So schreiben Sie Standardarbeitsanweisungen: Experten geben Tipps und kostenlose Vorlagen

Ihre Aufgabe kann darin bestehen, vorhandene SOPs zu aktualisieren oder neue Dokumente von Grund auf neu zu schreiben. In beiden Fällen umfasst die Erstellung von SOPs mehr als nur das Schreiben von Anweisungen. Um nützliche SOPs zu schreiben, sollten Sie zumindest ein grundlegendes Verständnis des Themas haben. Sie sollten jedoch auch den Input von anderen zu den Prozessen und Ihren schriftlichen Entwürfen einfließen lassen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Methode zur Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen.

1. Erstellen Sie eine Liste der Geschäftsprozesse, die dokumentiert werden müssen. Als Manager können Sie mit Ihren Mitarbeitern besprechen, welche Prozesse dokumentiert werden müssen, und dann die Listen mit anderen Managern vergleichen, um Arbeiten zu priorisieren.
2. Wählen Sie ein SOP-Format und eine SOP-Vorlage aus. Chuck Cox betont, dass die Anforderungen der Organisation das Format bestimmen müssen und dass es nicht die eine Formatierungslösung für alle Unternehmen gibt. Überlegen Sie, ob Sie ein formelles Paket mit Metadaten wie Genehmigungsunterschriften und Referenzen benötigen, oder ob eine einfache Checkliste ausreicht. Ein Workflow-Diagramm kann eine ausgezeichnete Möglichkeit sein, einen Überblick über detaillierte Prozesse zu geben. Workflow-Skizzen können auch hilfreich sein, während Sie die Informationen erfassen. Erstellen Sie bei Bedarf eine Vorlage, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, oder laden Sie eine unserer kostenlosen, anpassbaren Vorlagen für Standardarbeitsanweisungen herunter.
3. Machen Sie sich bewusst, warum Sie eine SOP benötigen. Dokumentieren Sie neue Prozesse oder aktualisieren und verbessern Sie bestehende SOPs und Prozesse? Ganz gleich, ob Sie neue SOPs erstellen oder bestehende Dokumente aktualisieren – laut Cox sollten Sie sich sowohl mit De-facto- als auch mit formellen SOPs auseinandersetzen. De-facto-Prozesse und -Dokumentation umfassen das, was Mitarbeiter schon immer getan haben, und das, was sie nie analysiert und formell dokumentiert haben. „Ob es dem Management gefällt oder nicht, es gibt einige De-facto-SOPs, und das Gefährliche daran ist, dass diese Dokumente nicht organisiert sind. Jemand könnte während der Tagschicht auf der Grundlage einer SOP und während der Nachtschicht auf der Grundlage einer anderen arbeiten. Wenn Sie das formalisieren und alle Beteiligten dazu bringen, sich auf die beste Arbeitsweise zu einigen, reduzieren Sie die Ursachen für Variabilität bei der Vorgehensweise“, erklärt Cox. Er sagt, dass Teams ihre Prozesse und Messzahlen oft noch nie besprochen haben: „Legen Sie diese SOPs offen und standardisieren Sie sie in einem Format, das für jeden zugänglich ist. Machen Sie es zu einer Teamaufgabe – Sie können den Prozess nicht aufzwingen.“
4. Stellen Sie einen Brain Trust zusammen, der sich am Verfassen der Dokumente beteiligt. Auch wenn Sie mit dem Schreiben von SOPs beauftragt werden, verfügen Sie wahrscheinlich nicht über detaillierte Kenntnisse und Erfahrungen für jeden Prozess. Sprechen Sie stattdessen mit den Menschen, die die Prozesse jeden Tag ausführen. Möglicherweise gibt es bereits Dokumente, die Sie als Grundlage verwenden können, aber meist sind Fachexperten und Mitarbeiter mit praktischer Erfahrung die besten Quellen für Inhalte. Wenn Sie Mitarbeiter einbeziehen, geben Sie ihnen auch die Möglichkeit, zu den Prozessen und der Dokumentation beizutragen, die von der gesamten Organisation verwendet werden. Außerdem sollten Sie es sich als Manager sehr gut überlegen, ob Sie externe Berater mit der Erstellung von SOPs beauftragen möchten. Einige Experten weisen darauf hin, dass SOPs von internen Kollegen besser respektiert werden als Anweisungen von Außenstehenden. Zudem kann die Arbeit an der Dokumentation den Teamgeist fördern, der für jedes Unterfangen von entscheidender Bedeutung ist. 
5. Überlegen Sie, wie Sie Ihre SOPs veröffentlichen und freigeben möchten. Es ist immer ratsam, Ihre Prozesse zu dokumentieren, aber Dokumente helfen niemandem, wenn sie versteckt sind oder verloren gehen. Legen Sie fest, wie Sie die Dokumente aufbewahren, damit die Personen, die sie täglich benötigen, leicht darauf zugreifen können. Ausgedruckte und in Ordnern abgeheftete Unterlagen können eine gute Option sein. Sie können sich aber auch für ein digitales Dokumentenmanagementsystem entscheiden, auf das jeder zugreifen kann, ob lokal oder von extern.
