Purple Eagle LLC nutzt Smartsheet, um die Verwaltung von Spas zu vereinfachen und zu automatisieren und zum Skalieren, um ambitioniertes Geschäftswachstum voranzutreiben

Purple Eagle LLC ist ein Franchisenehmer von Hand and Stone Massage and Facial Spas, einem wachsenden Unternehmen, das hochwertige Spa-Dienstleistungen wie therapeutische Massagen, Gesichtsbehandlungen und Haarentfernung anbietet. Purple Eagle besitzt 18 Franchises von Hand and Stone Massage and Facial Spa und plant, in den nächsten fünf Jahren auf über 50 zu wachsen. 

Purple Eagle nutzt Smartsheet seit 2020, um Zeitpläne von Dienstleistern zu verwalten, Zimmerreinigungen nachzuverfolgen, Lizenzen von Massagetherapeuten zu aktualisieren und Kundenbeschwerden zu bearbeiten.

„Mit Smartsheet können wir problemlos 18 Spas in fünf Bundesstaaten verwalten“, sagt Jeff Flannery, CEO und Gründer von Purple Eagle LLC. „Ohne Smartsheet wären wir nicht in der Lage gewesen, in nur wenigen Jahren von zwei auf 18 Spas zu wachsen.“

Vor 2020 fehlten Purple Eagle Einblicke in das Geschäft der einzelnen Spas, einschließlich der Zeitpläne von Massagetherapeuten, Auslastung von Dienstleistern und Verwaltung der Kundenbeziehungen. Um diese Aufgaben zu bewältigen, verließ sich das Unternehmen auf eine Kombination aus E-Mail und einer veralteten Planungsplattform, was ineffizient war. „Wir hatten viele geschäftliche Herausforderungen, die wir mit der Technologie, die wir hatten, nicht lösen konnten“, so Flannery. „Wenn Dienstleister zum Beispiel ein Zimmer reinigen, sollen sie zur Rezeption gehen und warten, bis der Mitarbeiter das Zimmer inspiziert hat, bevor der Anbieter ein Trinkgeld von einem Kunden erhalten kann. Dieser Prozess dauerte oft zu lange und führte zu frustrierten Mitarbeitern und Kunden.“ 

Darüber hinaus verfügten Massagetherapeuten und andere Dienstleister über keine zuverlässige Methode zur Nachverfolgung der Arbeitsleistung. „Sie hatten keine gute Möglichkeit, ihre Leistung einzusehen, genauso wenig wie die Unternehmensführung“, sagt Flannery. Außerdem benötigte Purple Eagle eine genauere Methode zur Überwachung von Verkäufen und Konversionsraten. 

Mit Smartsheet die Verwaltung alltäglicher Aufgaben vereinfachen 

Nach der Evaluierung von Smartsheet führten Flannery und sein Team die Software im gesamten Unternehmen ein. „Wir sind ein kleines, wachsendes Unternehmen und ich hatte schon immer den Ehrgeiz, eine Plattform zu finden, die ein viel größeres Unternehmen unterstützen kann“, sagt er. „Smartsheet ist genau diese Plattform.“

Mitarbeiter in den Spas füllen alle Onboarding-Formulare der Personalabteilung innerhalb des Tools aus und nutzen Smartsheet somit von ihrem ersten Arbeitstag an. Dann nutzen Mitarbeiter Smartsheet, um die Zeitpläne der Dienstleister zu verwalten und Räume für Kundentermine zuzuweisen. Jeder Massagetherapeut füllt am Ende einer Arbeitsschicht ein Smartsheet-Formular aus, um die Zimmer auszuchecken. Jeder Vertriebsmitarbeiter kann den Bericht des Therapeuten in einem Smartsheet-Dashboard lesen, das aktuelle Bilder des Zustands jedes Zimmers enthält.

Purple Eagle nutzt Smartsheet, um die Leistung von Dienstleistern, die Ressourcenauslastung sowie die Verkäufe und Konversionsraten von Spas an jedem Standort zu messen. Purple Eagle nutzt Smartsheet Data Shuttle, um Daten von Smartsheet in ein internes Reporting-Tool hochzuladen, um Führungskräften der Organisation Einblicke in Verkaufs- und Leistungsmesszahlen zu geben. Mithilfe von Smartsheet Dynamic View können Manager bei Purple Eagle Leistungsdaten anzeigen, die nach Spa oder einzelnen Mitarbeitern aufgeschlüsselt sind.

