Douglas Pharmaceuticals bringt Struktur und Verantwortlichkeit in seine Matrixorganisation

Douglas Pharmaceuticals wurde 1967 von einem Apotheker in West Auckland gegründet, der große Ziele hatte. Seitdem hat sich das Unternehmen zu Neuseelands größtem familiengeführten Gesundheitsunternehmen entwickelt. 500 Mitarbeitende entwickeln und produzieren hochwirksame Medikamente für über 50 Länder. 

„Unser Ziel bei Douglas ist es, durch eine innovative und erschwingliche Gesundheitsversorgung das Leben der Menschen zu verbessern. Dahinter stehen wir alle“, erklärt Michael Ishak, Chief Transformation Officer bei Douglas Pharmaceuticals.

Skalierung und Komplexität bewältigen

Komplexe Projekte sind bei Douglas an der Tagesordnung. Das Unternehmen managt jedes Jahr über 400 aktive Projekte, von Produkteinführungen bis hin zu Bauinitiativen, einige mit einem Volumen von bis zu 50 Mio. NZD, viele mit einer Laufzeit von über einem Jahr. Diese Projekte werden in einer Matrixorganisation mit Projektbeteiligten aus Produktion, Qualitätskontrolle und Finanzen ausgeführt. Diese Mitarbeitenden sind jedoch weiterhin ihren Abteilungsleiter*innen unterstellt. Projektverantwortliche haben daher keine direkte Weisungsbefugnis über diese Mitarbeitenden. Dadurch wird es schwieriger, Aufgaben zu koordinieren, Fortschritte nachzuverfolgen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Neben internen Projekten bietet Douglas auch Dienstleistungen im Bereich Vertragsentwicklung und Fertigungsorganisation (CDMO) an – also die durchgängige Entwicklung und Herstellung von Arzneimitteln für internationale Partner. Diese CDMO-Projekte umfassen oft je nach Zielmarkt externe Stakeholder*innen, strikte Zeitpläne und unterschiedliche Compliance-Standards.

Die Pharmaindustrie selbst ist herausfordernd. „Angesichts variierender Regelungen je nach Markt und langer Entwicklungszeiten können sich globale politische oder wirtschaftliche Veränderungen plötzlich negativ auf Projekte auswirken, die vor Jahren genehmigt wurden“, erklärt Ishak. „Wir müssen sowohl robust als auch agil sein, um erfolgreich zu sein.“

Strukturierung auf breiter Front

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigte Douglas ein System, das Struktur und Transparenz in das gesamte Portfolio bringt, externe Stakeholder*innen regelmäßig auf dem Laufenden hält und Business- sowie Technikteams zusammenbringt, die oft in unterschiedlichen Lieferrhythmen arbeiten. Das Unternehmen entschied sich für Smartsheet als Herzstück seines Projektmanagements, um Mitarbeitende, Prozesse und Daten an einem Ort zusammenzuführen. 

„Die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, cloudbasierte Bereitstellung und Kosteneffizienz von Smartsheet machten es zur richtigen Wahl, um Struktur in unser Tool-Chaos zu bringen“, sagt Ishak.

Im ersten Schritt führte Douglas ein klares Governance-Modell im gesamten Unternehmen ein. „Nachdem wir uns auf gemeinsame Definitionen für Projekte und Programme geeinigt hatten, sprachen alle dieselbe Sprache – und das hat die Skalierung grundlegend verändert“, erklärt Ishak.

Auf Erfolg ausgerichtet

Als Nächstes sorgte Douglas für Begeisterung im gesamten Team – mit einem Bottom-up-Change-Management-Ansatz, der zeigte, wie Smartsheet bei alltäglichen Herausforderungen wie Ressourcenverteilung und Vorausplanung helfen konnte. Entscheidend war die Unterstützung der Unternehmensführung. „Unsere Führungskräfte haben gesehen, wie Smartsheet Transparenz, Verantwortlichkeit und Entscheidungsfindung verbessern konnte, und haben uns nach Kräften unterstützt“, sagt Ishak. „Das Smartsheet-Team war auch eine große Hilfe – es hat sich nicht nur um technische Probleme gekümmert, sondern setzte sich wirklich für unseren Erfolg ein.“

Schon bald machte das gesamte Team Smartsheet zum Herzstück seiner Projektarbeit – von der Nachverfolgung von Vorfällen über Änderungen bis hin zu Aufgaben, alles an einem Ort. Douglas führte Control Center für mehr Struktur und Konsistenz ein. Es erstellt automatisch neue Projekte und setzt Governance-Standards teamübergreifend durch. Douglas-spezifische Vorlagen und Toolkits helfen dem Unternehmen, auch bei Hunderten von Projekten den Überblick zu behalten – und gleichzeitig Daten in Echtzeit-Portfolio-Dashboards zusammenzuführen. Das Unternehmen richtete außerdem gemeinsame Arbeitsbereiche ein, in denen abteilungsübergreifende Teams und externe Stakeholder*innen – etwa Anbieter*innen und Partner*innen – in Echtzeit zusammenarbeiten, Updates austauschen und direkt an Projektdokumenten arbeiten können.

