Das Urban Institute steigert die Effizienz und fördert das Zusammenwirken am Arbeitsplatz mit Smartsheet

Das 1968 gegründete Urban Institute mit Sitz in Washington, D.C. ist eine gemeinnützige, außerparteiliche Forschungsorganisation für Wirtschafts- und Sozialpolitik, die Daten und Erkenntnisse liefert, um Aufstiegsmobilität und Chancengleichheit zu fördern. Als vertrauenswürdige Quelle für Changemaker, die die Entscheidungsfindung stärken, integratives Wirtschaftswachstum schaffen und das Wohlergehen von Familien und Gemeinschaften verbessern wollen, umfassen die Forschungsbereiche von Urban Themen wie Bildung, Gesundheit und Gesundheitsversorgung, Rasse und Gleichberechtigung sowie Wohnraum.

Als Organisation, die in verschiedenen Bereichen wie Forschung, Entwicklung und Technologie, Politik, Vertragswesen und Kommunikation rund 600 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt, hatte das Urban Institute mit zeitraubenden internen Prozessen und Projektmanagementaufgaben zu kämpfen. Joe Busch, Associate Director of Digital Workplace, suchte nach Möglichkeiten, die Workflows zu optimieren. „Wir haben viel Zeit damit verbracht, auf den neuesten Stand zu gelangen“, erinnert er sich. 

„Ich nahm an einem Demo-Tag von Smartsheet in Washington, D.C. teil und war über die Vielfalt an Menschen erstaunt, die Smartsheet in ihr Geschäft integrieren wollten, von Gastronomen über Betreiber kleiner Läden bis hin zu Projektmanagern“, sagt Busch.

„Anfangs habe ich Smartsheet wie Excel behandelt, aber als ich die Möglichkeiten erkundete, wurde mir klar, wie unsere Prozesse mit den effektiven Workflows und der intuitiven Benutzererfahrung transformiert werden konnten.“

Schon bald stellte das Urban Institute Smartsheet allen Mitarbeitern zur Verfügung, die es seitdem für das Projektmanagement, Umfragen, Compliance-Automatisierung und mehr verwenden.

Ersparnis von 540 Arbeitsstunden durch zentrales Onboarding 

Eine der bedeutendsten Verbesserungen am Urban Institute seit Smartsheet ist der reibungslosere Onboarding-Prozess. „Vor Smartsheet hat mir das Onboarding am meisten Kopfzerbrechen bereitet“, sagt Busch. „Nach einer Woche Urlaub sah ich als Mitglied des Helpdesks einen Posteingang mit Hunderten von E-Mails und musste mich durch alle durchkämpfen, in der Hoffnung, alle E-Mails neuer Mitarbeiter zu erfassen – ein Prozess, der nach Misserfolgen und fehlenden Informationen schreite. E-Mails neuer Mitarbeiter kamen von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten des Prozesses. Wir hatten keinen Überblick darüber, wer Zugang zu den verschiedenen Kanälen hatte oder wer Ausrüstung benötigte. So fielen Dinge oft unter den Tisch.“

Mithilfe von Smartsheet entwickelte Busch eine Plattform, um diesen Prozess zu automatisieren, zu zentralisieren und zu rationalisieren.“ Bei jedem neuen Mitarbeiter gibt die Personalabteilung alle notwendigen Informationen in ein einziges Smartsheet-Formular ein. So kann Busch alle Beteiligten mittels automatisierter Workflows benachrichtigen. „Mit einem Klick auf eine Schaltfläche wird der Personalmanager über seinen neuen Mitarbeiter informiert und leitet den Prozess zur Identifizierung des Geräte- und Softwarebedarfs ein, sodass wir alles im Voraus fertig haben“, erklärt Busch. „Je nach Art des neuen Mitarbeiters – ob es sich zum Beispiel um einen zurückkehrenden Mitarbeiter oder einen in derselben Abteilung handelt – kann ich dann zwischen sechs Vorlagen wählen, unseren neuen Mitarbeitern eine Willkommens-E-Mail senden und sie ihrem technischen Agenten und Vorgesetzten vorstellen.“

Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem die neuen Mitarbeiter Anmeldeinformationen und Kennwörter erhalten. „Früher haben wir jedem neuen Benutzer das gleiche Kennwort zugeschickt“, erinnert sich Busch. „Smartsheet ermöglicht es uns, eindeutige, benutzergenerierte Kennwörter einzubetten, was unsere Sicherheit erhöht hat.“

In der Zwischenzeit erhält der technische Agent, der dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wurde, auch eine Benachrichtigung über jeden neuen Mitarbeiter, den er einarbeiten soll. Und die Person, die für die Einarbeitung zuständig ist, weiß, an wen sie Einladungen für die technische Einarbeitung am ersten Tag senden muss. Ein Workflow sendet nach der Einarbeitung für zusätzlichen Kontext eine E-Mail an neue Mitarbeiter mit Links zum Intranet von Urban zu den Themen, die in der Einarbeitung besprochen wurden.

