Shoppa’s Material Handling optimiert das Projektmanagement, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und schafft mit dem Smartsheet-Projekt- und Portfoliomanagement mehr Transparenz

Das wachstumsstarke Unternehmen Shoppa’s Material Handling wurde im Jahr 1981 gegründet und versorgt seine Kunden an neun Standorten in Texas und Missouri mit Materialtransportlösungen und Geräten. Shoppa’s ist autorisierter Händler von Toyota Material Handling, dem weltweiten Marktführer bei Gabelstaplern. Das Unternehmen versorgt seine Kunden mit zahlreichen Produkten, Services und integrierten Systemen, die eine verbesserte Warenlagerung und -bewegung ermöglichen sollen. Die Lösungen von Shoppa’s umfassen alles von motorisierten Flurförderzeugen bis hin zu hochmodern automatisierten Lagersystemen.

Shoppa’s bietet Kunden immer mehr End-to-End-Services und -Lösungen an. „Wir bieten nicht nur Materialtransportsysteme an, sondern sind auch ein Systemintegrator. Außerdem bedienen wir Kunden mit Robotik und anderen automatisierten Lösungen“, so Greg Young, Allied/Storage Solutions Sales Manager bei Shoppa’s Material Handling. „Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, dass die unterschiedlichen Abteilungen unseres Unternehmens effektiv miteinander kommunizieren und Prozesse kontinuierlich verbessern.“ Um diese Anforderungen erfüllen zu können, verwendet Shoppa’s die Smartsheet-Projekt- und Portfoliomanagementlösung (PPM) zur Projektnachverfolgung und -verwaltung.

„Mit Smartsheet können wir ein Projekt während seines gesamten Lebenszyklus einfach verwalten – von der Vorlaufzeit bis zum Auftrag, der Installation und dem Projektabschluss“, erklärt Young.

Bevor das Unternehmen Smartsheet einsetzte, musste es ein zentrales und standardisiertes System zur Nachverfolgung von Geschäftschancen für die Zeitspanne vor dem Verkauf bis zur Projektumsetzung entwickeln. Shoppa’s benutzte E-Mails, Tabellen und andere manuelle Tools, die das Projektmanagement und die Transparenz für Führungskräfte einschränkten. „Wir verwendeten statische Tabellen, um unsere Aufträge durch ein Auftragspaket zu erteilen. Die Felder mussten manuell aktualisiert werden. Das hat die Projekttransparenz und die Kommunikation sehr erschwert, was auch dazu führte, dass wir über ungenaue Informationen verfügten und Daten verloren gingen“, so Scott Hubbell, Senior Project Manager bei Shoppa’s Material Handling. „Falls ein Mitarbeiter weitere Informationen zu einem Projekt benötigte, musste er den verantwortlichen Kollegen anrufen und sich die Informationen verbal einholen oder sich tatsächlich in ein anderes Büro begeben und dort mit der Person sprechen.

Zusammenarbeit mit Optimum zur Implementierung des Smartsheet-PPMs 

Shoppa's setzte die Smartsheet-PPM-Lösung ein, um die Nachverfolgung des Projektfortschritts in allen Abteilungen zu optimieren. „Smartsheet ist eine Softwarelösung, die viel zu bieten hat. Außerdem ist das Tool sehr intuitiv“, sagt Hubbell. „Es ist benutzerfreundlich und wir müssen keinen komplizierten Code schreiben, um loslegen zu können.“

Shoppa's wandte sich für Unterstützung bei der Einführung von Smartsheet an Optimum, ein Beratungsunternehmen spezialisiert auf Software und ebenfalls ein Platinum Smartsheet Partner. Optimum führte mit den Stakeholdern von Shoppa’s einige Workshops durch und entwickelte anschließend innerhalb von sechs Wochen die passende Smartsheet-Lösung.

„Wir wären ohne die Unterstützung von Optimum nicht an dem Punkt, an dem wir heute sind“, so Young. „Die Optimum-Mitarbeiter verbrachten viel Zeit mit uns, um einen Überblick über unsere Prozesse zu bekommen und zu verstehen, wo Engpässe auftraten.“

Optimum unterstützte Shoppa’s dabei, eine Projektmanagementlösung einzuführen, die auf Smartsheet Control Center basiert. Diese Lösung ermöglicht es verschiedenen Teams von Shoppa’s, über eine zentrale Plattform zusammenzuarbeiten. Teammitglieder geben in Smartsheet neue Projektanforderungen ein und jedes Projekt wird durch zusammengehörende Sheets verwaltet und nachverfolgt. In der Lösung werden in bestimmten Intervallen Links angezeigt, über die schnell auf Projektdetails zugegriffen werden kann. Außerdem sind auf mehreren Projekt-Dashboards wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) sichtbar. 

Bei Shoppa’s wird auch Smartsheet Dynamic View verwendet, um Benutzern beim Aktualisieren ihrer jeweiligen Projekte eine individuelle Ansicht zu ermöglichen. „Wir möchten sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen für jedes Projekt genutzt werden. Mithilfe der Funktion Dynamic View können wir die entsprechenden Personen mit den benötigten Informationen versorgen“, erklärt Hubbell.

