Was ist ein Post-Mortem?
Ein Post-Mortem ist ein Prozess, der zur Verbesserung von Projekten beiträgt, indem er ermittelt, was gut gelaufen ist und was nicht, und indem organisatorische Prozesse mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse geändert werden. Das Project Management Book of Knowledge (PMBOK) bezeichnet diese Aktivität als „gewonnene Erkenntnisse“.
Post-Mortem-Meetings finden in der Regel am Ende eines Projekts statt. Bei längeren Projekten können Sie jedoch regelmäßig Post-Mortem-Analysen durchführen (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich), um Kurskorrekturen zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Sie keine Vorfälle übersehen.
Post-Mortem-Analysen dienen mehr als nur der Ermittlung von Fakten. Tatsächlich sind die wichtigsten Funktionen eines Post-Mortems die Förderung von Prozessverbesserungen und Best Practices, um Erfolge wiederholt erzielen zu können.
Dieses Meeting ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagementprozesses. Manchmal verzichten die Teams jedoch darauf, weil sie keine Zeit oder keine Ressourcen haben oder weil sie das Gefühl haben, dass es im Endeffekt nicht viel nützt. Grant Aldrich, Gründer von OnlineDegree.com, erklärt: „Post-Mortem-Meetings sind der vielleicht wichtigste Aspekt des Projektmanagements und der Prozessverbesserung. Und doch werden sie in der Regel am meisten vernachlässigt. Dabei bieten sie eine unglaublich wichtige Gelegenheit, auf den Verlauf eines Projekts zurückzublicken und Verbesserungen vorzunehmen. Allerdings denke ich, dass die wenigsten Unternehmen davon Gebrauch machen. Leider. Nach Abschluss eines Projekts wird einfach schnell das nächste angegangen, weil es Geld bringt.“
Betrachten Sie das Post-Mortem-Meeting als ein offenes Forum, in dem alle Projektbeteiligten Probleme und Erfolge zur Sprache bringen können. Untersuchen Sie alle Aspekte des Projektlebenszyklus während des Post-Mortems, von der Planung bis zum Abschluss, um Bereiche für Verbesserungen und Prozesse aufzudecken, die bei zukünftigen Projekten wiederholt werden können. Neben der Projektleitung und dem Projektteam sollten auch Projekt-Stakeholder*innen und Kund*innen an der Diskussion teilnehmen – dies hilft, die Teamarbeit zu stärken, indem die Mitarbeitenden unabhängig von ihrer individuellen Rolle weiterhin auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Was ist ein Post-Mortem im Unternehmen?
In der Wirtschaft ist eine Post-Mortem-Analyse Teil des Risikomanagements und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung durch die Umsetzung von Best Practices bei. Die Post-Mortem-Analyse am Ende eines Projekts bestimmt, was gut und was schlecht gelaufen ist, damit Sie diese Erkenntnisse in Zukunft sinnvoll nutzen können.
Wenn Sie weitere Ressourcen benötigen, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen zu schaffen und zu unterstützen, steht Ihnen eine Vielzahl kostenloser Post-Mortem-Vorlagen zur Verfügung.
Alternative Bezeichnungen für Post-Mortem-Meetings
Viele Unternehmen verwenden eine andere Bezeichnung für Post-Mortem-Meetings. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Alternativen:
- Debrief (Nachbesprechung): Der englische Begriff hat seinen Ursprung im Militär, wo er zur Nachbesprechung von Einsätzen verwendet wird.
- Retrospektive: Agiles Projektmanagement verwendet diesen Begriff für Meetings, die in jeder Phase des Projektabschlusses stattfinden.
- Abschlussbesprechung: Diese Bezeichnung verwenden viele Projektmanager*innen.
- Lessons Learned (Gewonnene Erkenntnisse): Das Project Management Institute (PMI) verwendet diesen Begriff.
- After-Action Review: Dieser Begriff wird in der Regel für IT-/DevOps-Reviews verwendet.
- Critical Incident Review (Überprüfung kritischer Ereignisse): IT-/DevOps-Teams verwenden diesen Begriff auch häufig für ihre Reviews.
