährlichen Marketingstrategie in Verbindung zu bringen, wenn Sie einen Workflow für Marketingmaterial erstellen. Mit diesem Schritt stellen Sie sicher, dass das Material auf den Geschäftsbedarf abgestimmt ist und auf soliden Forschungs- und Wettbewerbsdaten basiert.
- Planen: Alle neuen Projekte profitieren von der Zustimmung und dem Input der Stakeholder*innen. In der Planungsphase präsentieren Sie Strategiefolien, entwickeln Erfolgsmesszahlen und schätzen die neuen Materialkosten ab.
- Vorbereiten: Sobald Sie die ersten Phasen abgeschlossen haben, entwickeln Sie einen schriftlichen Kommunikationsplan, der eine Liste der erforderlichen Marketingkanäle enthält. Stellen Sie sicher, dass Sie eine abschließende Bewertung durchführen und Ihren Plan aktualisieren, bevor Sie mit der Erstellung von Marketingmaterial beginnen.
- Ausführen: Optimieren Sie während der Umsetzung die Kreativarbeit und lassen Sie sie von Stakeholder*innen überprüfen. Übergeben Sie die Ergebnisse an Ihre Rechts- und Compliance-Teams, bevor Sie sie in allen Kanälen veröffentlichen.
- Abschließen: Schließen Sie das Projekt mit einer Überprüfung ab, die auf der Grundlage von Messzahlen aufzeigt, wie erfolgreich das Projekt war. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und nutzen Sie sie bei der Entwicklung zukünftiger Projekte.
Beispiel für eine Projektanforderung und einen Workflow für ein neues Produkt
Workflows für neue Produktprojektanforderungen helfen, die Rentabilität des Produkts zu bestimmen, das Projekt erfolgreich auszurichten und Ressourcen zu sparen. Sobald das neue Produkt in Arbeit ist, sorgen Workflow dafür, dass die Teams systematisch zusammenarbeiten, um Zeit und Geld zu sparen und den Ruf des Unternehmens zu verbessern.
Ein Projektanforderungs-Workflow für ein neues Produkt umfasst sechs Hauptschritte:
- Projektanforderungsformular: Füllen Sie ein Standardanforderungsformular aus, das die ersten Ideen und Daten enthält. Reichen Sie die Anforderung zur Überprüfung ein, um zu verifizieren, ob das Produkt die Investition von Ressourcen wert ist, einschließlich Personal, Geld und Zeit.
- Projektzulassung: Ein interdisziplinäres Überprüfungsteam überprüft das Projektanforderungsformular und entscheidet anhand der Marktbedingungen und anderen Rentabilitätsdaten, ob ein neues Produktprojekt genehmigt wird.
- Ideenfindung: Das Team erstellt, entwickelt und kommuniziert das Design und die Entwicklung des Produkts, indem es abstrakte, konkrete oder visuelle Ideen teilt. Der Fokus liegt darauf, potenzielle Lösungen für Probleme und Chancen auf dem Markt zu finden.
- Auswahl: Das Team filtert Ideen und stellt die besten und realisierbarsten an die Spitze. Die Filter umfassen Kundenfeedback, Wettbewerbsinformationen, gesetzliche Vorschriften und technologische Fortschritte.
- Konzeptentwicklung: Führen Sie eine Analyse durch, um potenzielle Kosten, Einnahmen und Gewinne aus dem Produkt zu ermitteln. Verwenden Sie die Marktstrategie, um die Zielgruppe des Produkts zu identifizieren, seine Nische zu identifizieren und Marketingentscheidungen zu treffen.
- Produktentwicklung und Kommerzialisierung: Die Entwicklung beginnt mit der Herstellung eines Prototyps für Markttests. Wenn die Ergebnisse vielversprechend sind, wird die Entwicklung fortgesetzt, gefolgt von Werbeaktionen zur Unterstützung des neuen Produkts.
Obwohl ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte verwendet, werden Agile-Projektmanagement-Workflows in jeder Branche eingesetzt. Sie liefern Anforderungen iterativ und inkrementell im Laufe der Projekt- und Produktentwicklung, wodurch eine kontinuierliche Verbesserung unterstützt wird.
Beispiele für Business-Workflows
Ein Business-Workflow bildet den Ablauf notwendiger, geordneter Aktivitäten ab, um das gewünschte Arbeitsprodukt zu erreichen. Sie können jeden Workflow in logischen, wiederholbaren Schritten beschreiben, ob es sich um die Einreichung einer Urlaubsanfrage oder den Bau eines Autos handelt.
Die Verwendung eines Workflows führt zu einer höheren Produktivität, weniger Fehlern und mehr Zeiteinsparungen. Die Erstellung eines logischen und praxisnahen Prozesses, insbesondere in komplexen Geschäftsumgebungen mit mehreren Workflows, beginnt mit einer systematischen Workflow-Analyse.
Beispiel für einen E-Commerce-Workflow
E-Commerce-Workflows bilden die kundenorientierte und die Backend-Automatisierung ab. Im E-Commerce verwendet die Workflow-Automatisierung E-Mail-basierte Softwaretechnologie, um die Workflow-Effizienz zu steigern und die Nutzungserfahrung bzw. die Backend-Leistung zu verbessern.
„Priorisierte Workflows haben direkte Auswirkungen auf das Unternehmen, sein Markenimage und seinen Online-Ruf“, sagt Sells von RebateKey. „Meistens sind es die kundenorientierten Workflows, die Ihrem Unternehmen Erfolg oder Misserfolg einbringen, insbesondere im E-Commerce.“
Für E-Commerce- und andere Unternehmen mit komplexen Aufgabensequenzen empfiehlt Sells, die internen Prozesse mit digitalen Workflows zu automatisieren.
Sells beschreibt das Beispiel eines Geschäftsprozess-Workflows, den er für RebateKey entwickelt hat:
- Registrieren: Der*Die Kund*in füllt das Formular aus, um ein*e RebateKey-Benutzer*in zu werden.
- Suchen: Der*Die Kund*in sucht nach Produkten und wählt Produkt kaufen aus.
- E-Commerce-Shop aufrufen und Kauf durchführen: Der*Die Kund*in ruft den Online-Marktplatz aus, um das Produkt zu kaufen.
- Kund*in kehrt zu RebateKey zurück: Der*Die Kund*in kehrt zur Website von RebateKey zurück und gibt den Bestellschlüssel an.
- Verkäufer verifiziert und genehmigt Bestellung: Die Kaufgenehmigung erfolgt nach fünf Tagen.
- Rabatt aktiviert: Der Rabatt wird dem Konto des Kunden bzw. der Kundin gutgeschrieben.
- Verkäufer schließt Kauf ab: An diesem Punkt schließt der Verkäufer den Kauf ab und sendet den Artikel an den Kunden bzw. die Kundin.
- Lösungszeitraum: Der Kunde wartet 30 Tage nach dem Kauf und weitere 5 Tage, bis der Verkäufer den Kauf abgeschlossen hat. Anschließend kann der*die Kund*in den Rabatt per Scheck, über PayPal oder als Online-Geschenkkarte einfordern.
