Fox Sports in Australien macht die Sendeplanung um 10 % bis 20 % effizienter

Die TV-Übertragung von 1.000 Live-Sportevents pro Jahr zu planen und über die Bühne zu bringen, erfordert extrem gute Organisation und einen Überblick über kleinste Details. Das Team für Außenübertragungen bei Fox Sports in Australien wollte seine Abläufe optimieren und automatisieren. Mit Hilfe der Produktivitätsberatung 6STEP und der Funktionen von Smartsheet spart Fox Sports Zeit und Mühe bei der Bereitstellung von Sportprogrammen für ein Land voller leidenschaftlicher Sportfans.

„Wir wollen sicherstellen, dass wir für jedes Event alles Notwendige mitnehmen und nichts vergessen“, erklärt Steve Barnes, Zuständiger für Außenübertragungen bei Fox Sports. „Smartsheet hat uns wirklich viel gebracht. Die Automatisierung des Änderungsmanagements ist gut. Die Produzenten geben die Informationen ein. Ich muss mich nicht mehr darum kümmern und kann mich um den heutigen Tag konzentrieren. Smartsheet arbeitet im Hintergrund und hält uns auf dem Laufenden, auch wenn wir gerade in einem Strategie-Meeting sitzen und eilige Angelegenheiten regeln müssen, was echt beruhigend ist.“

Ständiger Wandel verlangt Lösungen

Zu Barnes' Team gehören auf bestimmte Sportarten spezialisierte Gruppen, die sich um die Übertragung und Kommentare für Live-Sportereignisse kümmern, darunter für Spiele der Australian Football League (AFL), Super Rugby, Boxen, Segeln, Hockey, Darts und mehr. Bei jeder Übertragung gibt es unzählige Dinge zu regeln, etwa Start- und Endzeiten der Sportveranstaltungen, Start- und Endzeiten der Übertragungen, Anzahl der notwendigen Kameras, die Kommentatoren und deren Ausrüstung, etwa Tische und Podeste, sowie Drohnen für Live-Bilder von oben. Die Kollegen bei Fox Sports planen gemeinsam und teamübergreifend die Einzelheiten zu Berichterstattung, Archivierung und Protokollierung, Erstellung von Statistiken, die Übertragung per Satellit bzw. Glasfaser und Programmankündigungen.

Ständig kommt es zu Änderungen, und so wurde früher allein für das Anpassen an die Änderungen viel Zeit aufgewandt. Die Angestellten mussten Tabellen eigenhändig nach eventuellen Änderungen durchforsten oder sich darauf verlassen, dass Kollegen Zusammenfassungen schreiben und sie per E-Mail verschicken. Die einzelnen Teams können 10 bis 20 Personen groß sein, bei den beliebtesten Sportarten sind aber auch Teams mit hunderten Kollegen möglich, wobei die Anzahl der Änderungen und E-Mails schlicht überwältigend wird.

„Unsere Abteilung für Cricket ist noch nicht auf Smartsheet“, erzählt Barnes. „Von dort kommen immer noch riesige und sehr detaillierte Tabellen mit einem Deckblatt, das auf Änderungen hinweist. In der Hochsaison kommen pro Tag drei oder vier solcher E-Mails, und jedes Mal muss man seine Arbeit einstellen und die Nachricht lesen, schauen, was sich geändert hat und überlegen, welche Auswirkungen das hat. Und niemand ist sich hundertprozentig sicher, ob sie auch jemand liest. Wir möchten auch dieses Team bald auf Smartsheet bringen, weil wir dann diese Benachrichtigungen in Echtzeit bekommen.“

Barnes sah sich nach einem Lösungsanbieter um, der die speziellen Anforderungen von Fox Sports verstand. Eine Kontaktperson beim Produktionsdienstleister NEP Group empfahl 6STEP, einen Smartsheet Platinum Partner in der Region Asien-Pazifik. Deren Gründer und CEO Rohann Chapman und sein Team entwickelten gemeinsam mit Barnes eine Lösung für die optimierte Sendungsplanung, die sich schnell implementieren lässt, sodass es zu keinen Unterbrechungen bei Planung und Berichterstattung kam.

Entscheidende Informationen in Echtzeit sichtbar dank Dashboards

Barnes und sein Team bei Fox Sports nutzen eine Reihe von Smartsheet-Dashboards für die Live-Berichterstattung. Weil die Teams für die verschiedenen Sportarten die Übertragungscodes alle etwas anders einrichten, nutzt die Lösung von Smartsheet DataMesh, um die Daten zu aggregieren und in die Dashboards einzuspeisen. So entstehen einheitliche Ansichten, die nicht umformatiert werden müssen. Mit der Kalender-App, einem Premium-Add-on, können die Teams anstehende Übertragungen monats-, wochen- oder tageweise planen, ganz nach dem aktuellen Bedarf.

