NOAA spart durch die automatisierte Nachverfolgung von Akquisitionen, Verträgen und Budgets mit Smartsheet Gov 3 Wochen an Arbeit ein

Die National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) ist eine wissenschaftliche und behördliche Einrichtung in den Vereinigten Staaten mit vielfältigen Aufgaben – von der Prognose schwerer Stürme über die Beobachtung der Klimadaten bis hin zur Verwaltung der Fischgründe. NOAA ist eine Einrichtung des US-Handelsministeriums und unterhält sechs Büros: National Environmental Satellite, Data and Information Service (NESDIS), National Marine Fisheries Service (NMFS), National Ocean Service (NOS), National Weather Service (NWS), Office of Marine & Aviation Operations (OMAO) und Office of Oceanic and Atmospheric Research (OAR).  

Das Office of the Chief Administrative Officer (OCAO) der NOAA spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Behörde und der dazugehörigen Büros. Es stellt wichtige Services bereit, einschließlich Immobilienerwerb, Immobilienverwaltung und Budgetprognose. Das OCAO nutzt Smartsheet Gov für die Projektnachverfolgung, die Verwaltung des Immobilienerwerbs und der Geschäftsverträge und zur Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

„Wir verlassen uns auf Smartsheet-Dashboards und -Workflows, um alle unsere Prozesse zu optimieren und Projekte effizienter zu verwalten“, sagt Patrick Holt, Leiter des Daten- und Technologieprogramms für das Büro des Chief Administrative Officers bei der NOAA.

Früher nutzten Holt und sein Team mehrere verschiedene Software-Tools, um Projekte, Budgets und Verträge zu verwalten. „Wir haben versucht, mit Kalendern, E-Mails, Chats und anderen Tools alles im Blick zu haben und nachzuverfolgen, aber ohne Erfolg“, so Holt. „Bei Budgets und Akquisitionen haben wir beispielsweise oft den Überblick darüber verloren, wo sich die Dinge im Prozess genau befanden. Wir hatten auch isoliert arbeitende Abteilungen mit unterschiedlichen Prozessen. Es gab Probleme mit der Übergabe von Projekten zwischen Teams, weil nicht klar war, wer an welcher Aufgabe arbeitete. Im Großen und Ganzen war das Projektmanagement sehr ineffizient.“

Zusammenarbeit mit M2 Strategy zur Verwaltung wichtiger Aufgaben in Smartsheet Gov

Holt wurde durch ein Gespräch mit einem Kollegen über Smartsheet Gov auf die Vorteile der Software aufmerksam. „Mit Smartsheet ließen sich scheinbar viele Dinge erledigen, die wir mit unseren vorhandenen Projektmanagement-Lösungen nicht machen konnten. Auch schien eine bessere Zusammenarbeit möglich zu sein, weil Smartsheet komplett webbasiert ist“, äußert sich Holt. 

Kurz nach der Einführung von Smartsheet Gov beauftragte das OCAO den langjährigen Technologiepartner M2 Strategy (M2). M2, eine Technologie- und Management-Beratungsfirma mit Schwerpunkt auf Modernisierung, hat mit dem OCAO-Akquisitionsteam zusammengearbeitet, um mithilfe von Smartsheet Gov-Formularen und -Dashboards die Verwaltung von Akquisitionen und Verträgen in den Büros zu optimieren. Das OCAO erfasst alle Akquisitionen und zugehörige Verträge in Smartsheet Gov und die Budgetteams pflegen während des gesamten Prozesses Aktualisierungen ein. Alle Akquisitionsprojekte und Verträge sind in das Vertragssystem des Büros integriert.

Das OCAO nutzt Smartsheet Control Center zur Verwaltung des Budgetierungsprozesses von der Projektaufnahme bis zur Genehmigung. Das für die Sicherheit und Einhaltung von Umweltvorschriften verantwortliche Team verwendet Control Center, um Baustellensicherheitsprüfungen für mehr als 400 Baustellen zu verwalten. „Das Durchführen von Sicherheitsprüfungen ist ein sehr repetitiver, manueller Prozess“, sagt Holt. „Mit Smartsheet Gov können wir mehrere Prüfungen immer wieder mit derselben Vorlage durchführen.“ 