Projekt-Post-Mortem vs. Vorfall-Post-Mortem
Die Post-Mortem-Analyse ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Ein Unternehmen kann das Risiko bei zukünftigen Projekten verringern oder mindern, indem es analysiert, was bei früheren Projekten schiefgelaufen ist, und Änderungen an Prozessen und Verfahren vornimmt.
Es gibt zwei Hauptsituationen, in denen Post-Mortem-Meetings stattfinden. Die erste (wie oben erwähnt) ist projektbezogen. Die zweite besteht darin, DevOps-/IT-Vorfälle zu analysieren, wie z. B. einen Serverabsturz oder den Ausfall einer Website. Während das Hauptziel beider Arten von Post-Mortems darin besteht, die Ursachen zu finden, gibt es einige Unterschiede.
| Projekt-Post-Mortem | Vorfall-Post-Mortem | |
|---|---|---|
| Zeitplan | Projekt-Post-Mortem Geplant am Ende des Projekts oder in regelmäßigen Abständen während der Projektlaufzeit | Vorfall-Post-Mortem Ad-hoc, nachdem ein Vorfall behoben wurde |
| Beteiligte | Projekt-Post-Mortem Projektteam und Management-Stakeholder*innen | Vorfall-Post-Mortem Alle, die den Vorfall verursacht haben, davon betroffen oder an dessen Behebung beteiligt waren |
| Ergebnisse | Projekt-Post-Mortem Verbesserungen an Prozessen und Verfahren, damit zukünftige Projekte reibungsloser ablaufen | Vorfall-Post-Mortem Verbesserungen an Prozessen, Verfahren und der Sicherheit, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt |
Zur Unterstützung bei der Planung und Erstellung von Berichten können Sie kostenlose Vorlagen für Projekt-Post-Mortems und Vorlagen für IT-Vorfälle herunterladen.
Post-Mortems werden in der Regel von Projektmanager*innen organisiert. Die Meetings sind in vielen Situationen nützlich und für viele Gruppen von Vorteil, z. B. für Marketingteams, Agenturen, Informationsmanagement und Problemmanagement.
Das Timing ist wichtig bei der Planung von Post-Mortems. Es ist wichtig, das Meeting sobald wie möglich nach Abschluss eines Projekts oder der Behebung eines Vorfalls abzuhalten, weil wichtige Details sonst vergessen werden könnten.
In einer kleinen Umfrage unter Projektmanager*innen gaben 100 Prozent der Befragten an, im Anschluss an ihre Projekte Post-Mortem-Meetings durchgeführt zu haben:
- 40 % führen sie immer durch
- 20 % führen sie meistens durch
- 40 % führen sie gelegentlich durch
Agile-Retrospektive vs. Projekt-Post-Mortem
Im Agile-Projektmanagement wird der Begriff Retrospektive verwendet, um sich auf eine ähnliche Aktivität zu beziehen, die nach jeder Iteration der Softwareentwicklung stattfindet. Hier sehen Sie, wie sich die beiden unterscheiden:
| Projekt-Post-Mortem | Agile-Retrospektive | |
|---|---|---|
| Zeitplan | Projekt-Post-Mortem Geplant am Ende des Projekts oder in regelmäßigen Abständen während der Projektlaufzeit | Agile-Retrospektive Einmal pro Iteration |
| Beteiligte | Projekt-Post-Mortem Projektteam und Management-Stakeholder*innen | Agile-Retrospektive Projektteam |
| Fokus | Projekt-Post-Mortem Erfolge und Misserfolge, die während des Projekts aufgetreten sind | Agile-Retrospektive Erfahrung aus der vorherigen Iteration |
| Ergebnisse | Projekt-Post-Mortem Vorgeschlagene Änderungen an Prozessen, um die Ergebnisse zukünftiger Projekte zu verbessern | Agile-Retrospektive Aktionspunkte für schrittweise Verbesserungen bei der nächsten Iteration |
Ein Post-Mortem-Meeting abhalten
Während eines Post-Mortem-Meetings diskutiert die Gruppe, was während eines Projekts gut und was schiefgelaufen ist. Die Ergebnisse werden in einer Projektzeitachse notiert und es werden Empfehlungen dahingehend ausgesprochen, wie sich Erfolge wiederholen und Probleme in Zukunft vermeiden lassen können.