- Verarbeitete Rückvergütung: Schecks, PayPal-Zahlungen und Geschenkkarten werden am selben Tag verarbeitet.
Beispiel für einen Workflow für interne Audits
Workflows für interne Audits ermöglichen unvoreingenommene System-, Abteilungs-, Finanz- und Compliance-Prüfungen. Interne Prüfer*innen verwenden wiederholbare Prozesse, um den aktuellen Status zu überprüfen und frühere Berichte auf Verbesserungen zu vergleichen oder negative Trends zu erkennen.
Hier sind die Schritte für einen effektiven Workflow für interne Audits:
- Initiieren: Auditintervalle variieren je nach Abteilung und Anforderungen. Zum Beispiel können Personalabteilungen jährliche Audits durchführen, aber in Umgebungen wie der Automobilbranche können tägliche Audits erforderlich sein, um die Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten.
- Durchführen: Ein*e interne*r Prüfer*in wendet Bewertungsstandards an, um ein vollständiges Verständnis der Verfahren zu erhalten und zu erkennen, ob Mitarbeitende die Richtlinien einhalten.
- Sammeln und überprüfen: Auditverfahren können den Transaktionsabgleich, die Inventur des physischen Bestands, Audit-Trail-Berechnungen und die Kontoabstimmung umfassen.
- Ergebnisse generieren: Interne Audits erfordern einen formellen Bericht. Manchmal kann es Memos oder vorläufige Berichte geben, wenn der*die Prüfer*in sensible oder signifikante Ergebnisse feststellt oder der Meinung ist, dass der Vorstand sofort in Kenntnis gesetzt werden muss.
- Audit durchführen: Die Verwendung einer Audit-Checkliste sorgt dafür, dass der*die Prüfer*in die richtigen Fragen beantwortet und die Qualitäts- und rechtlichen Anforderungen einhält.
- Bericht vorbereiten und verteilen: Der Abschlussbericht bietet eine Zusammenfassung der Verfahren und Methoden, die für den Abschluss des Audits verwendet wurden, der wichtigsten Ergebnisse und der Vorschläge für die Aktualisierung interner Richtlinien und Kontrollen. Das Management überprüft den formellen Bericht und die Empfehlungen.
- Abschluss des Audits: Die Auditergebnisse geben Einblicke in die Qualität und Konsistenz der Organisation in Bezug auf die Gewährleistung der Service- und Produktqualität. Das Team schließt Überprüfungen der Effektivität ab und führt Folgemaßnahmen durch, um Maßnahmen nachzuverfolgen und dem Management und Vorständen Daten zur Verfügung zu stellen.
Beispiel für einen Fertigungs-Workflow
Workflows in der Fertigung dienen als Qualitätssicherungsmaßnahmen. Diese wiederholbaren Geschäftsprozesse führen konsequent zu qualitativ hochwertigen neuen Produkten und erleichtern die Verwaltung der Produktions- und anderer Unternehmensprozesse.
David Reid ist Vertriebsleiter bei VEM Tooling, einem globalen Kunststofflieferanten. Reid erklärt: „Wenn Sie mit langweiligen und repetitiven Aufgaben überlastet sind, erhöht ein solides Workflow-Management-System die Produktivität und Kundenzufriedenheit, da die Belastung gesenkt wird. Workflows stellen sicher, dass Aufgaben korrekt ausgeführt werden, Arbeitgeber die Erwartungen kennen, Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird, Engpässe beseitigt werden und die Kommunikation optimiert wird.“
Reid empfiehlt die Verwendung einer detaillierten Workflow-Abbildung, um teure oder sicherheitsrelevante Fehler zu vermeiden.
Workflow für die Werkzeugherstellung
Mit freundlicher Genehmigung von VEM Tooling
Diese Schritte beschreiben den Fertigungs-Workflow von VEM Tooling:
- Angebot anfordern: Der Kunde fordert einen Preis für ein neues Produkt an.
- Detailliertes Angebot erstellen: Das Unternehmen erstellt ein detailliertes Preisangebot.
- Preisvereinbarung: Wenn der Kunde dem Angebot zustimmt, erhält er weitere erforderliche Unterlagen wie einen Kaufauftrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung und Projektpläne.
- Projektdetails bereitgestellt, vereinbart und kommuniziert: VEM generiert ein Design für die Fertigung, der Kunde stellt Standards bereit und die Parteien einigen sich auf die Produktion.
- Produktionsplanung, Einkauf und Produktion: Das Team bestimmt und kauft das erforderliche Material und die Produktion beginnt.
- Muster bereitgestellt: Der Kunde inspiziert erste Muster und fordert die erforderlichen Änderungen an.
- Endprodukt zur Inspektion: Der Kunde untersucht die endgültigen Produktionsmuster.
- Vorbereitung auf den Versand: Das Unternehmen versendet das Werkzeug oder die Form, wenn die Muster vom Kunden genehmigt werden.
- Endprodukt: In einigen Fällen produzieren die Kunden ihr Produkt selbst. In den meisten Fällen stellt VEM die erforderlichen Teile in seiner Anlage her und liefert sie gemäß den Anweisungen des Kunden.
Beispiel eines Workflows für gewerbliche Innenarchitektur
Der Workflow für die gewerbliche Innenarchitektur systematisiert die vielen Vorgaben, Verordnungen und eindeutigen Details, die reibungslos verlaufen müssen. Gewerbliche Designer*innen arbeiten mit Architekt*innen, Auftragnehmer*innen und Ingenieur*innen zusammen, deren Budgets und Zeitrahmen sich auf die endgültigen Installationen auswirken.
Es liegt in der Verantwortung des Designunternehmens, sich mit den Anforderungen eines Kundenunternehmens vollständig vertraut zu machen. Darüber hinaus muss das Unternehmen den Projektmanagement-Workflow verstehen und anwenden, um alle Designer*innen, Subunternehmen und Materiallieferanten auf dem Laufenden zu halten. Das Ziel des Workflows ist, den Kunden zufrieden zu stellen und das Projekt pünktlich abzuschließen. Dabei soll das Projekt für das Designunternehmen rentabel sein.
Dieses Prozessbeispiel enthält eine kurze Beschreibung der drei Gesamtphasen des Workflows für gewerbliche Innenarchitektur:
- Vor der Gestaltung: Bevor die Arbeit beginnt, berät sich der*die Designer*in mit dem Kunden, um die Erwartungen in puncto Endprodukt, Budget und Zeitplan zu klären und die Räumlichkeiten zu besichtigen. Durch Recherchen finden Sie die besten Materialien, Armaturen und sonstige Ressourcen für das Projekt. Alle Ergebnisse fließen in einen vorläufigen Plan ein, der dem Kunden vorgelegt wird.
- Gestaltung: Nach der vorläufigen Plan- und Budgetüberprüfung erstellt der*die Designer*in einen schematischen oder visuellen Plan zur Genehmigung durch den Kunden. Die Zeichnungen sind die Grundlage für die Spezifikationen, die Hersteller generieren und überprüfen. Sie leiten Vorgaben für jeden Aspekt des Projekts, Entwürfe und technische Abbildungen für die Bauphase ab.
