ZEISS Gruppe bringt optische Klarheit und Geschwindigkeit in das globale Team – mit Smartsheet
Die ZEISS Gruppe hat fragmentierte Tools durch einen HR-Ansatz der Enterprise-Klasse ersetzt und ermöglicht damit nahtlose globale Zusammenarbeit, Echtzeit-Transparenz, schnellere Entscheidungen und beschleunigte Umsetzung mit Smartsheet – der Plattform für Intelligent Work Management.
Industrie
- Konsumgüter
Organisationsgröße
- Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)
Region
- Europa, Naher Osten und Afrika (EMEA)
- Weltweit
Platform Capabilities
Die ZEISS Gruppe wurde 1846 mit dem Versprechen gegründet, unübertroffene Klarheit zu schaffen, und entwickelte sich zu einem weltweit führenden Unternehmen für Optiklösungen – doch ihre eigene Projektlandschaft war durch isolierte Tools und inkonsistente Prozesse getrübt.
Die ZEISS Gruppe entschied sich für Smartsheet, integrierte ein 40-seitiges HR-Framework in die Plattform und führte rollenspezifische „Projekt-Cockpits“ ein – und schuf damit ein flexibles, kontrolliertes und transparentes System für die globale Projektumsetzung.
„Projekte lassen sich einfacher nachverfolgen, Entscheidungen können besser nachvollzogen werden und wir sehen Fortschritte in Echtzeit. Es hilft der Unternehmensführung, schnellere, fundiertere Entscheidungen zu treffen.“
Leiter HR-Portfolio- und Projektmanagement
Die Geschichte der ZEISS Gruppe begann 1846 in einer kleinen Werkstatt in Jena – und legte den Grundstein für einen weltweit führenden Anbieter wissenschaftlicher Optik. Heute ist das Unternehmen in fast 50 Ländern tätig – mit 30 Produktionsstandorten und 25 Entwicklungszentren. Seine Werkzeuge und Technologien prägen einige der weltweit wichtigsten Branchen: von der Halbleiterproduktion bis zur Elektromobilität, von Nobelpreis-gekrönter Forschung bis zu lebensverändernder Medizin und von der Augenheilkunde bis zum preisgekrönten Filmemachen.
„Das Unternehmen wurde mit dem Versprechen gegründet, die Welt klarer und präziser zu sehen, sei es mit einem Labormikroskop oder einem Kameraobjektiv“, erklärt Jarkko Niittumaa, Leiter HR-Portfolio- und Projektmanagement bei der ZEISS Gruppe. „Dieses Versprechen treibt uns bis heute an, nicht nur bei unseren Produkten, sondern auch, wenn es darum geht, intelligente Arbeitsweisen voranzutreiben.“
Isolierte Tools, Teams und Prozesse
Mit weltweit verteilten Teams, die in hochspezialisierten Bereichen tätig sind, hatte sich das Unternehmen in puncto Projektmanagement zu einem Flickenteppich entwickelt. Allein in der Informationstechnologie (IT) wurden mehr als fünfzig verschiedene Tools und Systeme verwendet. Die Personalabteilung (HR) sah sich mit dem gleichen uneinheitlichen Ansatz konfrontiert. Die Folge: eingeschränkte Transparenz und erschwerte Zusammenarbeit.
„Vor der Implementierung von Smartsheet nutzten alle unterschiedliche Tools, Standards und Vorlagen, um Projekte zu liefern“, fügt Niittumaa hinzu. „Es war wichtig, die Projektabwicklung im Personalwesen zu standardisieren, um sicherzustellen, dass wir im gesamten Unternehmen das gleiche Qualitätsniveau erzielen.“
Nach einer gründlichen Bewertung, bei der Sicherheit, Compliance und langfristige Skalierbarkeit abgewogen wurden, erwies sich Smartsheet, die Plattform für Intelligent Work Management, als klare Wahl, um alle Beteiligten auf einer Plattform zusammenzuführen.
Ein gemeinsames Playbook in Aktion
Der erste Schritt bestand darin, einen einheitlichen Rahmen für HR-Projekte zu schaffen. Das Team erstellte einen umfassenden 40-seitigen Leitfaden, der Standards, Prozesse und Prinzipien festlegte – von der Kategorisierung von Projekten bis hin zu den Standardphasen, die jede Initiative durchlaufen sollte, einschließlich definierter Meilensteine und Qualitätskontrollen.