Die Automatisierung hat die Arbeitsweise der Fachleute für Außenübertragungen grundlegend geändert. Jeder und jede, die es betrifft, wird über sämtliche Änderungen und Deadlines per Meldung informiert. Jetzt muss niemand extra einen neuen E-Mail-Thread starten, wenn eine Spielerliste geändert oder ein Playoff verschoben wird. Auch kann es jetzt nicht mehr passieren, dass jemand vergessen wurde und nichts mitbekommt. Das Logistik-Team kann sich darauf verlassen, dass alle neuen Anforderungen bearbeitet wurden, noch bevor sie beim Stadion ankommen. Die Kommentatoren erhalten rechtzeitig maßgeschneiderte Zeitpläne, um sich auf das Spiel vorzubereiten.

Weil Smartsheet einfach über ein Mobilgerät abgerufen werden kann, sind die neuesten Entwicklungen jederzeit und überall abrufbar. Früher wurden ausgedruckte Zettel genutzt, die im Übertragungswagen an der Wand hingen und bei denen Last-Minute-Änderungen per Hand vermerkt wurden. Dadurch mussten die im Stadion arbeitenden Mitarbeitenden immer durch das halbe Stadion laufen, um auf dieser Liste eventuelle Änderungen zu sehen. Heute ist das nicht mehr nötig, was die bei Live-Übertragungen so wichtige Zeit spart.

„Smartsheet für Mobilgeräte ist extrem nützlich“, sagt Barnes. Ich bin am Samstag zwar nicht im Büro, wir haben aber an diesem Tag 15 Außenübertragungen. In Smartsheet kann ich kurzerhand nachsehen, wann sie stattfinden, ob die Übertragung richtig läuft, ob die Grafiken stimmen und sonst alles passt. So kann ich in Ruhe einkaufen gehen oder andere Dinge erledigen.“

10 % bis 20 % mehr Effizienz auf einen Schlag dank zentraler Informationsquelle

Laut Barnes ist der größte Vorteil von Smartsheet, dass es Zeit spart und gleichzeitig die Genauigkeit erhöht. Weil Änderungen unmittelbar auf dem Dashboard sichtbar sind, muss niemand E-Mails nach eventuellen Änderungen durchforsten und läuft auch nicht Gefahr, nach einem nicht mehr aktuellen Zeitplan zu arbeiten. Die Zusammenarbeit ist dadurch optimiert, da die Kollegen verschiedener Teams jetzt einfacher sehen können, wer für was zuständig ist. Barnes schätzt, dass sein Team 10 bis 20 % effizienter arbeitet.

„Bevor wir Smartsheet bekamen, bestand jeder Tag aus unendlichen Anrufen von Leuten, die wissen wollten, ob die Start- und Endzeit von bestimmten Veranstaltungen noch gilt“, erzählt Barnes. „In unserer Branche haben Veranstaltungen eine Startzeit, die Übertragungszeit kann jedoch abweichen, und die Übertragungszeit für weltweite Übertragungen kann wieder eine andere sein. Dann gibt es in Australien noch unterschiedliche Zeitzonen, weshalb es da auch viele Nachfragen gibt. All das ist jetzt in Smartsheet klar zu sehen. Wir müssen nicht mehr ewig hin- und her telefonieren. Ich allein spare dadurch eine Stunde am Tag, und mein siebenköpfiges Team noch mehr, weil sie normalerweise noch mehr von diesen Anfragen als ich beantworten.“

Ebenfalls positiv bewertet Barnes die Tatsache, dass ein designierter Vollzeitangestellter ausreicht, um die anderen Personen in den Teams im Umgang mit dem Dashboard zu schulen, und kein zusätzliches Personal notwendig war. Durch die Zusammenarbeit seiner Leute mit Chapman und seinen Experten von 6STEP ist eine Plattform entstanden, die sich leicht skalieren lässt und so zusätzliche Arbeitsgruppen anderer Sportarten aufnehmen kann.

„Dieses Projekt war unter anderem deshalb so erfolgreich, weil es bei Fox Sports intern so große Unterstützung hatte“, sagt Chapman. „Wir von 6STEP haben Lösungen für Kunden aus den Bereichen Fertigung, Bildung, Forschung, Unterhaltung, Gesundheit und anderen Branchen entwickelt. Für Fox Sports und Steve war es ein gewisses Wagnis, uns in die Welt des Rundfunks einzuführen. Unser Selbstverständnis ist jedoch, dass wir immer dafür sorgen, dass sämtliche Produkte unseren Kunden jederzeit das bieten, was sie erwarten. Und jetzt ist es vollständig in ihr System integriert.  Die verschiedenen Akteure der Branche auf dem australischen Markt haben alle sehr ähnliche Herausforderungen, wenn sie auch teilweise anders artikuliert werden.  6STEP hat ein breites Produktportfolio entwickelt, das entweder als vorgefertigte Lösung oder als Ausgangspunkt für die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen verwendet werden kann.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.