In der Regel stellt die Projektleitung projektbezogene Informationen zusammen, um die Meeting-Agenda zu erstellen. Dazu gehört auch das Feedback von Stakeholder*innen und Teammitgliedern. Während des Meetings überprüft die Gruppe das Projekt und erstellt eine Zeitachse, die wichtige Meilensteine und Ereignisse veranschaulicht, und fügt dann Erfolge und Misserfolge hinzu.
Die Erstellung der Zeitachse ermöglicht es dem Team, jedes Problem und jeden Erfolg zu untersuchen, die Ursache zu dokumentieren und zu bestimmen, wie sie vermieden oder wiederholt werden können. Basierend auf den ermittelten Ursachen entwickelt das Team Aktionspunkte, um Prozesse zu verbessern und die Erfolge zu wiederholen.
Sehen Sie sich unsere Sammlung kostenloser Post-Mortem-Vorlagen an, darunter Checklisten, Berichte und eine Meeting-Vorlage, die Ihnen bei der Durchführung Ihres nächsten Meetings hilft. Lesen Sie außerdem unseren ausführlichen Leitfaden für die Durchführung eines erfolgreichen Post-Mortem-Meetings.
Was ein erfolgreiches Post-Mortem bewirken kann
Ein Post-Mortem hat viele Vorteile, egal ob es für ein Projekt oder einen IT-Vorfall durchgeführt wird. Der Prozess kann dazu beitragen, die Kommunikation, Zusammenarbeit und Workflows zu verbessern, was zu einer effizienteren und erfolgreicheren Organisation führt.
Post-Mortems können wie folgt dazu beitragen, dass zukünftige Projekte reibungsloser ablaufen:
- Durch Verbesserung interner Prozesse: Die Überprüfung von Prozessen, wenn Probleme auftreten, deckt Schwachstellen im System auf. Wenden Sie die in einer Post-Mortem-Analyse gewonnenen Erkenntnisse an, um diese Schwachstellen zu beseitigen und Ihre Verfahren zu verbessern.
- Durch die Optimierung von Workflows: Zu den Problemen, die in Post-Mortem-Analysen aufgedeckt werden, können auch Workflow-Probleme gehören, die Sie in zukünftigen Projekten beseitigen können.
- Durch Förderung der Teamzusammenarbeit: Ein Post-Mortem-Meeting macht deutlich, dass das Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, und stärkt die Zusammenarbeit.
- Durch Verbesserung der Effizienz: Ein Post-Mortem kann doppelte Arbeit, umständliche Prozessschritte und andere ineffiziente Aufgaben aufdecken.
- Durch Förderung der Kommunikation: Ein häufiges Problem bei Projekten ist ein Mangel an guter und zeitnaher Kommunikation. Einer der wichtigsten Schritte im Post-Mortem-Prozess besteht darin, die Ergebnisse des Meetings zu kommunizieren und interessierte Parteien darüber zu informieren, wenn die einzelnen Aktionspunkte abgeschlossen sind.
- Durch das Lernen aus Fehlern: Der nützlichste Aspekt des Post-Mortems besteht darin, zu identifizieren, was schiefgelaufen ist, und nach Möglichkeiten zu suchen, ein erneutes Auftreten dieser Probleme zu verhindern.
- Durch Kommunikation eines Abschlusses: Wenn kommuniziert wird, dass ein Aktionspunkt abgeschlossen wurde, wissen die Teammitglieder, dass die von ihnen aufgedeckten Probleme angegangen wurden.
- Durch Weitergabe von Informationen: Die Erkenntnisse aus einem Post-Mortem-Meeting mit anderen Teams zu teilen, die an ähnlichen Projekten arbeiten, hilft allen in einer Organisation.
