Precision BioSciences nutzt Smartsheet zur Optimierung von Projektressourcen und zur Weiterentwicklung des Genome Editings

Precision BioSciences ist ein 2006 gegründetes Unternehmen für Genome Editing in der klinischen Phase. Es nutzt seine proprietäre ARCUS-Plattform, um In-vivo-Genome-Editing-Therapien für Krankheiten mit hohem ungedecktem Bedarf zu entwickeln. 

Obwohl Precision BioSciences ein schlankes Team von weniger als 100 Mitarbeitenden beschäftigt, verwaltet das Unternehmen komplexe Programme, die sich über frühe klinische und präklinische Phasen erstrecken. Mit zunehmender Reife der Programmpipeline und fortschreitendem Zulassungsprozess wurde es immer schwieriger, Zeitpläne über separate Sheets einzelner Gruppen nachzuverfolgen.  Aufgrund von Kommunikationslücken zwischen den Abteilungen mussten Programmmanager*innen verschiedene einzelne Sheets miteinander abgleichen und alle Zeitpläne manuell verwalten. „Wenn eine präklinische Studie geplant werden musste, mussten unsere Teams für nichtklinische Studien, Zulassungsfragen und Fertigung informiert und aufeinander abgestimmt werden“, sagt Pete Broglie, stellvertretender Direktor für Programm- und Prozessmanagement bei Precision BioSciences. „Meine Aufgabe als Programmmanager ist es, sicherzustellen, dass alle Teams miteinander kommunizieren und wir realistische Erwartungen an den Zeitplan haben.“

Optimierung des Programm- und Ressourcenmanagements mit Smartsheet 

Smartsheet, die Plattform für Intelligent Work Management, war bereits im Einsatz, als Broglie zu Precision BioSciences stieß, und er erkannte schnell ihr Potenzial. „Ich habe sofort an allen Smartsheet-Schulungen teilgenommen, die weitgehend verfügbar und unglaublich wertvoll sind“, sagt er. „Ich habe mich kopfüber in SmartU gestürzt, den YouTube-Kanal genutzt und einfach so viele Informationen wie möglich aufgesogen. Und ich hatte das Gefühl, meine Fähigkeiten als Programmmanager exponentiell auszubauen.“ 

Smartsheet wurde bald zum Rückgrat des Programmmanagements des Unternehmens. Das Unternehmen nutzt Smartsheet, um Informationen zu verschiedenen Bereichen aller Programme (einschließlich Forschung, Zulassung und klinischer Entwicklung) zu verfolgen, darunter auch Personal und Einrichtungen. Die Flexibilität der Plattform ermöglichte es den Programmmanager*innen von Precision, miteinander verbundene Zeitpläne für verschiedene Funktionen und Programme zu erstellen, Abhängigkeiten zu verknüpfen und Aktualisierungen durch automatisierte Workflows in Smartsheet zu automatisieren. Smartsheet optimiert auch die Materialnachverfolgung, insbesondere für Programme mit externen Anbietern. Die Lösung erfasst insbesondere Materialien, Ablaufdaten und Analysezertifikate mit automatisierten Warnmeldungen und bedingter Formatierung, um mögliche Verzögerungen bei der Datenbereitstellung zu vermeiden. 

Smartsheet-Dashboards und -Berichte sind für die Kommunikation des Unternehmens von zentraler Bedeutung. Aktualisierte Projektdaten sind für alle Teammitglieder zugänglich, sodass sie die Meilensteine und den aktuellen Fortschritt jedes Projekts vollständig im Blick haben. 

Um Projekte effizienter zu verwalten, verwendet Precision BioSciences Smartsheet Resource Management, das dabei hilft, die Arbeitslast auszugleichen und eine effektivere Ressourcenzuweisung zu ermöglichen. Die erweiterten Berichtsfunktionen der Lösung verknüpfen Ressourcendaten mit der Hauptanwendung und erstellen Dashboards und Sheets auf Grundlage der von den Teammitgliedern eingegebenen Stunden.

Projektressourcen genau verwalten und prognostizieren 

Smartsheet Resource Management hat es Precision BioSciences ermöglicht, Ressourcen intelligent zuzuweisen. Dadurch erhält das Unternehmen einen besseren Überblick darüber, wer verfügbar ist und woran die Mitarbeitenden zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. Dies trägt dazu bei, die Arbeitslast auszugleichen und die Produktivität zu steigern, während gleichzeitig Transparenz und Vertrauen gefördert werden. 