Governance war von Anfang an integriert. Der Rahmen legte die Entscheidungskompetenz in jeder Phase fest. Wichtige strategische Initiativen bedürfen der Zustimmung der Personalführung, während für kleinere Projekte die Genehmigung auf funktionaler Ebene genügt. Außerdem wurden typische Rollen, die Zusammensetzung des Lenkungsausschusses und sogar die für gültige Entscheidungen erforderliche Beschlussfähigkeit geklärt.
All diese Regeln und Richtlinien wurden dann direkt in Smartsheet eingebettet, um sie in die Praxis umzusetzen. „Das System stellt sicher, dass die Projekte von den richtigen Personen genehmigt werden und nach dem gleichen Schema ablaufen. Es bietet uns ein Framework der Enterprise-Klasse, mit dem wir arbeiten können. Gleichzeitig lässt es Raum für Flexibilität, unabhängig davon, ob Teams Agile, Waterfall oder eine andere Methode bevorzugen“, erklärt Niittumaa.
Ein intelligentes „Cockpit“ für Standardisierung und Geschwindigkeit
Als Nächstes erstellte das Team mit Smartsheet Control Center einen zentralen Hub namens „Projekt-Cockpit“, der alles, was Projektmanager*innen benötigen, an einem Ort bereitstellt, z. B. Budget-Tracker, Statusprotokolle, Stakeholder*innen-Karten und mehr. Live-Dashboards rufen Daten direkt aus den zugrunde liegenden Plänen ab und geben einen sofortigen, farbcodierten Überblick über den Fortschritt, offene Aufgaben und aufkommende Risiken.
Die ZEISS Group hat separate Cockpits für verschiedene Rollen entwickelt. Projektmanager*innen erhalten einen fokussierten Überblick über ihre Initiativen. Programmmanager*innen, die mehrere zusammenhängende Projekte koordinieren, sehen das Gesamtbild in allen Streams. Portfoliomanager*innen, die für ganze Sammlungen von Programmen und strategischen Bemühungen verantwortlich sind, erhalten einen Überblick über die gesamte Organisation.
„Das Cockpit ist wahrlich der Herzschlag unseres Teams, egal ob es sich um Risikomanagement, Budgetmanagement-Tools oder einfach nur um fällige Aufgaben handelt“, erklärt Cheriece Williams, leitende HR-Projektmanagerin bei der ZEISS Gruppe.
Ein global ausgerichtetes, selbstbewusstes Team
Die tägliche Zusammenarbeit, die früher durch Entfernungen und isolierte Arbeitsweisen behindert wurde, verläuft nun viel natürlicher. Teams in verschiedenen Funktionen können denselben Status sehen, dieselben Aktualisierungen teilen und sich abstimmen, ohne sich endlos viele E-Mails senden zu müssen. „Smartsheet bietet uns Transparenz, Konsistenz und Ausrichtung auf globaler Ebene in der Personalabteilung“, sagt Niittumaa.
Die Entscheidungsfindung ist präziser und schneller geworden. Da verstreute Berichte durch Live-Daten ersetzt wurden, kann die Unternehmensführung Risiken frühzeitig erkennen, Ressourcen spontan neu zuweisen und sich auf die angezeigten Informationen verlassen. „Projekte lassen sich einfacher nachverfolgen, Entscheidungen können besser nachvollzogen werden und wir sehen Fortschritte in Echtzeit. Dies hilft Führungskräften, schnellere, fundiertere Entscheidungen zu treffen“, bemerkt Niittumaa. „Mit Smartsheet können wir komplexe Projekte mit der gleichen Präzision und Zuverlässigkeit verwalten, die in der Optik maßgeblich sind.“
Schneller zu intelligenteren Ergebnissen
Auf der Ausführungsebene werden Routineaufgaben zunehmend automatisiert und Informationen sind gut organisiert und leicht zugänglich. Das Ergebnis ist eine spürbare Steigerung der Geschwindigkeit.
„Teams verbringen weniger Zeit damit, nach Informationen zu suchen, und haben mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren“, so Niittumaa.
Was als Bestreben nach Standardisierung begann, hat sich schnell zu etwas Größerem entwickelt: einer ruhigeren, klareren und intelligenteren Arbeitsweise, die dem Unternehmen ermöglicht, schnell und sicher voranzukommen.
