Das Oregon Department of Human Services verwendet Smartsheet, um wichtige Programme mit zentraler Nachverfolgung und genauer Berichterstattung zu verwalten

Das Oregon Department of Human Services (ODHS) ist die wichtigste Behörde in Oregon, die den Bürgern und Bürgerinnen von Oregon dabei hilft, Wohlbefinden und Unabhängigkeit zu erlangen. Als größte Behörde des Bundesstaates entscheidet das ODHS über die Anspruchsberechtigung der Personen, die Hilfe beantragen oder erhalten. Mehr als eine Million Menschen nehmen die Dienstleistungen des ODHS im Rahmen zahlreicher Programme in Anspruch, darunter „Aging and People with Disabilities“ (Senior*innen und Menschen mit Behinderungen), „Child Welfare“ (Kinderfürsorge), „Developmental Disabilities Services“ (Dienstleistungen für Menschen mit Entwicklungsstörungen), „Self-Sufficiency Programs“ (Programme zur Selbstständigkeit), „Vocational Rehabilitation“ (Berufliche Rehabilitation) und „Oregon Eligibility Partnership“ (Oregon-Partnerschaft für Anspruchsberechtigung).

Technologie spielt in der täglichen Arbeit der Behörde eine entscheidende Rolle und das ODHS suchte nach einer kostengünstigen und sicheren Lösung, um die Programme zu verwalten und die Berichterstellung zu vereinfachen. „Die Kosten spielen in jeder Regierungsbehörde eine wichtige Rolle, da die Finanzierungsströme nicht unbegrenzt sind und die Mittel nicht immer fließen“, sagt Joey Razzano, Performance System Administrator beim ODHS. „Darüber hinaus müssen wir personenbezogene Daten schützen, bei denen es sich um vertrauliche und sensible Daten von Einzelpersonen handelt.“

Razzano hatte Smartsheet bereits im Rahmen ihrer vorherigen Tätigkeit bei der Gesundheitsbehörde von Oregon verwendet und half dabei, die Plattform beim ODHS einzuführen. „Ich wusste, dass Smartsheet nicht nur einfach zu bedienen, sondern auch skalierbar und flexibel ist“, sagt sie. Schnell wurde Razzano zur Smartsheet-Expertin der Behörde und zur Ansprechpartnerin für verschiedene Teams innerhalb des ODHS, die sich an sie wandten, um Hilfe bei der Entwicklung von Smartsheet-Lösungen zu erhalten. Eines dieser Teams war Vocational Rehabilitation, ein staatlich finanziertes Programm, das Menschen mit Behinderungen bei der Arbeitssuche unterstützt. Das Team benötigte eine Lösung, mit der sich die Leistungen für alle Schulbezirke und Auftragnehmer besser nachverfolgen und koordinieren ließen, damit sie der Bundesregierung genau Bericht erstatten konnten.  „Das Programm lief Gefahr, die Bundesfinanzierung zu verlieren, weil unsere Berichterstattung fehlerhaft war“, sagt Razzano.

Verwaltung von Prozessen zur beruflichen Rehabilitation in Smartsheet

Dem Team für berufliche Rehabilitation fehlten zentrale Berichtsfunktionen und es wollte die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden verbessern. „Wir sind verpflichtet, den staatlichen und bundesstaatlichen Behörden über unser Fallmanagement Bericht zu erstatten, aber das war schwierig, weil es zwischen unseren verschiedenen Systemen an Kommunikation mangelte“, sagt Razzano. Außerdem musste das Projektmanagement optimiert werden. „Unsere Mitarbeitenden verwenden teilweise unterschiedliche Software und Tracking-Tools. Eine effektive Zusammenarbeit war nicht möglich, weil sie isoliert voneinander arbeiteten“, sagt Razzano.

