Was ist eine Workflow-Abbildung?
Workflow-Abbildungen veranschaulichen die Prozesse (Aufgaben, Aktivitäten, Systeme und Entscheidungen), die Sie benötigen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Die Abbildung macht sowohl einfache als auch komplexe Prozesse leichter verständlich.
Giles Johnston, Diplomingenieur und Mitbegründer von Fraction ERP, definiert Workflow-Abbildungen als „einfaches Verständnis der Schritte in einem Prozess. Die Visualisierung der Schritte in einem Workflow ermöglicht Ihnen, die Logik und Abfolge von Aktivitäten zu verstehen, und hilft allen, bei Prozessüberprüfungen auf dem gleichen Stand zu sein.“ Außerdem kann sie helfen, Prozessinhaber*innen zu kennzeichnen.
Bei der Workflow-Abbildung stellen Sie Schritte und Aktionen durch Symbole dar, z. B. Quadrate, Ovale und Pfeile. Formale Notationsmethoden setzen bestimmte Formen mit Aktionen in Bezug. Beim Geschäftsprozessmanagement wird eine formale Version namens Geschäftsprozessmodellierung verwendet, die einen vorgeschriebenen Symbolsatz hat: Business Process Model and Notation (BPMN) (Modell und Notation für Geschäftsprozesse).
Obwohl die Methoden und Akronyme der Workflow-Abbildung verwirrend erscheinen können, bieten sie einen praktischen Mehrwert für Unternehmen jeder Art und Größe, da überall Workflows eingesetzt werden.
Scott Chaiken ist Manager für Lean-Programme am Michigan Manufacturing Technology Center. „Meine Frau gibt Backunterricht. Wenn sie in der Küche ist, ist alles an seinem Platz“, sagt er. „Sie hat einen Workflow.“
Wofür werden Workflow-Abbildungen verwendet?
Die Abbildung von Workflows hilft Teams, kritische Aktivitäten besser zu verstehen und Probleme und Hindernisse zu erkennen, um Ziele zu erreichen. Diese „Karten“ bieten eine Möglichkeit, alltägliche Prozesse nachzuverfolgen und können auch übergeordnete Systeme oder Anlagenabläufe darstellen.
Workflow-Abbildungen geben Ihnen Einblicke in die Start- und Endpunkte eines Prozesses, die Verantwortlichkeiten jeder Rolle, die Ressourcen, die Sie für den Abschluss eines Prozesses benötigen, und die idealen Ergebnisse. Die Abbildung basiert auf der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeitenden und nicht auf Annahmen. Dabei werden Berufsbezeichnungen oder Funktionsbereiche verwendet. Johnston sagt zum Beispiel, dass Führungskräfte oft denken, ein Prozess könnte drei oder vier Schritte umfassen, aber Unternehmen, die ihren Workflow gründlich abbilden, entdecken dann 30 oder 40 Schritte in ihrem Prozess.
Um den wahren Wert der Prozessabbildung zu verstehen, müssen Sie es als ein Hilfsmittel betrachten, das Möglichkeiten zur Prozessverbesserung bieten kann.
„Wenn Sie Lücken in der Logik identifizieren können, haben Sie die Möglichkeit, sich zu verbessern. Wenn Sie alle Schritte in ihrer Gesamtheit sehen, können Sie unnötige Schritte, doppelte Schritte und Ineffizienzen erkennen“, erklärt Johnston.
„Unternehmen erstellen Workflow-Abbildungen, wenn ein Leistungsproblem vorliegt, das das Unternehmen zu überwinden versucht“, fährt er fort. „Die meisten Menschen möchten die Servicebereitstellung beschleunigen, Fertigteile schneller herstellen oder Fehler reduzieren. Die Workflow-Abbildung bietet Datenquellen für die Prozessüberprüfung, damit Mitarbeitende fundierte Entscheidungen darüber treffen können, was verbessert und geändert werden soll.“
Die Abbildung hilft auch, Problemumgehungen zu identifizieren, damit Mitarbeitende den effizientesten Ansatz standardisieren können. Abbildungen und Diagramme können Ihnen helfen, Schritte zu definieren, bevor Sie ein Verfahren festlegen. Dann können Sie die Workflow-Abbildung als unterstützendes Dokument für Standardarbeitsanweisungen verwenden. Darüber hinaus können Sie einen idealen oder vorgeschlagenen Workflow mit dem tatsächlichen Workflow vergleichen. Weitere Informationen zum Erstellen von Workflows finden Sie in diesem Artikel.
