MedPOINT erhält mit einer preisgekrönten Lösung den Gesamtüberblick über sein Team

MedPOINT Management unterstützt unabhängige Ärzteverbände (Independent Physician Associations (IPAs)) und Krankenhäuser dabei, über Managed Care Behandlungskosten zu verringern und die Qualität der Gesundheitsvorsorge zu steigern. Das familiengeführte Unternehmen bietet Verwaltungsdienstleistungen an, um Ärzte zu entlasten. Dadurch soll ein erstklassiger Kundenservice ermöglicht und Innovationen im Gesundheitswesen gefördert werden. 

Für ein Unternehmen mit großen, komplexen Teams und zeitkritischen Projekten sind reibungslose Kommunikation und Transparenz das A und O. „In unserer Abteilung gibt es zwölf untergeordnete Teams, darum ist es eine Herausforderung, nachzuverfolgen, welche Mitarbeiter verfügbar sind“, erklärt Melanie Corbin, Senior Supervisor of Business Operations bei MedPOINT Management. „Wir haben die bezahlten Urlaubstage in einem gemeinsamen Kalender eingetragen – das Ergebnis war ganz schön chaotisch. Darum haben wir nach einer zentralen Plattform gesucht, über die wir schnell herausfinden konnten, welches Teammitglied für bestimmte Projekte verfügbar ist.“

Auf der Suche nach Inspiration

Corbin hatte Smartsheet bereits verwendet, um Workflows zu automatisieren und Alarme sowie Erinnerungen festzulegen. So reduzierte sie repetitive Aufgaben und bekam über Dashboards den vollen Einblick in jedes Projekt. Corbin ist ein großer Fan der Smartsheet-Vorlagen – das zeigt sich auch, da sie bereits zweimal als ‚Overachiever‘ (ein Titel, den Smartsheet an innovative Benutzer verleiht) ausgezeichnet wurde.

„Vorlagen sind eine tolle Basis für die Entwicklung einer Lösung“, so Corbin. „Wieso sollte man auch das Rad neu erfinden? Ich nutze die Vorlagengalerie sehr oft, um mich davon inspirieren zu lassen, welche Lösungen andere Teams für gängige Probleme gefunden haben, und von ihnen zu lernen.“ 

Corbin entschloss, eine Lösung zur Nachverfolgung bezahlter Urlaubstage und der Verfügbarkeit des Teams zu entwickeln, um MedPOINT mit einem optimierten Workflow auszustatten.

Dank der neuen Lösung können Teammitglieder ihre Urlaubstage jetzt schnell eintragen und kategorisieren. Durch die Ansicht auf Manager- und Abteilungsebene, die Kalenderansicht und farblich gekennzeichneten Teams erhalten MedPOINT-Manager nun einen Einblick in vergangene Trends und die zukünftige Verfügbarkeit jedes untergeordneten Teams und Mitarbeiters.

„Die Lösung wurde von allen Mitarbeitern schnell angenommen, weil sie so unkompliziert ist“, erzählt Corbin. 

Mehr Klarheit beim Treffen von Entscheidungen

Es dauerte nicht lange, bis die Lösung in der gesamten IT-Abteilung von MedPOINT verwendet wurde. Die Mitarbeiter erhalten so aktuelle Informationen zur Verfügbarkeit ihrer Berichte und Kollegen. „Wir können sehen, wenn Kollegen abwesend sind, und erfahren auch, weswegen – weil sie beispielsweise Urlaub oder einen Arzttermin haben. Das ist gut zu wissen, wenn man versucht, Kollegen im Büro zu erreichen, und sie nicht reagieren“, sagt Corbin.

„Die Lösung hat sich in unserer gesamten Abteilung als zentrale Plattform etabliert, über die wir sehen können, was intern vor sich geht. Wir erkennen mithilfe der Lösung auch, wenn ein Team für bestimmte Projekte zu gering besetzt ist, und können deshalb unseren Personalbedarf rechtfertigen.“ 

Abgesehen davon nutzen Mitarbeiter Smartsheet-Apps wie Pivot, um umfangreiche Datensätze zusammenzufassen und aussagekräftige Vergleiche zwischen den Arbeitstrends jedes Kollegen zu ziehen. 

Preisgekrönte Vorlage

Als Beweis für den Erfolg der von Corbins Team entwickelten Lösung hat diese beim Vorlagenwettbewerb Smartsheet ENGAGE’22 Template Contest gewonnen. Bei diesem Wettbewerb werden vier Lösungen ausgezeichnet, die den Arbeitsplatz auf einfache, aber effektive Weise verbesserten. Damit auch andere Benutzer ihren Arbeitsplatz verbessern und die Arbeitsplanung sowie -visualisierung optimieren können, erstellte Corbin eine Vorlage aus ihrer Lösung, die jetzt von allen Benutzern aus der Smartsheet-Vorlagengalerie heruntergeladen werden kann. 

Innovation fördern

In Zukunft möchte MedPOINT bei internen Teams noch mehr Transparenz schaffen. „Wir versuchen immer, unsere Prozesse zu verbessern“, erklärt Corbin. „Derzeit entwickeln wir neue Personalmodelle, die zusammengefasste Daten aufzeigen – beispielsweise, wie viele Stunden wir durch Stromausfälle und die Abwesenheit von Mitarbeitern verlieren. Smartsheet bietet uns dank Automatisierungsfunktionen einfach so viele Möglichkeiten, unsere Produktivität zu steigern und das Reporting zu verbessern. Darum ermutige ich andere Teams auch immer dazu, sich diese Lösung anzusehen und herauszufinden, was sie damit erreichen können.“

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