Rehlko bietet seiner Kundschaft mehr Transparenz durch Echtzeiteinblicke in Projekte mithilfe von Smartsheet

Rehlko ist ein weltweit führendes Unternehmen für Energieresilienz, das innovative Lösungen für die Stromerzeugung, Energiespeicherung und erneuerbare Technologien anbietet. Rehlko, ehemals Kohler Energy, wurde 2024 als unabhängiges Unternehmen mit dem Ziel gegründet, den Fortschritt voranzutreiben und zuverlässige Energie für kritische Anwendungen auf der ganzen Welt zu gewährleisten.

Die Power Systems-Abteilung des Unternehmens, die Notstromgeneratoren verkauft und in Rechenzentren auf der ganzen Welt installiert, verwendet Smartsheet, um diese Projekte zu verwalten. „Wir bearbeiten Bestellungen, liefern Produkte pünktlich aus und helfen dann, die Generatoren so schnell wie möglich zu installieren und in Betrieb zu nehmen“, sagt Garrett Miller, Senior Account Manager bei Rehlko. „Das sind große Projekte mit Vorlaufzeiten von bis zu einem Jahr oder mehr. Mit Smartsheet können wir sicherstellen, dass unsere Prozesse reibungslos und effizient ablaufen.“

Als Miller gebeten wurde, große Kundenprojekte für Rechenzentren zu verwalten, stellte er schnell fest, dass ihm eine zentrale Plattform für das Projektmanagement fehlte. „Unsere Mitarbeitenden im Vertrieb hatten alle ihre eigene Ordnerstruktur und verwendeten verschiedene Tabellenkalkulations- und E-Mail-Tools, um Projektmeilensteine zu dokumentieren“, erklärt er. „Es war nicht einfach, die Unternehmensführung über den Status von Projekten zu informieren. Ich führe regelmäßig Calls mit 15 internen Gruppen und es war problematisch, aktualisierte Daten für jede einzelne Gruppe sinnvoll zu erfassen und zu präsentieren. Mir war klar, dass wir einen effektiveren Weg finden mussten, um Projekte nachzuverfolgen und Daten sowohl internen Beteiligten als auch der Kundschaft zu präsentieren.“

Mit Smartsheet Prozesse verwalten und aktualisierte Projektdaten anzeigen

Fündig wurde Miller nach einem Treffen mit dem Rehlko-Team für die Entwicklung neuer Produkte, das Smartsheet für die Verwaltung interner Projekte einsetzte. „Wir erhalten täglich eine riesige Menge an Daten. Smartsheet schien uns eine einfache und effektive Möglichkeit zu sein, diese Daten zu erfassen und darzustellen“, sagt Miller.

Miller und sein Team haben Smartsheet kurzerhand übernommen und nutzen es seitdem für die Verwaltung großer Rechenzentrumsprojekte – vom Auftragseingang bis zur Installation. Wenn ein neuer Auftrag eingeht, füllt das Vertriebspersonal von Rehlko ein Produktdatenblatt aus. Dieses Smartsheet-Formular enthält wichtige Projektdetails, darunter die spezifischen Produkte, den Gesamtbetrag des Auftrags, die Kontaktdaten der Kundschaft und Versanddetails. Sobald das Produktdatenblatt erstellt wurde, wird dem Projekt eine ID-Nummer zugewiesen und ein neuer Projektordner generiert. Der Ordner enthält Sheets für Zeitpläne, Nachverfolgungsprotokolle, Fracht, Versanddetails, Änderungsaufträge, Hauptbücher und Zahlungsstatus. Die Sheets in jedem Projektordner enthalten Aufgaben, die acht verschiedenen Gates oder Phasen zugeordnet sind. „Es gibt wöchentliche Calls zu jedem Gate und mithilfe von Smartsheet-Berichten zeigen wir alle Zeilen zu einem Gate an“, so Miller. „Wir haben in Smartsheet auch Filter, die Meilensteine, wichtige Fälligkeitstermine und gefährdete Projekte anzeigen.“ Automatisierte Workflows in Smartsheet benachrichtigen Projektmanager*innen und andere interne Stakeholder*innen über Fälligkeitstermine und Aufgaben.

