Republic Elite nutzt Smartsheet, um strategisches Wachstum zu fördern und die Projektverwaltung im Bereich Möbeldesign und -fertigung zu automatisieren

Republic Elite Multifamily Interiors entwirft, produziert und installiert seit 1975 Schränke und Arbeitsplatten für Mehrfamilienhäuser. Das Unternehmen bietet vollständig installierte Schränke, Arbeitsplatten und Wanneneinfassungen, die als schlüsselfertige Lösungen an Kund*innen in den gesamten USA ausgeliefert werden. 

Republic Elite nutzt Smartsheet, um seine Backoffice-Verwaltungsprozesse in Echtzeit zu optimieren und zu automatisieren und so wichtigen Stakeholder*innen Einblicke in den Status von Fertigungs- und Installationsprojekten zu gewähren.

„Smartsheet bietet mehr Sichtbarkeit, mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit, sodass wir Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage allgemein anerkannter Analysen treffen können“, so Sani Venkatesan, Smartsheet-Systemadmin und Projektmanagerin bei Republic Elite.

Früher fehlten der Unternehmensleitung und anderen internen Teams die nötigen abteilungsübergreifenden Einblicke in Kundenprojekte. Um diese Informationen zu organisieren und zu verwalten, nutzten die Mitarbeitenden von Republic Elite weitgehend E-Mails, Tabellen und andere unzusammenhängende und isolierte Kommunikationskanäle. Dies führte zu ungenauen Daten, schlechter interner Kommunikation, doppelter Arbeit und inkonsistenten Prozessen. „Unsere manuellen Prozesse hatten zur Folge, dass unsere Teams, einschließlich Vertrieb und Fertigung, nicht auf demselben Stand waren“, so Venkatesan.
 
Dieses Problem galt es dringend zu lösen, um die strategischen Wachstumsziele des Unternehmens zu erreichen. Aktuell ist das Unternehmen in 24 US-Bundesstaaten vertreten. Eines seiner größeren Ziele besteht darin, sich landesweit aufzustellen und sich gleichzeitig weiterzuentwickeln und Innovationen voranzutreiben. 

Nachverfolgung aller Produktions-, Fertigungs- und Installationsprojekte in Smartsheet 

Im Jahr 2016 wurde CIO Lupe Lucio damit beauftragt, eine Lösung für dieses Problem zu finden. Mehrere interne Mitarbeitende hatten Smartsheet für sich entdeckt und für einfache Aufgaben verwendet. Republic Elite sah sich das Tool genauer an und erkannte, dass es über viel umfassendere Funktionen verfügte und dem Unternehmen die Transparenz, Flexibilität und optimierten Prozesse bieten konnte, die es benötigte.  Smartsheet hat sich als zentraler Datenspeicher und für die Verarbeitung von Standard-Geschäftsvorgängen sowie für die Echtzeit-Übersicht über Projektstatus und Probleme bewährt.

Republic Elite führte Smartsheet in drei Phasen ein – mit Unterstützung von Smartsheet. In der ersten Phase entwickelten die Mitarbeitenden von Republic Elite schnell die Fähigkeiten, um verknüpfte Sheets, Dashboards und automatisierte Workflows zu erstellen. Im Anschluss an diese Phase begann Venkatesan mit der Verwaltung der täglichen IT-Anfragen sowie der angeforderten Systemverbesserungen und -erweiterungen aufgrund der Wachstumsinitiativen des Unternehmens. In der zweiten Phase der Smartsheet-Einführung konnte Republic Elite neue Produktlinien unabhängig von anderen Produktlinien hinzufügen. Es wurden Smartsheet Control Center-Blueprints für alle Produktkollektionen hinzugefügt, die eine mehrstufige Verwaltung von Produktleistung und Nachfrage ermöglichen. In der dritten Phase nutzte das Unternehmen etablierte Smartsheet-Vorlagen, um Qualitäts- und Kontrollindikatoren zu optimieren. Das Unternehmen erstellte außerdem robuste und informative Dashboards für alle Abteilungen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. „Der interne Informationsfluss wurde abteilungsübergreifend optimiert. Jetzt haben wir endlich eine umfassende Ansicht des Projekts“, sagt Projektkoordinationsmanagerin Ashley Lillevik. 

Derzeit verwaltet Republic Elite alle Projekte im Zusammenhang mit der Herstellung, Fertigung und Installation von Schränken und Arbeitsplatten. Das Unternehmen verwendet Smartsheet auch für die Verwaltung von Geboten, Angeboten und Kostenvoranschlägen sowie der Entwicklung neuer Produkte. Mithilfe von Smartsheet Dynamic View können Mitarbeitende Termine und wichtige Meilensteine verwalten. Dazu stellt ihnen die Lösung eine umfassende Liste der einzelnen Aufgabenzuweisungen, Aufgabenaktualisierungen und der Abschlussstatus bereit. Die IT-Abteilung leistet bei Bedarf Hilfestellung bei Änderungen und Aktualisierungen wichtiger Vorlagen.

