WOG Technologies bringt Abteilungen zusammen und fördert so die Zusammenarbeit und Effizienz

WOG Technologies ist ein führendes Unternehmen in den Bereichen Wasser- und Abwassermanagement und erneuerbare Energien. Das weltweit tätige Unternehmen bietet technologische Lösungen und baut Anlagen für Industrie und kommunale Kundschaft. „Wir verfügen über die richtigen Tools und das Know-how, um die schwierigsten Probleme mit industriellen Abwässern anzugehen, und wir sind stolz darauf, einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten“, erklärt Sunil Rajan, Geschäftsführer von WOG Technologies. 

WOG Technologies verfügt über mehrere Teams und Abteilungen, die eine Vielzahl komplexer Projekte bearbeiten, deren Verwaltung eine schwierige Aufgabe ist, wenn der entsprechende Überblick fehlt. „Unserer ehemaligen Projektmanagementlösung fehlten Echtzeitfunktionen. Das erschwerte es unseren Abteilungen, nahtlos zusammenzuarbeiten“, merkt Rajan an. „Ich brauchte ein zentrales Dashboard, um schnell datengestützte Entscheidungen treffen und das Wachstum des Unternehmens vorantreiben zu können.“

Methodischer Aufbau von Lösungen

Das Unternehmen wandte sich zwecks Entwicklung einer Suite von Smartsheet-Lösungen an BlueTide Analytics, einen Smartsheet Aligned Gold Solution Partner. BlueTide Analytics führte Workshops mit WOG Technologies durch, um die bestehenden Arbeitsabläufe, Probleme und Bedürfnisse zu verstehen. „Unsere Priorität bestand darin, benutzerfreundliche Schnittstellen zu entwickeln und abteilungsübergreifende Module nahtlos zu integrieren“, erklärt Rajan. 

Nach einer gründlichen Prüfung der bestehenden Prozesse entwickelte das Team auf Smartsheet basierende Lösungen, um Rajan die notwendige Transparenz zu bieten.

„Die leistungsstarken Funktionen von Smartsheet und die maßgefertigten Lösungen entsprechen unseren Anforderungen und lassen sich gut in unsere bestehenden Systeme integrieren.“ 

Zusammenführung und Optimierung von Ressourcen

Das BlueTide-Team brach zunächst bestehende Silos mit abteilungsübergreifenden Modulen auf. „Diese Module integrieren Daten nahtlos aus verschiedenen Abteilungen und bieten mir Echtzeiteinblicke in alle Aktivitäten und Kosten des Unternehmens“, sagt Rajan. „Dadurch kann ich schnell fundierte Entscheidungen treffen, was wiederum zu mehr Effizienz und Agilität in unserem Betrieb führt. Auf Reisen öffne ich morgens als Erstes ein Dashboard, um mir einen Überblick zu verschaffen.“

Nachdem sich das BlueTide-Team einen Überblick über die Abteilungen verschafft hatte, ging es daran, die Rolle der einzelnen Mitarbeitenden nachzuvollziehen. „Eine optimale Ressourcenzuweisung ist für uns von entscheidender Bedeutung, daher hat das Team ein Heatmap-basiertes Tool für die Personalplanung mit eingebetteten Power BI-Berichten erstellt“, sagt Rajan. „Die Smartsheet-Dashboards haben uns dabei geholfen, die Kapazitäten unserer Teams projektübergreifend nachzuvollziehen. Dadurch konnten wir Ressourcen effektiver zuweisen, was zu besseren Projektergebnissen und weniger Ressourcenengpässen führte.“

Projekte laufen wie geschmiert

Der nächste Schritt bestand in der Entwicklung einer Smartsheet-basierten Projektmanagementlösung. Für jedes Projekt hatte das Team nun Zugriff auf Informationen wie Status, Risikostufe, Kosten, verantwortliche Mitarbeitende und Fertigstellungstermine.

„Dank der verbesserten Transparenz in Echtzeit haben unsere Teammitglieder jetzt alles, was sie brauchen, um Projekte reibungslos zu verwalten und abzuschließen“, so Rajan. „Statt in 2 Wochen können wir Projekte nun in der Hälfte der Zeit auf die Beine stellen. Außerdem hat diese Lösung die Zusammenarbeit nicht nur unter unseren Mitarbeitenden, sondern auch mit Lieferant*innen und Kund*innen gefördert. Früher brauchten wir 7–10 Tage, um unserem CEO über ein abgeschlossenes Projekt Bericht zu erstatten. Jetzt kann die Geschäftsführung den Status und die Risiken nahezu in Echtzeit sehen. Dadurch konnte die Zeit für die Berichterstattung um 90 Prozent reduziert werden.“

Um das effektive Projektmanagement noch einen Schritt weiterzubringen, hat WOG Technologies die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Analysis) in Smartsheet implementiert. Sie bildet jede Aufgabe ab, die für die Fertigstellung eines Projektes notwendig ist, und ermittelt die Abhängigkeiten und die jeweils benötigte Zeit. „Dank der Möglichkeiten von Smartsheet können wir potenzielle Projektengpässe leicht erkennen und proaktiv beheben“, merkt Rajan an.

Sicherstellung stetigen Wachstums

Schließlich optimierte WOG Technologies seine Vertriebspipeline und implementierte ein Modul für Customer Relationship Management (CRM) und Angebotsverfolgung in Smartsheet. „Mithilfe dieser Lösung können wir jede Verkaufschance und Interaktion mit unserer Kundschaft nachverfolgen“, erklärt Rajan.

„So wird nichts mehr übersehen. Wir haben entgangene Verkaufschancen reduziert und den Prozess der Angebotserstellung optimiert, was zu einer schnelleren Einreichung auf Kundenseite führt.“

Vor der Inbetriebnahme führte BlueTide Analytics strenge Tests durch, um sicherzustellen, dass die Lösungen wie erwartet funktionierten. Das Team schulte auch die Mitarbeitenden von WOG Technologies, damit alle das System optimal nutzen konnten. 

Mit einem robusten Projektmanagementsystem, abteilungsübergreifender Transparenz und einer effizienten Nutzung von Ressourcen ist WOG Technologies nun in der Lage, Kund*innen schneller, agiler und effektiver zu bedienen. „Nach einer reibungslosen und einfachen Implementierung haben wir Smartsheet an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst. Wir gewähren unserem Team wichtige Echtzeiteinblicke, die uns strategische Entscheidungen und optimierte Abläufe ermöglichen. Ich bin gespannt, wie wir die Messlatte für die Produktivität mithilfe von Technologie weiter anheben werden.“