CARBOGEN AMCIS erlangt stärkere Kontrolle über Projekte durch Verknüpfung von Smartsheet mit Velocity

CARBOGEN AMCIS bietet Dienstleistungen im Bereich der Arzneimittelentwicklung und -vermarktung in allen Phasen der Medikamentenentwicklung an. Das Unternehmen sucht ständig nach Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz, um Pharmaunternehmen dabei zu helfen, schnell und kostengünstig lebensrettende Therapien zu entwickeln. 

„In den 40 Jahren unseres Bestehens haben wir Standorte in mehreren Ländern Europas und Asiens aufgebaut. Zudem bieten wir Dienstleistungen für Kunden in den Regionen APAC und Nordamerika an“, sagt Aurore Wicht-Riedel, Betriebswirtin bei CARBOGEN AMCIS. „Unsere globale Präsenz gibt unseren Teams die Möglichkeit, zum Wohl aller Menschen auf der ganzen Welt beizutragen. Allerdings bringt sie auch Herausforderungen in Bezug auf Datenintegrität und Transparenz mit sich.“

Eine Brücke zwischen Apps, die erfolgreiche Projekt-Roadmaps gewährleistet

An den Schweizer Standorten nutzen die Teams von CARBOGEN AMCIS die App „Velocity“, ein cloudbasiertes Ressourcen- und Projektplanungstool, zur Verwaltung von Projektpipelines und zur Priorisierung von Aufgaben, die globale Auswirkungen haben. Die Abteilung für Qualitätskontrolle und Analytics hingegen nutzt Smartsheet, um das tägliche Arbeitspensum zu bewältigen und komplexe Prozesse in überschaubare Aufgaben zu zerlegen. 

Solange die beiden Systeme nicht miteinander verbunden waren, war es nicht einfach, die Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Projekten zu gewährleisten.

„Unvollständige, fragmentierte und inkonsistente Daten führten zu Fehlentscheidungen und Projektverzögerungen. Das verursachte bei den Angestellten Frustration, da sie Schwierigkeiten hatten, ihre Arbeit rechtzeitig und in der gewünschten Qualität zu erledigen“, so Wicht-Riedel.

Das Unternehmen beauftragte NANGA SYSTEMS, einen Smartsheet Platinum Partner, eine Möglichkeit zu schaffen, Daten über alle Standorte hinweg zu synchronisieren und die täglichen Prozesse effizient zu steuern. „CARBOGEN AMCIS beauftragte uns mit der Entwicklung einer maßgeschneiderten Schnittstelle, die beide Anwendungen miteinander verknüpft“, sagt Tobias Lauer, Leitender Berater bei NANGA SYSTEMS.

„Die Idee war, das Beste aus beiden Welten zu nutzen und dabei alle Daten einheitlich, transparent und für alle Benutzer im Unternehmen leicht zugänglich zu machen.“ 

Der von NANGA SYSTEMS eigens entwickelte Connector zeigt alle Daten an einer Stelle an, von allgemeinen Projektübersichten bis hin zu Details der täglichen internen Abläufe. Die Idee war, die Projekte in Velocity zu modellieren und diese Struktur an Smartsheet zu senden, wo sie in typische Arbeitsaufgaben aufgeschlüsselt wird. Smartsheet würde dann Fortschritte melden und Informationen zur Gliederung und Priorisierung zurückerhalten. „Unser Ziel bestand darin, allen die Möglichkeit zu geben, in Velocity Aufgaben zu priorisieren, die sich auf die globale Projektabwicklung auswirken, während sie in Smartsheet schneller abgearbeitet werden können“, erklärt Lauer.

Zeit sparen, um Leben zu retten

Als Ergebnis der Integration werden alle Projektdaten einmal täglich automatisch von Velocity zu Smartsheet übertragen und über den Connector in Aufgaben-Sheets eingepflegt. Projektleiter können in Smartsheet jede Aufgabe manuell in kleinere Teile aufteilen. Die Teilaufgaben werden dann in das Labororganisations-Sheet übertragen, den verantwortlichen Personen zugewiesen und können bearbeitet werden. 

Wenn bestimmte Teilaufgaben in Smartsheet abgeschlossen werden, meldet die für die Hauptaufgaben verantwortliche Person den Fortschritt an Velocity. Im Gegenzug teilt die Plattform den Smartsheet-Benutzern mit, welche Prioritäten als Nächstes zu setzen sind. „Mit dem Connector können wir schnell Prioritäten setzen und schneller Aufgaben erledigen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern“, sagt Wicht-Riedel. „Das ist bei hochkomplexen, vielschichtigen Projekten in der Pharmabranche, deren Ergebnisse lebensrettend sein können, von entscheidender Bedeutung.“

Daten zusammenführen, um Teams zu unterstützen

Die kombinierten Funktionen von Smartsheet und Velocity ermöglichen es den Angestellten von CARBOGEN AMCIS in der Abteilung für Qualitätskontrolle und Analytics, die für das Gesamtunternehmen wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Die reibungslose Kommunikation zwischen den beiden Systemen kommt aber auch den einzelnen Angestellten zugute, die dadurch effizienter und effektiver arbeiten können. 

Durch die Aufgliederung von Projekten in Aufgaben, Meilensteine und kritische Pfade wird die Arbeit des Teams überschaubarer und es kommt schneller voran. „68 % unserer Angestellten geben an, dass sich die Integration positiv auf ihre tägliche Arbeit auswirkt“, so Wicht-Riedel.

Ein zentraler Datenspeicher, in dem alle Daten von globalen Projekten bis hin zu internen Aufgaben angezeigt werden, unterstützt Projektmanager außerdem dabei, ihre Ressourcen effektiver zu verwalten. Die Integration bietet ihnen ein flexibles Toolkit, das einen Gesamtüberblick über das gesamte Projektportfolio ermöglicht. Gleichzeitig können sie jeden Aspekt eines jeden Projekts detailliert betrachten, um bei der Arbeit hervorragende Ergebnisse zu erzielen. 

„Unsere Projektmanager können jetzt Ressourcen genau zuweisen und erhalten ein klareres Bild von Fortschritten, Meilensteinen und möglichen Verzögerungen“, so Wicht-Riedel. „Sie haben alle Prioritäten und Abhängigkeiten unter Kontrolle, was für die strategische Planung und das Ressourcenmanagement unerlässlich ist“, schließt sie.