EAH Housing hilft, für mehr Menschen bezahlbaren Wohnraum zu finden, indem es die Skalierbarkeit und Zusammenarbeit mit Smartsheet verbessert

Die aktuell explodierenden Immobilienkosten bedeuten, dass der Kauf oder die Miete eines Eigenheims für viele Menschen unrealistisch ist. EAH Housing arbeitet daran, das zu ändern. EAH Housing ist eine der größten gemeinnützigen Organisationen im Bereich der Entwicklung und Verwaltung von Wohnraum im Westen der Vereinigten Staaten und hilft Menschen, erschwinglichen Wohnraum in einigen der teuersten Regionen der Vereinigten Staaten zu finden. Die Organisation verwaltet über 230 Immobilien für einkommensschwache Familien, ältere Erwachsene sowie Menschen mit Behinderungen und besonderen Bedürfnissen in Kalifornien und Hawaii. EAH Housing ist auch führende Kraft in der Interessensvertretung lokalen, regionalen und nationalen Wohnungsbaus.

Da die Nachfrage nach bezahlbarem Wohnraum in den letzten Jahren gestiegen ist, hat EAH Housing ein deutliches Wachstum verzeichnet. „Wir planen, in den nächsten fünf Jahren mehr Wohnraum zu schaffen als in den letzten 25 Jahren zusammen“, sagt Clarice Veloso-Lugo, Director of Communications bei EAH Housing. Um auf dieses strategische Ziel hinzuarbeiten, nutzt die Organisation Smartsheet-Software, um alle Entwicklungs- und Verwaltungsprojekte zu verwalten und die Teams in der Immobilienentwicklung und Immobilienverwaltung bei der Zusammenarbeit zu unterstützen.

„Wir müssen über Technologie verfügen, die unseren Betrieb unterstützt, wenn wir neue Immobilien hinzufügen und Projekte entwickeln“, sagt Veloso-Lugo. „Deshalb ist Smartsheet so wichtig für uns. Es hilft uns, zu skalieren und unsere Ziele zu erreichen.“

Skalierbarkeit und Zusammenarbeit waren für die Organisation vor Smartsheet keine einfachen Angelegenheiten. Beispielsweise nutzte die Entwicklungsabteilung von EAH Housing ein Projektmanagement-Tool mit begrenzten Funktionen. „Mit unserer vorherigen Software lagen mehrere Kopien wichtiger Dokumente in verschiedenen Abteilungen und wir hatten keine gute Möglichkeit, sie zu aktualisieren oder zu verwalten“, so Alla Suzdaltsev, Leiterin für Sonderprojekte bei EAH Housing. „Die Daten stammten alle aus verschiedenen Tabellen und nichts war standardisiert. Uns fehlte die Transparenz und wir konnten Dinge nicht effizient nachverfolgen. Das erschwerte es uns oft, Projektfristen einzuhalten, was manchmal den Verlust von Fördermitteln oder Baugenehmigungen bedeutete. Wir brauchten eine bessere Möglichkeit, Projekte voranzubringen und im Zeitplan zu halten.“

Auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams für Immobilienentwicklung und Immobilienverwaltung war eine Herausforderung. „Wenn das Entwicklungsteam ein Projekt abgeschlossen hatte, entstand eine Lücke zur Abteilung für die Immobilienverwaltung, weil diese keinen Zugriff auf die neuesten Daten zu einer Immobilie hatte“, sagt Suzdaltsev. „Obwohl wir im selben Unternehmen sind, hatte man manchmal das Gefühl, in zwei unterschiedlichen Unternehmen zu arbeiten.“

Nahtlose Nachverfolgung von Projekten und Budgets mit Smartsheet 

Obwohl EAH Housing Smartsheet zunächst einführte, um Manager bei der Nachverfolgung von Budgets zu unterstützen, dauerte es nicht lange, bis das Immobilienentwicklungsteam den Mehrwert darin erkannte. „Schon im ersten Jahr erkannten wir, dass es ein großartiges, flexibles Tool für unsere Abteilung sein würde“, so Suzdaltsev. Die Abteilung erstellte mit Smartsheet Control Center schnell eine Checkliste, die wichtige Projektstarttermine, Meilensteine und Erinnerungen anzeigte. Wenn die Abteilung die Checkliste ausgefüllt hat, erhalten das Immobilienverwaltungsteam, die Personalabteilung, die Buchhaltung und andere Abteilungen eine Benachrichtigung zwecks Feedback.

EAH Housing nutzt Smartsheet Control Center, um zusammenfassende Dashboards mit Momentaufnahmen von Gesamtprojekten sowie einzelnen Aufgaben von Projektverantwortlichen zu generieren. Die Organisation verwendet auch Vorlagen in Smartsheet Control Center, um Projekt-Checklisten mit Zeitachsen, Budgets und anderen Daten zu erstellen.

EAH Housing vertraut auf den Smartsheet Document Builder, um benutzerdefinierte Dokumente mit Projektdaten zu erstellen, und nutzt Smartsheet Bridge, um Projektdaten in einer Dropdown-Liste anzuzeigen, die mit den neuesten Immobiliennamen und Kontaktinformationen aktualisiert wird. Außerdem verwendet EAH Housing Smartsheet Data Shuttle, um verschiedene Systeme zu integrieren, darunter ein Immobilienverwaltungsinformationssystem mit Berichten. Darüber hinaus nutzen sie Smartsheet Dynamic View, um Projektdaten mit bestimmten Projektmanagern zu teilen.