- Konstruktion: Bevor die Arbeit beginnt, stellt das Team Genehmigungsanfragen bei den zuständigen Baubehörden, um die Compliance zu gewährleisten. Auch der Kunde überprüft und genehmigt die endgültigen Pläne. Nach allen erforderlichen Anpassungen beginnt die Konstruktion. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Workflows für das Projekt entwickeln, um alle Baudetails zu verwalten. Nach der Fertigstellung und Genehmigung werden der Ausbau, die Innendekoration und die Herrichtung abgeschlossen, bevor neue Eigentümer*innen oder Mieter*innen die Räumlichkeiten nutzen.
Beispiel für einen Lieferketten-Workflow für ausgehenden Transport
Der Lieferketten-Workflow für ausgehenden Transport umfasst die Aktivitäten der Distributionslogistik, bei denen Waren produziert oder abtransportiert werden. Die Optimierung der Distributionslogistik ist unerlässlich, um eine funktionierende, nachfrageseitige Lieferkette aufrechtzuerhalten, die mit der Kunden- und Verbrauchernachfrage Schritt hält.
Ausgehende Waren werden per LKW, Zug, Schiff oder Flugzeug (oder alle vier) transportiert, um an ihren endgültigen Bestimmungsort zu gelangen. Die Einhaltung eines festgelegten Workflows verhindert einen geringen Lagerbestand, schlechten Kundenservice und Verzögerungen. Mit einem Distributionslogistik-System können Gewinnverluste und Kundenunzufriedenheit vermieden werden, da der Transport von Waren an ihren Bestimmungsort sehr reibungslos erfolgt.
Ein Lieferketten-Workflow für ausgehenden Transport umfasst die folgenden Schritte:
- Ladedokumentation: Softwarefähige Dokumente verfolgen ausgehende Ladeeigenschaften und weisen Tracking-Informationen wie Strichcodes zu.
- Preis- und Routenzuweisung: Basierend auf der Ladung und dem endgültigen Ziel bestimmt das Logistikteam die Gesamtlieferkosten und die Route.
- Ladungserstellung, -verarbeitung und -freigabe: Die Komponenten der zukünftigen Ladung warten in einem bestimmten Lagerbereich. Inventarisieren Sie die Artikel und geben Sie sie dann für die Kommissionierung, Verpackung und Verarbeitung frei, um die Kundenanforderungen zu erfüllen.
- Beladung und Verpackung: Die Ladung wird zum Verpacken auf eine Bereitstellungsfläche oder eine Laderampe für die Auslieferung platziert. Die Ladung wird dann zum Transport auf LKWs, Schiffe oder Flugzeuge verladen. Die Konsolidierung von Ladungen für verschiedene Kundenunternehmen spart Platz und Zeit, wenn sie dasselbe Endziel ansteuern.
- Bestätigung: Die Annahme der Ladung und der Annahmeort werden bestätigt.
- Registrierung: Fahrer*innen und anderes Personal melden die Umladungen an und führen andere relevante Aufgaben aus.
- Versand: Die Ladung geht in einem oder mehreren Schritten an ihren Bestimmungsort.
- Abnahme: Die Ladung wird registriert, geprüft und dokumentiert und die Lieferung wird bescheinigt.
Beispiel-Workflow für die Content-Erstellung
Dieser Beispiel-Workflow für die Content-Erstellung zeigt, wie Sie Text und zugehörige Grafiken erstellen. Das Ziel ist, Inhalte an Ihrer Marke und den Interessen Ihrer Zielgruppe auszurichten, um die Geschäftsziele zu erreichen.
Die Content-Erstellung erfordert Sorgfalt und Planung. Die benutzerdefinierten Inhalte, die Sie entwickeln, können zur Lead-Gewinnung beitragen und zum Ausbau Ihres Geschäfts sowie zur Steigerung Ihrer Präsenz in der Branche führen. Das ist eine Thematik, in der sich Anne-Sophie Pelletier, Geschäftsinhaberin von Pelletier Consulting und Betriebsberaterin, sehr gut auskennt. Sie sorgt für einen kontinuierlichen Fluss von Inhalten, um ihr Unternehmen zu stärken und Kunden zu informieren.
„Heute“, sagt sie, „ist die Erstellung von Content notwendig, um ein Unternehmen jeder Art aufzubauen. Der Workflow, den ich erstellt habe, ermöglicht mir, das Beste aus Inspirationsmomenten zu machen, und zwingt mich, einigermaßen konsistent zu sein und gleichzeitig mein Energieniveau zu berücksichtigen.“
Hier ist ein Workflow für die Content-Erstellung, mit dem Kleinunternehmen ihr Geschäft ausbauen können:
- Content-Idee: Stellen Sie in einem Aufgabenmanagement-Programm einen Ort zum Speichern von Ideen bereit. Die Liste enthält Ideen für schriftliche oder Audio-Inhalte für Instagram Reels, TikTok-Videos oder Content für andere Plattformen. Ideen kommen oft von den Kund*innen selbst. Der Inhalt sollte zu den Interessen und Bedürfnissen potenzieller Kund*innen passen.
- Gestalten: Legen Sie jede Woche einen Zeitpunkt fest, um aus dem Vorrat an Content-Ideen Inhalte zu erstellen. Konzentrieren Sie sich auf Qualität statt Quantität. Verwenden Sie Ihre Entwürfe auf anderen Plattformen wieder und erstellen Sie eine Liste für jeden Kanal, über den Sie Inhalte veröffentlichen.
- Bearbeiten und überprüfen: Nachdem Sie mehrere Inhaltstypen erstellt haben, bearbeiten und überprüfen Sie sie in derselben Sitzung. Verwenden Sie eine Checkliste, um Links zu überprüfen, nach Tippfehlern zu suchen und sicherzustellen, dass der Content einen ansprechenden Aufhänger enthält. Verifizieren Sie, dass der Content einen Call-to-Action (CTA), Bilder und gegebenenfalls Alternativtext beinhaltet.
- Visuelle Elemente generieren: Legen Sie bei Bedarf einen separaten Zeitblock für diese Aufgabe fest. Sie können eine einfache App wie Canva verwenden, um Grafiken oder Videos zu erstellen.
- Veröffentlichung planen: Richten Sie Benachrichtigungen ein, um Inhalte zu einem bestimmten Zeitpunkt zu veröffentlichen, oder verwenden Sie Planungstools, um Inhalte wie Newsletter automatisch zu einer bestimmten Zeit zu senden und zu veröffentlichen.
Beispiel für einen Change-Management-Workflow
Ein Change-Management-Workflow kann die Angst vor erheblichen Prozessänderungen in einem Unternehmen ein wenig mindern. Teammitglieder – die die Veränderungen tatsächlich umsetzen – müssen den Prozess akzeptieren. Ein gut kommunizierter Workflow kann den Widerstand gegen Veränderungen verringern.