Purple Eagle nutzt auch die Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Massagetherapeuten automatisch an bevorstehende Ablaufdaten von Lizenzen und Versicherungen zu erinnern. Das Unternehmen nutzt außerdem Workflow-Automatisierung, um Smartsheet in den internen Slack-Channel zu integrieren und so automatische Benachrichtigungen an die Gewinner des firmeneigenen Geschenkkartenwettbewerbs zu senden.

Das Unsichtbare sichtbar machen

Dank ihres Vertrauens in Smartsheet, verfügen Dienstleister von Purple Eagle jeden Tag über aktuelle Informationen zu Zeitplänen, Terminen und Zimmerreinigungen. Infolgedessen hat jedes Spa die Rechenschaftspflicht durch Echtzeit-Leistungsmesszahlen wie die Anwesenheit und die Anzahl der Verstöße gegen die Zimmerkontrolle erhöht. Durch Smartsheet-Dashboards und die Integration mit der internen Planungsplattform hat das Führungsteam von Purple Eagle jetzt Zugriff auf dieselben Messzahlen und kann jedes Spa einfacher verwalten. „Wenn man 18 Standorte verwaltet, muss man sehr viele verschiedene Dinge im Blick behalten. Was das angeht, hat Smartsheet das Unsichtbare sichtbar gemacht“, so Flannery. „Ich kann jede Kundenbeschwerde, jede Mitarbeiteranfrage und den Zeitplan jeder Person in einem Dashboard einsehen, selbst wenn ich 2.000 Meilen entfernt bin. Außerdem kann ich die Ressourcenauslastung messen, was früher schwierig war.“

Mit besseren Einblicken können die Führungskräfte von Purple Eagle Maßnahmen ergreifen, wenn z. B. die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde zu lange dauert.

„Selbst wenn die Verkäufe in einem Spa gut sind, können wir jetzt sehen, ob der Kundenservice hinterherhinkt“, sagt Flannery. „Dank Smartsheet sind wir viel proaktiver.“

Eine schnellere und einfachere Möglichkeit, Unternehmenswachstum zu fördern

Da Smartsheet Verwaltungsprozesse automatisiert, hat Purple Eagle zuvor manuelle Aufgaben vereinfacht und optimiert. „Die Arbeit eines Spa-Managers ist sehr komplex, und der Betrieb eines Spas kann chaotisch sein, wenn es 30 verschiedene Mitarbeiteranfragen oder Zeitpläne gibt, die es zu beachten gilt“, sagt Flannery. „Smartsheet hat alles vereinfacht und jeder Manager hat jetzt schnellen und einfachen Zugriff auf tägliche Aufgaben und Kundeninformationen, die er gegebenenfalls bearbeiten muss.“

Die Automatisierung in Smartsheet hat dazu beigetragen, dass Purple Eagle schneller und einfacher wächst. „Durch die Automatisierung der Verwaltungsprozesse in Smartsheet konnten wir das Unternehmen skalieren“, so Flannery.

„Seit wir Smartsheet eingeführt haben, ist unser Umsatz von 1 Million auf 20 Millionen US-Dollar gestiegen und wir sind von zwei auf 18 Spas gewachsen. Wir gehen davon aus, dass wir in den nächsten fünf Jahren ein 100 Millionen US-Dollar schweres Unternehmen mit 50 Spas sein werden, und ohne Smartsheet wäre das nicht möglich gewesen.“

Da Purple Eagle in den Vereinigten Staaten weiter wächst, plant das Unternehmen, Smartsheet weiterhin zu nutzen. „Wir werden Prozesse weiterhin in Smartsheet automatisieren und zentralisieren“, sagt Flannery. „Smartsheet erleichtert unsere Arbeit und wir sind uns sicher, dass es uns bei der Bewältigung der geschäftlichen Herausforderungen helfen wird, die auf uns zukommen werden.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.