Williams entwickelt eine preisgekrönte Smartsheet-Vorlage zur einfacheren und genaueren Projektnachverfolgung

Williams ist ein Energieunternehmen mit Sitz in Tulsa, Oklahoma, USA. Es ist eines der größten Energieversorgungsunternehmen Nordamerikas. Das Fortune-500-Unternehmen ist für 30 Prozent des Erdgases, das in den Vereinigten Staaten zum Heizen von Gebäuden, zur Zubereitung von Essen und zur Erzeugung von Elektrizität verwendet wird, verantwortlich.

Die Bausparte des Unternehmens verwaltet große Infrastrukturprojekte für Kunden in den USA. Wie mehrere interne Abteilungen von Williams nutzt auch die Bausparte Smartsheet zur Projektverwaltung und zum Roll-out von Konstruktionsleistungskennzahlen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. „In meiner ehemaligen Abteilung haben wir Smartsheet verwendet und ich bin speziell aus dem Grund in die Bausparte gegangen, weil ich Smartsheet zur Nachverfolgung von Bauprojekten einsetzen und für mehr Effizienz über verschiedene Prozesse hinweg sorgen möchte“, erklärt Aaron Manley, Engineer III bei Williams. Aktuell verwenden über 1.400 Mitarbeiter von Williams täglich Smartsheet.

Als immer mehr Mitarbeiter der Bauabteilung begannen, Smartsheet zu verwenden, setzte sich Manley das Ziel, den Prozess zur Ertragswertverwaltung (Earned Value Management, EVM) der Abteilung zu verbessern, da dieser für jedes Team unterschiedlich war. Der Prozess zur Ertragswertverwaltung erfasst, zu wie viel Prozent das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits vervollständigt wurde, und misst die Projektleistung sowie den Projektfortschritt. „Wir wollten unseren Teams die Einrichtung und Nutzung der Ertragswertverwaltung erleichtern“, sagt Manley. „Früher haben wir Projektdaten hauptsächlich per Hand in Tabellen eingegeben – was zeitaufwendig und nicht anpassbar war. Außerdem wollten wir eine standardisierte, skalierbare Plattform zur Verwaltung unserer Projekte.“

Verwendung von Smartsheet zur Erstellung einer mengenbasierten Ertragswert-Vorlage 

Manley nutzte die Smartsheet-Vorlagengalerie zur Erstellung einer komplett neuen Lösung für die Ertragswertverwaltung. Inspiration dazu fand er in den Dutzenden Vorlagen, die ihm auch halfen, Best Practices anzueignen.

„Ich lade Vorlagen als Ausgangspunkt für die Entwicklung von Lösungen, an denen ich arbeite, herunter. Ich nutze sie als Grundlage, damit ich bei der Entwicklung nicht bei Null beginnen muss.“

Manley sah sich auch in Smartsheet Control Center die aktiven Blueprints des Unternehmens an. Das Tool wird zur Gewährleistung von Projektkonsistenz und Transparenz und zur Skalierung von Prozessen eingesetzt, indem die Projekterstellung automatisiert, Veränderungen verwaltet und Portfolioanalysen zusammengefasst werden. „Wir verwendeten einen Control-Center-Blueprint, um bei der Projektnachverfolgung und Berichterstellung Konsistenz zu gewährleisten“, sagt Manley. „Alles, was wir in Smartsheet vornehmen, basiert auf diesem Blueprint. So konnten wir bei diesem Projekt eine skalierbare Lösung entwickeln, die einfach umzusetzen war.“

Als er an der Lösung für die Ertragswertverwaltung arbeitete, musste Manley sicherstellen, dass er die beste Methode nutzte, um den Fortschritt eines projektspezifischen Ertragswerts nachzuverfolgen.

„Viele Ertragswerte basieren auf Budgets oder Finanzen, doch dadurch erhält man nicht immer den besten Einblick in den tatsächlichen Fortschritt vor Ort“, so Manley. „Bei dieser Lösung haben wir uns dazu entschlossen, die physische Menge der Meilensteine nachzuverfolgen, die vor Ort erreicht werden. So wollten wir einen vollständigen und genauen Überblick über den Fortschritt eines Projekts geben.“

Mithilfe der neuen Lösung zur Vertragswertverwaltung ermöglichte Manley es den Ingenieuren, Projektteams und Bauleitern von Williams, auf aktualisierte und genauere Projektdaten zuzugreifen. So können sie feststellen, wann ein Projekt abgeschlossen ist oder wie viel Arbeit noch erledigt werden muss. Die Lösung dient auch als Qualitätsmanagementsystem, da die Zuweisung von Projektinspektoren, deren Aktualisierungsanforderungen sowie die Eingabe von Daten in Smartsheet automatisiert werden.