- Durch Verbesserung der Moral: Post-Mortems ermöglichen es den Mitarbeitenden, Probleme anzusprechen und sicherzustellen, dass sie angegangen werden. Der Fortschritt verbessert die Arbeitsmoral, weil die Mitarbeitenden wissen, dass sie direkt zur Qualität ihres Arbeitsplatzes und ihres Arbeitsergebnisses beitragen können.
- Durch Erfolge: Eine Post-Mortem-Analyse deckt nicht nur Probleme, sondern auch Erfolge auf. Das verbessert die Arbeitsmoral und den Zusammenhalt im Team.
- Durch Kursänderung:
- Wenn man bei längeren Projekten regelmäßige Post-Mortems durchführt, kann das Team Kurskorrekturen vornehmen, damit der Rest des Projekts reibungslos ablaufen kann. Paula Cizek, Chief Research Officer bei nobl.io, einem Unternehmen für Organisationsdesign, sagt: „Wenn Sie regelmäßig Post-Mortem-Analysen durchführen, haben Sie die Möglichkeit, den Kurs zu korrigieren. Wenn Sie bis zum Ende eines Projekts warten, kann sich vieles ändern. Vieles, was sie hätten kurzerhand besser machen können. Deshalb empfehlen wir nachdrücklich, Post-Mortems regelmäßig durchzuführen.“
In einer kleinen Umfrage unter Projektmanager*innen gaben 60 Prozent der Befragten an, dass auf einer Skala von eins (nicht effektiv) bis fünf (extrem effektiv) Post-Mortems sehr oder extrem effektiv sind, wenn es darum geht, Prozessverbesserungen voranzutreiben.
Was ist eine Post-Mortem-Analyse?
Eine Post-Mortem-Analyse ist ein Prozess, bei dem Sie zusammenfassen, was in einem Projekt schiefgelaufen ist (und behoben werden sollte), sowie was gut gelaufen ist und wiederholt werden sollte. Aus der Analyse ergeben sich auch Aktionspunkte und die jeweils zuständigen Personen.
Die Daten, die während des Post-Mortem-Projekts analysiert werden, umfassen Beiträge aus einer Reihe von Quellen, einschließlich des Feedbacks des Projektteams und einer Bewertung der Projektergebnisse. Die Analyseergebnisse sollten Folgendes enthalten:
- Eine vollständige Liste der zu behandelnden Probleme (und die sich daraus ergebenden Aktionspunkte)
- Probleme, die das Projekt wesentlich behinderten
- Erfolge, die dem Projekt zum Erfolg verholfen haben
- Alle nicht offensichtlichen Erkenntnisse, die Maßnahmen erfordern
- Die Person, die für die Umsetzung der einzelnen Aktionspunkte verantwortlich ist
Ein effektives Instrument ist die 5-Why-Analyse. Mit dieser Technik müssen Sie fünfmal nach dem „Warum?“ fragen, um die Grundursache eines Problems zu ermitteln. Sie können mehr über die 5-Why-Methode in diesem Artikel über Post-Mortem-Meetings ohne Schuldzuweisungen nachlesen. Allgemeine Informationen zu Post-Mortem-Meetings finden Sie auch in unserem Artikel So führen Sie ein Post-Mortem-Meeting durch.
Pre-Mortems und wann sie durchgeführt werden
Ein Pre-Mortem ist eine Strategie, die den Post-Mortem-Rahmen nutzt, aber in einem frühen Stadium des Planungsprozesses, nämlich vor Beginn eines Projekts, stattfindet. Die Meetingteilnehmenden stellen sich vor, dass das Projekt abgeschlossen, aber schlecht gelaufen ist, und schlagen wahrscheinliche Probleme und mögliche Ursachen vor.
Die Ergebnisse dieser Übung verwendet das Team anschließend, um proaktiv Änderungen am Prozess vorzunehmen, damit die denkbaren Probleme gar nicht erst entstehen. Ermutigen Sie die Teilnehmenden, während des Meetings Fehlerursachen zur Sprache zu bringen, die sie sonst nicht ansprechen würden, ihre Bedenken vor Projektbeginn zu äußern und Schwachpunkte aus früheren Projekten zu nennen. Teammitglieder sollten mögliche Fehlerquellen konkret beschreiben.
