Brightview Senior Living bringt seine 47 Seniorenresidenzen mit Echtzeitdaten zusammen

Brightview Senior Living wurde 1999 gegründet und baut und betreibt fast 50 Seniorenresidenzen in den Vereinigten Staaten. „Mit unseren Angeboten und Programmen ermutigen wir unsere Bewohner, aktiv und gesund zu bleiben“, so Tesh Patel, Corporate Director of Business Operations. „Wir sind davon überzeugt, dass ein großartiger Arbeitsplatz auch ein großartiger Ort zum Leben ist. Deshalb motivieren wir unsere 5.500 Mitarbeiter dazu, sich weiterzuentwickeln und ihre Karriere voranzutreiben, und versuchen, ihnen die entsprechenden Tools und Möglichkeiten an die Hand zu geben.“

Auf der Suche nach einer skalierbaren, benutzerfreundlichen Lösung

Als Brightview begann, sich zu vergrößern, hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, sein verstreutes Netzwerk aus Residenzen und Mitarbeitern auf dem gleichen Stand zu halten. „Wir geben verschiedene Daten sowohl an interne Teams als auch an externe Kunden weiter. Mit klassischen Tabellen ließ sich der Zugriff auf diese Daten weder vollständig noch einfach kontrollieren. In jeder Seniorenresidenz gab es eine Vielzahl einzelner, individueller Prozesse. Es gab keine effiziente Möglichkeit, all diese Daten zu konsolidieren. Daher brauchten wir eine skalierbarere Architektur, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten“, fügt Patel hinzu.

Brightview suchte nach einer Lösung. 

„Wir waren auf der Suche nach einer Plattform, die einfach in der Wartung und Handhabung ist und die es uns ermöglicht, den Benutzerstamm schnell zu erweitern, das große Ganze zu sehen und unsere Roadmap effektiv zu planen“, erklärt Phyllis Collins, IT PMO Manager bei Brightview. 

Um dies zu erreichen, suchte Brightview nach einem zuverlässigen Partner, der das Unternehmen auf diesem Weg unterstützte.

Umfassendere Nutzung von Smartsheet

Brightview hatte Smartsheet bereits seit einigen Jahren im Einsatz und führte einige seiner operativen Prozesse bereits mithilfe von Smartsheet aus. Dann arbeitete das Unternehmen mit Invoka Consulting zusammen, um die Nutzung der Premium-Apps von Smartsheet zu maximieren und sie effizienter und skalierbarer zu gestalten. Brightview entschied sich, den COVID-19-Impfstatus seiner Bewohner und Mitarbeiter mithilfe von Smartsheet zu überwachen. „Um Daten für jede Seniorenresidenz zu sammeln, brauchten wir schnell einen Mechanismus, mit dem sich eine große Datenmenge in einem einheitlichen Format erfassen ließ“, erinnert sich Collins.

Die offensichtliche Lösung war Control Center. Es generiert ähnliche Ansichten für jede Residenz und fasst die Daten in einem Bericht zusammen. „So konnten wir unsere Daten aufschlüsseln und rollenbasierte Berechtigungen für bestimmte Sheets erteilen. Wir konnten Daten ganz einfach erfassen und die gesamte Organisation mithilfe von Dashboards für Führungskräfte mühelos überblicken“, so Collins.

Dank der Implementierung von Data Shuttle konnte der zeitaufwendige Datenmigrationsprozess, der sich über ein paar Tage erstreckt hätte, drastisch auf wenige Stunden gekürzt werden. Brightview nutzte auch die Pivot App, um Berichte für Power BI-Dashboards freizugeben und so Erkenntnisse leichter zugänglich zu machen. 

„Wir waren beeindruckt von der Qualität der gesamten Umsetzung. Außerdem konnten wir Zeit einsparen und Transparenz wie Ergebnisse verbessern“, fügt Collins hinzu.