Hier sind die Grundschritte eines Change-Management-Workflows:
- Vorbereiten: Der oder die designierte Change-Manager*in legt den Grundstein, um den Mitarbeitenden zu helfen, die Notwendigkeit von Änderungen zu verstehen. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die bei der Umsetzung der Änderung helfen, mindert potenziellen Widerstand und Probleme durch die Belegschaft.
- Planen: Sobald das Unternehmen bereit ist, Veränderungen anzunehmen, erstellt der*die Manager*in oder das Team einen realistischen Plan, der strategische Ziele und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) umfasst, Projekt-Stakeholder*innen und -teams identifiziert und den Projektumfang skizziert.
- Implementieren: Während der Implementierung konzentrieren sich Manager*innen darauf, ihren Mitarbeitenden zum Erreichen der Änderungsziele zu verhelfen. Wiederholte Kommunikation ist entscheidend, um den Grund für die Änderung zu untermauern.
- Einbetten: Indem Sie Änderungen durch neue Organisationsstrukturen, Kontrollen und Belohnungssysteme in Unternehmenskultur und Verfahren einbetten, können Sie Rückschritte verhindern.
- Überprüfen: Stellen Sie Informationen über den Prozess zusammen, einschließlich Daten, Mitarbeiterfeedback und Ablauf.
- Analysieren: Eine Post-Mortem-Analyse zeigt auf, ob eine Änderungsinitiative erfolgreich war, fehlgeschlagen ist oder zu gemischten Ergebnissen geführt hat.
- Verbessern: Nutzen Sie Einblicke, um zukünftige organisatorische Änderungen umzusetzen.
Beispiele für abteilungs- und teamübergreifende Workflows
Workflows helfen Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Abteilungen und Teams, besser zusammenzuarbeiten. Jeder kann einen Workflow verwenden, um den Ablauf von Aufgaben, die verantwortlichen Parteien und das Gesamtbild aus beweglichen Teilen zu verstehen, die zum Erreichen des Projektziels erforderlich sind.
Beispiel für einen IT-Helpdesk-Workflow
Ein IT-Helpdesk-Workflow umfasst alle Maßnahmen, die das IT-Team ergreift, um den Kund*innen einen Mehrwert zu bieten. Ein reibungsloser Workflow verbessert den Kundenservice, die Produktivität und die Zusammenarbeit des Teams. IT-Abteilungen automatisieren systematische Prozesse oft in Helpdesk-Workflows.
Victoria Mendoza, CEO von MediaPeanut, erklärt die Notwendigkeit eines nahtlosen, systematisierten Workflows. „Ein digitaler Workflow ist die Automatisierung der Prozesse eines Unternehmens und der internen Schritte, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Dokumente in einem digitalen Workflow sind in jeder Phase nachverfolgbar und werden an jede Person oder Abteilung weitergeleitet. Der Helpdesk-Workflow wird von den meisten Online-Unternehmen verwendet, z. B. im Bereich E-Commerce oder Software-as-a-Service (SaaS). Cloud-Präferenz und All-in-one-Plattformen beschleunigen die Bearbeitung von Tickets.“
Mit freundlicher Genehmigung von MediaPeanut
Ein Helpdesk-Workflow kann die Reaktionszeiten für Kund*innen verkürzen und den Stress für das Servicepersonal reduzieren:
- Service beginnt: Ein Anruf oder eine Nachricht an den IT-Support startet den Prozess.
- Ticket geöffnet: Ein elektronisches Ticket enthält die Probleminformationen und die Kontaktdaten der Person, die das Problem gemeldet hat.
- Agent*in reagiert: Der oder die Agent*in hat mehrere Optionen, um das Problem zu lösen. Das Problem kann mit einer einfachen Lösung durch den*die Helpdesk-Expert*in gelöst werden. Möglicherweise muss der*die Kund*in in der Warteschleife gehalten werden, damit eine dritte Person zur Lösung des Problems herangezogen werden kann. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann, wechselt das Ticket in die Phase Ausstehend.
- Ausstehend: Kompliziertere IT-Probleme erfordern möglicherweise zusätzliche Arbeit oder zusätzliche kundenseitige Informationen, bevor sie gelöst werden.
- Gelöst: Unabhängig davon, ob Sie Dritte hinzuziehen oder nicht, bewegt der Workflow Anfragen so schnell wie möglich durch das System, um das Ticket mit einem zufriedenstellenden Ende zu schließen.
Beispiel eines Onboarding-Workflows für die Personalabteilung
Workflows für das Onboarding neuer Mitarbeitender fördern die Integration von Teammitgliedern. Diese Workflows bieten neuen Mitarbeitenden umfangreiche Informationen, Tools und Schulungen, die ihnen helfen, produktive Teammitglieder zu werden, die sich in die Unternehmenskultur einfügen. Die ersten Tage, Wochen und Monate der Erfahrung neuer Mitarbeitender sind entscheidend für ihre Bindung an das Unternehmen.
Onboarding-Workflows für die Personalabteilung gelten als Best-Practice-Methode, die von Expert*innen empfohlen wird:
- Vorbereitung (Vor dem Startdatum des*der Mitarbeitenden): Innerhalb von zwei Tagen nach Erhalt eines unterzeichneten Angebots wird dem*der neuen Mitarbeitenden eine Begrüßungs-E-Mail gesendet und ein*e Ansprechpartner*in für Fragen zugewiesen. Vor dem ersten Arbeitstag organisiert die Personalabteilung den Zugriff auf E-Mails und Mitarbeiterportal, bereitet den jeweiligen Arbeitsbereich vor und bestätigt alle notwendigen Reise-, Umzugs- oder Unterkunftsbuchungen.
- Orientierung (erste Woche): Stellen Sie die Unternehmensführung, die Marke und die Vision des Unternehmens vor. Beginnen Sie mit der Einarbeitung und der Einführung in die Teamdynamik.
- Integration (erster Monat): Weisen Sie eine*n Mentor*in zu, der/die Fragen beantwortet und den Fortschritt des*der neuen Mitarbeitenden in wöchentlichen Meetings überprüft. Es kann sinnvoll sein, der neuen Arbeitskraft eine*n erfahrene*n Mitarbeitende*n zuzuordnen, die er/sie bei der Arbeit begleiten soll, um Einblicke in die Kultur und die Werte des Unternehmens zu erhalten.
- Follow-up (vierteljährlich): Führen Sie jedes Quartal Mitarbeitergespräche, um engen Kontakt zu halten und das Vertrauen und die Loyalität gegenüber dem Unternehmen zu steigern. Diese Meetings bieten den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, sich bei Bedarf über zusätzliche Schulungsmöglichkeiten zu informieren.
- Engagement (bis zu 12 Monate): Es dauert bis zu einem Jahr, bis sich ein*e neue*r Mitarbeitende vollständig im Unternehmen eingelebt und eingearbeitet hat. Bieten Sie so lange wie möglich Mentoring an, um die Bindung und die Arbeitszufriedenheit zu steigern.