Unternehmen können Workflow-Abbildungen auch nutzen, um Prozesse zu dokumentieren. Zum Beispiel müssen Unternehmen, die an die Qualitätsnorm ISO 9000 oder die ISO 9000-Zertifizierung gebunden sind, Prozessbeispiele angeben.
Methoden zur Abbildung von Workflow-Prozessen
Es stehen mehrere Workflow-Abbildungsmethoden zur Verfügung. Begriffe wie Workflow-Diagramm und Prozesslandkarte werden oft synonym verwendet und alle involvierten Methoden sind mit ähnlichem Aufwand verbunden und liefern ähnliche Ergebnisse. Einige Methoden sind für bestimmte Zwecke besser geeignet als andere.
Zum Erstellen einer eigenen Prozesslandkarte können Sie sich unsere Zusammenstellung kostenloser Vorlagen für die Abbildung von Workflow-Prozessen ansehen. Im Folgenden finden Sie einige der Prozesslandkarten, auf die Sie möglicherweise stoßen:
- Einfaches Flussdiagramm: Dies ist ein Liniendiagramm mit einfachen Formen, die für die Verwaltung und Analyse von Workflows sowie zur einfacheren Problemlösung nützlich sind. Einfache Flussdiagramme und Prozesslandkarten zeigen Schritte, Aktionen, Inputs, Ergebnisse und Entscheidungspunkte in einem Prozess sowie die Interaktion zwischen Rollen und Abteilungen bei der Fertigstellung des Prozesses.
- Workflow-Diagramm: Ein Workflow-Diagramm ist eine schrittweise visuelle Beschreibung eines Prozesses. Dies kann eine einfache Zeichnung eines Teilprozesses sein, ein Prozessdiagramm mit Informationen über Prozessverantwortliche, Regeln und mehr oder eine Grafik, die Farben und Bilder enthält, um Ideen leichter verständlich zu machen. Oft enthalten Dokumentationen oder Arbeitsanweisungen Workflow-Diagramme.
- Aktivitätenkarte: Aktivitätenkarten werden manchmal synonym mit allgemeinen Workflow-Diagrammen verstanden und stellen eine Abfolge von zeitbasierten Aktivitäten oder Ereignissen dar, die ein bestimmtes Ergebnis liefern.
- Wertstromkarte: Dieses Tool wird im Lean-Management verwendet, um darzustellen, wie Prozessschritte entweder einen Mehrwert für die Leistung schaffen oder Verschwendung verursachen. Sie können die Wertstromkarte auch als Ressourcen- oder Informationsfluss beschreiben. In der Wertstromkarte „beginnt alles mit der Sicht des Kunden“, sagt Chaiken. „Wie nehmen sie den Wert meines Angebots wahr? Und wie stelle ich sicher, dass ich alles dafür tue, dieses Wertversprechen zu fördern?“ Die Wertstromkarte kann auch aufdecken, an welchen Stellen Prozesse die Schaffung von Mehrwert verhindern. Chaiken sagt, dass es nicht ungewöhnlich ist, die Vorlaufzeiten durch diese Analysemethode um 80 Prozent zu verkürzen und Kapazitäten wieder frei zu machen. Um den idealen Prozess zu finden, skizzieren Sie Ihren Startpunkt und beschreiben Sie, wo Sie enden möchten.
- Abbildung der Wertschöpfungskette: Eine Wertschöpfungskette bietet einen Überblick über alle Prozesse oder Aktivitäten, die zu Ihren wichtigsten Produkten oder Dienstleistungen beitragen. Diese Karten können Wettbewerbsvorteile oder Bereiche für strategische Verbesserungen aufzeigen.