Was Sie bei einem Pre-Mortem berücksichtigen müssen, hängt von der Art des Projekts ab, aber wahrscheinlich geht es um den Projektplan, die Ressourcen, die Aufgaben, den Zeitplan und die Dokumentation. Hier sind einige Beispiele für Pre-Mortem-Fragen:
- Was fehlt im Projektplan?
- Was könnte das Projekt verlangsamen oder dazu führen, dass Sie die Frist verpassen?
- Was ist, wenn wir während des Projekts wichtige Personen verlieren?
- Wer ist für die wichtigsten Risikobereiche zuständig?
- Haben Sie alle kritischen Aufgaben berücksichtigt?
- Haben wir Zugriff auf alle notwendigen Ressourcen, wenn wir sie brauchen?
- Haben wir für jede Rolle die richtigen Teammitglieder?
- Ist der Zeitplan realistisch?
- Bietet der Zeitplan einen Puffer?
- Was ist, wenn wir aufgrund eines Serverabsturzes Daten verlieren?
- Ist der Dokumentationsplan ausreichend?
Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, können Sie diese weiter sortieren, indem Sie Probleme ausschließen, die unwahrscheinlich sind (z. B. der Konkurs Ihres Unternehmens), solche, die keinen großen Schaden verursachen (die T-Shirts für die Launch-Party werden zu spät geliefert), und solche, gegen die Sie eh nichts tun können (ein Meteorit schlägt auf der Baustelle ein).
Umgekehrt können Sie sich auch vorstellen, dass alles richtig gelaufen ist, und sich von dieser Vision leiten lassen. Der Schlüssel liegt darin, alle möglichen Fallstricke zu berücksichtigen und zu wissen, was Sie tun können, um sie zu verhindern.
Arten von Fragen für Post-Mortem-Analysen
Die Fragen, die Sie während einer Post-Mortem-Analyse stellen, können entscheidende Informationen über das Projekt liefern. Diese Fragen lassen sich in die Kategorien Planung, Durchführung, Ergebnisse und Kommunikation einteilen. Im Folgenden finden Sie das Ziel jeder Kategorie und einige Beispielfragen.
Planungsfragen konzentrieren sich auf Probleme, die sich aus der Projektplanung ergeben. Dieser erste Prozess ist wertvoll, denn die Planung ist die Grundlage des Projekts, sodass eine Verbesserung zu einem besseren Projekt führt. Planungsfragen lassen sich in folgende Teile unterteilen:
- Projektplan: War irgendetwas zu vage im Plan? Fehlen im Plan wichtige Informationen?
- Ressourcen: Wurden Tools, Budgets und Teammitglieder korrekt zugewiesen? Waren die benötigten Ressourcen für das Projekt ausreichend?
- Timing: Haben wir Puffer im Zeitplan eingebaut? Sind die Fristen erreichbar und realistisch?
- Aufgaben: Wurden alle erforderlichen Aufgaben berücksichtigt? Wurden die zugehörigen Abhängigkeiten und Leistungen für jede Aufgabe nachverfolgt?
- Dokumentation: War das Dokumenten-Repository für die Anforderungen des Teams ausreichend? Hat der Dokumentationsplan zum Erfolg des Projekts beigetragen?
Fragen zur Ausführung gehen den Problemen auf den Grund, die sich aus Fehlern bei den Prozessschritten, der Personalausstattung und der Qualität der Arbeit ergeben. Diese sind wichtig, weil sie den Kern eines Projekts beleuchten. Sie lassen sich in folgende Bereiche unterteilen:
- Workflow: An welcher Stelle ist der Workflow fehlgeschlagen? Welche Teile des Workflows wurden nicht ordnungsgemäß dokumentiert?
- Personen: Gab es irgendwelche Fehler in der Teamhierarchie, die zu Problemen führten? Wurden dem Projekt die richtigen Personen zugeteilt?