Beispiel-Workflow für Urlaubsanfragen
Workflows für Urlaubsanfragen stellen sicher, dass Teammitglieder den benötigten Urlaub erhalten, ohne die Unternehmensproduktivität zu beeinträchtigen. Verwenden Sie einen Workflow, um ein festes Muster zu erstellen, sodass Mitarbeitende die wohlverdiente Zeit erhalten, um neue Energie zu tanken. Entwerfen Sie den Workflow mit dem Ziel, schlechten Kundenservice oder verpasste Fristen zu vermeiden.
Ein Workflow für Urlaubsanfragen reduziert den Stress, wenn sich Mitarbeitende frei nehmen:
- Anfrage eingereicht: Der oder die Mitarbeitende reicht das designierte Formular ein, um Urlaub zu beantragen.
- Daten mit dem Management prüfen: Besprechen Sie Urlaubspläne mit einem*einer Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensstandards für bezahlten Urlaub entsprechen. Wenden Sie sich auch an die Abteilung, um sicherzustellen, dass eine angemessene Abdeckung besteht.
- Anfrage prüfen: Der oder die Manager*in trifft eine Ja- oder Nein-Entscheidung.
- Genehmigungsplanung: Die Genehmigung löst zusätzliche Planungsaktionen aus.
- Vertretung: Bestimmen Sie eine Vertretung für den*die Mitarbeitende, der/die in Urlaub geht – eine Person aus derselben Abteilung oder eine temporäre Aushilfe.
- Benachrichtigungen: Richten Sie Abwesenheitsbenachrichtigungen ein und informieren Sie die Personalabteilung, damit Ihre arbeitsfreie Zeit erfasst wird.
- Urlaubsantritt: Nehmen Sie den genehmigten Urlaub in Anspruch.
Beispiel eines Marketing-Workflows für die Suchmaschinenoptimierung
Beispiele für Marketing-Workflows zur Suchmaschinenoptimierung beschreiben logische Aktivitäten, um einem Unternehmen zu helfen, seine Suchrankings zu verbessern. Ein solider Workflow hilft Teammitgliedern, den Fortschritt zu überwachen, Fehler und Unklarheiten zu vermeiden und Inhalte kontinuierlich zu verbessern.
Die Suchmaschinenoptimierung umfasst sechs allgemeine Phasen:
- Recherche: Dieser Schritt beinhaltet Geschäftsstudien, Wettbewerbsanalyse, Bewertung des aktuellen Zustands, Analysen, Rankings, Suchtraffic, On- und Off-Page-Optimierung sowie Keyword-Analyse.
- Planung und Strategie: Treffen Sie Entscheidungen zum Umgang mit Inhalten, zu Links zur Website, zur Präsenz in den sozialen Medien und zur technischen Implementierung.
- Implementierung: Finalisieren Sie Optimierungsstrategien. Führen Sie eine abschließende Überprüfung von Inhalten durch, nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor, fördern Sie leistungsstarke Inhalte, beheben Sie Fehler und planen Sie Aktualisierungen.
- Überwachung: Beobachten Sie Webcrawler-Aktivitäten und Suchmaschinen-Rankings, erstellen Sie Berichte zu Messzahlen und aktualisieren Sie das Schema-Markup.
- Ergebnisse: Stellen Sie Stakeholder*innen eine schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse mit einer Gegenüberstellung der strategischen Ziele zur Verfügung. Sie werden den Bericht überprüfen und Anpassungen vornehmen, um zukünftige SEO-Marketing-Workflows zu verbessern.
- Wartung: Lösen Sie in dieser Phase alle Betriebsprobleme mit der Website. Behalten Sie Trends und Algorithmusänderungen weiter kontinuierlich im Blick, um Websites und soziale Medien auf dem neuesten Stand zu halten. Passen Sie die Nutzungserfahrung, das Webdesign, die Suchmaschinenoptimierung und Social-Media-Strategien nach Bedarf an.
Beispiele für branchenübergreifende Workflows
Beispiele für branchenübergreifende Workflows zeigen, dass zwar jedes Unternehmen seine eigenen Workflows hat, aber viele Funktionen in allen Unternehmen genutzt werden.
Automatisierung ist in vielen Branchen eine Selbstverständlichkeit, z. B. in der Fertigung und im IT-Dienstleistungssektor. Die Implementierung digitaler Workflows in Branchen, in denen Automatisierung keine offensichtliche Lösung ist, kann jedoch immer noch einen Wettbewerbsvorteil bieten.
Beispiel für einen Workflow im Gesundheitswesen
Dieses Beispiel für einen Workflow im Gesundheitswesen bietet einen Überblick über Patientenversorgung, Risikomanagement und Vermeidung der Bearbeitung von Problemen, die keine Notfälle sind. Ein Workflow optimiert die Abläufe im Gesundheitswesen, um sicherzustellen, dass jede*r Patient*in die beste und effizienteste Versorgung erhält.
Dieser Workflow für das Gesundheitswesen dokumentiert wichtige Details für die Erstaufnahme und Behandlung von Patient*innen:
- Patientenannahme: Die Patient*innen warten und stehen gegebenenfalls für die Anmeldung und Aufnahme an.
- Krankenakte öffnen: Die behandelnde Pflegekraft dokumentiert den aktuellen Zustand und relevante Krankheiten in den Patienteninformationen. Fügen Sie den Krankenakten eines Patienten bzw. einer Patientin eine Dokumentation nach dem SOAP-Schema hinzu (Subjective, Objective, Assessment, Plan; Anamnese, Diagnostik, Befunde, Therapie).
- Arzt/Ärztin erhält relevante Informationen: SOAP-Daten werden in einem leicht lesbaren Format an den Arzt oder die Ärztin gesendet. Er oder sie verwendet diese Informationen bei der Untersuchung und Versorgung der Patient*innen.
- Verfahren für Techniker*innen und Pflegekräfte: Das medizinische Personal stellt auf der Grundlage der Eingaben des Arztes bzw. der Ärztin die Versorgung und sofort notwendige Tests bereit.
- Überweisung ans Labor: Möglicherweise sind weitere diagnostische Tests nötig. Diese richten sich nach der Untersuchung und den ersten Verfahren.
- Überweisung an die Apotheke: Der Arzt oder die Ärztin muss möglicherweise Rezepte zur Vorlage in einer Apotheke ausstellen.
- Patientenannahme: Wenn Patient*innen angemeldet oder aufgenommen werden müssen, nimmt das zuständige Personal die nötigen Versicherungsinformationen auf.
Beispiel-Workflow für den individuellen Hausbau mit Diagramm
Ein Workflow für den individuellen Hausbau hilft Designer*innen, Konzepte für die Eigentümer*innen darzustellen. Diese Workflows bieten Eigentümer*innen mehrere Optionen und perfektionieren letztendlich das Design. Die Verwendung eines interaktiven Systems erleichtert den Prozess für alle Stakeholder*innen.