- Abbildung von Geschäftsprozessen: Die Abbildung von Geschäftsprozessen definiert alle Aktivitäten, die von einer Geschäftseinheit abgeschlossen werden, ihre Verantwortlichkeiten, Standards und Erfolgsmesszahlen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Abbildung von Geschäftsprozessen.
- Funktionsübergreifende Flussdiagramme/Swimlanes: Swimlane-Diagramme, auch als Bereitstellungsflussdiagramme bezeichnet, zeigen Funktionen, Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen verschiedenen Rollen, Abteilungen und Stakeholder*innen. Verwenden Sie ein Swimlane-Diagramm, um Engpässe und Verantwortlichkeiten zu identifizieren und so viele Bahnen wie nötig aufzunehmen (eine für jede verantwortliche Partei). Ordnen Sie die Bahnen vertikal oder horizontal an oder verwenden Sie beide Orientierungen: eine Achse für Abteilungen und Funktionen und die andere für Zeitachsen.
- Allgemeine Prozesslandkarte: Eine allgemeine Prozesslandkarte, auch einfach als Prozesslandkarte bezeichnet, zeigt vier bis acht wichtige Schritte. Diese Karten beziehen sich oft auf Teilprozesse in detaillierten Prozesslandkarten, was eine visuelle Überlastung durch Informationen aus mehreren Schritten verhindert. Prozesslandkarten werden oft in der ISO 9001-Dokumentation genutzt, um zu zeigen, wie übergeordnete Prozesse miteinander verbunden sind.
- Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers (SIPOC): Eine SIPOC-Karte wird bei der Prozessverbesserung in Six Sigma-Methoden und Lean-Management verwendet, um einen allgemeinen Prozessüberblick über Ein- und Ausgaben zu erfassen, anstatt detaillierte Prozessschritte. Ein- und Ausgaben können intern und extern sein und Materialien, Personen oder Daten umfassen. Manchmal wird das Akronym (COPIS) umgedreht, um Prozesse aus der Kundenperspektive zu betrachten.
- Detaillierte Prozesslandkarte: Detaillierte Prozesslandkarten geben die genauen Ein- und Ausgaben für Prozesse an und beschreiben, wie Prozesse reagieren sollten. Diese Diagramme stellen oft Teilprozesse dar.
- Gerenderte Prozesslandkarte: Gerenderte Prozesslandkarten enthalten mehr Details als allgemeine Prozesslandkarten und können Grafiken, Farben und Text umfassen. Sie können auch mehrere verschiedene Prozesse darstellen. Diese detaillierten Karten können einen Überblick über aktuelle Prozesse geben oder den Wert vorgeschlagener Prozessänderungen demonstrieren. Sie funktionieren gut als Dokumentation in einem ISO 9001-Zertifizierungsaudit.
Für welche Workflow-Karte sollte ich mich entscheiden?
Alle Workflow-Karten stellen Prozessschritte dar, aber einige Formate eignen sich besser für bestimmte Ziele. Im Zweifelsfall beginnen Sie einfach mit dem Skizzieren. Es ist besser, eine informelle Prozesslandkarte zu haben, als gar keine.
Wenn Sie einen Prozess für Datensätze dokumentieren müssen, können Sie Ihre Skizzen in ein formelleres Diagramm übertragen. Sofern Sie keine ordnungsgemäße Geschäftsprozesskarte nach BPMN benötigen, reichen Stift und Papier aus. Das folgende Diagramm zeigt jedoch, wie einige Karten für verschiedene Zwecke besser funktionieren.
Workflows abbilden
Bilden Sie Prozesse regelmäßig ab, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Es ist wichtig, zu verstehen, welche Prozesse Sie abbilden müssen, damit Sie Ihre Bemühungen fokussieren können. Um den Kartentyp auszuwählen, der am besten zu Ihren Anforderungen passt, sollten Sie verstehen, ob ein Prozess Entscheidungen, Transaktionen oder Änderungen umfasst.
