Philips verbessert die Projektausführung mit Smartsheet für eine schnelle klinische Forschung

Philips prägt seit 130 Jahren die Zukunft des Gesundheitswesens und klinische Studien sind eine grundlegende Voraussetzung für den wissenschaftlichen Fortschritt. „Für uns steht die Patientensicherheit an erster Stelle – und damit auch die Qualität und Integrität der Studien, die von Philips gesponsert und unterstützt werden“, sagt Gemma Quinn, Leiterin Clinical Operations bei Philips. „Das kann eine große Herausforderung darstellen, denn jede Studie ist ein komplexer interdisziplinärer Prozess mit vielen Stakeholdern, die eng zusammenarbeiten müssen.“

Verbesserungen auf Projektebene mit globalen Auswirkungen

Das Team von Philips Clinical Operations benötigte eine Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die Personen mit verschiedenen technischen Fähigkeiten einsetzen können.

„Die Lösung musste auch anpassbar sein, um Studien mit verschiedenen Komplexitäten und Teamgrößen zu bewältigen“, ergänzt Quinn.

Um Informationslücken zu schließen und alle Aufgaben, Projekte, Zeitpläne und Ressourcen in einer zentralen Lösung zu erfassen, implementierte das Team Smartsheet. „Smartsheet war der klare Sieger, weil es anpassbar ist und wir unsere Zeit und Ressourcen effektiv Projekten zuordnen können“, sagt Quinn. 

Schneller Start von neuen Projekten

„Zuerst brauchten wir konsistente Messzahlen für alle Projekte und erstellten deshalb ein Projekt-Toolkit mit einem Standardsatz an Plänen, Zeit-Trackern und Dashboards auf Grundlage unserer globalen klinischen Prozesse“, sagt Quinn. Dieses Toolkit ist heute ein replizierbarer Blueprint, den Projektmanager verwenden, um neue Projekte schnell zu starten. „Wenn Mitarbeiter ein neues Projekt beantragen, stellen wir es in Control Center bereit und sie erhalten Zugriff auf Vorlagen, Berichte und Formulare. Es ist schnell, effizient und konsistent“, erklärt Quinn. Alle Studien sind über ein zentrales Portfolio-Dashboard verfügbar. „Wir erhalten eine Übersicht zu jeder Studie mit direkten Einblicken zur aktuellen Phase“, ergänzt sie.

Bevor ein neues Projekt beginnt, füllt der Projektmanager ein Smartsheet-Antragsformular aus. „Er füllt die Pflichtfelder aus und reicht das Formular ein, wodurch es in einem Smartsheet-Eingangs-Sheet gespeichert wird. Dann erhält unser Team die Benachrichtigung, dass jemand die Erstellung eines Studienordners in Smartsheet beantragt hat, und wir können uns sofort darum kümmern“, fügt sie hinzu.

In jeder Projektphase werden verschiedene Smartsheet-Formulare verwendet, damit die Informationen von allen Beteiligten immer und überall erfasst werden und die Aufgaben schneller vorankommen.

„Mit vordefinierten Feldwerten, Dropdown-Listen und anderen Tools halten wir unsere Messzahlen einheitlich, um die Standardformate zu wahren“, beschreibt Quinn. „Dadurch sind die Informationen einfacher zu finden, abzurufen und freizugeben.“

Flexible Perspektive für globale und lokale Ansicht

Smartsheet verschafft Philips Clinical Operations einen Überblick über jedes Projekt. Das Team kann erforderliche Details bei Bedarf einfach abrufen. „Wir können Messzahlen konsistent aus verschiedenen Tools und Plattformen abrufen, um eine allgemeine Übersicht auf Portfolioebene zu erstellen. Und Dashboards bieten einen höheren Detailgrad, um mehr Informationen zum Projektstatus anzuzeigen“, erklärt Quinn.

