So verbindet der digitale Marktplatz von Wine Australia australischen Wein mit der Welt

Smartsheet hat Wine Australia dabei geholfen, eine dynamische Online-Plattform zu schaffen und dabei sicherzustellen, dass geschlossene Grenzen kein Hindernis für den erfolgreichen internationalen Handel der Weinproduzenten Australiens darstellten.

Industrie

  • Regierung

Organisationsgröße

  • Mittel (200–1.999 Beschäftigte)

Region

  • Asien-Pazifik (APAC)

Benutzerfälle

  • Marketingeinführung und -kampagnen
  • Marketing-Betrieb
  • Berichterstellung

Smartsheet ist der Motor, der unseren Marktplatz antreibt. Wir haben jetzt eine wirklich dynamische Plattform, die die globale Wein-Community zusammenbringt.

Drea Hall, Global Marketing Manager – Brand

Australien ist für seine malerischen Weinberge und preisgekrönten Weine bekannt und ist seit langem ein wichtiges Ziel für internationale Weinkäufer. Als internationale Grenzen aufgrund der COVID-19-Pandemie geschlossen wurden, war die Wein-Community Australiens plötzlich nicht mehr in der Lage, an Messen im Ausland teilzunehmen. Als auch der chinesische Markt aufgrund von Zollerhöhungen im Grunde geschlossen war, musste Wine Australia einen Weg finden, wie seine Produzenten mit der Weinszene weltweit in Verbindung bleiben konnten.

„Da alle unsere Events 2021 abgesagt werden sollten, brauchten wir eine Lösung, um Weinexporteure weiterhin zu unterstützen und ihnen den globalen Handel zu ermöglichen“, so Brooke Beales, Global Marketing Operations Manager bei Wine Australia. Als erfahrener Senior-Leader mit mehr als 25 Jahren Erfahrung, spielt Beales eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des australischen Weinsektors in einer Rolle, die Prozesse, Systeme und Berichte synchronisiert und optimiert, um Teams weltweit dabei zu unterstützen, Marketingkampagnen zu liefern, die strategische Ziele erreichen.

Beales arbeitet mit Global Marketing Manager – Brand, Drea Hall, zusammen. Zusammen arbeiten sie in einem funktionsübergreifenden Team mit 23 Marketingexperten, die weltweit ansässig sind, unterstützen die 65 Weinregionen Australiens und verwalten den Handelszyklus. „Bei Wein geht es sehr stark um das Aussehen, den Geruch und den Geschmack. Es geht um die Geschichten der Weinbauern und Weinhersteller“, so Hall. Da Reisen nicht möglich war, machte sich das Team daran, eine Marktplatz-Plattform zu schaffen, um sicherzustellen, dass die innovativen Produzenten von Australien immer noch ihr Netzwerk pflegen und international Geschäfte machen konnten.

Eine kosteneffektive Lösung für einen sich entwickelnden Markt

Nachdem Beales bereits sieben Jahre in ihrer derzeitige Rolle tätig war, entdeckte sie Smartsheet, als sie dabei war, die Eventmanagement-Prozesse von Wine Australia zu standardisieren. Mit mehreren globalen Servern, verschiedenen Ebenen der Expertise im Haus und einem internationalen Kalender mit über150 Veranstaltungen suchte Beales nach einer kosteneffektiven Plattform zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Weitergabe von Informationen. Smartsheet wurde zunächst als Projektmanagement-Tool verwendet und Beales war sehr zufrieden mit der Benutzerfreundlichkeit von Smartsheet sowie damit, wie sich die Möglichkeiten mit dem Team weiterentwickelt haben: „Das Tool ist mit uns gewachsen und wir sind als Organisation gewachsen.“

Wine Australia verfügt nun über ein System, das die gesamte Bandbreite seiner internationalen betrieblichen und Marketinganforderungen unterstützt. Von komplexen Kampagnen im Wert von mehreren Millionen Dollar bis hin zur Ressourcenzuordnung und Budgetierung können sie Ziele direkt in einem Smartsheet-Dashboard kommunizieren und Teammitgliedern einen schnellen Link bereitstellen. „Es ist das Gehirn des Prozesses. Es hält die Dinge einfach und benutzerfreundlich, was zu einer besseren Datenerfassung führt“, sagt Hall.

Eine virtuelle Plattform ermöglicht einfache Verbindungen

Um Veranstaltungen durchzuführen und ein Suchtool zu schaffen, das leistungsstark genug ist, um von überall in der Welt aus auf australischen Wein zuzugreifen, und in dem Aussteller ihre Profile einfach verwalten können, wurde bald offensichtlich, dass es keine einzelne technische Lösung hierfür gab. Nach einer globalen Prüfung der verfügbaren Lösungen und nach Hinzuziehung wichtiger Stakeholder, forderte Wine Australia einen Kostenvoranschlag an, wobei es auch seine Vision darlegte. Das Unternehmen ernannte einen Agenturpartner für die Entwicklung einer benutzerdefinierten virtuellen Plattform, die mit Smartsheet gekoppelt wurde, und CONNECT war geboren.

