Salt Lake City nutzt Smartsheet, um das Engagement und die Unterstützung der Obdachlosen in der Community zu verbessern

Wie viele US-Städte bemüht sich auch Salt Lake City im Bundesstaat Utah, einer wachsenden Anzahl von Obdachlosen Unterstützung zu bieten. Das städtische Homeless Engagement and Response Team stellt der obdachlosen Bevölkerung der Stadt Unterkunft, Bildung und andere Ressourcen zur Verfügung. „Unser Team versucht, die Sorgen sowohl der Menschen mit als auch ohne Obdach zu entkräften. Dazu organisieren wir Informationsveranstaltungen, fördern Mikrounterkünfte und arbeiten mit Hilfsorganisationen in der ganzen Stadt zusammen“, erklärt Stephen Fanale, Community-Engagement-Koordinator der Stadt Salt Lake City.

Wenn Berichte von Bürger*innen über Obdachlosenlager oder andere Probleme mit der obdachlosen Bevölkerung eingehen, sind Fanale und sein Team dafür verantwortlich, den Meldungen nachzugehen und mit anderen Abteilungen und Organisationen in der ganzen Stadt zusammenzuarbeiten, um die Probleme zu lösen. 

„Im letzten Jahr kamen etwa 7.000 Berichte und Smartsheet half uns, diese Berichte leicht nachzuverfolgen und zu verarbeiten, damit wir jedes Problem angehen konnten“, sagt Fanale.

Vor der Einführung von Smartsheet hatte Salt Lake City Schwierigkeiten, die gemeldeten Probleme zu erfassen und effektiv mit der Gemeinde sowie mit internen und externen Partnerorganisationen zu kommunizieren. „Wir verwendeten Tabellenkalkulationen, E-Mail und Mapping-Software, aber unsere Prozesse waren nicht zentralisiert und die Erstellung von Berichten war sehr zeitaufwendig“, sagt Fanale. Mangelnde Echtzeitdaten waren ebenfalls ein Problem. „Wir mussten unsere Mapping-Software aufrufen und bestimmte Stellen auswählen, an denen Probleme gemeldet wurden. Als wir unsere eigenen Berichte erstellten, waren die Informationen schon veraltet“, sagt Fanale.

Nachverfolgung von Obdachlosenlagern, Müllentsorgung und Überweisungen an Unterkünfte in Smartsheet 

Nachdem die IT-Abteilung der Stadt Fanale gezeigt hat, wie Smartsheet helfen kann, und ihm und seinem Team die Grundlagen des Tools vermittelt hat, war Fanales Interesse geweckt. „Wir erkannten schnell, wie wir unsere Prozesse automatisieren und standardisieren konnten“, berichtet er.

Nach der Einführung von Smartsheet begann das Homeless Engagement and Response Team damit, Meldungen über Probleme mit Obdachlosenlagern nachzuverfolgen und die Müllentsorgung in ganz Salt Lake City zu verwalten. Sie erfassen die Daten aus den Meldungen der Gemeinde, die über eine Mobil-App übermittelt werden, stimmen sich mit Organisationen ab und verfolgen die Lösungszeiten. All das geschieht in Smartsheet. Das Team verwendet automatisierte Workflows, um Benachrichtigungen an die entsprechende Organisation zu senden. „Wir beauftragen Organisationen mit der Beseitigung von Bioabfall und sie geben über Smartsheet ein, wo und wann sie ihn beseitigen“, sagt Fanale. „Wir verwenden Smartsheet, um nachzuverfolgen, wer mit einer Abfallentsorgung beauftragt ist und wie lange sie dauert.“

Das Obdachlosen-Engagement- und Reaktionsteam verlässt sich auch auf Smartsheet, um Überweisungen an die Mikrounterkünfte und aktive Fälle zu verwalten. Wenn ein Anruf beim Bürgermeisteramt oder der Parkverwaltung eingeht, werden diese Informationen in Smartsheet eingegeben und eine automatische E-Mail-Benachrichtigung wird an die zuständige Person gesendet. „Wenn ein Mitglied der Gemeinde beispielsweise die Mobil-App verwendet, um ein Problem in der Nähe einer Schule zu melden, wird eine Gemeindekontaktperson oder die Polizei in diesem Bezirk automatisch benachrichtigt. Wenn jemand Bioabfall meldet, erhält die Organisation, die für die Beseitigung verantwortlich ist, eine Benachrichtigung“, sagt Fanale.