Smartsheet optimal nutzen

Douglas belässt es aber nicht dabei: Für noch bessere Planung verknüpft das Unternehmen Smartsheet-Daten mit seinen ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM-Systemen (Customer Relationship Management). Der ERP-Link sorgt dafür, dass die tatsächlichen Stundenzetteldaten aus Smartsheet die Finanzdaten für Projekt- und Produktpflege korrekt aktualisieren – so behalten Teams Ist- und Sollwerte jederzeit gemeinsam im Blick. Die CRM-Verbindung ermöglicht Prognosen, indem sie anzeigt, welche Vertriebsmöglichkeiten wahrscheinlich bald enden. All diese Daten fließen in die internen Dashboards ein und ermöglichen es Teams, schnellere und bessere Entscheidungen mit Echtzeiteinblicken in aktuelle und künftige Ereignisse zu treffen.

Die Mitarbeitenden bei Douglas haben Smartsheet schnell an ihre eigenen täglichen Herausforderungen angepasst. So hat das Gesundheits- und Sicherheitsteam zum Beispiel ein Managementportal für interne Vorfälle erstellt. 

„Smartsheet ist auch für Anfänger einfach zu verstehen und überraschend flexibel“, sagt Andrei Veloso, Projektmanager bei Douglas Pharmaceuticals. „Mit ein bisschen Kreativität wird es zu einem wirklich nützlichen Business-Tool – allein die Tatsache, dass es umfassend in unserer Produktion verwendet wird, zeigt den Wert des Tools.“

Struktur in die Matrixprojekte bringen

Abschließend führte Douglas Smartsheet Resource Management ein. „Unsere Mitarbeitenden haben sich schnell darin zurechtgefunden, was zeigt, wie benutzerfreundlich die Plattform ist“, sagt Veloso. „Heute nutzen 80 % unserer Teams die Lösung.“ Ressourcenmanager*innen, die Teammitglieder über mehrere Projekte hinweg koordinieren, haben jetzt einen besseren Überblick über die Arbeitsauslastung. Sie sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist und woran gerade gearbeitet wird, können zuversichtlicher vorausplanen und konkurrierende Anforderungen leichter ausbalancieren. „Resource Management ermöglicht es uns, multidimensionale Berichte zu erstellen“, fügt Veloso hinzu. „Wir können jetzt geplante Arbeit mit dem tatsächlichen Verlauf vergleichen, sowohl in unserem Projekt-Portfolio als auch in unseren Produktlebenszyklus-Aktivitäten. Das hilft uns, künftige Arbeit realistischer zu planen – basierend auf realen Daten anstatt auf Annahmen.“ Dies macht zudem die Rollen der Mitarbeitenden klarer und sorgt für Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit.

Mit Smartsheet hat sich die Transparenz in allen Bereichen verbessert. „Smartsheet vereint Menschen, Daten und Technologie in einem System“, sagt Ishak. Echtzeit-Dashboards und Portfolio-Rollups bieten eine Single Source of Truth und ermöglichen proaktive Entscheidungen sowie eine starke Governance.“ Die Plattform hilft Douglas dabei, Risiken zu managen, Verzögerungen zu erkennen, Ressourcenkonflikte frühzeitig zu identifizieren und die Performance anhand von Baselines nachzuverfolgen.

Mehr Sicherheit, weniger Aufwand

Diese Transparenz gilt auch für externe Stakeholder*innen, die sicher auf freigegebene Arbeitsbereiche zugreifen und stets über relevante Projektinformationen auf dem Laufenden bleiben können. So behalten alle Projektbeteiligten den Überblick über den Projektstand, während gleichzeitig ein lückenloser Audit-Trail gewährleistet bleibt – unerlässlich in einer stark regulierten Branche, in der Klarheit, Kontrolle und Compliance nicht verhandelbar sind. „Die integrierten Sicherheitsfunktionen von Smartsheet wie Einmalanmeldung (Single Sign-on/SSO), Domänenbeschränkungen und Berechtigungseinstellungen machen es viel einfacher, Zugriffe zu verwalten“, sagt Ishak. „Wir gehen sehr sorgsam mit den Daten um, die wir auf der Plattform speichern, und untermauern das mit eigenen internen Prozessen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und regelmäßigen Schulungen für Mitarbeitende.“

Control Center war durch die Einrichtung und Verwaltung von Projekten in großem Umfang auch sehr zeiteffizient. 

„Früher habe ich den halben Tag damit verbracht, Teams bei der Konfiguration ihrer Projekte zu helfen“, sagt Veloso. „Heute spare ich täglich etwa zwei Stunden. Ich kann mich mehr auf die wirklichen Ziele meiner Arbeit konzentrieren. Dadurch wurde ich zu einem besseren Projektmanager und kann effizienter kommunizieren.“

Kontinuierliche Verbesserung

Douglas‘ nächstes Projekt ist die Digitalisierung von Change-Management-Prozessen, insbesondere in Bereichen, die strengen Qualitäts- und Compliance-Protokollen unterliegen. Das Team untersucht zudem, wie KI dazu beitragen könnte, Workflows zu verbessern. „Wir sind gespannt, was eine KI-gestützte Ausführung alles mit sich bringen könnte“, sagt Ishak. „Mit Smartsheet und generativer KI Zeitpläne zu erstellen und Risiken auf der Grundlage echter Daten zu erkennen, ist ein Game-Changer.“

Ishak ist zuversichtlich, dass Smartsheet bei Douglas in weiteren Bereichen eingesetzt wird. „Immer mehr Mitarbeitende wünschen sich, Smartsheet auch für weitere Anwendungsfälle zu nutzen, und wir sehen es zunehmend als zentrales, verbindendes Tool im gesamten Unternehmen – eines, das klügere Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und kontinuierliches Wachstum unterstützt“, sagt er.