Smartsheet unterstützt die Special Olympics USA Games 2022 bei der einfachen Verwaltung von Hunderten Veranstaltungen für Tausende Athleten und Trainer

Alle vier Jahre treten Tausende von Athleten an, um sich bei den Special Olympics USA Games im Schwimmen, Laufen, Golfen und anderen Sportarten zu messen. Special Olympics, die weltweit größte Sportorganisation für Kinder und Erwachsene mit geistiger Behinderung, ermöglicht das ganze Jahr über Training und Aktivitäten für 5 Millionen Teilnehmer in 172 Ländern. Bei den diesjährigen USA Games in Orlando, Florida werden über 5.500 Athleten und Trainer aus allen 50 US-Staaten und der Karibik in Hunderten Wettkämpfen an elf Veranstaltungsorten antreten.

Technologie spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg der USA Games, allen voran Smartsheet. Die Organisation nutzt Smartsheet, um die Zeitpläne der Teilnehmer und freiwilligen Helfer zu verwalten und den Athleten, Trainern und Zuschauern bessere Einblicke in alle Veranstaltungen zu bieten. „Wir werden die technologisch fortschrittlichsten USA Games aller Zeiten abhalten und Smartsheet ermöglicht uns, jede einzelne Gruppe zu erreichen und eine erstklassige Veranstaltung zu organisieren“, sagt Lonnie Snyder, Chief Information Officer der Special Olympics USA Games 2022.

Die Special Olympics USA Games 2022 verfügten nicht immer über eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung von Zeitplänen und Veranstaltungen. „Wir hatten nie ein Playbook oder einen Planungsleitfaden. Auftragnehmer und Berater hatten ihre eigenen Tools, wie E-Mails und Tabellen, und wir hatten keine einheitliche Methode, um alles nachzuverfolgen“, sagt Snyder. „Um ein solches Großereignis richtig zu planen, mussten wir unsere Arbeit unbedingt so organisieren, dass alle auf dem Laufenden bleiben und an einem Strang ziehen.“

Bessere Einblicke in Veranstaltungen mit Portalen und Dashboards in Smartsheet

Snyder sprach sich in der Organisation dafür aus, Smartsheet einzuführen, um eine höhere Effizienz und bessere Einblicke zu erhalten. „Ich hatte Smartsheet schon vorher genutzt und wusste, dass es ein innovatives und einfach einzuführendes Tool ist“, sagt er. „Ich hatte gesehen, wie Smartsheet das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und den Zugang zu Informationen über einen zentralen Ort deutlich vereinfachen kann.“

Die Special Olympics USA Games 2022 nutzten Smartsheet zunächst, um Projektpläne für mehr als 70 interne Projekte zu erstellen. „Die Liste der Projekte wurde zu einer Karte, auf der ein Projekt angeklickt werden kann und Verknüpfungen zu den einzelnen Arbeitsbereichen mit genaueren Informationen für jeden Teamleiter verfügbar sind“, sagt Snyder. „Bald war Smartsheet das Zentrum unserer gesamten Planung.“ Die Organisation erstellte dann ein öffentliches Portal für die Delegationsleiter, die für die 64 teilnehmenden Delegationen zuständig sind. „Jeder Delegationsleiter muss bevorstehende Meilensteine, Fristen, Webinare und Kontaktinformationen sehen können“, sagt Snyder. „Mit Smartsheet befinden sich alle diese Informationen jetzt an einem zentralen Ort.“

Die Special Olympics USA Games 2022 erstellten auch organisatorische Dashboards in Smartsheet, um den Organisationsleitern detaillierte Momentaufnahmen der Zeitpläne, Ausrüstungslieferungen, Unterkünfte, Technologien, Transportmittel und Koordination der freiwilligen Helfer zu verschaffen. Die Leiter der einzelnen Sportarten nutzen die mobile Smartsheet-App, um erforderliche Informationen schnell abzurufen. „Egal ob Dashboards für bestimmte Sportarten oder Dashboards für den Veranstaltungsort – alle unsere Teamleiter können in Smartsheet auf Echtzeitdaten zugreifen, um ihre Arbeit effizienter zu erledigen und die Planung der Spiele zu optimieren“, sagt Snyder. Die Organisation verlässt sich auf die automatisierten Workflows von Smartsheet, um Warnungen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Projekt- oder Kalenderdaten über ein Portal oder Dashboard übermittelt werden.

Zudem verwenden die Special Olympics USA Games 2022 das Smartsheet-Tool DataMesh, das Daten zwischen großen Sheets und Berichten zuordnet, um internen Teams und externen Anbietern eine einfache Möglichkeit zur Nachverfolgung veranstaltungsspezifischer Details zu geben. „DataMesh optimiert unsere komplexe Hauptausrüstungsliste und unseren Prozess zur Anforderungserfassung, sodass wir problemlos alle Voraussetzungen für bestimmte Veranstaltungsorte oder Veranstaltungen sehen können“, sagt Snyder. „Jetzt haben wir eine Dropdownliste, in der wir Möbel- oder Ausrüstungstypen, medizinisches Verbrauchsmaterial oder andere Kategorien auswählen können. Bei der Beschaffung sieht ein Anbieter nur die Gegenstände oder Materialien, für die er verantwortlich ist, ohne sich Gedanken über die Quelldaten machen zu müssen.“

