Shorr Packaging bringt Abteilungen zusammen, um Kunden schneller zu unterstützen

Shorr Packaging wurde vor einem Jahrhundert im Norden von Illinois gegründet und hat sich zu einem der größten unabhängigen Verpackungshändler in den Vereinigten Staaten entwickelt. Bei der Bereitstellung innovativer Verpackungslösungen für Kunden hat Shorr ein klares Leitprinzip: Dem Kunden zuhören. „Wir kümmern uns um alles, vom Vertrieb eines umfassenden Portfolios an Verpackungsprodukten über die Automatisierung von Ausrüstung bis hin zur Verwaltung der Logistik“, sagt Mitch Mook, Leiter für Prozessverbesserung bei Shorr Packaging. „Unsere Verpackungsexperten entwickeln Strategien, um Prozesse und Lieferantennetzwerke zu optimieren und gleichzeitig den Durchsatz und die Effizienz zu steigern.“

Abteilungen, die an einem Strang ziehen

Die 600 Mitarbeiter von Shorr sind auf verschiedene Abteilungen verteilt, z. B. Kundensupport, Beschaffung, Logistik und Projektmanagement. „Wir befinden uns oft in Situationen, in denen viele verschiedene Gruppen versuchen, das gleiche Problem zu lösen: unsere Produkte oder Dokumente schnell an den Kunden zu bringen“, erklärt Mook. 

„Das war unsere größte Herausforderung: Wie koordinieren wir all diese Arbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen?“

Ursprünglich führte Shorr Packaging Smartsheet in der Organisation ein, um Projekte effizienter zu verwalten. Doch schon bald erkannte das Team die Gelegenheit, die Funktionen von Smartsheet zur Beschleunigung der Materialprozesse zu nutzen. Eine der am häufigsten genutzten Funktionen ist Dynamic View, die eine granulare Freigabe ermöglicht, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt Anzeige- bzw. Bearbeitungszugriff auf Projekt- oder Workflow-Daten haben. In Dynamic View können Mitarbeiter die für ihre Arbeit spezifischen Einzelposten genauer untersuchen, um den Status zu überprüfen und zu aktualisieren oder Anforderungen einzureichen. „Es ist fantastisch. Mit Dynamic View in unserem Dashboard können alle im Unternehmen die Beschleunigung von etwas anfordern, den Status überprüfen, die Arbeitslast einsehen und in Erfahrung bringen, in welchem Zeitraum mit einem Element gerechnet werden kann“, so Mook. „Dynamic View ist sehr einfach und funktioniert wunderbar – unsere Mitarbeiter können mit den Daten interagieren, Anlagen und Kommentare hinzufügen und vieles mehr.“

Eine 360-Grad-Ansicht

Heute wird die Lösung von 150 Mitarbeitern genutzt und das Dashboard innerhalb von 90 Tagen 3.000 Mal aufgerufen. Dies hat die Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb des Teams von Shorr gefördert. 

„Vor Smartsheet wurden wir von E-Mails und Tabellen erdrückt. Aber jetzt können wir mit Dynamic View wieder durchatmen“, so Mook. 

„Jeder versteht, was passiert. Ob Kundensupport, Einkäufer oder Kundenbetreuer – alles ist an einem Ort. Das hilft uns, alles über die verschiedenen Abteilungen hinweg zu organisieren. Smartsheet macht unsere Prozesse zum Kinderspiel, vor allem die schnelle Lieferung von Materialien.“

Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten, führte Mook einen Machbarkeitsnachweis durch. „Wir mussten den Mehrwert von Smartsheet aufzeigen, also haben wir klein angefangen und uns zunächst auf unsere Finanzabteilung konzentriert. Wir haben Unstimmigkeiten beseitigt, unsere Prozesse optimiert und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt. Dieser Erfolg überzeugte uns, die Lösung auf das gesamte Unternehmen auszuweiten.“

Verstehen, lernen, entwickeln

Der nächste Schritt bestand darin, neue Wege zu finden, um verantwortliche Mitarbeiter einzubinden und die Nutzung von Smartsheet zu fördern. „Wir beziehen unsere Teammitglieder gern in den Prozess mit ein“, sagt Mook. „Wir veranstalten eintägige Workshops, in denen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um Geschäftsbedürfnisse, Lücken und neue Lösungswege zu ermitteln. Das Beste an Smartsheet ist, wie schnell Lösungen für echte Geschäftsprobleme entwickelt werden können.“

Verantwortliche Mitarbeiter, die mehr erfahren möchten, werden ermutigt, den 10- bis 15-stündigen, im eigenen Tempo beschreitbaren Lernpfad zur Smartsheet-Hauptanwendung zu absolvieren – eine Reihe von Kursen, die Benutzern helfen, Smartsheet zu erlernen. „Wir haben das Ganze zu einem freundschaftlichen Wettkampf gemacht. Es ist wie ein Spiel und hält alle bei der Stange.“

Erfolg ist ansteckend

Heute sucht Shorr Packaging nach Möglichkeiten, andere Arbeitsbereiche zu optimieren. „Wir wenden diesen Ansatz jetzt auch für andere Prozesse an, z. B. beim Anlegen neuer Lieferanten, neuer Kunden oder bei der Überprüfung und Genehmigung von Designanfragen“, so Mook abschließend. 

„Auch Umlagerungen und Automatisierungsprojekte folgen jetzt diesem Muster. Smartsheet hat alles verändert. Es ist einfach, effektiv und hat unseren verantwortlichen Mitarbeitern ermöglicht, die Produktivität zu steigern.“

Dieser Artikel basiert auf Mooks Sitzung „Take Smartsheet Advance to new heights“ auf der ENGAGE 2023. Sehen Sie sich hier die gesamte Sitzung an.