Die Organisation nutzt Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um zuvor manuelle Prozesse zur Meldung von Vorfällen zu automatisieren. So kann EAH Housing durch das schnellere Melden von Vorfällen am Arbeitsplatz Bußgelder vermeiden. „Wir müssen genaue und aktuelle Aufzeichnungen zu Vorfallsberichten führen, und mit Smartsheet haben wir einen zentralen Ort für alles“, sagt Suzdaltsev. „Wir müssen nicht an verschiedenen Orten suchen, um die nötigen Daten zu finden.“ Zusätzlich nutzt EAH Housing Workflow-Automatisierung, um Warnungen zu wichtigen Fristen an Projektmanager zu senden.

„Es ist wichtig, dass wir Informationen zur Verfügung stellen, die auf den neuesten Projektfristen basieren“, sagt Suzdaltsev. „Die automatischen Erinnerungen helfen uns, Fristen nicht zu verpassen, was zum Beispiel für die Meldung an den IRS entscheidend ist.“

Darüber hinaus verwendet das Team für die Immobilienverwaltung die Smartsheet-Mobil-App, um während der jährlichen Immobilieninspektionen Fotos der Immobilien in Smartsheet hochzuladen.

Vollständige Transparenz und Einblicke

Durch die Nutzung von Smartsheet erhält EAH Housing mehr Einblicke in alle Projekte zur Immobilienentwicklung und -verwaltung. Anstatt sich mit der Suche aktueller Projektdaten in mehreren Projekttools abzumühen, kann die Organisation den Status aller aktuellen und geplanten Projekte in Echtzeit einsehen. „Mit Smartsheet erhalten wir Einblicke und vollständige Transparenz rund um das Projektmanagement, was uns bei unseren vorherigen Tools gefehlt hat“, sagt Suzdaltsev. „Jetzt können alle jederzeit den aktuellen Projektstand sehen, sodass es keine Unklarheiten mehr gibt. Zum Beispiel sind unsere wöchentlichen Meetings einfacher, weil Projektmanager nur das Dashboard prüfen müssen, um zu sehen, ob Informationen fehlen. Dank Smartsheet brauche ich keine 20 Leute in der Entwicklungsabteilung. Wir brauchen nur zwei Personen, die sich um die Infrastruktur für den Bau neuer Immobilien kümmern.“

Mit besseren Einblicken in Projekte kann EAH Housing Projekte schnell voranbringen und gleichzeitig potenzielle Hindernisse antizipieren. „Wir gehen jetzt proaktiver mit Projektproblemen um, weil Smartsheet Vorgesetzte benachrichtigt, wenn etwas nicht nach Plan zu laufen scheint“, so Suzdaltsev. „Unsere Managementteams können früh genug eingreifen und mit dem Risikomanagement, der Personalabteilung oder Versicherungsunternehmen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktualisiert werden, bevor wir Wohnraum freigeben.“

Berichterstellung in Minuten statt Stunden 

Bisher musste der Administrator der Entwicklungsabteilung von EAH Housing auf manuelle Prozesse zurückgreifen, um zusammenfassende Berichte zu Projekten zu erstellen. „Unser Administrator verbrachte wöchentlich zwischen vier und sechs Stunden damit, zusammenfassende Daten zu Projekten von allen Projektmanagern zusammenzutragen“, sagt Suzdaltsev. „Dank automatisierten Workflows in Smartsheet kann der Administrator all diese Informationen jetzt mit nur einem Mausklick umgehend abrufen.“ Gleichermaßen verbrachte der Administrator des Teams für die Immobilienverwaltung täglich bis zu drei Stunden damit, die Kontaktinformationen von Immobilien zu aktualisieren. Jetzt kann dieser Mitarbeiter Aktualisierungen oder Änderungen in weniger als zwei Minuten vornehmen.

Die Organisation verbringt auch weniger Zeit mit der Verwaltung von Versorgungsleistungen, die von Immobilienverbänden bezahlt werden.

„Früher brauchten wir mehrere Tage, um alle Informationen in unserem Tool für die Immobilienverwaltung zu erfassen, und die Verantwortlichkeit war auch nicht geregelt“, so Suzdaltsev. „Manchmal wussten wir nicht, ob wir Zahlungen erhalten hatten oder nicht. Wenn wir heute eine Zahlung von einer Immobilie erhalten, verarbeiten wir diese und laden sie sofort in Smartsheet hoch, wodurch die Informationen in unserer Software für die Immobilienverwaltung automatisch aktualisiert werden.“

Die Organisation nutzt ihren optimierten Abrechnungsprozess auch für Studentenwohnheime. „Früher hatten wir einen Mitarbeiter, der diesen Prozess verwaltete, aber wir haben diese Ressource neu zugeteilt, wodurch wir pro Jahr 60.000 US-Dollar sparen“, sagt Suzdaltsev.

Mithilfe von Smartsheet konnte EAH Housing die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern, sodass die Manager den Fortschritt von Projekten von der Entwicklung bis zur Immobilienverwaltung klar visualisieren können. „Smartsheet hat uns geholfen, Kommunikationssilos aufzubrechen und verschiedene Teams zu vereinen“, so Suzdaltsev. „Dadurch können wir noch besser skalieren, um unser Ziel, mehr Gebäude zu errichten und mehr Menschen zu helfen, zu erreichen.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.