Programmmanagementvorlagen für Excel
Programmmanagementchartavorlage
Eine Programmcharta wird oft als anfängliches Dokument verwendet, um einen Überblick über ein Programm zu bieten und seine wichtigsten Elemente wie Vision, Zweck, Leistungen und Ziele zu skizzieren. Ein Programmmanager erstellt die Charta mit Beiträgen der Beteiligten und dem Programmträger. Die Programmcharta dokumentiert die Genehmigung für die Rahmenbedingungen des Programms und autorisiert den Programmmanager, fortzufahren. Sobald die Charta genehmigt wurde, kann ein detaillierterer Programmplan erstellt werden. Die Charta wird häufig als Teil der Programmübersicht ebenfalls aufgenommen.
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Nachverfolgungsvorlage: Laufende Aktualisierungen, Probleme und Aufgaben
Mit dieser Nachverfolgungsvorlage können Sie Probleme, Aufgaben und Hindernisse sowie Auswirkungen, erforderliche Maßnahmen, Inhaberschaft, Status und mehr identifizieren. Das kann Ihnen helfen, Programmaktualisierungen und -probleme zu organisieren und gleichzeitig nachzuverfolgen, wer für den Umgang mit ihnen, mit anstehenden Fristen und den Abschluss von Aufgaben verantwortlich ist. Sie können die Vorlage nach Problempriorität organisieren, um sicherzustellen, dass wichtige Probleme zuerst behandelt werden.
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Gantt-Diagramm-Vorlage
Diese einfache Gantt-Diagramm-Vorlage kann für die Planung von Aufgaben, die Projektplanung und das Nachverfolgen von Fortschritten verwendet werden. Die horizontalen Balkendiagramme machen es leicht, eine Projektzeitleiste anzuzeigen und zu erkennen, wie sich verschiedene Aufgaben überschneiden. Ein Gantt-Diagramm kann für eine Vielzahl von Planungsanforderungen verwendet werden. Von der Erstellung einer persönlichen To-do-Liste bis hin zur Kennzeichnung von Projektmeilensteinen.
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Vorlage für die Programmbeteiligtenanalyse
Verwenden Sie diese Analysevorlage, um Ihren Beteiligtenmanagementplan zu unterstützen. Eine Beteiligtenanalyse kann einmal durchgeführt und abgeschlossen werden, um die Interessen, Einstellungen und den Einfluss der Beteiligten zu bewerten. Sie kann aber auch regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen im Laufe der Zeit widerzuspiegeln. Eine Beteiligtenanalyse hilft Ihnen, zielgerichtet zu kommunizieren, um die Zusammenarbeit zwischen einer Organisation, Projektteams und Beteiligten sicherzustellen. Das erhöht die Chancen, ein Programm erfolgreich abzuschließen.
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Dashboard-Vorlage für das Programmmanagement
Diese Programmmanagementvorlage bietet eine Dashboard-Ansicht Ihres Projektportfolios. Sie ermöglicht einen schnellen Überblick über die Daten Terminplanungen für mehrere Projekte. Verwenden Sie diese Vorlage, um das Budget, die Risiken, Zeitleiste und Fortschritte des Programms zu überwachen. Sie können das Dashboard auch als Statusberichtvorlage für das Programmmanagement verwenden, mit der Sie für die Beteiligten schnell Berichte mit sowohl den wichtigsten als auch detaillierten Informationen in einem leicht lesbaren Format erstellen können.
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Vorlage für einen Programm-Governance-Plan
Diese Vorlage wurde für die Planung von Governance-Komitees entwickelt. Sie enthält Leitfäden für die Entscheidungsfindung und legt fest, wie diese Entscheidungen dokumentiert und kommuniziert werden. Sie können die Vorlage verwenden, um Etappenziel- und Programm-Performance-Bewertungen zu planen und Detailinformationen darüber zu liefern, wann Bewertungen stattfinden, was überprüft wird und mehr.
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Programm-Kommunikationsplanvorlage
Erstellen Sie einen detaillierten Kommunikationsplan, der eine Zusammenfassung Ihrer Kommunikationsstrategie für das gesamte Programm, Ihren Ansatz für verschiedene Programmbestandteile, Prozesse für Eskalation und Rückmeldungen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Kommunikation und bestimmen Aktivitäten enthält. Es sollte klar sein, wer die Berechtigung hat, eine Mitteilung zu genehmigen, wer für verschiedene Kommunikationsarten verantwortlich ist und wer die Zielgruppe ist.