6. Begrenzen Sie den Umfang Ihrer Dokumentation. Entscheiden Sie, für wen oder was Sie die Dokumentation erstellen (d. h. Aufgaben, Abteilungen, Teams oder Rollen). Bestimmen Sie außerdem die Grenzen der Prozesse, die Sie dokumentieren. 
7. Bestimmen Sie die Zielgruppe und ihre Merkmale. Berücksichtigen Sie den Hintergrund Ihrer SOP-Benutzer. Eine kurze Anweisung kann für diejenigen funktionieren, die den Prozess gut kennen. Andere benötigen möglicherweise detaillierte Arbeitsanweisungen. Berücksichtigen Sie auch die Sprachkenntnisse Ihrer Zielgruppe – Mitarbeiter mit begrenzten Deutschkenntnissen können Grafiken und Fotos möglicherweise besser verstehen. 
8. Verwenden Sie Ihre Vorlage als Gliederung. Für welche Vorlage Sie sich auch entscheiden, betrachten Sie sie als Gliederung. Bei der Recherche von Verfahren können Sie Details hinzufügen, ohne sich Gedanken über die Struktur Ihres Dokuments machen zu müssen. Ideen finden Sie in den Format- und Vorlagenabschnitten in diesem Artikel. 
9. Testen Sie Ihre SOPs anhand der Prozesse. Bitten Sie die Personen, die die Aufgaben täglich ausführen, Personen mit unterschiedlichem Wissensstand sowie Personen ohne Kenntnisse der Aufgaben, Ihre Verfahren beim Ausführen dieser Aufgaben zu befolgen. Die Menge der Tests, die Sie durchführen, hängt von der Zeit und den Mitarbeitern ab, die Sie dafür freistellen können, sowie von der Wichtigkeit des Prozesses. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente sinnvoll sind. „Früher als junger Ingenieur habe ich vieles aufgeschrieben, und wenn ich mir meine Anweisungen noch einmal ansehe, kann selbst ich sie nicht mehr nachvollziehen“, lacht Johnston.
10. Definieren Sie Messzahlen für den Erfolg Ihrer SOPs. Um zu verstehen, ob Ihre SOPs ihren Zweck erfüllen, definieren Sie dafür Messzahlen. Wie Cox sagt: „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht managen.“ Integrieren Sie Messzahlen in die Verfahren. Zum Beispiel ist „Erhitzen Sie Wasser“ als Anweisung vage. „Erhitzen Sie Wasser, bis das Thermometer 65 Grad anzeigt“ ist hingegen eine messbare Anweisung.
11. Holen Sie die Meinung eines erfahrenen Außenstehenden ein. Wenn Sie die Möglichkeit haben, bitten Sie einen Außenstehenden, der sich mit Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen auskennt, Ihre SOPs zu überprüfen. Große Organisationen, insbesondere solche, die nach regulatorischen oder anderen Standards arbeiten, benötigen möglicherweise eine offizielle Genehmigung und Bestätigung für SOPs. An der Dokumentenprüfung können das Qualitätssicherungsteam und leitende Mitarbeiter beteiligt sein. 
12. Planen Sie Aktualisierungen und eine jährliche Dokumentenprüfung ein. Einige Normen, z. B. ISO 9001, verlangen regelmäßige interne Audits. Selbst wenn Sie sich nicht an formelle Standards halten, sollten Sie jetzt einen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse und Dokumente aufstellen, damit Ihre SOPs den neuesten regulatorischen und internen Vorschriften entsprechen. Organisationen sollten die Dokumente mindestens einmal im Jahr überprüfen. Bestimmen Sie jetzt, wer die Aufsichtsverantwortung für die SOPs hat. 
13. Bewerten Sie die Risiken in den Prozessen. Wenn Sie Ihre formellen SOPs eingerichtet haben, überlegen Sie sich, was schief gehen könnte. „Schauen Sie sich an, wo Gefahren liegen. Bei welchen Prozessen ist das Risiko am größten, dass Fehler auftreten? Bei welchem Produktionsprozess für einen Artikel oder eine Dienstleistung ist das Risiko am größten, dass der Endkunde zu Schaden kommt und die Organisation in einen Rechtsstreit verwickelt wird? Arbeiten Sie daran, diese Risiken zu minimieren. Arbeiten Sie als Nächstes an den Prozessen mit finanziellen Auswirkungen“, sagt Cox. „Mit Ihren formalisierten Prozessen erkennen Sie jetzt möglicherweise Risiken, die Sie sich nicht vorstellen konnten“, fügt er hinzu. 
14. Finalisieren und implementieren Sie die SOPs. Um die Änderungen und den Aufbewahrungsort Ihrer Dokumente nachzuverfolgen, bestimmen Sie einen Dokumentkontrollprozess. Ein Versionskontrollprogramm kann helfen, Dokumentrevisionen nachzuverfolgen und alte Versionen zu archivieren. Bevor Sie die neuen oder aktualisierten SOPs freigeben, sollten Sie über den Zweck der Dokumente nachdenken: Wenn Sie versuchen, Verhalten zu standardisieren oder wenn Prozessaktualisierungen das Ergebnis von Verbesserungen oder regulatorischen Änderungen sind, müssen die Mitarbeiter wahrscheinlich geschult werden, um die neuen Verfahren zu festigen.