Transparenz fördert Verbesserungen

Das nächste Projekt war eine Lösung zur Überwachung der Qualitätssicherung (QS) und Compliance mit einer Reihe von staatlichen und internen Vorschriften. „Diese Vorschriften ändern sich im Laufe der Zeit und wir müssen unsere Umfragen schnell und konsequent aktualisieren, um sie an gesetzliche Änderungen anzupassen“, erklärt Patel. „Wir müssen auch alle Beteiligten, vom Küchenpersonal bis hin zur Gesundheits- und Wellnessabteilung, bewerten und ihnen die Ergebnisse optimiert zukommen lassen, damit sie Verbesserungen zeitnah vornehmen können. Dafür waren herkömmliche Tabellenkalkulationen zu zeitaufwendig und ungenau.“

Daher setzte Brightview auf WorkApps, um seinen Teams verschiedene Zugriffsstufen zu gewähren. So konnten die QS-Verantwortlichen Compliance-Werte in verschiedenen Kategorien bearbeiten und der Rest des Teams konnte eine Vorschau von Daten und Einblicken anzeigen. 

„Mit verständlichem Feedback in Echtzeit können unsere Mitarbeiter Bereiche mit Verbesserungspotenzial schnell erkennen und entsprechend handeln“, fügt Patel hinzu. 

Brightview nutzte Smartsheet Control Center, um gesetzliche Änderungen in allen Seniorenresidenzen einfach zu aktualisieren. Das Unternehmen nutzte zudem DataMesh, um technische Einschränkungen zu beheben, und die Pivot App, um aussagekräftige Vergleiche mithilfe neu entwickelter Messzahlen anzustellen und neue Trends zu erkennen.

Ein schönerer Alltag für alle

Darüber hinaus nutzte Brightview Smartsheet, um sogenannte „Bright Moments“ zu generieren und freizugeben – Inhalte, die verschiedene Ereignisse im Leben der Bewohner wie Konzerte und Besuche von Enkelkindern zeigten. „Auf diese Weise können wir ihre Familien und Angehörigen ganz einfach auf dem Laufenden halten, entweder durch einen Newsletter oder sogar durch einen Social-Media-Post“, so Collins.

Schließlich entschied Brightview, bei der Planung des Investitionsbudgets auf Smartsheet zu setzen. „Sämtliche unserer 47 Seniorenresidenzen werden in den kommenden Jahren irgendeine Art von Wartung oder Renovierung erfordern“, erklärt Patel. „Wie kann eine einzelne Person all diese Informationen erfassen, sie nach Prioritäten ordnen und den Aktionären und Führungskräften präsentieren?“

Anstelle einfacher Tabellenkalkulationen sammelt Brightview heute Daten zum Budgetbedarf über Smartsheet-Formulare und fasst die Einreichungen in Dynamic View zusammen. „So erhalten wir ein klares Bild davon, was unsere Residenzen in den kommenden fünf Jahren benötigen werden“, fügt Patel hinzu.

Auf der Suche nach unendlichen Möglichkeiten

Rückblickend auf die erfolgreiche Implementierung lobt Collins den Brightview-Partner Invoka Consulting für das solide Fundament, das er gelegt hat. „Invoka hat sich die Zeit genommen, unser Unternehmen zu verstehen und Konfigurationen zu empfehlen“, sagt Collins. „Sie haben uns Best Practices empfohlen und standen als starker Partner an unserer Seite. Sie verstehen das System ganz hervorragend.“

Dem stimmt Patel zu und erklärt: „Invoka hat uns wirklich geholfen, einen sehr gründlichen Prozess zu entwickeln. Mithilfe von Formularen, Dashboards und Berichten haben wir einen wesentlich transparenteren Kapitalprozess geschaffen. Damit wurde die Budgetplanung in diesem Jahr im Vergleich zu den Vorjahren deutlich erleichtert. Das war eine bemerkenswerte Veränderung.“

Heute erwägt Brightview, die angeforderten Projekte innerhalb von Smartsheet zu verwalten und so mehr Transparenz im gesamten Unternehmen zu schaffen. „Wir denken sogar darüber nach, automatisch zu berechnen, wann die Residenzen mit der Umsetzung der Projekte rechnen können“, so Collins.