Das OCAO nutzt die Workflow-Automatisierung in Smartsheet Gov für Aufgaben des Flottenmanagements, etwa zum Verwalten einer großen Flotte von Fahrzeugen, die alle von den NOAA-Büros verwendet werden. Außerdem verwendet das OCAO Data Shuttle von Smartsheet, um Akquisitions- und Vertragsdaten aus mehr als 50 Datenquellen alle zwei Wochen in Smartsheet Gov hochzuladen. Mit diesen Daten konnte M2 Reporting-Dashboards für leitende Manager im OCAO erstellen. Mithilfe der Dashboards können sich Manager einen schnellen Einblick in den Echtzeitstatus von Akquisitionsprojekten, Verträgen und Budgets verschaffen.

Echtzeitansicht des Projekts-, Vertrags- und Budgetstatus

Mit Smartsheet Gov können sich Holt und sein Team Echtzeiteinblicke in den Status aller Akquisitionen, Verträge und Budgets verschaffen. „Wir sehen in Smartsheet Gov auf einen Blick, was vorgeschlagen, genehmigt oder abgelehnt wurde“, so Holt. „Ich behalte die Budgets immer gut im Blick, denn ich kann schnell jede einzelne Ausgabe aufrufen, die in einem NOAA-Büro getätigt wurde. Mit Smartsheet Gov erhalten wir eine bisher nicht bekannte Art von Sichtbarkeit und Transparenz.“

Entsprechend können sich leitende Manager aktualisierte Vertrags- und Budgetinformationen für alle aktuellen und zukünftigen Akquisitionsprojekte ansehen.

„Unsere Führungskräfte haben nicht immer die Zeit, einen Projektmanager persönlich um aktuelle Informationen zu bitten“, so Holt. „Mit Smartsheet Gov haben sie jetzt die Möglichkeit, sich schnell über den Stand eines der Projekte zu informieren.“

Dank dieser wertvollen Einblicke kann das OCAO auch effektiver für die Zukunft planen, denn Führungskräfte können sich wichtige Verträge ansehen und proaktiv Probleme erkennen, die ggf. behoben werden müssen. „Anstatt sich eine Gruppe separater Akquisitionsformulare anzusehen, können Führungskräfte eine allgemeine Ansicht von wichtigen 25 Verträgen für jede Kategorie aufrufen“, so Holt.

Mit optimierten Prozessen werden pro Monat 3 Wochen Arbeit eingespart 

Mit Smartsheet Gov konnte das OCAO seine Prozesse rund um Akquisition, Vertragsverwaltung und Flottenmanagement optimieren. So wird Zeit für neue Aufgaben gewonnen, die früher für das manuelle Sammeln und Analysieren von Informationen aus verteilten Quellen aufgewendet werden musste. „Wir verbringen unsere wertvolle Zeit nicht mehr mit dem Sammeln von Daten, weil Smartsheet Gov alle Informationen an einem zentralen Ort bereitstellt, wo alle Beteiligten sie aufrufen können“, so Holt. Beispielsweise hat das OCAO seine Prozesse zum Nachverfolgen nicht erfüllter Verpflichtungen optimiert. So wird das Restbudget für bestimmte Projekte sichtbar. „Früher dauerte dieser Prozess bis zu 12 Tage, weil die verantwortliche Person verschiedene Projektbeteiligte kontaktieren musste, um herauszufinden, wo und wofür das Geld ausgegeben wurde. Jetzt werden diese Daten automatisch in Smartsheet Gov angezeigt“, sagt Holt. „So sparen wir jeden Monat 3 Wochen Arbeit ein.“ Darüber hinaus können die Flottenmanagement- und Baustellensicherheits-Prüfungsteams die Projekt- und Vertragsdaten in Echtzeit aufrufen und analysieren, anstatt Wochen mit dem Zusammentragen dieser Informationen zu verbringen.

Durch das Eliminieren manueller Prozesse wird Zeit gespart, die das OCAO für eine genauere Datenanalyse aufwenden kann. Insgesamt wird so die Effizienz verbessert.

„Einige unserer Teams haben in den letzten Jahren Mitarbeiter verloren, aber dank Smartsheet Gov müssen diese Arbeitskräfte nicht ersetzt werden“, sagt Holt. „Smartsheet Gov bricht die bisherigen Silos zwischen Abteilungen und Teams auf und macht unsere gesamte Organisation viel effizienter.“