IEA nutzt Smartsheet für die Automatisierung der Ressourcenzuweisung, damit Außendiensttechniker*innen mehr Zeit für Kunden haben

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. (IEA) Infrastructure Services ist ein führender Anbieter von Infrastrukturdienstleistungen in der Energiebranche und übernimmt sämtliche Phasen von der technischen Planung und Konstruktion bis hin zur Standortentwicklung, dem Bau und der korrektiven Instandhaltung. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden in den Bereichen Engineering, Beschaffung und Bau (Engineering, Procurement, and Construction, EPC) und ist jährlich für mehr als 150 Wartungsprojekte an Anlagen für erneuerbare Energie verantwortlich.

Um den Kund*innen konsistente, hochwertige Produkte und Dienstleistungen anzubieten, legt IEA Wert darauf, die mehr als 200 Mitarbeitenden mit der besten Technologie auszustatten. „Wir haben über 175 Techniker*innen im Außendienst, die Installationen und Reparaturen durchführen. Sie sind die Menschen, die unser Unternehmen erfolgreich machen. Wir müssen ihnen die richtigen Tools an die Hand geben, damit sie Projekte nachverfolgen und ihre Arbeit effizient erledigen können“, erklärt Chad Niemeyer, Serviceleiter, Betrieb und Qualität bei IEA. „Gleichzeitig müssen auch unsere Manager*innen Zugriff auf die besten Tools für das Projektmanagement und die Berichterstattung haben.“ IEA setzt Smartsheet bereits seit einigen Jahren ein, um Außendiensttechniker*innen und Manager*innen dabei zu helfen, Projekte nachzuverfolgen und Führungskräften bessere Einblicke in das Tagesgeschäft zu geben. 

„Smartsheet bietet uns ein integriertes Set an Tools, mit denen wir den Geschäftsalltag unseres Unternehmens besser verstehen können“, so Niemeyer.

Vor der Einführung von Smartsheet nutzte IEA eine Mischung aus Tabellenkalkulationsprogrammen, E-Mails und Telefonkonferenzen für die Projektverwaltung. Diese manuellen Methoden waren aber nur so lange praktikabel, bis das Unternehmen schnell zu wachsen begann. „Als wir begannen, über ein paar Außendienstteams hinauszuwachsen, wurde es immer schwieriger, über den Status unserer Projekte auf dem Laufenden zu bleiben“, sagt Niemeyer. „Auch das Ressourcenmanagement war unüberschaubar. Wir konnten nur schwer erkennen, wo Techniker*innen im Einsatz waren oder welche Techniker*innen verfügbar waren, ganz zu schweigen davon, welche Projekte einer bestimmten Ressource zugewiesen waren. Manager*innen haben Ressourcen nach Gefühl zugewiesen, anstatt sich auf konkrete Daten zu stützen. Wir hatten praktisch keinen Einblick in die Verfügbarkeit, was die Kundenkommunikation und die Projektabwicklung insgesamt verlangsamte.“

DDB Consultants entwickelt Ressourcen- und Projektmanagement-Tools in Smartsheet

Schließlich kontaktierte IEA das Beratungsunternehmen DDB Consultants und entschied sich für die Implementierung von Smartsheet als primäres Projektmanagementtool. „Wir haben eine echte Partnerschaft mit DDB entwickelt“, sagt Niemeyer. „Wir hatten intern schon eine gute Vorstellung davon, was wir mit Smartsheet erreichen wollten, und mit dem Fachwissen von DDB konnten wir diese Vorstellung in die Tat umsetzen. Sie waren in der Branche für erneuerbare Energien bereits sehr erfolgreich und wussten, wie erfolgreiche Organisationen in diesem Bereich aussehen. Sie haben uns wirklich vor Augen geführt, wie sehr uns unsere alte Technologie ausgebremst hat.“

DDB unterstützte IEA zunächst bei der Entwicklung eines Ressourcenmanagement-Tools in Smartsheet, das Echtzeitdaten zum Zeitplan und der Verfügbarkeit aller Mitarbeitenden im Unternehmen bietet. Das Tool basiert auf Smartsheet Control Center und standardisiert das Ressourcenmanagement durch eine zentralisierte Anzeige aller Projekte. „Wir setzen sehr viele automatisierte Workflows in Smartsheet ein“, erklärt Gurmeet Mangat, Gründer von DDB Consultants. „Dadurch werden IEA-Manager*innen benachrichtigt, wenn Außendiensttechniker*innen verfügbar oder nicht verfügbar sind. Gleichzeitig können wir so auch aktuelle und bevorstehende Aufträge übersichtlich darstellen.“

DDB nutzte Smartsheet auch für die Entwicklung einer Projektmanagementlösung, mit der sie die Probleme hinsichtlich der Sichtbarkeit bei IEA lösen konnten. Die Anwendung bietet Manager*innen Echtzeit-Schätzungen zur Fertigstellung, die auf vorhandenen Zeitplandaten basieren. Anhand dieser Informationen können Projektmanager*innen Projektzeitpläne und -kosten intern und gemeinsam mit Kunden genau abschätzen.