Australian Wine Connect ist ein virtuelles Schaufenster, das rund um die Uhr verfügbar ist und die Wein-Community weltweit zusammenbringt, damit sie die dynamische Weinszene Australiens erleben und entdecken kann. Die interaktive Plattform ist die Ressource der Wahl für australischen Wein.

Als Hall Smartsheet erstmalig nutzte, war sie von ihrer Erfahrung beeindruckt, „Smartsheet ist der Motor, der unseren Marktplatz antreibt. Wir haben jetzt eine wirklich dynamische Plattform, die die globale Wein-Community zusammenbringt.“

Eine der größten Herausforderungen von Beales und Hall war es, eine physische Erfahrung durch eine digitale zu ersetzen. Wie sollten sie aus der Käuferperspektive Produkte auswählen, ohne ein Land zu besuchen oder an einer Messe teilzunehmen?

„Die größte KPI unseres Teams ist die Anzahl der hochwertigen Handelsverbindungen, die wir pro Jahr schließen“, so Hall. Anstatt über eine Messe zu gehen, können die Käufer jetzt in einer einfachen und sofortigen Suche nach ihren genauen Produktanforderungen filtern. Sie können auch ihre Anmerkungen in das CONNECT-System eingeben.

Dynamic View bietet Zeitersparnisse für alle

Um den Prozess des Entdeckens von Weinen weiter zu verbessern, hat Beales kürzlich Dynamic View eingeführt, das die Zusammenarbeit erleichtert, Hilfestellung im Kontext bietet und eine bedingungsbasierte Zugriffssteuerung auf sensible Informationen ermöglicht. „Unsere Weingüter haben Smartsheet seit einiger Zeit erfolgreich verwendet, um detaillierte Informationen zu Events hochzuladen“, sagt Beales. Durch die Hinzufügung von Dynamic View können Aussteller jetzt ihre eigenen Informationen über ein Dashboard und Formulare hochladen und verwalten. Smartsheet kümmert sich um die Verwaltung vor einer Messe, wodurch sich die Weingüter auf ihre Geschäfte konzentrieren können.

Dadurch, dass die Weingüter ihre eigenen Daten eingeben können, sparen sie dem Team von Wine Australia viel Zeit. „Mit so vielen Informationen im CONNECT-System prüfen wir nur noch und geben nichts mehr ein“, sagt Beales.

Eine verbundene Zukunft gewährleistet die Exzellenz bei der Bereitstellung des Erlebnisses

Da viele hoffen, dass 2022 eine Rückkehr zur Normalität mit sich bringt, was internationale Reisen und Live-Events betrifft, hat Wine Australia keine Pläne, zurück zur CONNECT-Plattform zu skalieren. „Unser internes Teammantra ist, dass alle Wege zu CONNECT führen“, so Hall. „Mit mehr als 300 Weingütern und 3.000 Weinen auf der Plattform sind wir bestrebt, langfristige Beziehungen zu pflegen, wobei CONNECT im Herzen der Erlebnisbereitstellung steht.“

Beales und Hall freuen sich darauf, was sie noch alles mit Smartsheet erreichen können. „Wir haben eine Roadmap mit funktionellen Verbesserungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Plattform“, so Beales. Hall sagt, dass sie immer danach strebt, analytische Prozesse mit Plänen zur Nutzung von Smartsheet-Diagrammen für KPI-Berichte zu verbessern und weitere Automatisierungstools bereitzustellen. „Smartsheet hat sich sicherlich auf die Art und Weise unserer internen Arbeit ausgewirkt. Es gibt immer Dinge, die wir im Hintergrund verbessern“, so Hall weiter.

Smartsheet hat logistische Effizienzen geschaffen, indem der Versandprozess für Weingüter, die ihre Produkte zu Events im Ausland senden, zentralisiert wurde. Mit dem komplexen und zeitaufwändigen Papierkram, der für den Zoll erforderlich ist, waren die Produzenten früher auf sich selbst gestellt, wenn sie ihre eigenen Weine international versenden wollten. Wine Australia kann nun Lieferungen in einen Inlandshafen annehmen, wobei Smartsheet alle relevanten Versandinformationen und Schlüsseldaten in Bezug auf die Herkunftszertifikate aufzeichnet.

Beales schreibt die kürzlich erhaltenen, ermutigenden Ergebnisse des Australian National Audit Office eindeutig Smartsheet mit dem Erfolg des Marketing-Teams zu. „Wenn Smartsheet morgen weg wäre, würde sich eine große Krise anbahnen“, lacht Beales.

Unter all den Errungenschaften freut sich Beales am meisten darüber, wie Smartsheet es ihrem Unternehmen ermöglicht hat, die CONNECT-Plattform in nur 12 Wochen aufzubauen und australische Produzenten mit dem globalen Markt zu verbinden. „Das wäre ohne Smartsheet unmöglich gewesen. Wenn ich an die Detailebene denke, die wir mittlerweile erreicht haben, dann bin ich wirklich stolz.“