„Die Analyse von Workflows ist sehr, sehr fließend. Auf Makroebene ist sie stabil, auf Mikroebene nicht“, sagt Charles Cox, Geschäftsführer von Firefly Consulting. „Wenn ich an so etwas arbeite, starten wir am Ende aller Projekte ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung. Wir erstellen einen Kontrollplan und ein wesentlicher Bestandteil des Kontrollplans ist: „Was tun Sie jeden Tag, um zu überprüfen, ob stattfindende Aktivitäten auch tatsächlich stattfinden sollen?“ Abweichungen bei der Umsetzung können zu einer besseren Workflow-Abbildung führen.
Befolgen Sie diese Schritte, um Einblicke in die Funktionsweise und Veränderung von Prozessen zu erhalten:
- Nur kritische Prozesse abbilden:
Berücksichtigen Sie wichtige Geschäftsbereiche, Prozesse mit offensichtlichen Engpässen, leistungsschwache Prozesse oder mögliche neue Prozesse, die Sie noch implementieren müssen. Wenn Verbesserungsmöglichkeiten nicht offensichtlich sind, listen Sie alle Unternehmensprozesse auf und ordnen Sie sie nach ihren Auswirkungen auf das Unternehmen ein. - Bestimmen Sie die Art des Prozesses:
Unternehmen verwenden drei Arten von Prozessen, wie unten aufgeführt. Wenn Sie die Art der Prozesse verstehen, können Sie bestimmen, welche Informationen Sie benötigen, um eine Karte zu erstellen, und welche Einblicke eine Karte bieten kann.- Entscheidungsfindung: Beispiele für Entscheidungsprozesse sind die Preise von Waren oder Dienstleistungen, die Bestandsverwaltung und die Auswahl eines Beraters bzw. einer Beraterin aus einer Liste von Kandidat*innen. Unternehmen können Schwierigkeiten haben, diese Prozesse abzubilden, da die Eingaben möglicherweise nicht klar und objektiv sind.
- Transformativ: Transformative Prozesse schaffen aus Daten oder Ressourcen etwas Neues, mit einem Fokus auf Ein- und Ausgaben. Zum Beispiel werden bei einem Herstellungsprozess aus Teilen Turbinen erstellt.
- Transaktional: Transaktionelle Prozesse verbinden sich, um ein Ergebnis zu erzielen, in der Regel durch die Verwendung von Informationen. Beispiele sind Versicherungsfunktionen, Büroaktivitäten und Helpdesk-Support.
- Herausfinden, wer für einen Prozess zuständig ist und ihn ausführt:
Ein wichtiger Aspekt der Prozessverbesserung besteht darin, zu verstehen, wer für die Erledigung von Aufgaben verantwortlich ist, und den Abschluss des Prozesses zu gewährleisten. - Alle Schritte und Teilschritte beschreiben:
Stellen Sie sicher, dass Sie übergeordnete Schritte, Teilprozesse und alternative Ansätze einbeziehen. Angenommen, jeder Schritt enthält Unterschritte. Identifizieren Sie die Start- und Endpunkte des Prozesses. - Ein- und Ausgaben notieren:
Fügen Sie Lieferanten, Ressourcen und Geräte hinzu. Listen Sie Eingaben und Ausgaben auf, unabhängig davon, ob sie kritisch erscheinen. - Erste Skizzen einfach halten und einfache Tools verwenden:
Stift und Papier oder Haftnotizen eignen sich hervorragend, wenn Sie einen neuen Workflow entwerfen oder einen bestehenden aufzeichnen. Verwenden Sie Kontrastfarben, um Ereignisse und Transaktionen zu unterscheiden, und fügen Sie Connectors hinzu, nachdem Sie Ihr Layout bestätigt haben. - Bestimmen, welcher Diagrammtyp Ihren Prozess am besten darstellt:
Verschiedene Diagramme passen zu verschiedenen Prozessen. - Das Team bei der Prozessabbildung einbinden:
Die erfolgreiche Fehlerbehebung bei einem komplexen Prozess oder die Einrichtung eines neuen Prozesses hängt von den Einblicken der Personen ab, die den Prozess ausführen (oder davon betroffen sind). Wenn Sie eine Workflow-Karte für einen neuen Prozess entwerfen, sollten Sie die Unterstützung des Teams einholen.