IEA-Techniker*innen nutzen die Smartsheet-Mobil-App, um auch im Außendienst schnell auf Projektdateien in Smartsheet zugreifen zu können. Techniker*innen können Daten auch offline in Smartsheet erfassen, was für Arbeiten an abgelegenen Standorten mit schlechter Internetverbindung oder Mobilfunkabdeckung von entscheidender Bedeutung ist. 

„Unsere Vision ist, dass Projektmanager*innen ihre Aufgaben auch beim Angelausflug über das Smartphone erledigen können“, sagt Niemeyer. „Es dreht sich alles um eine Work-Life-Balance, die zur maximalen Effizienz unseres Unternehmens beiträgt.“

Schneller Zugriff auf Echtzeit-Einblicke zum Unternehmen

Durch die Zusammenarbeit mit DDB konnte IEA schnell Lösungen in Smartsheet erstellen und sofort von betrieblichen Einblicken profitieren. „Mit den Tools in Smartsheet haben wir jetzt Verbindungen zwischen all unseren Daten hergestellt, ob in Datenbanken, Tabellen oder Sheets. Und das konnten wir ohne großen Programmieraufwand oder hohe Entwicklungskosten erreichen“, sagt Niemeyer. „Wir wollten zum Beispiel genau wissen, wo und wann unsere Kräne bei Kund*innen im Einsatz sind, um die Inspektionen zu koordinieren. Hierfür haben wir ein Portal für die Eingabe von Auftragsinformationen erstellt und einen Prozess für Inspektionsbenachrichtigungen eingerichtet – das Ganze hat gerade einmal 90 Minuten gedauert. Insgesamt erhalten wir jetzt tiefere Einblicke in den Projektstatus und können Arbeitsverzögerungen erkennen, die sich möglicherweise negativ auf unsere Zeitplanung auswirken. Das hilft uns, proaktiver zu arbeiten.“

Bessere Sichtbarkeit der Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen

Aktuelle Projektinformationen werden auf Smartsheet-Dashboards angezeigt und IEA-Projektmanager*innen erhalten täglich automatische Updates zu den Projektressourcen. „Mit Smartsheet erhalten wir Sichtbarkeit über die Verfügbarkeit“, sagt Niemeyer. „Wir sehen, welche Aufträge für Techniker*innen verfügbar sind, und können leicht erkennen, wo sie sich befinden oder was sie tun. So entscheiden wir, wie wir unsere Ressourcen am besten nutzen. Das bedeutet, dass wir die Ausfallzeiten unserer Techniker*innen reduzieren und so die Projekteffizienz steigern. Wir konnten viele Probleme bei der Projektkoordination ausmerzen, weil wir jederzeit genau wissen, wie unser Ressourcenpool aussieht.“

Dank der verbesserten Sichtbarkeit von Ressourcen kann IEA jetzt auch besser mit Kunden kommunizieren. „Unsere Kunden erhalten jetzt regelmäßiger noch hochwertigere Projektdaten“, sagt Niemeyer. „Sie sehen den Status ihres Projekts. Wenn es zu Verzögerungen aufgrund von Wetter oder Equipmentausfällen kommt, können wir schnell darauf reagieren und unsere Kunden darüber informieren, dass sich der Zeitplan möglicherweise geringfügig ändert.“

Mehr Zeit für den Austausch zwischen Außendiensttechniker*innen und Kunden 

Da sie über die Smartsheet-Mobil-App einfach auf Projektdaten zugreifen können, verbringen IEA-Außendiensttechniker*innen weniger Zeit mit der Datenerfassung und der Berichterstattung zu Projekten. „Mit Smartsheet konnten wir eines unserer Hauptziele umsetzen – die zeitnahe Datenerfassung“, sagt Niemeyer. „Außendiensttechniker*innen ohne Zugriff auf Netzwerkressourcen mussten bisher oft bis Ende der Woche damit warten. Dementsprechend waren sie dann oft mindestens zwei Stunden mit der Aktualisierung von Tabellen beschäftigt. Mit der automatischen Datenerfassung in Smartsheet sparen unsere Techniker*innen jede Woche rund 50 Stunden ein. Unsere Mitarbeitenden im Außendienst sind der Eckpfeiler unseres Unternehmens und mit Smartsheet konnten wir für sie viel Frust im Arbeitsalltag abbauen.“

Durch die Zeitersparnis bei der Berichterstattung müssen sich die IEA-Außendienstmitarbeitenden nicht mehr um die Zusammenstellung von Projekt-, Finanz- und Leistungsdaten kümmern. 

„Unsere Techniker*innen verbringen dank Smartsheet jetzt mehr Zeit mit unseren Kunden und führen zeitnahe und konstruktivere Gespräche darüber, wie die Zusammenarbeit voranschreitet“, sagt Niemeyer.

IEA arbeitet nun an der Erweiterung der Berichtsfunktionen in Smartsheet, an der Einrichtung neuer Funktionen und an der Bereitstellung von Dashboards für mehr Mitarbeitende. „Wir möchten Smartsheet für die Cycle-Time-Analyse einsetzen, damit wir genau wissen, wo wir gut aufgestellt sind und wo noch Verbesserungsbedarf besteht“, sagt Niemeyer. „Wir sind zuversichtlich, dass Smartsheet uns auch in Zukunft schnellere Einblicke in unser Tagesgeschäft geben wird.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.