Die SEIU 775 Benefits Group automatisiert die Planung und Berichterstellung und verbessert Schulungen für Pflegekräfte mit Smartsheet

Nahezu 50.000 Pflegekräfte im Bundesstaat Washington nutzen die angebotenen Schulungen und Leistungen der SEIU 775 Benefits Group. Die Organisation unterstützt die Pflegekräfte für Senioren und Menschen mit Behinderungen mit kompetenzorientierten Schulungen, Arbeitsvermittlung, umfassender Gesundheitsversorgung und sicheren Rentenleistungen. Die SEIU 775 Benefits Group arbeitet zur Unterstützung der Pflegekräfte auch mit Arbeitgebern und Branchenvertretern zusammen.

Das Logistik- und Planungsteam der Organisation verwendet die Software von Smartsheet, um Schulungsprojekte zu verwalten, Lernveranstaltungen in Kurssitzungen nachzuverfolgen und die Teilnahme an virtuellen und lokalen Kursen für Pflegekräfte zu überprüfen. „Smartsheet macht uns durch Automatisierung das Leben leichter und dadurch können wir den Pflegekräften das Leben leichter machen“, sagt Sarah Purdy, Attendance Program Coordinator der SEIU 775 Benefits Group.

Eines der Ziele der Organisation besteht darin, Pflegekräften einen einfachen, standortunabhängigen Zugang zu Schulungen und entsprechenden Materialien zu geben. „Wir möchten das Leben der Menschen, die sich um andere kümmern, bereichern“, sagt Krystle McMaster, Senior Logistics and Scheduling Program Lead der SEIU 775 Benefits Group. Dazu muss die SEIU 775 Benefits Group den Pflegekräften und Anbietern der Schulungen, einschließlich Zertifizierungen und Weiterbildungen, aktuelle Kurspläne und Anmeldezahlen bereitstellen.

Doch es war eine Herausforderung für die Organisation, einheitliche Daten bereitzustellen. „Wir sind ein sechsköpfiges Team und jeder arbeitete mit einem eigenen System“, sagt Kim Suther, Leiterin des Teams für Group Logistics and Scheduling der SEIU 775 Benefits Group. „Außerdem verwendeten die Ausbilder verschiedene Systeme, um die Anwesenheit zu melden. Es war schwierig, alles unter einen Hut zu bringen.“

Deshalb entwickelte die SEIU 775 Benefits Group verschiedene Workarounds mit manuellen Prozessen, um die Zeitpläne und Anwesenheiten zu aktualisieren. „Unsere Programme wurden immer größer und Aufgaben, die früher in 15 Minuten erledigt waren, nahmen mehrere Stunden in Anspruch“, sagt McMaster. Um die Kurspläne zu aktualisieren, musste ein Kalender manuell zusammengestellt und dann Exemplare für alle Ausbilder an Dutzenden Standorten ausgedruckt werden. „Ich musste Ordner voller Kalender herumschleppen, was nicht gerade effizient war“, erzählt McMaster.

Einige Mitarbeiter der SEIU 775 Benefits Group hatten bereits Erfahrungen mit Smartsheet gemacht und empfahlen dem Schulungsteam, diese Lösung zu nutzen, um die Herausforderungen zu überwinden. „Ich kannte erst einige der Funktionen und Möglichkeiten von Smartsheet“, berichtet McMaster. Die Organisation verwendete Smartsheet zuerst für eine Kursliste, bei der jede Zeile einer Kurssitzung entsprach. Das Schulungsteam verknüpfte die Kursdaten dann mit einem neuen Sheet mit aktualisierten Anmeldedaten. Zudem erstellte die SEIU 775 Benefits Group spezielle Smartsheet-Arbeitsbereiche, auf die Ausbilder und Anbieter zugreifen konnten. Jeder Arbeitsbereich bietet Dashboards, die aktuelle Informationen zu den Schulungsräumen und Berichte zur Überprüfung der Anwesenheit enthalten.