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Prozessentwurfvorlage für das Programmmanagement
Diese Vorlage für die Programmmanagementplanung hilft Ihnen, schnell einen Programmplan in einem Tabellenblattformat zu erstellen. Sie umfasst mehrere Planungselemente, angefangen mit der Problemstellung, über das Kommunikations- und Finanzmanagement bis hin zur Berichterstellung bezüglich des Programmstatus. Sie können verschiedene Bereiche in die Vorlage aufnehmen, um sie an den Bedarf des Programms anzupassen.
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Risikoprotokollvorlage
Unterstützen Sie Ihre Risikomanagementprozesse mit dieser Protokollvorlage. Mit der Erstellung eines Risikoprotokolls können Sie nachverfolgen, wann ein Risiko gemeldet wurde, wer dafür verantwortlich ist, welche Auswirkungen es hat und wie darauf reagiert wird. Sie können das Risikoprotokoll verwenden, um Probleme zu bewerten und zu priorisieren und eine detaillierte Dokumentationen darüber zu erstellen, welche Maßnahmen erforderlich sind oder abgeschlossen wurden.
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Arbeitsgliederungsstrukturvorlage
Wie im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) beschrieben, zeigt eine Arbeitsgliederungsstruktur (AGS) eine hierarchische Gliederung des Arbeitsumfangs, der zur Erreichung von Projektzielen und -leistungen erforderlich ist. Sie zeigt die Gliederung eines Projekts oder Programms in überschaubare Bestandteile, beginnend mit dem Endziel. Sie strukturiert in immer kleinere Aufgaben und Unteraufgaben, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind. Diese AGS-Vorlage stellt Ihnen ein Strukturdiagramm zur Verfügung, die Sie beim Gliederungsvorgang unterstützt. Sie können die Arbeitsgliederungsstruktur in Ihren Programmmanagement-Zeitplan aufnehmen.
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Programmmanagementvorlagen für Word
Programmmanagementplanvorlage
Erstellen Sie einen umfassenden Programmmanagementplan, der für Microsoft Word formatiert ist. Diese Vorlage bietet eine Entwicklungsübersicht Ihres Plans und umfasst wichtige Komponenten wie die Programmübersicht, das Umfangsmanagement, Personalmanagement, Governance und mehr. Programmmanager können die Vorlage wie unverändert verwenden oder zusätzliche Dokumente als Anlagen einfügen, um den Plan zu erweitern.
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Meilensteindiagrammvorlage
Diese Vorlage kann verwendet werden, um ein Meilensteindiagramm zur Überwachung des Fortschritts zu erstellen. Sie können dieses Diagramm in den Programmplan aufnehmen, um wichtige Ereignisse hervorzuheben. Meilensteine können ebenfalls in einer Roadmap oder anderen Planungsmethoden enthalten sein. Diese Diagrammvorlage ist jedoch nützlich, wenn Sie eine einfache Liste mit Meilensteinen mit entsprechenden Datumsangaben erstellen wollen.
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Änderungssteuerungsformularvorlage
Mit dieser Änderungssteuerungsformularvorlage können Sie Änderungsanforderungen verwalten. Dieses Formular enthält Abschnitte für die Dokumentation der Änderungsgründe, Kosten und des erhofften Nutzens, der Prioritätsstufe, erforderliche Arbeiten, Genehmigung und Umsetzung. Verwenden Sie ein Änderungssteuerungsformular, um eine gründliche Dokumentation aller Änderungsanforderungen zu erstellen, das auch in ein Änderungssteuerungsprotokoll integriert werden kann, um schnell darauf zugreifen zu können.
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Ursachenanalysevorlage
Selbst mit effektiven Risikomanagementstrategien können im Laufe eines Projekts Probleme auftreten. Identifizieren Sie die zugrunde liegenden Ursachen dieser Probleme und entwickeln Sie mit dieser Ursachenanalysevorlage einen Korrekturmaßnahmenplan. Sie können diese Vorlage als Leitfaden für den Untersuchungs- und Analyseprozess eines Problems oder Vorfalls verwenden. Sie enthält auch die Dokumentation der Methoden, die verwendet werden, um die Ursachen und die zu ergreifenden Maßnahmen zu definieren.