Thomas Jepsen ist CEO von Passion Plans, einem Architekturunternehmen, das Verbraucher*innen die Möglichkeit bietet, ihr Traumhaus zu entwerfen und bauen zu lassen. „Wir helfen Menschen, ihre Traumhäuser zu bauen – mit allem, was dazu gehört, von der Hausplanung bis zur Bauberatung. Wir integrieren Zapier in Smartsheet, um viele der Aufgaben zu automatisieren, die früher unsere ganze Zeit in Anspruch genommen haben. Wir haben die Einnahmenverfolgung nach Kategorie automatisiert, um bessere Einblicke darin zu erlangen, wo wir unser Geld verdienen und worauf wir uns konzentrieren sollten.“
Dieses Beispiel ist ein Workflow aus der Praxis, der von einem Unternehmen verwendet wird, das individuelle Häuser entwirft:
- Kundensuche: Eine Beispielkundin sucht nach Arten von Häusern und befasst sich mit der Gestaltung ihres eigenen Hauses, der Kosten und der Prozesse. Sie grenzt die Suche ein und konzentriert sich auf spezifische Hauspläne.
- Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen: Die Kundin kontaktiert Passion Plans, um ein erstes Gespräch zu führen.
- Zusammenarbeit mit dem Unternehmen: Ein*e Architekt*in von Passion Plans ruft die Kundin an, um weitere Details zu besprechen. Ein*e Kundenexpert*in ist für die Sicherung des unterzeichneten Auftrags verantwortlich und holt die Designkaution in Höhe von 5.000 € ein.
- Entwicklung der Pläne: Ein*e Architekt*in, der/die sich auf das gewünschte Designformat spezialisiert hat, wird dem Auftrag zugewiesen, beginnt mit der Arbeit und erstellt Notizen. Ein*e Architekturzeichner*in verwendet die Notizen, um die ersten Zeichnungen zu erstellen.
- Überprüfung der Pläne: Der bzw. die Architekt*in überprüft die Zeichnungen gemäß dem International Residential Code (IRC) und baut Vorschläge ein. Er/Sie geht den Hausentwurf mit der Kundin durch, einschließlich lokaler Bauvorschriften und Einschränkungen. Dann gibt er/sie alle daraus resultierenden Notizen an den*die Verfasser*in zurück, der/die die Änderungen einarbeitet.
- Vorlage der Pläne bei einem/einer Bauingenieur*in: Diese Person (ein*e interne*r Mitarbeitende*r oder von der Kundin ausgewählt) genehmigt die endgültigen Hausentwürfe und bürgt für die strukturelle Integrität. Die Buchhaltung stellt das Hausentwurfspaket zusammen und bereitet zur Vorlage bei der örtlichen Baubehörde vor. Der oder die Kundenexpert*in stellt sicher, dass der ausstehende Betrag ausgeglichen wird.
- Vorlage der Pläne bei der Baubehörde: Das Hausentwurfspaket wird an die lokale Baubehörde übertragen.
- Übergabe der Pläne an die Kundin: Die Kundin erhält das Paket mit den Hausentwürfen, sucht und beauftragt einen Auftragnehmer.
Beispiel für einen Lean- und BIM-Workflow im Bauwesen
Der Einsatz von Lean- und BIM-Workflows (Building Information Modeling) zählt zu den neueren Best Practices in der Baubranche. Die Lean-Philosophie konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und die Steigerung des Werts. BIM zielt darauf ab, alle Aspekte des Bauens zu optimieren. Die Kombination der beiden Methoden verbessert die Planung und Konsistenz.
Die Implementierung von Lean und BIM ist eine radikale Innovation für das Baugeschäft und Bauteams. Die integrierte Projektabwicklung (IPD, Integrated Project Delivery) ist ein weiteres Framework, das immer beliebter wird und Technologie nutzt.
Hier ist ein vereinfachter Lean- und BIM-Workflow, der Zeit und Geld spart und die Ergebnisse verbessert:
- Konzeptualisierung: Das Team kommt zusammen, um potenzielle Lösungen vorzuschlagen. Das Ziel ist, Fehler, Ineffizienzen und Probleme zu reduzieren und Überarbeitungsaufwand oder Nacharbeiten zu verhindern.
- Kriterien und detailliertes Design: Teammitglieder überprüfen und testen verschiedene Designoptionen. Sie treffen endgültige Entscheidungen über die Reduzierung von Ineffizienzen und die Erzielung von Einsparungen. Nachhaltigkeits- und Bauvorschriften sind ebenfalls integraler Bestandteil des Designs.
- Dokumentation: Das Team verwendet Designdatenanalyse und CAD-Modellierung für die Visualisierung und Tests. Auftragnehmer, Subunternehmen und Lieferanten dokumentieren ihre Lösungsvorschläge. Finanzierungs-, Regulierungs- und Genehmigungsbehörden überprüfen die Dokumente.
- Behördenprüfung: BIM stellt Regulierungsbehörden direkt oder über Links Informationen zur Verfügung, damit sie das Design überprüfen können.
- Preiszusagen: Bei IPD geben Subunternehmen und Lieferanten früh im Verfahren Preiszusagen ab, um Budgets festzulegen.
- Baudurchführung: Architekt*innen sind in der Regel erst in der letzten Designphase beteiligt, aber bei IPD tragen Architekt*innen schon viel früher zum Projekt bei. IPD befasst sich in jeder Phase mit der Überwachung der Qualität und Kosten.
- Abschluss: Die genaue Art des Abschlusses eines integrierten Projekts hängt von den vertraglich vereinbarten Geschäftsbedingungen ab. Im Wesentlichen ist dies die Fertigstellung des Baus.
- Gebäudemanagement: Das Gebäudemanagement umfasst alle Aktivitäten, die den Betrieb eines in Nutzung befindlichen Gebäudes aufrechterhalten. IPD-Aufträge umfassen oft Gebäudemanagementverträge.
Beispiel-Workflow für die Hotelverwaltung
Ein Workflow für die Hotelverwaltung trägt dazu bei, einen hervorragenden Kundenservice zu gewährleisten. Beispiele für übersichtliche Workflows helfen Ihnen, wiederholte Besuche und die Weiterempfehlung des Hotels durch die Kund*innen sicherzustellen. Ein starkes Unterscheidungsmerkmal gegenüber der Konkurrenz besteht im Gastgewerbe darin, die Erwartungen der Kund*innen zu übertreffen.
Folgen Sie den Schritten im Workflow für die Hotelverwaltung, um einen herausragenden Kundenservice zu bieten:
- Zimmer buchen: Hotelreservierungen sollten über die Websites des Unternehmens oder der Partner oder telefonisch vorgenommen werden können und möglichst einfach sein. Überprüfen Sie die Optionen und führen Sie oft Tests durch, um zu verifizieren, dass die Buchung in wenigen Schritten und kurzer Zeit abgeschlossen werden kann.
- Gäste begrüßen: Jeglicher menschliche Kontakt sollte angenehm, freundlich und höflich sein.
- Einchecken und registrieren: Um Gäste nicht zu verärgern, beschleunigen Sie den Prozess. Wenn möglich, sollten Sie die meisten Informationen und Prozesse im Voraus mit einem effizienten Immobilienmanagementsystem ausfüllen bzw. abschließen.