Die SEIU 775 Benefits Group sendet mit Smartsheet automatische Erinnerungen an Ausbilder über erforderliche Aktionen oder Kursplanänderungen, wie Absagen oder neue Ausbilder. Die Organisation nutzt auch die Smartsheet-Kalender-App, um sich in Echtzeit über Kurspläne und interne Projektinformationen zu informieren. Außerdem wird Smartsheet von den Projektmanagement- und Kommunikationsabteilungen der SEIU 775 Benefits Group zur Planung und Nachverfolgung von Projekten eingesetzt.

Bessere Einblicke und höhere Effizienz

Die SEIU 775 Benefits Group optimiert mit Smartsheet die Schulungs- und Zeitplaninformationen, um Pflegekräften und Ausbildern bessere Einblicke in die Schulungen zu geben. „Unsere Daten waren auf viele verschiedene Systeme verteilt und ihre Zusammenhänge waren nicht mehr klar“, sagt McMaster. „Man musste viel herumsuchen und Erfahrung damit haben. Smartsheet vereint alle Daten an einem zentralen Ort und ihre Zusammenhänge sind einfach zu erkennen.“ Die SEIU 775 Benefits Group hat ihre digitalen Kalenderinformationen mit der Smartsheet-Kalender-App aktualisiert. Das verschafft den Ausbildern und der Planungsabteilung einen gemeinsamen Überblick.

Die Organisation ist jetzt effizienter. Die Automatisierungsfunktionen von Smartsheet haben manuelle Aufgaben reduziert. „Ich möchte möglichst mühelos möglichst viel erledigen und die Automatisierung in Smartsheet bewirkt genau das“, sagt McMaster. „Mit Smartsheet können wir unsere Zeit produktiver einsetzen. Das passt perfekt zum Ziel unserer Organisation, Pflegekräfte unkompliziert dabei zu unterstützen, eine gute Arbeit zu leisten.“

Bessere Schulungen für Pflegekräfte

Mit einer höheren Effizienz und Produktivität kann die SEIU 775 Benefits Group sicherstellen, dass die Pflegekräfte, die Ausbilder und das Partnernetzwerk über die erforderlichen Schulungs- und Lernressourcen verfügen. „Smartsheet hat uns nicht nur effizienter gemacht, sondern wir können unseren Partnern auch bessere Informationen bereitstellen“, berichtet Purdy. Zum Beispiel sendet die Organisation Anwesenheitsdaten aus Smartsheet in einen Datenspeicher und gleicht die Informationen mit den Schulungsanforderungen der Pflegekräfte ab. „Dadurch sind die Schulungsdaten aussagekräftiger und die Pflegekräfte können genau feststellen, wie viele Kurse sie noch für ihre Zertifizierungen besuchen müssen“, sagt Suther. „Die Pflegekräfte helfen den verletzlichsten Menschen in unserer Gesellschaft und wir möchten sie bestmöglich auf diese Aufgabe vorbereiten.“

Flexibilität für Online-Schulungen

Smartsheet hat der SEIU 775 Benefits Group auch die erforderliche Flexibilität gegeben, um während der Pandemie virtuelle Lernmethoden und Schulungen einzuführen. „Wir mussten schließen und haben angefangen, Online-Schulungen anzubieten, was sehr kompliziert war“, berichtet Katherine Smith, Learning Operations Director der SEIU 775 Benefits Group. „Wir mussten nicht nur bei den Kursen von vorne anfangen, sondern auch zeitaufwendig einen neuen E-Learning-Lehrplan ausarbeiten. Smartsheet organisierte alles und ermöglichte es uns, in einer ungewissen Zeit weiterzuarbeiten.“

Die SEIU 775 Benefits Group weitet ihre Smartsheet-Nutzung jetzt auf die Teams ihrer Lern-, Schulungs- und Anwesenheitsprogramme aus. „Wir bauen das Planungssystem weiter aus, um den Kursablauf und die Abrechnung der Lernenden bis hin zur Anwesenheitsüberprüfung einzubeziehen“, erklärt Suther. „Smartsheet hat sich als sehr flexibles Tool erwiesen und wir finden ständig neue Möglichkeiten, es noch weiter für unsere Teams zu optimieren.“

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