Der neue Prozess der NGO ist ein Wendepunkt für die globale Gesundheit

The Task Force for Global Health konzentriert sich als gemeinnützige Organisation mit 14 Programmen zur Kontrolle, Bekämpfung und Auslöschung unheilbarer Krankheiten darauf, das Leben von Hunderten Millionen von Menschen weltweit zu verbessern. Ihr Neglected Tropical Diseases Support Center führt Studien zu Tools und Techniken zur Eliminierung fünf solcher Krankheiten durch, von denen insgesamt mehr als eine Milliarde Menschen weltweit betroffen sind.

„Unsere Arbeit und betriebliche Forschung besteht darin, auf Lücken und Hürden für die Elimination vernachlässigter tropischer Krankheiten zu reagieren“, so Marianna Stephens, Senior Associate Director for Special Programs. The Task Force unterstützt Gesundheitsministerien bei der Überwindung von Herausforderungen für die Bereitstellung präventiver Medikamente für Communitys. Das letztendliche Ziel dieser Arbeit ist es, gemeinsam mit lokalen Partnern aus den Communitys Ländern zu helfen, die Ziele zur Kontrolle und Elimination von Krankheiten zu erreichen, die von der WHO festgelegt wurden.

Mit einem Portfolio von fast 200 Forschungsprojekten in 55 Ländern ist es laut Stephens dringend erforderlich, Forschungen durchzuführen und zu Schlussfolgerungen zu kommen, um auf diese Lücken und Hürden zu antworten.

Zeitverschwendung bei der Suche nach kritischen Informationen

Trotz dieser Dringlichkeit fand sich das Team häufig erschlagen von Verwaltungsarbeit, was gelegentlich zulasten wichtigerer Dinge ging. „Das Aufregendste an meiner Arbeit ist es, die Communitys zu besuchen“, so Stephens. „Ich steige aus dem Flugzeug und spüre, dass ich da bin, wo ich sein muss. Unser Team möchte vor Ort sein, in den Communitys. Aber mit der betrieblichen Recherche ist viel Verwaltungsaufwand verbunden und wir wurden oft von diesen Aufgaben niedergestreckt.“

Die Einholung der Informationen, die benötigt wurden, um Berichte für Spender und Partner zu erstellen, beschäftigte beispielsweise mehrere Teammitglieder jeweils tagelang. Die Projektinformationen wurden hauptsächlich in einer sehr langen Tabelle erfasst, mit unterstützenden Dokumenten an verschiedenen anderen Orten. „Man musste scrollen, scrollen und nochmal scrollen, um das gesuchte Projekt zu finden“, so Chelsea Toledo, Associate Director, Communications and Development.

„Wir hatten eine Menge komplexer Informationen, Details zu all den Studien, die wir durchführen, und diese befinden sich alle an unterschiedlichen Orten“, so Allison Snyder, Project Support Specialist.

In einem Fall musste das Team herausfinden, wo ein bestimmtes Diagnosetool eingesetzt wurde, in wie vielen Studien und für welche Krankheiten. „Ich konnte die erforderlichen Informationen in diesen Dokumenten nicht finden. Dann wandte ich mich an zwei Mitarbeiter, womit wir schon drei waren, die versuchten, etwas so Einfaches zu finden“, sagt Stephens. „Wir brauchten fast drei Tage dafür.“

Als sich Stephens bewusst wurde, wie viel Zeit das Team darauf verschwendete, die Informationen zu finden, führte sie ein Pilotprojekt mit Smartsheet durch. „Ich wusste, dass die Möglichkeit bestand, ein System zu entwickeln, das uns effizienter machen könnte“, sagt sie. „Und ich brauchte nicht lange, um meinen Chef davon zu überzeugen.“ Das Team entschied sich dafür, Smartsheet umfassend anzuwenden und es für das gesamte Programm bereitzustellen.

„Wir lernten Smartsheet als ein mögliches Tool kennen, das uns bei der Verwaltung der Komplexität der Nachverfolgung und Berichterstellung zu einer sehr großen Vielzahl von Projekten in einer Vielzahl von Ländern unterstützen konnte“, sagt Patrick Lammie, PhD, Senior Scientist bei The Task Force. „Ich bin immer skeptisch, wenn es um neue Software geht, aber wir haben großartige Erfahrungen mit dem Produkt gemacht und ich muss sagen, dass wir mittlerweile wirklich davon abhängig sind."

Mehr Zeit im Dienste der Communitys

Mit Smartsheet konnte das Team eine bessere Möglichkeit finden, seine Projekte zu verwalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. „Smartsheet war unsere Chance, alles in einem benutzerfreundlichen System zusammenzuführen, wo es Sinn machte, alles zusammenzubringen und wo wir etwas entwickeln konnten, das in unsere komplexe Arbeitsumgebung passte“, sagt Snyder.