Jedes Team hat ein eigenes Dashboard, während jedes Projekt ein Sheet mit klaren Statusanzeigen hat. „Wir verwenden ein intuitives Ampelsystem: Pünktliche Projekte sind grün, verzögerte orange und deutlich verspätete rot“, sagt Quinn. „Das hilft uns dabei, unsere Projekte einfach im Blick zu behalten und eventuelle Probleme schnell zu lösen.“

Beschleunigung von wichtiger Zusammenarbeit

Smartsheet ermöglicht es dem Team von Philips Clinical Operations auch, klinische Projekte zu beschleunigen, indem die Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern vereinfacht wird. „Wir wollten eine einheitliche Arbeitsweise einführen“, sagt Quinn. „Eine meiner Lieblingsfunktionen sind die Sheets, die alle Informationen enthalten, die unser Team zum Einrichten von Projekten braucht. Anstatt die kontraproduktive E-Mail-Kommunikation nutzen zu müssen, können wir jetzt einfach selbst auf die Informationen zugreifen.“

Aus Transparenzgründen sind den Personen auf allen Sheets Projektrollen zugewiesen, während die kritische Kommunikation zwischen den Teammitgliedern in Echtzeit und direkt im Kontext des Projekts abläuft.

„Die Unterhaltungsfunktion ermöglicht uns, Kommentare zum Sheet hinzuzufügen und Teammitgliedern dort Fragen zu stellen, anstatt E-Mails zu verschicken“, erklärt Quinn. „Nur die neuesten Kommentare werden angezeigt, während ältere im Unterhaltungsverlauf des jeweiligen Sheets gespeichert werden, wodurch die Zellen übersichtlich bleiben.“

Schneller abgeschlossene Projekte

Mit Formularen kann das Team von Philips Clinical Operations den Stakeholdern zudem ermöglichen, Änderungen an den Projekten schnell und einfach vorzunehmen. „Beteiligte, die ungern mit Sheets arbeiten, können Änderungen auch über Formulare vornehmen“, sagt Quinn. „Wenn sie eine Aktion ausführen müssen, sendet das System eine automatische Benachrichtigung mit allen erforderlichen Details. Der Hinweis enthält einen direkten Link zum Website-Formular, das sie verwenden können.“ Wenn das Formular ausgefüllt ist, werden alle Änderungen automatisch auf das Sheet übertragen.

Und dank der globalen Ansicht von Smartsheet können Stakeholder die Komplexität, den Zeitplan und die Abhängigkeiten jeder Studie einsehen. „Die Ansicht zeigt den Beteiligten, welche Auswirkungen verzögerte Aufgaben auf das gesamte Projekt haben und warum jede kritische Abhängigkeit unbedingt sichtbar sein muss“, sagt Quinn.

Bessere Innovationen für bessere Gesundheit

Derzeit wird Smartsheet hauptsächlich für die geschäftskritischen Projekte von Philips Clinical Operations verwendet, die alle die gleichen Ressourcen und Tools einsetzen. Um die Planung und Überwachung der Durchführung klinischer Studien noch weiter zu beschleunigen, führt das Team ein Pilotprojekt mit verschiedenen Einstellungen für das Ressourcenmanagement und die Zuordnung durch. Das Ziel ist ein zuverlässiger Prozess zum Beziehen und Zuweisen von Rollen.

„Wir möchten unser Ressourcenmanagement für zukünftige Projekte viel effizienter gestalten, indem wir die Ressourcenauslastung im Rückblick auswerten und die Erkenntnisse dann ins nächste Projekt einfließen lassen“, erklärt Quinn.

Innovation hat eine zentrale Bedeutung für Philips, weshalb das Unternehmen neue Wege der Zusammenarbeit, Kommunikation und Messzahlfreigabe entwickeln möchte, um die wissenschaftliche Forschung voranzutreiben. Smartsheet ist ein essenzieller Bestandteil dieser Ambitionen von Clinical Operations.

„Die Prognosen für die erforderlichen Ressourcen, die Nachverfolgung der Auslastung und das Echtzeit-Management der Programme sind essenziell für die Durchführung von klinischen Studien“, fasst Quinn zusammen. „Mit Smartsheet erhält das Management auch Dashboards für kritische Entscheidungen.“