Nachdem ein Auftragnehmer nicht die gewünschte Leistung erbracht hatte, half Razzano dem Team, schnell eine Lösung zu entwickeln, um das Programm zur beruflichen Rehabilitation in Smartsheet besser zu verwalten. „Als mein Vorgesetzter die benötigten Funktionen beschrieb, wusste ich, dass Smartsheet sie ausführen konnte“, sagt sie. Mit Smartsheet kann das Team die Genehmigungsschritte für Dutzende von Schulbezirken im ganzen Bundesstaat einfacher nachverfolgen, jeden Monat Echtzeitberichte für die Rechnungsstellung erstellen und den Bundesbehörden vierteljährlich genaue Berichte liefern. „Wir verfolgen jeden Schritt und zeigen klar auf, wer Dienstleistungen benötigt, welche Informationen vorliegen und ob die Anforderungen erfüllt werden“, so Razzano. Smartsheet exportiert täglich Daten einschließlich primärer Identifikationsnummern aus einem anderen System, um eine konsistente Nachverfolgung von Überweisungen zu gewährleisten und die manuelle Dateneingabe zu eliminieren. Um regionalen Koordinator*innen und Schulbezirken einen Überblick zu verschaffen, erstellte das ODHS auch verschiedene Dashboards mit Gesamtübersichten über Schulen, Auftragnehmer und zusammenfassenden Statistiken für jeden Fall. Mit Dynamic View wurden nur die relevanten Abrechnungsinformationen angezeigt.

Eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung für das Fallmanagement 

Das ODHS erstellte im Handumdrehen ein umfassendes System zur Nachverfolgung und Berichterstattung für das Programm zur beruflichen Rehabilitation. „Ich habe die Lösung zur Nachverfolgung der Genehmigungen für das Programm zur beruflichen Rehabilitation innerhalb von zwei Wochen entwickelt, weil Smartsheet so intuitiv und benutzerfreundlich ist“, sagt Razzano. Nachdem die Lösung zur Nachverfolgung und Berichterstattung in Betrieb genommen wurde, erfuhr Razzano, dass sie die Berichtsanforderungen der Bundesbehörden erfüllte. So erhielt das Programm weiterhin die benötigten Fördermittel. „Tatsächlich erwähnte eine Bundesbehörde, dass sie einem anderen Bundesstaat empfohlen habe, sich unsere Lösung anzusehen, weil sie so gut funktioniert“, sagt Razzano.

Das ODHS profitierte auch von der Flexibilität von Smartsheet. „Die Anforderungen änderten sich während der Entwicklung der Lösung ständig und wir konnten im Laufe der Zeit Anpassungen vornehmen, da Smartsheet so flexibel und skalierbar ist“, sagt Razzano. Darüber hinaus helfen Smartsheet-Dashboards dem ODHS, die Fallmanagementprozesse für jeden einzelnen Bezirk zu zentralisieren. 

„Wir haben für jeden Bezirk eine zentrale Anlaufstelle eingerichtet, sodass die Koordinator*innen jetzt Überweisungen, Erstattungen und andere Formulare an einem Ort einsehen können“, sagt Razzano. „Oftmals muss man mehrere Stellen aufsuchen, um Behördenformulare und andere Informationen zu finden. Mit Smartsheet konnten wir alle Formulare direkt in das Dashboard einbetten, was alles für die Stadtteile leichter zu finden und effizienter macht.“

Mitarbeiter zu mehr Effizienz befähigen

Andere ODHS-Mitarbeiter haben die Autonomie, ihre eigenen Lösungen in Smartsheet zu erstellen, anstatt sich auf die Informationsdienstabteilung der Agentur zu verlassen. „Früher mussten wir Monate oder sogar länger warten, bis die Informationsdienste etwas für uns erstellen konnten“, sagt Razzano. „Es ist leicht, etwas zu entwickeln, das in Smartsheet funktioniert, und es ist auch für unsere Teams leicht zu erlernen. Anstatt vier oder fünf verschiedene Programme zu verwenden, können wir alles, was wir brauchen, an einem Ort in Smartsheet erledigen.“

Darüber hinaus bietet Smartsheet eine sichere Plattform, mit der das ODHS die personenbezogenen Daten der Personen, die von den einzelnen Programmen profitieren, besser schützen kann. „Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig Sicherheit für uns als staatliche Regierungsbehörde ist“, sagt Razzano. 

„Der Schutz öffentlicher Aufzeichnungen ist uns sehr wichtig und das Justizministerium muss jeden Cloud-basierten Dienst genehmigen, der eine Click-through-Nutzungsvereinbarung hat. Wir wissen, dass wir diese Anforderungen mit Smartsheet erfüllen können. Smartsheet führt uns immer wieder vor Augen, wie sicher die Plattform ist, sodass wir das Risiko besser kontrollieren können. Das gibt uns Zuversicht, wenn wir diese Technologie hier beim ODHS weiter ausbauen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.