Bridge für Skalierungs- und Lösungsmanagement

Als die Nutzung von Smartsheet mit über 44.000 Konfigurationen von Arbeitsplatten weiter zunahm, integrierte Republic Elite neue Tools, um die Skalierung und Kontrolle ihrer Smartsheet-Lösung zu unterstützen. Um das große Datenvolumen besser bewältigen zu können, entwickelte Republic Elite mit Unterstützung seines Technical Account Managers von Smartsheet und mithilfe von Smartsheet Bridge eine maßgeschneiderte Lösung zur Bereinigung der Backend-Daten, auf denen DataMesh-Workflows basieren. Durch die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Optimierung von Arbeitsabläufen reduziert Republic Elite weiterhin die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe oder Aktion benötigt wird, und steigert den ROI.

„Die kontinuierliche Vertiefung der Beziehung zwischen Republic Elite und Smartsheet ist der Schlüssel zu unserem Erfolg“, so Venkatesan.

„75 Prozent der Entwicklungsarbeit im Zusammenhang mit der Smartsheet-Anwendung und den Geschäftsbedürfnissen leistet Republic Elite intern. Bei komplexeren Lösungen arbeiten wir mit einem Technical Account Manager (TAM) von Smartsheet zusammen, der uns zu den Best Practices für alle Smartsheet-Tools und -Funktionen berät.“

Bridge unterstützt auch die automatische Bereitstellung und Verwaltung von Projekten mit Smartsheet Control Center. So werden neue Projekte mit einem Klick auf ein Kontrollkästchen automatisch in zugehörige Arbeitsbereiche verschoben. Das spart Zeit, die für das manuelle Verschieben von 20 Projekten in 15 bis 20 Projektarbeitsbereiche pro Woche anfallen würde. 

Außerdem hilft Bridge Republic Elite bei der Skalierung, um das schnelle Wachstum von Geschäftsdaten zu unterstützen. „Mit Bridge können wir ganz einfach Material für 44.000 verschiedene Konfigurationen von Steinarbeitsplatten nachverfolgen. Smartsheet hilft uns bei der Eingabe und Verfolgung all dieser Daten und unterstützt unser Wachstum“, sagt Venkatesan. „Wir wollten das Problem der Skalierung lösen. Smartsheet erfüllt diese Aufgabe und hilft uns dabei, unseren Wachstumskurs fortzusetzen.“

Ein umfassender Überblick über Installationsprojekte

Smartsheet hat den Projektdatenfluss über alle Abteilungen hinweg gestrafft und verschafft Republic Elite einen vollständigen Überblick über den Status aller Installationsprojekte, vom Beginn bis zum Abschluss. „Unsere Vertriebsteams haben außerdem einen Überblick über die vorhandenen Geschäftschancen und Angebote, sodass sie schnell mit den Kund*innen in Kontakt treten können.“ Adam Sumrow, Chief Business Officer von Republic Elite, fügt hinzu:

„Die verbesserte Transparenz und die Echtzeit-Analysen, die wir durch Smartsheet-Dashboards gewonnen haben, ermöglichen Republic Elite, das Umsatzwachstum zu beschleunigen und die Kundenerfahrung zu verbessern.“

Bessere Zusammenarbeit und höhere Effizienz 

Republic Elite-Mitarbeitende in verschiedenen Teams arbeiten durch den Einsatz von Smartsheet effektiver zusammen. Mitarbeitende in den Abteilungen Vertrieb, Installation und Verträge tauschen nun konsistente, aktualisierte Projektdaten aus. „Für Vertragsmanager*innen ist die Abteilung wie ein zentraler Knotenpunkt. Der Einsatz von Smartsheet ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss im gesamten Unternehmen, da Auslöser und Aufgaben in den Workflow integriert werden, was die Gesamteffizienz vom Projektstart bis zum -abschluss verbessert“, so Chalandra Harris, Rechnungs- und Vertragsmanagerin bei Republic Elite.

Republic Elite nutzt weiterhin neue Smartsheet-Funktionen, um Geschäftschancen zu ergreifen. Seit kurzem verwendet das Unternehmen Smartsheet DataTable in Verbindung mit Dynamic View, um globale Produktdaten aus Lagern von Drittanbietern zu erfassen und sie in Sheets für das Rechnungsstellungsteam des Unternehmens einzupflegen. Sie schaffen es immer wieder, neue Möglichkeiten und Lösungen für ihre Probleme zu finden.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.