Wie wirken sich Workflow-Abbildungen auf die Effizienz aus?
Die Abbildung von Workflows fördert die Effizienz, da das Durchgehen eines Prozesses den Mitarbeitenden hilft, zu verstehen, wie die Dinge tatsächlich funktionieren. Der Prozess der Abbildung zeigt alle zusätzlichen Schritte und nützlichen Problemumgehungen auf. Dabei können auch Probleme hervorgehoben werden.
Workflow-Abbildungen helfen auf folgende Weise, die Effizienz zu steigern:
- Sie zeigen verschiedene Herangehensweisen auf: „Wenn Mitarbeitende an einem Job arbeiten, entwickeln sie Workarounds oder Schattenprozesse“, sagt Cox. „Oft sind diese Workarounds unbewusst. Wenn Sie einen Workflow recherchieren, sollten Sie sich genauer über Aufgaben informieren, da die Mitarbeitenden sie möglicherweise nicht absichtlich verbergen und ihnen nicht bewusst ist, wie sie eine Aufgabe ausführen. Wenn Sie einen Workaround mit der Standardarbeitsanweisung vergleichen, stellt sich möglicherweise heraus, dass er effizienter ist. Übrigens können Workarounds bei Bürotransaktionen noch leichter unbemerkt bleiben, da die Aktivität stattfindet und erledigt wird.“
- Sie bieten einen objektiven Überblick über die Arbeitsweise der Mitarbeitenden: Johnston erzählt von einem Manager, der die Werkstatt übernahm und Bestellungen empfing, kurz nachdem das Auftragsbüro sie erhalten hatte. In Wirklichkeit können Bestellungen bis zu zwei Wochen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. „In den Augen dieses Managers wird die Bestellung aufgegeben und das Unternehmen hat drei Wochen Zeit für die Bearbeitung. Er versteht nicht, warum sie nicht pünktlich geliefert werden können“, erklärt Johnston. Um die Verzögerung zu verstehen – und zu beheben –, hätte er einfach einen Schritt „Auftragsbearbeitung“ in das Workflow-Diagramm einzeichnen können. Das Beobachten und Infragestellen der Büroroutine, nicht nur der Abläufe in der Produktion, half ihm, den Blocker zu diagnostizieren.
Vorteile der Abbildung von Workflows
Die Abbildung von Workflows kann Branchen und Unternehmen jeder Größe zugute kommen. Eine Zeichnung macht es einfacher, die Schritte in einem Prozess zu verstehen. Je mehr Prozesse Sie einbeziehen, desto einfacher wird es, zu sehen, wie sie miteinander verbunden sind.
„Oft wird davon ausgegangen, dass dieses Tool vornehmlich für große Fertigungsbetriebe nützlich ist“, sagt Johnston. „Tatsächlich können Workflows auch für Teams aus zwei Personen oder Einzelpersonen Vorteile bringen. Solange Sie eine Eingabe haben, etwas damit machen und eine Ausgabe erhalten, haben Sie einen Prozess. Die Karte muss nicht riesig sein. Sie zeigt Ihnen einfach, was wirklich vor sich geht.“
Im Folgenden finden Sie weitere Möglichkeiten, wie Sie die Workflow-Abbildung als Tool für die kontinuierliche Verbesserung verwenden können:
- Workflows bewerten, um eine konsistent hohe Leistung zu erzielen: Im Laufe der Zeit kann es vorkommen, dass die Leistung von Personen inkonsistent wird, wenn sie Aktivitäten ausführen. Auch Ausbilder*innen können Dinge vergessen, wenn sie neue Mitarbeitende einarbeiten, und neue Mitarbeitende zögern möglicherweise, Fragen zu stellen. In den meisten Jobs hat dies keine ernsthaften Konsequenzen. Bei Aufgaben, die hohe Sicherheit und Genauigkeit erfordern, kann es für Unternehmen jedoch wichtiger sein, Mitarbeitende alle paar Monate zu schulen und neu zu zertifizieren. Die Workflow-Abbildung kann Anomalien und Veränderungen in der Mitarbeiterleistung hervorheben.