Das Team nutzt Smartsheet, um sein Forschungsportfolio von Anfang bis Ende zu protokollieren. Teammitglieder erfassen Informationen in Formularen und verwalten Projekte dann von Anfang bis Ende: Abwickeln von Verträgen, Planen von Außeneinsätzen, Bestellen von Zubehör und vieles mehr. Dadurch können sie präzise Informationen viel schneller finden. „Es ist jetzt viel einfacher, einen Bericht aufzurufen und folgende Fragen zu beantworten: ‚Was wurde in diesem Quartal abgeschlossen?‘ ‚Welche Projekte haben Publikationen nach sich gezogen?‘ ‚Und welche Publikationen waren das genau?‘“, so Toledo. „Und diese Publikationen sind einfach an die Zeile angehängt. Kein Problem. Da sind sie.“

„Ich muss nicht an acht verschiedenen Stellen auf acht verschiedene Dinge zugreifen. Ich habe einen zentralen Ort“, so Snyder. „Ich kann einen Link mit meinen Teammitgliedern teilen und sie sehen die Informationen in Echtzeit. Wenn ich Änderungen vornehme, sehen sie diese sofort.“

„Bevor wir Smartsheet hatten, gab es eine Anfrage von einem unserer Spender, der herausfinden wollte, was wir mit einem bestimmten Tool tun, mit dem wir Recherchen durchführen“, so Snyder. „Drei Personen arbeiteten drei Tage lang an der Beantwortung. Jetzt dauert das drei Minuten.“

Und das gesamte Team hat Zugriff auf Programminformationen. Wenn ein Teammitglied also auf Reisen ist und keinen Internetzugriff hat, dann kann ein anderes Teammitglied die aktuellsten Informationen finden. In einem Fall war Stephens in Kerala, Indien, und begann dort einen klinischen Test. Das Remote-Team wusste nicht, ob es die richtigen Informationen zum endgültigen Budget hatte, weshalb Stephens in Smartsheet nachsah und die Details abrief. „Ich fand es wirklich hilfreich zu wissen“, so Stephens, „dass es sich bei meinen Informationen um die aktuellsten, neuesten und endgültigen Dokumente handelte.“ Mit Smartsheet ist die Versionskontrolle kein Problem mehr.

Eine transparente Umgebung für Spender

Smartsheet half dem Team auch, die Genauigkeit und Pünktlichkeit seiner Jahresberichte für die drei Hauptspender zu verbessern: die Bill & Melinda Gates Foundation, USAID und UK Aid.

In der Vergangenheit konnte die Zusammenstellung von Jahresberichten für jeden Spender Monate dauern. „Jetzt sind wir in der Lage, einen kombinierten Jahresbericht statt dreier Spenderberichte zu erstellen“, so Stephens. „Wir können nun innerhalb von ein paar Wochen alle unsere Daten extrahieren, die Berichte generieren und die Daten visuell in Dashboards darstellen. Das hat eine sehr transparente Umgebung für unsere Spender geschaffen.“

Das Team verwendet außerdem Dashboards für die Erstellung von Berichten zu ihren Ergebnissen für Partner sowie Spender, um so die nächsten Schritte zu definieren. Stephens sagt: „Wir könnten Studiendetails aus einem Sheet extrahieren und visuell darstellen – sei es als Torten- oder Liniendiagramm oder Karte –, um zu zeigen, woran wir arbeiten.“

Die Datenvisualisierung macht es dem Team einfacher, seine Ergebnisse mit Personen und Partnern in den Communitys zu teilen, denen sie dienen, während weniger Zeit auf Verwaltungsaufgaben entfällt. „Smartsheet ermöglicht es uns, eine Plattform für die gesamte Arbeit zu verwenden und uns wirklich auf die Recherche vor Ort zu konzentrieren“, so Stephens.

„Durch die Nutzung von Smartsheet nähern wir uns den Zielen der WHO zur Elimination globaler Krankheiten“, fügt Snyder hinzu. „Ich leite 188 Projekte, die die Leben von Millionen von Menschen weltweit betreffen.“

Und Lammie fügt noch hinzu: „Ich arbeite in diesem Bereich, weil ich glaube, dass das Eliminieren von Krankheiten unsere Pflicht ist, wenn wir die Möglichkeit dazu haben. In einem wissenschaftlichen Bereich zu arbeiten, der es uns möglich macht, diesen Zielen näher zu kommen, ist sehr bereichernd. [Dank Smartsheet] mehr Zeit für den tatsächlichen wissenschaftlichen Teil meiner Arbeit zu haben, ist ein echtes Geschenk.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.