„Wenn jemand eine Auslastung von über 100 Prozent hat, erhalte ich dank Resource Management eine Benachrichtigung auf einem Dashboard. So kann ich mich mit dieser Person in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass sie nicht überlastet ist, um zu fragen, ob sie Hilfe braucht oder ob Ressourcen aus anderen Bereichen des Unternehmens hinzugezogen werden sollen“, sagt Broglie. „Umgekehrt, wenn jemand weniger als 40 Stunden meldet, wird ein Gespräch in Gang gesetzt, sodass man die verbleibenden 4 bis 6 Stunden dazu nutzen kann, diese Person in ein anderes Projekt einzubinden oder sie als Hilfsressource in einem anderen Team einzusetzen.“

Precision BioSciences arbeitet an der Verwendung von Resource Management, um Arbeitslasten und Personalbedarf proaktiv zu prognostizieren und Qualifikationslücken zu schließen. Broglie erklärt: „Wir arbeiten daran, Prognosemodelle zu entwickeln, damit wir, wenn sich Chancen für ein neues Genome-Editing-Projekt auftun, bei dem eine bestimmte Anzahl von Vollzeitkräften für die Forschung und eine weitere Anzahl für die Fertigung benötigt werden, entsprechend planen können. Wir können auch sicherstellen, dass wir unser Team nicht überlasten und die Auslastung nicht von 100 auf 160 Prozent steigt. Wenn wir jedoch erkennen, dass wir Unterstützung benötigen, können wir unser Augenmerk darauf richten, die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen einzustellen. Oder wenn wir eine wichtige Deadline vor uns haben, können wir unsere Ressourcen vorab bereitstellen, damit wir nicht in letzter Sekunde verzweifelt nach Mitarbeitenden suchen müssen.“

Beschleunigung des Laborbetriebs 

Automatisierte Workflows in Smartsheet helfen Precision BioSciences dabei, manuelle Aufgaben zu reduzieren. „In meinem früheren Unternehmen brauchte ich etwa 6 Monate, um ein Dashboard zusammenzustellen. Mit Smartsheet dauerte es nur etwa anderthalb Wochen“, sagt Broglie. Das Unternehmen profitiert auch von automatisierten Warnmeldungen bei abgelaufenem Material, um einen unterbrechungsfreien Laborbetrieb zu gewährleisten. „Dank der Automatisierung von Smartsheet verfolgen wir alle unsere Verfallsdaten und haben keine Verzögerungen bei unseren Daten aufgrund des Verfalls von Reagenzien“, sagt Broglie.

Smartsheet hat auch die Nachverfolgung von Proben im Unternehmen optimiert, indem mehrere Arbeitsabläufe auf der Grundlage unterschiedlicher Untersuchungsverfahren automatisiert und integriert wurden. 

„Sobald eine Probe in Smartsheet erfasst wird, durchläuft sie einen Workflow und geht nach Abschluss und Analyse durch das Teammitglied automatisch in die nächste Workflow-Gruppe über“, erklärt Broglie. „Es ist ein nahtloser Prozess.“

Verbesserte Einblicke in Programme 

Smartsheet-Dashboards geben Precision BioSciences sofortige Einblicke in den Programmstatus und ermöglichen die Entscheidungsfindung in Echtzeit. Beispielsweise nutzte das Unternehmen bei der Einreichung eines Antrags auf Zulassung eines neuen Prüfpräparats (Investigational New Drug, IND) für ein Hepatitis-B-Programm (PBGENE-HBV) Smartsheet, um Überprüfungen und Fertigstellungen über verschiedene Module hinweg zu verfolgen, Verzögerungen zu erkennen und die teamübergreifende Koordination zu erleichtern. „Unsere Führungsebene konnte sofort den Status der verschiedenen Module sehen. So konnten wir leichter sagen: ‚Wir haben 30 oder 40 Prozent geschafft.‘“ 

Broglie ergänzt: „Mit den Dashboards von Smartsheet sehen wir nicht nur, welche Projekte diese Woche anstehen, sondern auch, welche uns nächste Woche und in der Woche danach erwarten. Mit diesen Informationen kann ich in Smartsheet Resource Management Ressourcen basierend auf ihrer Verfügbarkeit zuweisen. Dies erleichtert uns die Ressourcennutzung mit Blick auf das übergeordnete Ziel.“

In naher Zukunft plant Precision BioSciences, Smartsheet umfassender einzusetzen, insbesondere für die Ressourcenprognose und -automatisierung. Das Unternehmen konzentriert sich auch auf die Entwicklung ausgefeilterer Prognosemodelle zur Unterstützung neuer Genome-Editing-Projekte, um sicherzustellen, dass die Ressourcenzuweisung ausgewogen und nachhaltig bleibt, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.