- Probleme im Vorfeld erkennen und Risiken identifizieren: „Wenn Sie mittelmäßige Produkte auf den Markt bringen, steht nicht nur Ihr Ruf auf dem Spiel. Das wird Sie auch viel Geld kosten“, erklärt Cox. „Wie meine Mutter immer sagte: ‚Ein Griff zur rechten Zeit spart viel Müh und Leid.‘ Die Kosten der Probleme steigen, je länger sie ungelöst bleiben.“ Die Abbildung eines Workflows kann Ihnen helfen, die Qualitätskosten zu identifizieren oder die Kosten zu bestimmen, die Probleme direkt verursachen, um diese Probleme zu lösen, bevor die Kosten steigen.
- Entscheidungen beschleunigen: Eine Workflow-Karte reduziert Spekulationen darüber, wie die Dinge funktionieren, und zeigt auf, wie Prozesse derzeit ablaufen.
- Nicht sequenzielle Prozesse mit vielen Entscheidungspunkten visualisieren: Benutzer*innen können komplexe Prozesse schwer verstehen, wenn sie Verfahren bloß in der Dokumentation nachlesen. Die Workflow-Abbildung bietet ein durchgängiges Prozessbild.
- Jeden Prozess und jede Aufgabe einer verantwortlichen Person zuweisen: Die Workflow-Abbildung verbindet Schritte und Auftragsdetails mit Verantwortlichen. Wenn es eine verantwortliche Person oder ein zuständiges Team gibt, werden Schuldzuweisungen weitgehend beseitigt.
- Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen unterstützen: Das Durchgehen und Abbilden von Prozessen kann schneller und einfacher sein als das Durchforsten von Dokumentationsseiten – sowohl für Sie als auch für den*die Prüfer*in, der/die Ihre Compliance verifiziert.
- Die Geschäftsprozessanalyse unterstützen: Die Abbildung hilft bei der Definition von Prozessen, was ein erster Schritt bei der Fertigstellung der Geschäftsprozessanalyse ist.
- Ziele darstellen: Workflow-Karten helfen Benutzer*innen, das oder die Ziele zu verstehen, bevor sie einen Prozess beginnen. Wenn der Prozess dann vom Kurs abweicht, erkennen sie diese Abweichung und können sie korrigieren.
- Den schnellsten Weg zur Erledigung einer Aufgabe aufzeigen: Die Workflow-Abbildung bestätigt den effizientesten Pfad, bevor Sie in Infrastruktur investieren.
- Schulungen unterstützen: In der Regel ist es für Menschen leichter, Visualisierungen zu verstehen, wie in einem Bild oder einem Diagramm.
- Versteckte Probleme und Engpässe aufdecken und Ineffizienzen hervorheben: Eine gründliche Prozessabbildung kann Schritte aufzeigen, von deren Existenz Sie gar nicht wussten. Sie können zusätzliche Schritte beseitigen oder zuvor unbekannte, aber notwendige Schritte in Ihren formellen Prozess aufnehmen.
- Vorgeschlagene Prozesse simulieren, insbesondere vor der Automatisierung: „Bevor Sie beginnen, [ein Problem] mit verschiedenen Softwarelösungen zu bewältigen, sollten Sie den Zweck Ihrer vorgeschlagenen Aktivität verstehen“, sagt Chaiken. „Ich habe die Möglichkeit, den Prozess neu zu strukturieren, bevor ich ihn automatisiere. Ansonsten treffen Sie am Ende dumme Entscheidungen mit Lichtgeschwindigkeit, wie ich gern sage.“
Tipps für die Abbildung von Workflow-Prozessen
Die Abbildung von Workflow-Prozessen kann Aufschluss darüber geben, wie Personen Aufgaben erledigen. Gehen Sie den Vorgang mit spezifischen Zielen an, aber holen Sie Erkenntnisse von allen Stakeholder*innen ein, die an dem Prozess beteiligt sind. Überprüfen Sie außerdem jeden Schritt und jeden Entscheidungspunkt auf Leistungsdetails.