Der Einsatz von Smartsheet beim Onboarding am Urban Institute hat die Rolle der Technologieabteilung in diesem Prozess gestrafft. „Die Zeitersparnis ist erheblich“, betont Busch. „Viele der Schritte werden allein durch die im Onboarding-Formular eingereichten Informationen eingeleitet. Wir sparen bei jeder Person, die wir einarbeiten, zwischen zwei und vier Stunden. Zum Vergleich: Mit unseren 180 Neueinstellungen in den letzten 12 Monaten haben wir etwa 540 Personalstunden eingespart und haben jetzt keine neuen Mitarbeiter, die nicht vom ersten Tag an bereit waren. Da sie alle Informationen zur Hand haben, sind unsere Techniker besser in der Lage, die richtige Ausrüstung vorzubereiten und die erforderliche Software bereitzustellen. Das führt zu weniger Fehlern und zufriedeneren neuen Mitarbeitern.“

Kontinuierliche Verbesserung

Mithilfe eines in Smartsheet erstellten Workflow-Formulars kann das Urban Institute auch Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren. „Smartsheet sendet nach den ersten zwei Wochen eine kurze Umfrage an alle neuen Mitarbeiter. Es fragt nach ihren Erfahrungen am ersten Tag und ihrem Feedback dazu“, fügt Busch hinzu. 

Im Laufe der Zeit führten die Antworten auf die Umfrage zu einer Änderung der Einarbeitungsveranstaltungen. Bisher wurden am ersten Tag Einzelgespräche zwischen einem technischen Agenten und einem neuen Mitarbeiter geführt. Die Umfragen zeigten jedoch, dass neue Mitarbeiter sie als lang und trocken empfanden. „Wir haben eine Gruppensitzung für alle neuen Mitarbeiter eingerichtet. Diese fördert mehr Interaktion und ist produktiver, da ein Agent nur 30 Minuten für eine ganze Gruppe aufwenden muss, anstatt eines Agenten für jeden neuen Mitarbeiter“, sagt Busch.  

Ein produktiveres, erfüllteres Team

Die neuen Workflows, die Busch mit Smartsheet erstellt hat, kamen sehr gut an. „Dank der dynamischen Ansichten kann sich jedes Team am Urban Institute auf die jeweils relevanten Informationen konzentrieren, und die Personal-, Facility- und Technologieteams arbeiten nahtlos zusammen“, merkt Busch an.

„Das Personalteam ist begeistert! Sie können Informationen mit einer einfachen Dropdown-Auswahl direkt in das Smartsheet-Formular eingeben, anstatt alles manuell eintippen zu müssen. Helpdesk-Techniker können auch einfach Informationen über neue Mitarbeiter finden, mit ihnen kommunizieren und sie bei der Authentifizierung und Einrichtung unterstützen.“

Das Facilities-Team, das für wichtige Aufgaben wie die Erstellung von Sicherheitszugangskarten für neue Mitarbeiter und die Zuweisung von Büroräumen zuständig ist, fand den Prozess ebenfalls effektiv und einfach zu überwachen. Busch sagt: „Sie können alle ihre Aufgaben innerhalb eines Systems nachverfolgen, Smartsheet.“

Das Team verwendet auch ein Smartsheet-Formular, um den Versand von Ausrüstung für neue Mitarbeiter abzuwickeln. „Das Formular enthält alle notwendigen Informationen, um den Lieferumfang jeder Sendung zu bestätigen und den neuen Mitarbeitern Informationen zur Sendungsverfolgung zur Verfügung zu stellen“, erklärt Busch. Darüber hinaus hat sich das System bei der Verwaltung des Rückversands für ausscheidende Mitarbeiter als hilfreich erwiesen und den Betrieb des Instituts weiter optimiert. Das Formular war so erfolgreich, dass das Facilities-Team es nun für alle UPS- und FedEx-Pakete für das gesamte Unternehmen verwendet.

Mit Blick auf die Zukunft plant das Urban Institute, den Einsatz von Smartsheet auf Offboarding-Prozesse auszuweiten. Mit über 1.300 Mitarbeitern, die bereits Smartsheet nutzen, will Busch in Zukunft auch mehr Berichte und Dashboards nutzen. „Unsere Beziehung zu Smartsheet ist sehr wichtig geworden“, so Busch abschließend. „Wir lieben es, weil es reibungslos und einfach ist.“