- Gepäcktransport: Stellen Sie genügend Bedienstete ein, damit jeder Gast betreut werden kann. Es sollten geeignete Wagen verfügbar sein, um das Gepäck schnell in die Zimmer zu transportieren.
- Zimmerservice: Es sollte einfach und intuitiv sein, Essen oder Getränke aufs Zimmer zu bestellen. Die meisten Hotels haben innovative Technologien eingeführt, um sich an die Bedürfnisse des Marktes anzupassen und ihren Gästen einen erstklassigen Zimmerservice anzubieten.
- Check-out: Der kontaktlose Check-out ist heute die Norm. Kreditkarteninformationen müssen im Voraus eingeholt werden. Jede notwendige Hilfe sollte nur eines Telefonanrufs bedürfen.
- Kundenservice-Follow-up: Kundenserviceteams sollten sich bestätigen lassen, dass Gäste eine gute Erfahrung hatten, und auf Probleme eingehen. Die Pflege und Unterhaltung guter Gästebeziehungen ist eine Möglichkeit, sich kontinuierlich zu verbessern.
- Zimmerreinigung: Timing ist entscheidend – das Personal sollte die Zimmer vor den Check-in-Zeiten reinigen. Die Gäste sollten nie auf die Zimmerreinigung warten müssen und die Reinigung sollte niemals der Grund dafür sein, das ein pünktlicher Check-in verhindert wird.
Beispiel eines Workflows für die Personalschulung
Die Verwendung eines Beispiel-Workflows für die Personalschulung kann Unternehmen helfen, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu verbessern, was sich positiv auf die Leistung und das Endergebnis auswirken kann. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig weiterbilden, erzielen eine höhere Mitarbeiterbindung und höhere Gewinne als Unternehmen, die auf Mitarbeiterschulungen verzichten.
Workflows für die Personalschulung sollen dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende willkommen, produktiver und loyaler fühlen:
- Bedarfsbewertung: Bestimmen Sie den Lernbedarf der gesamten oder eines Teils der Belegschaft auf der Grundlage des Inputs von Manager*innen und Mitarbeitenden.
- Lernziele: Bewerten Sie die Erkenntnisse aus dem Schulungsprozess.
- Art der Bereitstellung: Menschen erhalten Informationen gern durch Hören, Sehen, Fühlen oder eine Kombination davon. Nehmen Sie sich die Zeit, die Lernpräferenzen Ihrer Mitarbeitenden zu ermitteln. Das hilft Ihnen, besser zu kommunizieren. Dieser Schritt kann einen großen Unterschied machen, wenn Sie eine Person schulen oder ihr helfen, ihre Leistung bei einer bestimmten Aufgabe zu verbessern.
- Budget: Berücksichtigen Sie das Budget und den bevorzugten Lernstil des Teams, um zu bestimmen, wie Sie Schulungen anbieten.
- Inhaltsentwicklung: Nachdem Sie alle Informationen und Vorgaben gesammelt haben, schreiben Sie eine Inhaltsgliederung. Lassen Sie die fertigen Inhalte innerhalb der Budgetrichtlinien von Manager*innen und Mitarbeitenden testen, um die Effektivität und die Akzeptanz durch die Stakeholder*innen zu gewährleisten.
- Planung: Planen Sie die Schulungstermine danach, wie lange es dauert, die Inhalte zu erstellen, wie dringlich das Material ist und wie viele Mitarbeitende Sie schulen müssen.
- Kommunikation von Schulungen: Benachrichtigen Sie Manager*innen und Mitarbeitende rechtzeitig im Voraus, um Zeitpläne zu berücksichtigen. Es ist wichtig, Teammitgliedern einen Überblick über neues Material zu geben und den Mitarbeitenden klar zu machen, warum das Training notwendig ist.
- Effektivitätsmessung: Bewerten Sie nach den Schulungen die Effektivität. Verwenden Sie Ihre Ergebnisse für zukünftige Schulungsprogramme.
Beispiel-Workflow für die Fehlerbehebung im IT-Netzwerk
Workflows für die Fehlerbehebung im IT-Netzwerk helfen Ihnen, die Ursache von Systemproblemen zu finden, und beschleunigen die Reparatur. Diese Art von Workflow optimiert den Lösungsprozess und reduziert die Belastung von Netzwerkausfällen für Unternehmen jeder Größe.
Dieser Beispiel-Workflow für die Fehlerbehebung in einfachen Netzwerken hilft Ihrem Team, IT-Netzwerkproblemen auf den Grund zu gehen:
- Identifizierung: Reproduzieren Sie das Problem mithilfe von Testsoftware oder -hardware, um zu bestätigen, wo es liegt. Befragen Sie Benutzer*innen im Netzwerk, um mehr über die Fehler oder Schwierigkeiten zu erfahren, die sie haben. Identifizieren Sie die Symptome von Netzwerkausfällen und definieren Sie einzelne Probleme klar. Manchmal kann ein Netzwerk mehrere Probleme haben, die gelöst werden müssen.
- Entwicklung einer Theorie: Entwickeln Sie eine Arbeitstheorie. Manchmal tritt ein Netzwerkausfall aufgrund eines einfachen Problems auf, wie z. B. eines nicht angeschlossenen Kabels. Es können auch kompliziertere Probleme auftreten, wie z. B. Verstöße gegen die Netzwerksicherheit.
- Tests: Testen Sie Ihre Ursachentheorien. Wenn keine zutrifft, entwickeln Sie einen neuen Ansatz und finden Sie eine Möglichkeit, ihn zu testen.
- Aktionsplan: Erstellen Sie einen Aktionsplan, nachdem Sie die führende(n) Theorie(n) bestätigt haben. Manchmal ist die Lösung sehr einfach, z. B. ein Neustart eines Routers. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise eine neue Komponente erwerben oder eine vorherige Softwareversion reaktivieren.
- Implementierung: Einige Probleme können von einem einzelnen Spezialisten bzw. einer Spezialistin repariert werden, während andere Fälle die Zusammenarbeit von Netzwerkadmins oder Benutzer*innen erfordern können.
- Verifizierung: Testen Sie das Netzwerk. Verwenden Sie im Rahmen des Verifizierungsprozesses Netzwerktools und Benutzerkonten.
- Dokumentation: Dokumentieren Sie jede Phase der Fehlerbehebung, einschließlich der Netzwerksymptome, der entwickelten Theorie, der Teststrategie und der endgültigen Lösung, die beim nächsten Auftreten eines Problems verwendet werden kann, um Ausfallzeiten zu begrenzen.
Beispiele für systemübergreifende Workflows
Es gibt viele Beispiele für systemübergreifende Workflows. Zum Beispiel können Einkaufsaufträge Workflows erfordern, die von einer zweiten Abteilung genehmigt werden müssen. Der Workflow ist dann oft Teil einer Geschäftsaktivität, der mehr als einen Workflow involviert.