Um die Abbildung von Workflows zu optimieren, beachten Sie diese Tipps:
- Bilden Sie zunächst nur wichtige oder problematische Prozesse ab: Um zu definieren, was kritisch ist, berücksichtigen Sie das Risiko. Dazu Cox: „Sehen Sie sich die Prozesse an, die sehr große Auswirkungen haben und unbeabsichtigte Folgen haben können.“
- Organisieren Sie ein Meeting, um widersprüchliche oder alternative Ansätze zu besprechen: Versammeln Sie Menschen mit alternativen Meinungen, um einen Konsens darüber zu finden, wie Prozesse am effizientesten abgeschlossen und Fortschritte erzielt werden können.
- Seien Sie gründlich und nehmen Sie die Sache ernst: „Gehen Sie die Workflow-Abbildung nicht leichtfertig an. Es sollte ein schonungsloser Vorgang sein,“ rät Johnston. „Bilden Sie nicht ab, was der Prozess sein sollte oder was Sie sich wünschen.“
- Bedenken Sie die Zuständigkeit für den Abbildungsprozess: Wer wird die Überarbeitung und die Überprüfung des Prozesses in Zukunft verwalten?
- Suchen Sie nach Engpässen und Verbesserungsmöglichkeiten: Die Erstellung einer Workflow-Karte ist keine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. Analysieren Sie Ihren Workflow, um unnötige Schritte und neue Ideen zu finden.
- Lassen Sie die Karte nach der Analyse nicht links liegen: Die Karte eines Workflows ist kein Selbstzweck. Es ist ein Dokument Ihrer kontinuierlichen Verbesserung.
„Meistens wird eine Prozesslandkarte oder ein Workflow-Diagramm erstellt, um einen Einblick in Abläufe zu erhalten und wenn Änderungen vorgenommen wurden“, sagt Johnston. „Wer mitdenkt, baut die Änderungen dann noch in Standardarbeitsanweisungen oder ein ISO-Managementsystem ein. Was Sie vermeiden sollten: Ad-hoc-Änderungen vornehmen und die Karte dann wieder löschen.“ Sie sollten Änderungen nachverfolgen können und benötigen möglicherweise eine Dokumentation der Änderungen für Audits.
Beispiele für die Abbildung von Prozessen
Es gibt viele verschiedene Beispiele für Workflow-Abbildungen. Sie können einfach oder komplex sein. Prozesslandkarten enthalten oft Details, z. B. wer für individuelle Schritte verantwortlich ist und wie sie abgeschlossen werden.
Aufnahme-Workflow im Gesundheitswesen
Dieser beispielhafte Aufnahme-Workflow im Gesundheitswesen zeigt, wie das Personal Patienten willkommen heißt und untersucht sowie Labor- und pharmazeutische Dienstleistungen anbietet. Verschiedene Farben stellen verschiedene Servicephasen dar, z. B. Aufnahme, Untersuchung und Laborarbeit.
Dokumentations-Workflow
Dieser Dokumentations-Workflow ist ein einfaches Diagramm. Er enthält Start- und Endpunkte, Schritte, Entscheidungspunkte und Verbindungen. Grundlegende Workflows dokumentieren oft Teilprozesse und einfache Verfahren. Dieses Beispiel zeigt, dass auch einfache Workflow-Skizzen nützlich sein können.
Prozesslandkarte für die Auftragsabwicklung
Diese Workflow-Karte für die Auftragsabwicklung ist ein Beispiel für ein Swimlane-Diagramm. Sie zeigt den Fluss von Aufgaben zwischen verschiedenen Rollen oder Abteilungen. Wenn Sie die Starts und Stopps in Workflows realistisch abbilden, können Sie Ineffizienzen finden.
