Smartsheet ermöglicht Eurus Energy die Visualisierung und Freigabe von Daten und optimiert so das Projektmanagement.

Die Eurus Energy Holdings Corporation (Eurus Energy) erweitert ihr globales Geschäft im Bereich Wind- und Solarstromerzeugung und pflegt gleichzeitig die Beziehungen zu regionalen Communitys. Sie ist aktiv in der Förderung und im Ausbau erneuerbarer Energiequellen. Die Eurus Energy Group betreibt eine Reihe von Kraftwerken, die derzeit in 15 Ländern und Regionen auf der ganzen Welt in Betrieb sind. In Japan ist Eurus Energy das größte Bauunternehmen für heimische Windkraftanlagen und hat landesweit Wind- und Solarkraftwerke in 16 Präfekturen errichtet, angefangen in Hokkaido.

Das Unternehmen setzt Smartsheet seit Februar 2023 für seine Bauprojekte in Japan ein. Atsushi Kitami von der technischen Abteilung erläutert die Hintergründe dazu:

„Unsere Abteilung ist für das Projektmanagement beim Bau von Windkraftanlagen in Hokkaido zuständig. An dem Projekt sind Mitarbeitende von inländischen Bauunternehmen, Geschäftspartnern und ausländischen Herstellern von Windkraftanlagen beteiligt. Früher haben wir Tabellen für die Datenverwaltung verwendet und Dateien über E-Mail- oder Cloud-Server geteilt. Das hat dazu geführt, dass unsere Informationen oft schlecht organisiert und über eine Reihe von Systemen verstreut waren. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmen oft unabhängig voneinander Versionsnamen oder Daten modifiziert oder gleich neue Dateien erstellt. Das hatte zur Folge, dass überall ähnliche Dateien vorlagen und die neuesten Dateiversionen nicht immer mit allen Stakeholdern geteilt wurden. Um diese Probleme zu lösen, haben wir Smartsheet eingeführt.“ 

Ein bestimmtes Ereignis gab Kitami den Anstoß, Smartsheet einzuführen:

„Ich erfuhr von Smartsheet über einen ausländischen Hersteller von Windkraftanlagen, mit dem ich zusammengearbeitet habe. Es schien ein sehr benutzerfreundliches Tool zu sein. Ich habe ein wenig recherchiert und schnell herausgefunden, wie nützlich es für das Projektmanagement ist. Deshalb habe ich beschlossen, es beim Bau einer Windkraftanlage in Hokkaido zu verwenden, der 2022 begonnen hat. Zunächst wollten wir Informationen mit dem Smartsheet-Dashboard visualisieren und zentralisieren, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder aktuelle Informationen einfach miteinander teilen können. Aktuell nutzen knapp 50 Projektmitarbeitende Smartsheet, darunter Mitarbeitende von Bauunternehmen, Geschäftspartnern und Herstellern von Windkraftanlagen. Damit erzielen wir genau das erhoffte Ergebnis.“

Durch die Konsolidierung der Informationen verkürzte sich die Dauer regelmäßiger Meetings auf ein Drittel der Zeit.

Bei der täglichen Verwendung konnte sich Kitami außerdem ein noch besseres Bild von der einzigartigen Benutzerfreundlichkeit von Smartsheet machen.

„Neben der Zentralisierung und Visualisierung von Informationen bietet Smartsheet weitere hilfreiche Funktionen, die herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen fehlen. Eine besonders hilfreiche Funktion war die Möglichkeit, Fotos direkt an das Sheet anzuhängen. Auf unseren Baustellen dokumentieren wir den Baufortschritt oder Probleme vor Ort und nehmen Vorher-Nachher-Fotos auf, da diese Daten oft benötigt werden. Mit Smartsheet können wir die mit Smartphones oder Kameras aufgenommenen Fotos einfach hochladen und freigeben. Wir können auch PDF-Dateien, Berichte und Dokumente anhängen, sodass wir eine Zusammenfassung projektbezogener Informationen haben und bei Bedarf Protokolle für Meetings erstellen können. Auch das hat unsere betriebliche Effizienz erheblich verbessert.“

Laut Momoka Inoue, die auch in der technischen Abteilung bei Eurus Energy arbeitet, haben die fortschrittlichen Funktionen von Smartsheet erheblich zur Verbesserung der Effizienz beigetragen, auch bei Büroarbeiten abseits von Baustellen.