Preisgekrönte Vorlage

Nachdem Manley viel Arbeit in die Recherche, den Aufbau, in Tests und Entwicklung seiner EVM-Lösung investiert hatte – ein Konzept, das seiner Aussage nach „schwer ist, richtig hinzubekommen“ – hat er natürlich die Gelegenheit genutzt, am Vorlagenwettbewerb Smartsheet ENGAGE’22 Template Contest teilzunehmen und anderen Benutzern der Smartsheet-Community dabei zu helfen, zu differenzieren, wie Projekte geplant, verwaltet und visualisiert werden. 

Die Jury des Wettbewerbs um die beste Vorlage hat sich einstimmig für Manleys Lösung in der Wettbewerbskategorie Projekt- und Prozessmanagement ausgesprochen – ein Beleg für die hohe Qualität seiner Lösung.  Einer der Juroren fügte Folgendes hinzu: “Viele brillante Köpfe, die Smartsheet in- und auswendig kennen, hätten keine derart elegante Lösung entwickeln können“. Die mengenbasierte Ertragswert-Vorlage kann jetzt von allen Benutzern aus der Smartsheet-Vorlagengalerie heruntergeladen werden.

Eine leistungsfähige, benutzerfreundliche Vorlage zur Ertragswertverwaltung

Bei der Ausarbeitung der EVM-Vorlage profitierte Manley von der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit der Sheets, Berichte und Dashboards in Smartsheet. „Smartsheet funktioniert einfach und es stellte keinen großen Aufwand dar, etwas zu entwickeln“, sagt Manley. Manley nutzte diese Smartsheet-Funktionen und vor allem Dashboards, um die Benutzeroberfläche seiner EVM-Vorlage möglichst einfach und leicht verständlich zu gestalten. „Viele unserer Teammitglieder auf den Baustellen sind für Kontrollen und andere Aufgaben verantwortlich. Sie sind nicht immer technisch versiert, daher haben wir eine Lösung entwickelt, die ihnen an einem Ort alles Erforderliche bietet“, so Tanner Owens, Construction Engineer III bei Williams. „Mit dieser Lösung können sie ganz einfach den täglichen oder wöchentlichen Fortschritt eintragen. Er wird ihnen dann auf einem Dashboard angezeigt, damit sie sich auf ihre Arbeit vor Ort konzentrieren können.“

Die Vorlage ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch flexibel und skalierbar. „Wir haben die Lösung so entwickelt, dass sie leicht angepasst werden kann. Man kann das Konzept der Vorlage also nutzen und es je nach individuellen Anforderungen verändern“, erklärt Owen.

Genauere Nachverfolgung des Projektfortschritts

Mit der EVM-Lösung können die Mitarbeiter von Williams den Fortschritt jedes Projekts genau auf einem Dashboard nachverfolgen. Mit der Vorlage werden Projekte anhand von Mengen nachverfolgt, statt ausschließlich Zeitpläne oder Budgets zu berücksichtigen. „Jetzt, wo wir unsere Smartsheet-Lösung verwenden, haben wir einen viel genaueren Überblick darüber, was an einem Tag oder in einer Woche für ein bestimmtes Bauprojekt erreicht wurde, da wir den Fortschritt mengenbasiert nachverfolgen“, sagt Owen.

„Wir erhalten dadurch genaue Berichte über den physischen Fortschritt und müssen nicht mehr Zeilen für Zeilen einer Tabelle durchgehen und diese aktualisieren, um einen Zeitplan auf den neusten Stand zu bringen. So können wir auch konkreter vorhersagen, wann ein Projekt abgeschlossen wird.“

Geringerer manueller Aufwand für die Projektsteuerungsgruppe

Durch die Lösung zur Verwaltung des Ertragswerts sind manuelle Prozesse wie das Versenden von E-Mails und die aktive Berichterstellung nicht mehr notwendig. Die Projektsteuerungsgruppe bei Williams kann sich also mehr auf seine Arbeit konzentrieren und muss nicht mehr so viel Zeit damit verbringen, Projektdaten in Tabellen einzutragen. „Die Lösung spart unseren Projektteams Zeit, weil sie die Informationen nur einmal eingeben müssen und mit dem Klick auf eine Schaltfläche alles automatisch aktualisiert wird“, sagt Manley. „Statt sich auf verschiedene Datenquellen und Vorlagen beziehen zu müssen, haben Teammitglieder ein standardisiertes und zentrales Projektmanagement.

Die Bausparte des Unternehmens Williams hofft nach dieser Erfolgsgeschichte und der Smartsheet-Auszeichnung von Marleys mengenbasierter Ertragswert-Vorlage als Gewinner der Wettbewerbskategorie „Projekt- und Prozessmanagement“ darauf, die Verwendung von Smartsheet auszuweiten, um zusätzliche Projektmanagement-Anwendungsfälle mit aufzunehmen. „Ich freue mich auf das, was die Zukunft für uns bereithält“, so Manley. „Smartsheet entwickelt sich in unserem Unternehmen immer mehr zu einer Unternehmenslösung, daher ist für uns der nächste Schritt, unsere Lösung in der gesamten Organisation einzuführen.“

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