Wie Earl Swensson Associates zu einem revolutionären Architekturbüro wurde

Seit seiner Gründung im Jahr 1961 ist die in Nashville, USA, ansässige Firma ESa (Earl Swensson Associates) ein landesweit angesehenes Architekturbüro. Im Laufe der Jahre bediente das Unternehmen immer mehr Projekte und zunehmend auch welche in anderen Teilen des Landes. In Nashville prägt ESa das Stadtbild mit Bauwerken wie dem AT&T Tennessee Tower, dem Centennial Medical Center sowie dem Gaylord Opryland Resort and Convention Center. Zu den Arbeiten in anderen Teilen der USA zählen unter anderem Campusgebäude der Shenandoah University, das Hotel Hershey sowie Gebäude für AdventHealth-Krankenhäuser.

ESa war auf der Suche nach einer Lösung, mit der sich die Verwaltung von Entwürfen und Bauaufträgen verbessern ließ und die mit zunehmender Expertise und einem sich ändernden Markt mitwachsen könnte.

Heute vereinheitlicht ESa mit Smartsheet seine einzigartigen Prozesse, stellt Nachvollziehbarkeit sicher und nutzt Daten für die strategische Zukunftsplanung.

„Wir wollen informiert sein und nicht nur reagieren“

„Eines unserer Anliegen ist, dass jeder die benötigten Informationen hat. Außerdem möchten wir aus den von uns gesammelten Daten Metriken gewinnen“, erklärt Eddie Lewis, Chef von ESa. „Je länger man im Geschäft ist, desto mehr lernt man über die Methoden und Hilfsmittel, die einem helfen, das Unternehmen zukunftsfest zu machen. Wir wollen informiert sein und nicht nur reagieren.“

Circa 80 % der Architekturprojekte von ESa stammen von Kunden aus dem Gesundheitswesen. Daneben übernimmt das Unternehmen Aufträge in den Bereichen Seniorenheime, Geschäftsräume, Bildung, Gastgewerbe und Kunst. ESa arbeitet jedes Jahr an durchschnittlich 400 Projekten in den gesamten USA und begleitet sie von den ersten Planungen und der Designgestaltung bis hin zum Abschluss des Baus.

Die 190 Angestellten der Firma müssen auf unzählige Details achten. Die herkömmlichen Methoden mit Aktenordnern und abgetippten Listen können keine effektive Projektübersicht mehr gewährleisten. ESa nutzte bis dahin Tabellen, brauchte aber mehr Kontrolle und Flexibilität, um Standardverfahren für ihre einmaligen Design- und Bauprojekte zu entwickeln. Jarod Prior, Director of Design Technology bei ESa, wusste von einem Kollegen, dass er Smartsheet für die Terminplanung nutzte. Ihm wurde aber klar, dass diese Lösung noch viel mehr leisten könnte.

„Wir hatten die Möglichkeiten von Smartsheet nicht wirklich ausgereizt“, weiß Prior. „Ich habe mir genauer angesehen, wie wir das Meiste aus der Software herausholen könnten. Wir fingen an, zu überlegen, wie wir unsere langfristigen Ziele formulieren und Daten in Smartsheet extrahieren können, um sie zu erreichen. Die Plattform ist viel stärker angewachsen, als wir anfangs erwartet hatten. Die Skalierbarkeit der Verarbeitung von Informationssätzen unter Beibehaltung der Konsistenz mit unseren Daten ist enorm und sorgt dafür, dass wir bei jedem Projekt dieselbe Ansicht haben.“

Mehr Kontrolle über Projekte dank Smartsheet

Die meisten Projekte von ESa lassen sich in zwei Hauptphasen unterteilen: architektonische Planung und Verwaltung von Bauaufträgen. Prior hat gemeinsam mit dem Smartsheet-Kundenservice eigene Control Center-Vorlagen für die einzelnen Phasen entwickelt, wodurch die Erstellung eines neuen Projekts und der Wechsel in die Vertragsphase nach erfolgreicher Erstellung des Designs schneller abläuft.

