Der neue Prozess der ONG revolutioniert die Arbeit von Global Health

Mit Smartsheet konnte das Team eine bessere Möglichkeit finden, seine Projekte zu verwalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, und sich stattdessen auf die Bereitstellung von Gesundheitslösungen für die Gemeinschaften konzentrieren, die sie am dringendsten benötigen.

Industrie

  • Gemeinnützig

Organisationsgröße

  • Mittel (50–999 Mitarbeiter)

Region

  • Weltweit

Benutzerfälle

  • Datenmanagement
  • Berichterstellung

Den Fortschritt bei der Eliminierung von Krankheiten beschleunigen

Die Task Force for Global Health, eine regierungsunabhängige Organisation, die sich für die Kontrolle, Bekämpfung und Auslöschung unheilbarer Krankheiten einsetzt, nutzte Smartsheet zur Verwaltung der Protokollierung und Berichterstellung zu fast 200 Projekten.

Bevor wir Smartsheet hatten, gab es eine Anfrage von einem unserer Spender, der herausfinden wollte, was wir mit einem bestimmten Tool tun, mit dem wir Recherchen durchführen. Drei Personen arbeiteten drei Tage lang an der Beantwortung. Nun dauert dies drei Minuten.

Allison Snyder, Project Support Specialist

 

Die Task Force for Global Health konzentriert sich als gemeinnützige Organisation mit 14 Programmen zur Kontrolle, Bekämpfung und Auslöschung unheilbarer Krankheiten auf die Verbesserung der Leben von Hunderten Millionen von Menschen weltweit. Ihr Neglected Tropical Diseases Support Center führt Studien zu Tools und Techniken zur Eliminierung fünf solcher Krankheiten durch, von denen insgesamt mehr als eine Milliarde Menschen weltweit betroffen sind.

„Unsere Arbeit und betriebliche Forschung besteht darin, auf Lücken und Hürden für die Eliminierung vernachlässigter tropischer Krankheiten zu reagieren“, so Marianna Stephens, Senior Associate Director for Special Programs. Die Task Force unterstützt Gesundheitsministerien bei der Überwindung von Herausforderungen für die Bereitstellung präventiver Medikamente für Gemeinschaften. Das letztendliche Ziel dieser Arbeit ist es, gemeinsam mit lokalen Partnern aus den Gemeinschaften Ländern zu helfen, die Ziele zur Kontrolle und Eliminierung von Krankheiten zu erreichen, die von der WHO festgelegt wurden.

Mit einem Portfolio von fast 200 Forschungsprojekten in 55 Ländern ist es laut Stephens dringend erforderlich, Forschungen durchzuführen und zu Schlussfolgerungen zu kommen, um auf diese Lücken und Hürden zu antworten.

Zeit verschwendet bei der Suche nach kritischen Informationen

Trotz dieser Dringlichkeit fand sich das Team häufig erschlagen von Verwaltungsarbeit, was gelegentlich zu Lasten wichtigerer Dinge ging. „Das aufregendste an meiner Arbeit ist es, die Gemeinschaften zu besuchen“, so Stephens. „Ich steige aus dem Flugzeug und spüre, dass ich da bin, wo ich sein muss. Unser Team möchte vor Ort sein, in den Gemeinschaften. Aber mit der betrieblichen Recherche ist viel Verwaltungsaufwand verbunden und wir wurden oft von diesen Aufgaben niedergestreckt.“

Die Einholung der Informationen, die benötigt wurden, um Berichte für Spender und Partner zu erstellen, beschäftigte beispielsweise mehrere Teammitglieder jeweils tagelang. Die Projektinformationen wurden hauptsächlich in einer sehr langen Tabelle erfasst, mit unterstützenden Dokumenten an verschiedenen anderen Orten. „Man musste scrollen, scrollen und nochmal scrollen, um das gesuchte Projekt zu finden“, so Chelsea Toledo, Associate Director, Communications and Development.

„Wir hatten eine Menge komplexer Informationen, Details zu all den Studien, die wir durchführen, und diese befinden sich alle an unterschiedlichen Orten“, so Allison Snyder, Project Support Specialist.

In einem Fall musste das Team herausfinden, wo ein bestimmtes Diagnosetool eingesetzt wurde, in wie vielen Studien und für welche Krankheiten. „Ich ging durch diese Dokumente und konnte die Informationen nicht finden. Dann wandte ich mich an zwei Mitarbeiter, womit wir schon drei waren, die versuchten, etwas so einfaches zu finden“, sagt Stephens. „Wir brauchten fast drei Tage dafür.“

Als Stephens sich bewusst wurde, wie viel Zeit das Team darauf verschwendete, die Informationen zu finden, führte Sie ein Pilotprojekt mit Smartsheet durch. „Ich wusste, dass die Möglichkeit bestand, ein System zu entwickeln, das uns effizienter machen könnte“, sagt sie. „Und ich brauchte nicht lange, um meinen Chef davon zu überzeugen.“ Das Team entschied sich dafür, Smartsheet umfassend anzuwenden und es für das gesamte Programm bereitzustellen.