- Aufgaben: Gab es Aufgaben, die schwieriger zu erledigen waren, als sie hätten sein sollen? Welche Aufgaben wurden nicht ordnungsgemäß erledigt?
- Verzögerungen: Gab es angemessene Verfahren, um mit Verzögerungen im Zeitplan umzugehen?Haben Verzögerungen zu Problemen im späteren Projektverlauf beigetragen?
- Management: Hat sich das Management in irgendeiner Weise eingemischt und die Arbeit des Teams behindert? Haben das Management und das Projektteam zusammengearbeitet?
- Änderungskontrolle: War der Änderungskontrollprozess effektiv? Konnten notwendige Änderungen akzeptiert und nicht notwendige Änderungen ignoriert werden?
Fragen zu Ergebnissen befassen sich mit Performance und KPIs. Sie sind von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigen, wie Sie den Projekterfolg verfolgen und messen, und stellen sicher, dass die Messzahlen sinnvoll sind. Sie können in folgende Untergruppen unterteilt werden:
- Übergeordnetes Ziel: Wurde das übergeordnete Ziel des Projekts erreicht? Welche Hürden erschwerten das Erreichen des übergeordneten Ziels?
- Nachrangiges Ziel: Hat das Projekt die nachrangigen Ziele erreicht? Warum konnten sie nicht erreicht werden?
- Qualität: Konnte das Team qualitativ hochwertige Arbeit liefern? Wurden die im Plan festgelegten Standards erfüllt?
- Externe Leistung: War der*die Kund*in mit den Ergebnissen zufrieden? Was hat den*die Kund*in überrascht?
- Interne Leistung: Waren die Erfolgsmesszahlen sinnvoll? Waren sie im Rahmen der Projektvorgaben realisierbar?
Bei den Fragen zur Kommunikation geht es um Probleme aufgrund gestörter Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Es lohnt sich, diesen Aspekt zu untersuchen, weil Kommunikation maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg von Projekten entscheidet. Hier sind einige Bereiche, die es zu untersuchen gilt:
- Kanäle: Haben primäre Kommunikationsmethoden in irgendeiner Weise versagt? Gab es inadäquate Kommunikationskanäle?
- Team: Konnten Teammitglieder bei Bedarf über die gewünschten Kanäle miteinander kommunizieren? Mussten Teammitglieder jemals die vereinbarten Kommunikationsmethoden umgehen?
- Management: War das Management in der Lage, effektiv mit dem Team zu kommunizieren? War das Projektteam in der Lage, bei Bedarf mit dem Management zu kommunizieren?
- Meetings: Wie können Meetings effektiver gestaltet werden? Gab es zu viele oder zu wenige Meetings?
- Extern: Hat die Kommunikation mit dem*der Kund*in wie erwartet funktioniert? Welche anderen Methoden der externen Kommunikation müssen überprüft werden?
Best Practices für Post-Mortem-Meetings
Post-Mortems helfen, Best Practices für die Prozesse eines Unternehmens zu fördern. Hier sind einige Tipps für die Durchführung effektiver Post-Mortems:
- Führen Sie für jedes noch so kleine Projekt ein Post-Mortem durch.
- Planen Sie das Post-Mortem-Meeting unmittelbar nach Projektende ein.
- Tragen Sie direkt bei der Erstellung des Projektplans ein Post-Mortem-Meeting in den Kalender ein, damit die Mitarbeitenden stets daran erinnert werden.
- Verschieben Sie das Post-Mortem-Meeting, wenn sich der Zeitplan ändert.
- Ermutigen Sie die Teilnehmenden zur konstruktiven Mitarbeit.
- Führen Sie bei längeren oder komplexeren Projekten regelmäßig Post-Mortem-Meetings durch, und zwar aus zweierlei Gründen: Zum einen ist das Gedächtnis kurz und zum anderen können Sie im Projektverlauf Kurskorrekturen vornehmen.