Gitflow-Workflow in der Websitebereitstellung
Der Gitflow-Workflow wird in der Websiteentwicklung und -bereitstellung verwendet. Gitflow verwendet ein Verzweigungsmodell und die Software ist dafür ausgelegt, Projektveröffentlichungen zeitlich festzulegen. Dieser Workflow weist verschiedenen Aufgabenzweigen bestimmte Rollen zu und definiert, wann und wie sie interagieren.
Alexander Kus, CMO bei Buddy.Works, bietet automatisierte Websitebereitstellungen und ist ein Befürworter von Gitflow. Kus’ Workflow-Beispiel verwendet die klassischen parallel nebeneinanderher laufenden Zweige. Er erklärt: „Der Hauptzweig ist nur für neue App-Releases gedacht. Je weniger Sie daran ändern, desto besser. Als Nächstes folgen die Entwicklungsphasen, ein Replikat, das vom Hauptzweig erstellt wurde. Hier befinden sich alle abgeschlossenen und stabilen Features, die für das nächste Release vorbereitet sind. Diese verwenden sie, um sicherzustellen, dass Ihre hinzugefügten Features wie beabsichtigt funktionieren.“
Gitflow-Workflows in der Websitebereitstellung verlassen sich auf ein bewährtes Modell, das zur Vereinfachung der Webentwicklung und -bereitstellung verwendet wird:
Gitflow-Workflow in der Websitebereitstellung
Mit freundlicher Genehmigung von Buddy.Works
- Hauptzweig: Die Kundenwebsite ist der Mittelpunkt und fungiert als Hauptzweig.
- Entwicklung: Nehmen Sie ein Replikat des Hauptzweigs als Entwicklungszweig, damit Sie neue Features generieren und hinzufügen können.
- Features hinzufügen: Fügen Sie ein neues Feature hinzu (z. B. eine Suchfunktion für Ihre Website).
- Zweig für zusätzliche Features erstellen: Fügen Sie über den Entwicklungszweig einen Featurezweig hinzu, in dem Sie die Funktion erstellen und testen. Alle anderen Entwickler können eigene Featurezweige erstellen und daran arbeiten, da diese Zweige voneinander unabhängig sind.
Nachdem die neue Suchfunktion fertiggestellt ist, arbeiten Sie sich wieder nach oben zurück und führen Sie dabei Tests durch, bis die neue Feature wieder in den Hauptzweig übergeht.
Beispiel eines Jira-Workflows für klinische Studien
Dieses Beispiel eines Jira-Workflows für klinische Studien ist eine von vielen Möglichkeiten, die konfigurierbare App zur Vorgangsverfolgung zu verwenden. Jira ermöglicht eine reibungslosere Aufgabenausführung in fast allen medizinischen, chirurgischen oder verhaltensbezogenen Interventionsszenarien, ist aber auch in anderen Umgebungen sinnvoll.
Ein Workflow-Tool wie Jira ermöglicht Ihnen, alle Prozessdetails auf einer Plattform einzugeben und nachzuverfolgen. Die grafische Fortschrittsübersicht erleichtert die Integration in andere Plattformen.
Ein Jira-Workflow für klinische Studien folgt diesem Muster:
- Patientenrekrutierung: Standorte, Rekrutierungsfirmen und Sponsoren suchen nach Personen, die für eine Studie infrage kommen. Sie verwenden die Patientenpopulationsforschung und einen benutzerdefinierten Outreach-Plan, um Kandidaten zu finden.
- Screening: Verwenden Sie breite Patientenpopulationen, um nachzuweisen, dass die Produkte wirksam und sicher sind. Die Studienpopulationen stellen möglicherweise keine allgemeinen Patientenpopulationen dar, die die genehmigten Produkte verwenden werden. Listen Sie außerdem alle Ausschlüsse oder Merkmale auf, die Patienten disqualifizieren (z. B. aktuelle Behandlung oder Begleiterkrankungen).
- Randomisierung: Die Patienten erhalten verschiedene Behandlungen oder Placebos, basierend auf einer zufälligen Auswahl, um Verzerrung zu vermeiden.
- Behandlungen: Jede Gruppe erhält eine spezifische Intervention, eine Dosis des getesteten Medikaments oder manchmal keine Intervention, je nach Studienprotokoll.
- Auswaschzeit: In klinischen Studien beschreibt die Auswaschzeit, wie lange jemand, der in eine Studie aufgenommen wurde, vor Anwendung der experimentellen Therapie keine Behandlung erhalten darf. Potenzielle Kandidaten müssen möglicherweise an einem Auswaschtest teilnehmen, bevor sie an einer Studie teilnehmen können oder die Behandlung innerhalb einer Studie geändert wird. Der Auswaschtest bestätigt, dass die Auswirkungen der Medikamente in der Studie auf das Prüfpräparat zurückzuführen sind.
- Behandlung: Nach dem Auswaschen erhalten die Teilnehmer*innen weiter die neue Behandlung. Beachten Sie, dass Patient*innen Studien manchmal vorzeitig abbrechen. Arbeitskonflikte, die Anzahl der Besuche und andere Faktoren beeinflussen die Anzahl der Personen, die während der gesamten Dauer einer Studie verbleiben.
- Analyse: Forscher bewerten die Wirksamkeit, erstellen Dokumentationen und gehen zur nächsten Phase über. In der Regel werden dann Tests in viel größeren Populationen durchgeführt. Schließlich reichen sie die Ergebnisse zur Überprüfung beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte ein.
Beispiel eines Salesforce-Workflows für Benachrichtigungen zu Großaufträgen
Dieses Beispiel eines Salesforce-Workflows für Benachrichtigungen zu Großaufträgen ist ein beliebtes CRM-Tool. Salesforce unterstützt die Erstellung von Workflow-Regeln und Programmaufgaben mit einfachen Dropdown-Menüs und Flussdiagrammen für verschiedene Verkaufsszenarien.
Die App macht es einfach, verschiedene Funktionen und Prozesse zu automatisieren, um Berichte und Erinnerungen zu erstellen und genaue Umsatzprognosen, Berichte und umsetzbare Pläne zu generieren.
Salesforce-Workflow für Benachrichtigungen zu Großaufträgen
Ein Salesforce-Workflow für Benachrichtigungen zu Großaufträgen informiert Vertriebsmanager*innen automatisch, wenn ein Auftrag den Schwellenwert von 1 Million € oder mehr erreicht:
- Start: Der Prozess beginnt, wenn sich ein Datensatz ändert.
- Objekt: Ein Angebot liegt vor und der*die Benutzer*in kann den Datensatz erstellen oder bearbeiten.
- Kriterien: Der Status zeigt an, ob die Kriterien erfüllt sind. Wenn die Gesamtsumme 1 Million € oder mehr beträgt, wird der Status akzeptiert.
- Art und Name der Sofortmaßnahme: E-Mail-Benachrichtigungen werden an den*die Vertriebsmanager*in gesendet.
- E-Mail-Benachrichtigung: Der oder die Benutzer*in erstellt eine DealQualified-Benachrichtigung.
Beispiele für Smartsheet-Workflows
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.