„Wir lernten Smartsheet als ein mögliches Tool kennen, das uns bei der Verwaltung der Komplexität der Nachverfolgung und Berichterstellung zu einer sehr großen Vielzahl von Projekten in einer Vielzahl von Ländern unterstützen konnte“, sagt Patrick Lammie, PhD, Senior Scientist bei The Task Force. „Ich bin immer skeptisch, wenn es um neue Software geht, aber wir haben großartige Erfahrungen mit dem Produkt gemacht und ich muss sagen, dass wir mittlerweile wirklich davon abhängig sind."

Mehr Zeit im Dienste der Gemeinschaften

Mit Smartsheet konnte das Team eine bessere Möglichkeit finden, seine Projekte zu verwalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. „Smartsheet war unsere Chance, alles in einem benutzerfreundlichen System zusammenzuführen, wo es Sinn machte, alles zusammenzubringen und wo wir etwas entwickeln konnten, das in unsere komplexe Arbeitsumgebung passte“, sagt Snyder.

Das Team nutzt Smartsheet, um sein Forschungsportfolio von Anfang bis Ende zu protokollieren. Teammitglieder verwenden Formulare, um Informationen zu erfassen und dann Projekte durchgängig zu verwalten: Verträge ausführen, Feldarbeiten planen, Bestellungen aufgeben und mehr. Dadurch können wir viel schneller präzise Informationen finden. „Wir können nun viel einfacher einen Bericht ausführen und sagen „Was wurde in diesem Quartal abgeschlossen?“, „Welche Projekte haben zu Veröffentlichungen geführt?“ und „Wie sehen diese Veröffentlichungen aus?“, so Toledo. „Und diese Veröffentlichungen sind einfach an die Zeile angehängt. Kein Problem. Da sind sie.“

„Ich muss nicht an acht verschiedenen Stellen auf acht verschiedene Dinge zugreifen. Ich habe eine zentrale Stelle“, so Snyder. „Ich kann einen Link mit meinen Teammitgliedern teilen und sie können Echtzeitinformationen sehen. Wenn ich Änderungen vornehme, sehen sie diese sofort.“

„Bevor wir Smartsheet hatten, gab es eine Anfrage von einem unserer Spender, der herausfinden wollte, was wir mit einem bestimmten Tool tun, für das wir eine Studie durchführen.“, so Snyder. „Drei Personen arbeiteten drei Tage lang an der Beantwortung. Nun dauert dies drei Minuten.“

Und das gesamte Team hat Zugriff auf Programminformationen. Wenn ein Teammitglied also auf Reisen ist und keinen Internetzugriff hat, dann kann ein anderes Teammitglied die aktuellsten Informationen finden. In einem Fall war Stephens in Kerala, Indien, und begann dort einen klinischen Test. Das Remote-Team wusste nicht, ob es die richtigen Informationen zum endgültigen Budget hatte, weshalb Stephens in Smartsheet nachsah und die Details abrief. Stephens sagt, es habe ihr wirklich geholfen zu wissen, dass die Informationen, die sie hatte, die aktuellsten, neuesten und abschließenden Dokumente waren. Mit Smartsheet ist die Versionskontrolle kein Problem mehr.

Eine transparente Umgebung für Spender

Smartsheet half dem Team auch, die Genauigkeit und Pünktlichkeit seiner Jahresberichte für die drei Hauptspender zu verbessern: Die Bill & Melinda Gates Foundation, USAID und UK Aid.

In der Vergangenheit konnte die Zusammenstellung von Jahresberichten für jeden Spender Monate dauern. „Nun“, so Stephens „können wir einen kombinierten Jahresbericht erstellen statt drei Spenderberichte. Wir können nun innerhalb von ein paar Wochen alle unsere Daten extrahieren, die Berichte generieren und die Daten visuell in Dashboards darstellen. Dies hat eine sehr transparente Umgebung für unsere Spender geschaffen.

Das Team verwendet auch Dashboards für die Erstellung von Berichten zu ihren Ergebnissen für Partner sowie Spender, um so die nächsten Schritte zu definieren. Stephens sagt „Wir konnten Studiendetails aus einem Blatt extrahieren und visuell darstellen – sei es als Tortendiagramm, Graph oder Karte –, um visuell zu zeigen, woran wir arbeiten.“

Die Datenvisualisierung macht es dem Team einfacher, seine Ergebnisse mit Personen und Partnern in den Gemeinschaften zu teilen, denen sie dienen, während weniger Zeit auf Verwaltungsaufgaben entfällt. „Smartsheet ermöglicht es uns, eine Plattform für all unsere Arbeit zu verwenden und uns wirklich auf die Recherche vor Ort zu konzentrieren“, so Stephens.

„Durch die Nutzung von Smartsheet nähern wir uns den Zielen der WHO zur Eliminierung globaler Krankheiten“, fügt Snyder hinzu. „Ich leite 188 Projekte, die die Leben von Millionen von Menschen weltweit betreffen.“

Und Lammie fügt noch hinzu: „Ich habe diese Arbeit angenommen, weil ich glaube, dass wenn wir die Möglichkeit haben, Krankheiten zu eliminieren, wir in der Pflicht sind, dies auch zu tun. In einem wissenschaftlichen Bereich zu arbeiten, der es uns möglich macht, diesen Zielen näher zu kommen, ist sehr befriedigend. In der Lage zu sein, [mit Smartsheet] mehr meiner Zeit tatsächlich für den wissenschaftlichen Teil meiner Arbeit verwenden zu können, ist ein wahres Geschenk.“