Weitere Control Center-Vorlagen unterstützen bei der Verwaltung von Informationsanfragen (Request for Information, RFI) von potenziellen Kunden, der Einreichung neuer Projektvorschläge und von Änderungsaufträgen für laufende Projekte. Mithilfe von Smartsheet-Formularen werden Auftragsnummern angefordert und Back-End-Prozesse in der Buchhaltung und im Finanzwesen initiiert. Die Automatisierung in Control Center spart Zeit und Arbeitsaufwand am Anfang eines Projekts und verhindert, dass wichtige Details ausgelassen werden, selbst wenn gerade eine hohe Arbeitsbelastung herrscht.

Mit Smartsheet konnte ESa bereits seine Prozesse rationalisieren und vereinfachen. Einer der größten Vorteile, die Prior beobachten konnte, ist die verbesserte Kontrolle, da ESa auch nach Übergabe an die Auftragnehmer die Entwicklung des Bauprojekts im Blick hat und nicht der Auftragnehmer allein. Auch die interne Kommunikation ist optimiert und erlaubt einen einfacheren Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen wie Architektur, Bauauftragsverwaltung, Innendesign, Projektmanagement und Marketing.

Mithilfe von Smartsheet kann das Architekturbüro außerdem Projekt-Workloads strategisch prognostizieren und entsprechende Personalplanungen anstellen. Möglich wird das durch eine genauere Anzeige von Personalauslastung und Kapazität in Zeiträumen zwischen acht Wochen bis hin zu einem Jahr. Automatische Warnmeldungen und Erinnerungen halten die Mitarbeitenden sinnbildlich in Bewegung und stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden.

„Für eine RFI oder eine Einreichung gibt der Auftragnehmer die Daten für unsere Aufzeichnungen ein und leitet sie an die entsprechende Person weiter, die dafür zuständig ist“, erklärt Prior. „Früher kam so etwas per E-Mail und konnte mehrere Tage unbeantwortet liegen bleiben, wenn die jeweilige Person keine Zeit hatte. Smartsheet beseitigt dieses Risiko für Verzögerungen dadurch, dass das ausgefüllte Formular automatisch und noch im Moment der Aufzeichnung an die entsprechenden Mitarbeitenden weitergeleitet wird. Das ist schon einmal eine Sorge weniger.“

Dashboards als Motor für Wandel in der Branche

Bei der Nutzung von Smartsheet im Unternehmen spielen vor allem Dashboards eine große Rolle. Jeder hat ein eigenes Dashboard mit Angaben zu den individuellen Aufgaben. Die Daten daraus werden automatisch in das jeweilige Projekt-Sheet eingespeist, das dadurch immer den aktuellen Status anzeigt. Projektleiter sowie die Geschäftsleitung haben ebenfalls Dashboards mit umfassenderen, abteilungsübergreifenden Ansichten.

Dadurch, dass es eine einzige, zuverlässige Quelle für Daten gibt, können die Mitarbeitenden korrekte Daten einfach an Kunden und Auftragnehmer weitergeben, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Meldungen in einem E-Mail-Postfach versinken. In einer Branche, in der ständiger Wandel die Norm ist, ist es unerlässlich, dass alle jederzeit Zugang zu den aktuellen Informationen haben.

Prior will in Zukunft unter anderem die in den Design- und Auftragsphasen entstehenden Daten strategisch besser nutzen, um tiefere Einblicke zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Mit dem entsprechenden Informationsvorsprung kann ESa die Entwicklungen in der Branche antizipieren und sogar selbst prägen, anstatt nur darauf zu reagieren.

„Schnelle Markteinführung ist ein wichtiges Thema. Heute erwartet man viel eher sofortige Aufmerksamkeit als noch vor über 30 Jahren, als ich hier anfing“, weiß Lewis. „Dank Smartsheet können wir schneller kommunizieren und haben dabei auch noch zuverlässige Informationen. Wie Wyatt Earp einmal gesagt haben soll: Schnell ist gut, aber Präzision ist alles.“