Bessere Sichtbarkeit von Echtzeitdaten  

Mithilfe von Smartsheet hat das Homeless Engagement and Response Team von Salt Lake City schnellen und einfachen Zugriff auf aktuelle Daten – von der Überweisung an Mikrounterkünfte bis hin zum Fortschritt der Müll- und Bioabfallentsorgung. „Mithilfe von Smartsheet-Formularen, -Berichten und -Dashboards können wir jetzt mit einem Mausklick schnellere und bessere Entscheidungen treffen. So können wir bedürftigen Menschen helfen, indem wir Obdachlosehilfe-Teams zur richtigen Zeit an den richtigen Ort schicken“, erklärt Fanale.

Mit Smartsheet können Fanale und sein Team auch Kartendaten anzeigen, um anhand von Meldungen schnell zu bestimmen, wohin Mitarbeitende geschickt werden müssen, um bei der Abfallentsorgung zu helfen. „Es ist definitiv einfacher für uns, Bezirke in der gesamten Gemeinde visuell darzustellen und Abfall effektiver zu entsorgen“, sagt Fanale.

Mit Smartsheet-Dashboards kann das Team Mitglieder des Stadtrats, lokale Obdachlosenhilfszentren und andere Partnerorganisationen ganz einfach per Statusaktualisierung in Echtzeit über die Aktivitäten in der Gemeinde informieren. „Unser zentrales Dashboard zeigt, wie viele aktive Obdachlosenlager wir pro Bezirk haben und wie lange es durchschnittlich dauert, dadurch entstandene Abfälle zu beseitigen“, führt Fanale weiter aus.

Schnellere Reaktionszeiten 

Dank des besseren Zugriffs auf genaue Informationen in Smartsheet kann das Homeless Engagement and Response Team schneller auf die Bedürfnisse der Gemeinde reagieren. 

„Wir reagieren jetzt doppelt so schnell auf Meldungen aus der Gemeinde“, sagt Fanale. „Wir sparen bei diesem Prozess jährlich 450 Stunden ein.“ 

Dank Smartsheet können die lokalen Partner den Abfall in ihren Bezirken auch schneller beseitigen, da sie sofort automatisch benachrichtigt werden, wenn eine Meldung eingeht. „Die Müll- und Bioabfallunternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, können ein Gebiet innerhalb von zwei Tagen nach Eingang der Meldung reinigen“, sagt Fanale. „Früher hat das eine ganze Woche gedauert.“

Dank der Zeitersparnis durch Smartsheet können sich Fanale und sein Team mehr auf neue Projekte und Initiativen konzentrieren. 

„Eine Kollegin entwickelt ein neues Bildungsprogramm und hat dank Smartsheet viel mehr Zeit dafür“, sagt er. „Wir arbeiten auch mit dem Landkreis zusammen, um eine Arbeitsgruppe zur Bekämpfung der Obdachlosigkeit zu bilden, und dank der zusätzlichen Zeit, die uns zur Verfügung steht, konnten wir uns viel stärker an der Ausarbeitung des Plans beteiligen.“

Der Gemeinschaft effektiver dienen

Smartsheet verschafft dem Obdachlosen-Engagement- und Reaktionsteam durch Dashboards und Berichte einen besseren Überblick über die Geschehnisse in der Stadt. „Da wir uns aus Steuergeldern finanzieren, sehen die Bürgerinnen und Bürger der Stadt gern, wo ihr Geld am Ende landet“, sagt Fanale. „Dank Smartsheet sind wir in der Lage, ihnen unsere Daten zu präsentieren, was für alle, die Fragen oder Bedenken haben, sehr hilfreich ist.“

Fanale sagt, dass sein Team jetzt enger mit der Gemeinde in Salt Lake City kommunizieren kann, was letztendlich zu einer besseren Öffentlichkeitsarbeit führt. „Smartsheet hat es uns so viel einfacher gemacht, mit unseren lokalen Partner*innen und Community-Mitgliedern zu kommunizieren“, sagt er. „Wenn Menschen uns kontaktieren, können wir schneller reagieren und ihnen bessere Informationen geben. Smartsheet hilft uns, unsere Arbeit effektiver zu erledigen.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.