Zusätzlich verwendet das Unternehmen in Smartsheet automatisierte Workflows, um Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn sie in einem Projekt für einen bestimmten Aufgabenbereich zuständig sind. „Früher mussten wir uns aktiv an die verantwortlichen Kollegen wenden oder einige Berichte herunterladen, um ein Projekt voranzutreiben. Jetzt gibt es in jeder Projektphase einen Punkt, an dem die entsprechende Person automatisch benachrichtigt wird, wenn Aufgaben erledigt wurden“, so Hubbell. 

End-to-End-Projektnachverfolgung und -management

Mithilfe der Smartsheet-PPM-Lösung konnte Shoppa’s den Auftragsprozess und die aktiven Projektprotokolle optimieren und ist so in der Lage, den Projektlebenszyklus vollständig nachzuverfolgen. Unter anderem verwenden Mitarbeiter der Vertriebs-, Marketing- und Projektmanagementabteilung Smartsheet, um Projekte von der Auftragserteilung bis zum Abschluss nachzuverfolgen und zu verwalten.

„Sobald ein Mitarbeiter ein neues Projekt einreicht, werden alle Daten automatisch in unsere aktiven Projektprotokolle übertragen, die für alle Projekte als Master-Datenbank fungieren“, erklärt Hubbell. „Mithilfe von Smartsheet können wir Material einfacher zum Einsatzort liefern und die Geräte rechtzeitig installieren, die unsere Kunden benötigen.“

Da das gesamte Projektmanagement durch die Smartsheet-PPM-Lösung automatisiert wurde, sparen sich die Mitarbeiter von Shoppa’s die Zeit ein, die sie früher zum Schreiben von E-Mails und Anrufen anderer Teammitglieder aufwenden mussten, um die aktuellen Informationen zum Status eines bestimmten Projekts zu erhalten.

„Dank Smartsheet sparen wir uns enorm viel Zeit“, so Hubbell. „Unser Vertriebsteam kann jetzt beispielsweise personalisierte und gefilterte Ansichten nutzen. Es ist daher nicht mehr erforderlich, alle Informationen in einer Tabelle zu durchsuchen, die möglicherweise nicht korrekt ist, oder die verantwortliche Person mit den richtigen Informationen aufzusuchen.“

Einfache Zusammenarbeit zwischen Teams

Mithilfe der Funktion Smartsheet Dynamic View können die unterschiedlichen Teams von Shoppa’s nun einfacher miteinander kommunizieren und besser zusammenarbeiten als früher. Im Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter heute gemeinsam in einem zentralisierten Projektmanagementsystem, das Zugriff auf zusammengehörende Sheets ermöglicht, die den aktuellsten Projektstatus und die wichtigsten Fristen sowie Liefertermine enthalten.

„Dank Smartsheet ist eine reibungslosere Zusammenarbeit möglich“, sagt Young. „Wenn wir einen speziellen Auftrag erhalten, der beispielsweise Robotik oder ein Shuttle-System umfasst und bestimmte Fähigkeiten erfordert, können unsere Verkaufsberater und die Vertriebsmitarbeiter für unsere Geräte zusammenarbeiten, um für das Projekt unter Einsatz der besten Ressourcen ein Angebot und einen Kundenauftrag erstellen zu können. Mit Dynamic View erhält man schnell für jedes Projekt den Überblick über die relevanten Informationen.“

Detaillierter Einblick in alle Projektphasen

Da die Smartsheet-PPM-Lösung die Daten jeder Projektphase überträgt, erhalten die Mitarbeiter von Shoppa’s einen besseren Einblick in die aktualisierten Projektzeitachsen. Wenn beispielsweise neue Projektanforderungen in Smartsheet eingetragen werden, erstellt Smartsheet Control Center automatisch einen Hyperlink, über den man auf das entsprechende Projekt-Dashboard gelangt. „Die Smartsheet-Dashboards bieten einen umfangreichen Überblick über ein Projekt. Dort können Informationen zum Projektteam, dem Kunden, dem Projektumfang und den Finanzen aufgerufen werden“, erklärt Hubbell. „Da alle Mitarbeiter einfach auf diese Informationen zugreifen können, haben sie einen Einblick in die Projektphasen. Sie können also beispielsweise sofort herausfinden, ob wir noch auf Material warten oder ob dieses Material bereits bestellt wurde. Diese Daten fließen in die voraussichtlichen Liefer- und Installationstermine beim Kunden ein. Letztendlich erhalten wir durch Control Center und die Dashboards einen besseren Einblick. Unser Führungsteam kann die Dashboards auch für die schnelle Überprüfung der Leistungsmetriken für das gesamte Projekt oder Portfolio verwenden.“

Da das Unternehmen ein rasches Wachstum verzeichnet, soll Smartsheet dort zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse eingesetzt werden. „Wir möchten unseren Umsatz bis 2025 verdoppeln“, erklärt Young. „Mithilfe von Smartsheet können wir unser Unternehmenswachstum fördern, indem wir damit unsere Prozesse optimieren.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.