„Mit Smartsheet konnten wir unsere wöchentlichen Meetings deutlich verkürzen. In diesen Meetings verbringen wir in der Regel viel Zeit mit der Erstellung und Überprüfung umfangreicher Dokumente, um den Fortschritt jedes Projekts im Blick zu behalten. Früher dauerte so ein Meeting etwa eineinhalb Stunden. Aber mit Smartsheet können wir alle Informationen auf einen Blick erfassen und den Projektstatus direkt aktualisieren. Dadurch hat sich die Zeit für Meetings auf etwa die Hälfte verkürzt. Darüber hinaus konnten wir auch den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Dokumenten reduzieren, wodurch sich die Gesamtzeit für Meetings um etwa ein Drittel reduzierte. Auch das übertraf unsere Erwartungen in Bezug auf die Effektivität von Smartsheet.“

Die Kommunikation wurde dank der automatischen Benachrichtigungsfunktionen aktiver.

Doch die verbesserte Effizienz der Arbeitsabläufe war nicht der einzige Vorteil von Smartsheet.

Das Unternehmen nutzt beispielsweise die Formularfunktion von Smartsheet, um Fragefelder einzurichten. Wenn ein Kommentar ins Antwortfeld eingegeben wird, erhalten die Stakeholder sofort eine E-Mail mit der Aufforderung, den Inhalt zu überprüfen und weitere Informationen auszutauschen. Kitami erklärt, dass dieser Ansatz auch eine nahtlose Kommunikation innerhalb des gesamten Projekts ermöglicht.

„Wir bauen ständig Kraftwerke in Zusammenarbeit mit mehreren Unternehmen, aber die Kommunikation zwischen diesen Unternehmen war eine Herausforderung. Viele Mitarbeitende haben nur zögernd Rückfragen gestellt oder E-Mails geschrieben, vielleicht weil sie keine Mehrarbeit verursachen wollten. Aus diesem Grund haben wir sogar persönliche Treffen arrangiert, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. Mit den Fragelisten und Antwortfeldern in Smartsheet können Mitarbeitende nun frei untereinander kommunizieren, was zu einer reibungslosen und natürlichen Kommunikation führt.“

„Die Möglichkeit, die Formatierung in Smartsheet zu korrigieren, ist unglaublich hilfreich. Als wir noch herkömmliche Tabellenkalkulationssoftware verwendet haben, musste die Formatierung oft korrigiert werden, weil jemand ungefragt Zeilen, Spalten oder Elemente hinzugefügt hat. Mit Smartsheet haben Administratoren die volle Kontrolle über die Formatierung. So können wir gewährleisten, dass die Daten lesbar bleiben, und gleichzeitig die Kommunikation erleichtern.“

Kitami erwägt, Smartsheet auch für das Zeitplan- und Aufgabenmanagement bei neuen Geschäftsvorhaben einzusetzen. Schließlich erwähnte er noch, dass er plant, die zukünftige Einführung von Smartsheet bei den anderen Konzerngesellschaften voranzutreiben.

„Wir sind für den Bau der Windkraftanlagen verantwortlich, aber sobald sie fertig sind, werden sie von unseren Konzerngesellschaften betrieben. Mit Smartsheet wollen unsere Konzerngesellschaften zudem den Papierverbrauch reduzieren und ihre Arbeitsprozesse optimieren. Wir haben erst kürzlich eine Rückfrage zu diesem Thema erhalten. Smartsheet bietet eine Reihe von praktischen Funktionen und einige unserer Konzerngesellschaften setzen es für das Projektmanagement ein, während es andere als Arbeitsblatt für die Visualisierung, Zentralisierung und Freigabe von Daten verwenden. Unabhängig vom Einsatzgebiet bin ich der Meinung, dass Smartsheet das ideale Tool für Bauunternehmen oder, wie in unserem Fall, für Baumanagement-Unternehmen ist.“