Die Teams bei Rehlko nutzen Smartsheet-Dashboards auch in großem Umfang, sodass sowohl interne Teams als auch die Kundschaft Zugriff auf projektspezifische Dashboards haben. 

„Alle unsere Kunden haben Links zu Dashboards in Smartsheet, sodass sie Projektzeitpläne, Finanzen oder Versandinformationen in Echtzeit einsehen können“, sagt Miller.

Ein benutzerfreundliches Tool, das Projektdaten zentralisiert

Die Einführung von Smartsheet verlief reibungslos, weil wenig bis gar keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. 

„Veränderungen sind nicht immer einfach, aber Smartsheet ist unglaublich benutzerfreundlich. Es ist unkompliziert und leicht zugänglich, was den Einstieg erleichtert“, sagt Miller. „Die Mitarbeitenden erkennen schnell, wie einfach es ist, Kundeninformationen anzuzeigen und Filter und Berichte zu verwenden, um die benötigten Daten zu finden.“ 

Mit Smartsheet können die Projektmanager*innen von Rehlko den Verkauf von Generatoren für Rechenzentren und Projektinformationen von Anfang bis Ende effizienter nachverfolgen. „Smartsheet bietet mir als Projektmanager zwei große Vorteile: einen Ort, an dem alle Projektdaten zentral gespeichert werden, und eine Möglichkeit, diese Daten für Kundschaft und Projektbeteiligte visuell übersichtlich darzustellen“, so Miller. „Es hat meine Arbeit wesentlich vereinfacht.“

Stärkung des Kundenvertrauens durch bessere Sichtbarkeit 

Die Teammitglieder von Rehlko haben dank Smartsheet einen besseren Überblick, was der Kundschaft die Gewissheit gibt, dass Projekte korrekt und pünktlich abgeschlossen werden. „Die Dashboards von Smartsheet sind das effektivste Tool, das wir haben, da sie unseren internen Projektbeteiligten einen Überblick darüber verschaffen, woran sie für das Rechenzentrumsteam arbeiten müssen, und gleichzeitig unseren Kunden jederzeit zeigen, in welcher Phase sich die Projekte aktuell befinden“, so Miller. „Das Beste, was wir für unsere Kundschaft tun können, ist, sie bei diesen Projekten zu unterstützen, und der beste Weg, eine Partnerschaft aufzubauen, ist Vertrauen zu schaffen. Smartsheet-Dashboards haben maßgeblich dazu beigetragen, durch Transparenz das Vertrauen jedes einzelnen unserer Rechenzentrumskunden zu gewinnen.“

Dank der besseren Transparenz können Rehlko-Kunden jetzt sehen, wann Produkte geliefert werden und wann Zahlungen fällig sind. „In der Vergangenheit erhielten einige Kunden beispielsweise keine aktuellen Informationen zu Lieferterminen“, sagt Miller. „Jetzt, da die Daten jederzeit in Smartsheet verfügbar sind, gibt es keine Überraschungen mehr, wenn es um Produktversanddaten oder Zahlungsinformationen geht.“

Einsparungen von 1.200 Stunden pro Jahr bei Projektaktualisierungen

Smartsheet hat den Projektmanager*innen von Rehlko geholfen, die enorm gestiegene Arbeitslast zu bewältigen. 

„Dank Smartsheet spare ich 25 Arbeitsstunden pro Woche bei der Aktualisierung von Projekten, da ich nicht länger separate Tabellen für die verschiedenen Projekte von Hand aktualisieren muss“, sagt Miller.

Rehlko prüft weitere Smartsheet-Funktionen wie künstliche Intelligenz (KI) zur automatischen Generierung von Formeln. „Wir möchten die Effizienz steigern, indem wir unsere Prozesse mit Smartsheet noch stärker automatisieren“, sagt Miller. „Außerdem werde ich immer wieder von anderen Abteilungen gefragt, wie sie Smartsheet für ihre spezifischen Geschäftsbereiche nutzen können. Wenn jemand mit einem Prozessproblem zu mir kommt, sage ich ihm, dass Smartsheet für alles eine Lösung parat hat.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.