Gerenderte Prozesslandkarte
Dieses Beispiel zeigt das Konzept einer gerenderten Prozesslandkarte. Die Grafiken sind farbenfroher und realistischer als ein Blockdiagramm. Diese lebendige Karte kann Teil einer Präsentation oder das Begleitdiagramm in Benutzerhilfedokumenten sein.
Tools für die Abbildung von Workflows
Robuste Tools für die Abbildung von Workflows können Ihnen die Arbeit erleichtern. Da Karten grafisch sind, können Zeichenwerkzeuge hilfreich sein. Sie müssen aber kein Vermögen für komplexe Workflow-Abbildungstools ausgeben.
„Ich würde Ihnen gern sagen, dass ich in meinem Arbeitsleben viele wirklich komplizierte Dinge tue, aber Tatsache ist, dass ein einfaches Flussdiagramm oft ausreicht“, so Johnston. „Ein paar Haftnotizen auf ein Whiteboard zu kleben und dann Verbindungen mit Ihrem Marker einzuzeichnen kann schon genügen.“ Lassen Sie sich nicht davon abhalten, die Vorteile der folgenden Auswahl an Workflow-Abbildungstools in Betracht zu ziehen:
- Kostenlose Abbildungstools: Kostenlose Tools nutzen oft Open-Source-Software, sodass Ihre Daten nicht in proprietären Systemen gespeichert werden. Aber selbst robuste kostenlose Tools beschränken den Einsatz oft auf eine Handvoll Mitarbeitende. Um den vollen Nutzen zu erhalten, müssen Sie möglicherweise ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version durchführen.
- Einfache Hilfsmittel: Tools zur Darstellung von Workflows können auch Stift und Papier umfassen. Manuelle Methoden sind langfristig keine gute Lösung, da die Möglichkeiten zur Weitergabe begrenzt sind. Stift und Papier eignen sich jedoch hervorragend, um mit dem Skizzieren zu beginnen. Haftnotizen eignen sich gut fürs Brainstorming.
- Grafik- oder Zeichentools: Heutzutage sind diese Tools oft cloudbasiert, was bedeutet, dass Sie Zeichnungen unabhängig vom Standort für Ihr Team freigeben können. Oder Sie können Karten auf Ihrem internen freigegebenen Laufwerk speichern. Ein Beispiel ist die Online-Diagramm-Software Lucidchart oder das Online-Whiteboard Lucidspark.
- Speziell entwickelte Workflow-Management-Software: Workflow-Software hilft Ihnen, einen Workflow zu visualisieren, und fügt den Aktivitäten im Workflow ein Element der Kontrolle hinzu. Verwenden Sie elektronische Workflows, um Aufgaben nachzuverfolgen. Das beinhaltet Aufgaben, die für die Compliance oder andere Anforderungen genehmigt werden müssen. Sie können Workflow-Management-Software beispielsweise verwenden, um Fehler zu reduzieren, Transparenz zu schaffen, manuelle, zeitaufwendige Aufgaben zu beseitigen und Audit-Trails für Aufwandsauszahlungen zu erstellen.
Warum niemand Flussdiagramme möchte
Viele Menschen bevorzugen digitalisierte Workflow-Karten gegenüber Papiervarianten, da Flussdiagramme auf Papier schwer zu speichern, freizugeben und zu bearbeiten sein können. Einige Menschen sind außerdem der Meinung, dass das Zeichnen von Workflow-Karten umfangreiche Schulungen in der Prozessnotation erfordert. Darüber hinaus können Sie keine Workflow-Karte in Papierform vorführen.
Dedizierte Online-Abbildungstools führen die Benutzer*innen durch die Erstellung von Karten und weisen auf die richtigen Symbole für jede Kartenkomponente hin. Digitale Tools erleichtern die Erfassung der möglichen Entscheidungspunkte und Alternativen, da sie Bedingungspfade beschreiben und verbinden können. Zudem können Online-Karten Links zu unterstützenden Dokumenten enthalten, z. B. Text, Referenzhandbüchern, Grafiken oder Fotos. Digitale Workflow-Software bietet nicht nur ein farbenfrohes Bild, sondern ermöglicht auch die Automatisierung von Workflow-Prozessen.
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