Einfachere Verwaltung einer komplexen 7-tägigen Veranstaltung

Mit Smartsheet erhalten die Planer der Special Olympics USA Games 2022 aktuelle Veranstaltungsdetails auf ihren Mobilgeräten, wodurch die Verwaltung des komplexen einwöchigen Wettbewerbs erleichtert wird. „Smartsheet bietet uns einen zentralen Ort, an dem jeder die aktuellen Projekt- oder Veranstaltungsdetails erfährt und auftretende Probleme schnell lösen kann“, sagt Snyder. „Wenn etwas Unerwartetes passiert, müssen wir nicht mehr herumtelefonieren oder E-Mails schicken, um die zuständige Person zu finden. Ein kurzer Blick auf ein Dashboard in Smartsheet reicht dafür aus.“  Anstatt Dutzende E-Mails zu durchforsten, können sich die Delegationsleiter jetzt darauf verlassen, dass sie von Smartsheet-Workflows über Änderungen oder Aktualisierungen der Zeitpläne informiert werden.

Smartsheet ermöglicht es der Organisation auch, Fragen der Führungsebene schneller zu beantworten. „Wenn Ihnen der CEO eine schwierige Frage stellt, können Sie mit Smartsheet die Antwort in Sekundenschnelle abrufen“, sagt Snyder. Beispielsweise werden die Budgetdaten kontinuierlich aktualisiert und über spezielle Budget-Dashboards bereitgestellt. „Die Informationen befinden sich in einem zentralen Arbeitsbereich, deshalb kann jeder immer sehen, welches Budget genehmigt ist“, sagt Snyder. „Dadurch werden Überraschungen in Meetings vermieden.“

Voraussichtliche Kosteneinsparungen von über 200.000 Dollar

Die Special Olympics USA Games 2022 erreichen mit Smartsheet eine höhere Effizienz und sparen dadurch Kosten. „Ohne das Portal für die Delegationsleiter in Smartsheet hätten wir mindestens drei weitere Mitarbeiter in Vollzeit gebraucht, um die ganzen Daten und Anfragen zu bearbeiten, die täglich eingehen“, sagt Snyder. „Dadurch, dass wir keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen müssen, sparen wir mindestens 200.000 Dollar pro Jahr.“

Die Organisation spart auch Zeit, weil gesuchte Informationen schneller gefunden werden. „Wir erhalten pro Woche bis zu 10 Anfragen von Teams, Anbietern oder Familien wegen aktualisierter Zeitpläne oder Veranstaltungsinformationen. Früher dauerte es manchmal bis zu einer Woche, um diese Anfragen zu beantworten. Jetzt dauert es höchstens ein paar Stunden, um alle benötigten Informationen weiterzugeben“, sagt Snyder.

Intuitives Tool zur Veranstaltungsnachverfolgung 

Da bei Smartsheet nur wenig Code geschrieben werden muss, fanden sich die Teammitglieder der Special Olympics USA Games 2022 schnell mit den nützlichen Funktionen zurecht. „Es funktioniert auf jedem Computer und Betriebssystem“, sagt Snyder. „Selbst das Erstellen eines Webformulars und das Verschieben von Feldern ist in wenigen Minuten erlernbar. Einige unserer Mitarbeiter wurden in wenigen Wochen zu Powerusern und konnten schon kurz nach der Einführung von Smartsheet erweiterte Formeln, Zusammenfassungsfelder und andere Funktionen nutzen.“

Zudem wurde Smartsheet in die neue App der Special Olympics USA Games 2022 zur Einbindung der Fans integriert. Damit können Athleten und Fans Spielpläne erstellen und anzeigen, sich über Veranstaltungsorte und Entfernungen informieren, andere Athleten und Trainer suchen und sogar Athleten mit Nachrichten anfeuern. „Wir möchten den Fans und Athleten ein erstklassiges Erlebnis bieten und genau das erreichen wir mit der App zur Einbindung der Fans“, sagt Snyder. „Smartsheet ist die Single Source of Truth für unsere Veranstaltungspläne und auch die App wird davon automatisch aktualisiert.“

Ein reibungsloser Übergang zu den USA Games 2026

Die Special Olympics USA Games 2022 erwarten mit Smartsheet auch einen reibungslosen Übergang zu den USA Games 2026 in Minnesota. Snyder wird dort als Chief Technology and Information Officer tätig sein. „Wir möchten die Lösung einfach übergeben, damit das nächste Führungsteam alle nötigen Ressourcen in Smartsheet für erfolgreiche USA Games 2026 hat“, sagt Snyder. „Komplexe Programmierungen oder andere Inhaltsmanagementsysteme werden nicht erforderlich sein. Das neue Team kann einfach Sheets in Smartsheet aktualisieren und sofort Daten in Echtzeit bereitstellen. Wir haben bewiesen, dass Smartsheet alle Herausforderungen meistert. Smartsheet ist wie ein zuverlässiges Schweizer Taschenmesser – eine Lösung für alle Aufgaben.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.