- Halten Sie sich an das Post-Mortem-Paradigma ohne Schuldzuweisungen, um die eigentliche Ursache von Problemen zu ermitteln. In einer kleinen Umfrage unter Projektmanager*innen stimmten alle Befragten, die das schuldzuweisungsfreie Format verwendet hatten, zu, dass es effektiver sei als das traditionelle Format. Auf einer Fünf-Punkte-Skala bewerteten 60 % der Befragten die Effektivität mit vier oder fünf (fünf ist die effektivste).
- Halten Sie bei großen oder komplexen Projekten eine Reihe kleinerer Meetings mit Teilteams ab. Anschließend werden die Ergebnisse aller Meetings in einem Abschlussdokument zusammengefasst. Jordan Kentris, ein Designer, der mit großen Marken zusammengearbeitet und viele Post-Mortem-Meetings geleitet hat, schlägt vor: „Es kann wirklich von Vorteil sein, sich in einer kleinen Runde zusammenzusetzen. Anschließend führt man ein zweites Post-Mortem-Meeting mit den Abteilungs- oder Projektleitungen durch.“
- Begrenzen Sie die Redezeit jedes Teilnehmers und jeder Teilnehmerin, damit die Teammitglieder die wichtigsten Themen zuerst ansprechen. Grant Aldrich sagt: „Man erhält nur für eine bestimmte Zeit das Wort. So respektiert man die Zeit der anderen und ist gezwungen, nur die wirklich wichtigen Dinge anzusprechen.“
- Die Projektleitung sollte mit gutem Beispiel vorangehen.
- Laden Sie eine*n Gesprächsleiter*in und eine*n Protokollführer*in ein, die nicht zum Projektteam gehören. Der*Die Gesprächsleiter*in kann sich an den Zeitplan und die Regeln halten. Dank des Protokollführers bzw. der Protokollführerin kann sich der*die Gesprächsleiter*in voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren.
- Zeichnen Sie das Meeting auf, damit Sie nichts verpassen.
- Weisen Sie jedem Aktionspunkt, der eine Prozessänderung beinhaltet, eine*n Verantwortliche*n zu. Paula Cizek sagt: „Bevor Sie das Meeting verlassen, sollten Sie die Personen bestimmen, die dafür verantwortlich sind, die Richtlinie in die bestehenden Prozesse zu integrieren oder umzusetzen.“
Post-Mortems mit Remote-Teams
Für ein Post-Mortem-Meeting sollten idealerweise alle Teilnehmenden am selben Ort zusammenkommen. Wenn Sie viele Mitarbeitende haben, die im Homeoffice arbeiten, oder Teammitglieder, die über das ganze Land oder in der ganzen Welt verstreut sind, ist das vielleicht nicht möglich. Telefonkonferenzen, Videokonferenzen (lesen Sie einige Tipps zur Fehlerbehebung bei Videos) und Bildschirmfreigabe können zwar hilfreich sein, aber diese Optionen sind nicht fehlerfrei. Software für Zusammenarbeit kann da einige Vorteile bieten.
In einer kleinen Umfrage unter Projektmanager*innen, die beide Arten von Post-Mortem-Meetings durchgeführt haben, haben wir nach den Unterschieden gefragt. Unter anderem haben wir folgende Fragen gestellt: „Ändert sich die Reihenfolge der Agenda, wenn alle remote zugeschaltet sind?“ und „Was ist das Wichtigste, was bei einem Remote-Post-Mortem anders gemacht werden sollte als bei einem Meeting vor Ort?“
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Ergebnisse der Umfrage:
- Alle Umfrageteilnehmenden gaben an, dass sie die Agenda für Remote-Meetings nicht geändert haben. Es scheint also gut zu funktionieren, sich an die gleiche Reihenfolge wie bei einem Meeting von Angesicht zu Angesicht zu halten.
- Die meisten Befragten gaben an, dass die wichtigste Änderung, die sie bei der Leitung von Remote-Meetings im Vergleich zu Präsenzmeetings vornehmen, darin besteht, Wege zu finden, die Teilnehmenden bei der Stange zu halten. Unter anderem wurde empfohlen, sicherzustellen, dass alle ihre Kamera eingeschaltet haben, und dass der*die Gesprächsleiter*in alle dazu auffordert, sich aktiv zu beteiligen.
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