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Erstellen eines Programmmanagementplans
Ein Programmmanagementplan ist ein lebendiges Dokument, das im Laufe des Programms aktualisiert werden kann. Legen Sie der Erstanlage eines Plans Basisdaten für den Programmumfang, das Budget und die Planung fest. Beteiligte und Governance-Gruppen müssen identifiziert und Genehmigungen und Überarbeitungen des Plans dokumentiert werden. Informationen können nach Bedarf zum Plan hinzugefügt werden, einschließlich aller endgültigen Daten, die mit dem Erfolg des Programms zusammenhängen. Ein umfassender Programmmanagementplan enthält viele Elemente. Hier finden Sie eine nähere Betrachtung einiger der typischen Elemente, die in einem Programmmanagementplan enthalten sein können.
- Programmübersicht – In diesem Abschnitt werden die Vision des Programms, dessen Geschäftswert und das erwartete Ergebnis definiert. Dort können eine Zusammenfassung des Programmumfangs, Abhängigkeiten und Einschränkungen enthalten sein. Dieser einleitende Teil kann auch Erfolgskriterien für die Bewertung der Programmergebnisse enthalten.
- Terminmanagement – In diesem Abschnitt kann eine Roadmap oder Arbeitsgliederungsstruktur enthalten sein, zusammen mit einer Beschreibung, wie die Planung verwaltet, aktualisiert und überwacht wird. Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Terminplanung sollten klargestellt werden.
- Changemanagement – Stellen Sie einen klaren Prozess für die Bearbeitung von Programmänderungen zur Verfügung, darunter, wer Änderungsanforderungen einreichen kann, wie und wo diese Anforderungen nachverfolgt werden und wer Änderungen genehmigen kann.
- Kommunikationsmanagement – Ein detaillierter Kommunikationsplan hilft, Projektprobleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Informationen angemessen verteilt werden. Legen Sie in diesem Abschnitt die Häufigkeit und die Art der Kommunikation fest, wer die Kommunikation liefert und empfängt, sowie andere Richtlinien oder Erwartungen.
- Kostenmanagement – Dieser Abschnitt kann detaillierte Informationen über das Budget und die Ausgaben des Programms sowie die für das Kostenmanagement Verantwortlichen enthalten, die Änderungen am Programmbudget genehmigen können, wie Projektbudgets gemessen und überwacht werden, und Richtlinien für die Berichterstattung.
- Beschaffungsmanagement – Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Beschaffung während eines gesamten Programmlebenszyklus. Identifizieren Sie, wer für Lieferantenbeziehungen, den Umgang mit Verträgen, Einkauf und anderen Aktivitäten verantwortlich ist.
- Projektumfangsmanagement – Wird der Projektumfang mittels einer Umfangserklärung, einer AGS oder einer anderen Methode definiert? Wie wird der Umfang gemessen? Wer ist für die Verwaltung und Genehmigung des Programmumfangs verantwortlich? Gehen Sie auf diese Fragen sowie alle Richtlinien im Zusammenhang mit dem Änderungsprozess des Umfangs ein, die im Bereich Changemanagements nicht identifiziert wurden.
- Risikomanagement – Beschreiben Sie, wie Risiken gemeldet, überwacht und bewertet werden, einschließlich wie sie eingereicht werden können und wer für den Umgang mit ihnen verantwortlich ist.
- Personalmanagement – In diesem Abschnitt werden die Programmanforderungen für die Personalbesetzung aufgelistet, einschließlich bestimmter Ressourcen und der Zeitfenster, in denen sie benötigt werden, sowie Schulungen. Er beschreibt, wie Mitarbeiter während der Dauer des Programms verwaltet werden.
- Beteiligtenmanagement – Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Beteiligte und Strategien für deren Verwaltung zu identifizieren, einschließlich derjenigen Personen, die für das Sammeln und Melden von Beteiligteninformationen verantwortlich sind.
- Programm-Governance – Beschreiben Sie alle Entscheidungsgremien, welche Befugnisse sie haben, und deren Verantwortlichkeiten innerhalb des Programms. Sie können Informationen darüber aufnehmen, wie oft sie zusammentreten, wie eskalierte Entscheidungen den Entscheidungsgremien vorgelegt und von ihnen behandelt werden sollen, wie deren Entscheidungen kommuniziert werden und wann Programmüberprüfungen erfolgen.
Je nach Komplexität eines Programms müssen Sie für einige der oben aufgeführten Managementpläne möglicherweise separate Dokumente erstellen. Diese können dann als Bestandteile in Ihren größeren Programmmanagementplan aufgenommen werden. Um alle Bereiche abzudecken, bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen, die alle kostenlos heruntergeladen werden können. Smartsheet bietet zudem Vorlagen mit verbesserten Funktionen für die Zusammenarbeit, um Programmmanager bei der Planung und Kommunikation zu unterstützen.
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