ArborMetrics sorgt mit Formularen dafür, dass für Millionen Menschen das Licht an bleibt

Wenn die Stromversorgung von 100 Millionen Menschen von Ihnen abhängt, gibt es keinen Raum für Fehler. Aus diesem Grund haben für ArborMetrics, ein nordamerikanisches Unternehmen im Bereich Vegetationsmanagement, effiziente Aufgabenverwaltung und Datenerfassung oberste Priorität. „Jeder weiß, wie ein Strommast aussieht“, sagt Amy McMillion, Operations Lead bei ArborMetrics. „Aber was die meisten nicht wissen, ist, dass jeder Mast bis zu einhundert Fehler aufweisen kann, die für Sie, Ihre Kinder oder Ihre Angehörigen beim Vorbeigehen die Gefahr eines Stromschlags bergen können. Unsere Außendienstmitarbeiter prüfen Strommasten auf diese potenziellen Fehler.“

Die Organisation beschäftigt in ganz Kanada und 17 US-Bundesstaaten über 400 Mitarbeiter im Außendienst und Büro. Sie beurteilen, überwachen und verwalten jeden Tag die Vegetation, die ein Störfaktor für umliegende Stromleitungen sein kann, um sicherzustellen, dass die Häuser der Menschen mit Strom versorgt werden. „Wir beschäftigen Baumpfleger und Leitungsmonteure, um den Bau neuer Strom-, Gas- und Versorgungsleitungen zu überwachen“, sagt McMillion. „Wir haben Einfluss darauf, ob Ihr Zuhause oder Unternehmen mit Strom versorgt wird.“

Wachstum ohne Ausfälle

In der Vergangenheit, als ArborMetrics etwa 70 Personen beschäftigte, nutzte die Organisation Excel-Tabellen und E-Mails, um zu kommunizieren und die Stromversorgung der Gemeinschaften zu gewährleisten. „Wir haben ständig E-Mails mit aktualisierten Dateien hin und her geschickt, da wir nicht an einem Ort zusammenarbeiten konnten“, verrät McMillion.

Mit der Vergrößerung des Teams wurde die Verwaltung Tausender Excel-Dateien, um den Überblick über die Infrastruktur zu behalten, eine überwältigende Aufgabe. „Unsere größte Herausforderung ist die geografische Verteilung“, sagt McMillion. „Wir benötigten für unser gesamtes Managementteam einheitliche Prozesse, die aber dennoch auf jeden unserer einzelnen Verträge anpassbar waren.“

Dies führte ArborMetrics zu Smartsheet, was das Unternehmen nun flächendeckend nutzt, um seine Richtlinien und Prozesse an allen Standorten über zentrale Dashboard-Portale zu koordinieren. Teams im Außendienst nutzen die Portale, um benötigte Artikel anzufordern, Vorfallsberichte zu archivieren oder andere vertragsspezifische Probleme zu lösen. „Wenn man im Außendienst ist, hat man nicht überall Netz“, so McMillion.

„Früher haben unsere Außendienstmitarbeiter Informationen manuell auf Papier notiert und sie anschließend in den Computer eingegeben. Jetzt werden ihre Eingaben dank der Mobil-Offline-Funktion gespeichert und in den Prozess aufgenommen, sobald sie wieder Netz haben.“

Stutzen ineffizienter Workflows

Manuelle Notizen, Datenerfassung und Validierung verlangsamten auch die Vorbereitungen auf Prüfungen durch die Occupational Safety and Health Administration (OSHA). „Die OSHA verlangt eine vollständige Inspektion der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) all unserer Teams. Dazu mussten wir ein Excel-Sheet mit allen Fragen per E-Mail an jedes Team im Außendienst senden und sie ständig daran erinnern, es auszufüllen“, erklärt McMillion.

Nachdem alle Sheets eingesammelt waren, gingen drei Personen sie drei Wochen lang Zeile für Zeile durch, um sicherzustellen, dass alle sicher arbeiteten. „Wenn es um die Sicherheit geht, möchte man nicht zu lange warten. Wenn die Sicherheitsausrüstung defekt ist, ist es suboptimal, 30 Tage auf Ersatz zu warten“, so McMillion. 
Durch die Implementierung von Smartsheet-Formularen konnte ArborMetrics den Prozess beschleunigen. „Jetzt bereiten wir für jede Prüfung ein neues smartes Sheet und ein entsprechendes smartes Formular vor“, sagt McMillion. „Sobald das Sheet ausgefüllt ist, kann ein Prüfer mittels bedingter Formatierung die Bereiche hervorheben, die er sich ansehen muss.“

Die Automatisierung macht nicht nur die Datenerfassung zum Kinderspiel, sondern erhöht auch die Datengenauigkeit. „Der Außendienstmitarbeiter, der das Formular eingereicht hat, erhält eine automatisierte E-Mail, in der er aufgefordert wird, seine Antworten zu überprüfen“, sagt McMillion.

„So werden Fehler vermieden. So dauert die manuelle Datenüberprüfung jetzt 15 Minuten und wird von einer Person erledigt.“

Smartsheet-Formulare helfen auch, Zeit zu sparen, indem benutzerdefinierte Dokumente auf Basis ausgewählter Sheetdaten zusammengestellt werden. „Sie erstellen ein ausfüllbares PDF-Formular und ordnen Felder oder Spalten genau dort zu, wo sie hingehören“, erklärt McMillion. „Jedes Mal, wenn ein neues Formular eingereicht wird, ordnet Smartsheet diese automatisch dem Dokument zu.“

Da Daten validiert werden, bevor sie eingereicht werden, läuft die Überprüfung wesentlich schneller ab als zuvor. „Mit anderen Tools konnte ich nicht garantieren, dass ein Benutzer nicht vielleicht versehentlich eine falsche Zahl und ein falsches Datenformat eingibt“, so McMillion.

„Smartsheet wendet die Datenvalidierung an, wodurch wir bei der Prüfung von Daten für die generierten Dokumente mindestens 16 Stunden pro Woche einsparen.“

Ständig auf dem Vormarsch

ArborMetrics findet unaufhörlich neue Wege, die Datenvalidierung, Bedingungslogik, API-Integrationen und andere Funktionen von Formularen anzuwenden, um virtuell zusammenzuarbeiten, das Dokumentenmanagement zu skalieren und Zeit zu sparen.

„Bei Smartsheet geht es uns vor allem um Effizienz. Wir haben damit die Anzahl an E-Mails und Excel-Tabellen in unseren Prozessen erheblich reduziert“, fasst McMillion zusammen. „In Anbetracht unseres Wachstums und unserer Größe kann ich dank Formularen nachts schlafen.“