Delivery Hero erhöht Transparenz und vereinfacht Berichterstellung enorm dank Smartsheet

Delivery Hero führt stets eine Reihe aufregender, innovativer und komplexer Projekte durch. Das Unternehmen setzte in der Vergangenheit eine Reihe unabhängiger Projektmanagementlösungen (oder sogar gar keine Lösung) für die Durchführung ein, mit unterschiedlichen Ergebnissen. Dies führte zu Problemen, wie z. B. aufwändigen manuellen Prozessen, die Anforderung, ständig Kollegen bezüglich Aktualisierungen hinterherzujagen, sowie eingeschränkte Transparenz in Hinblick auf Projektstatus. Währenddessen war die Berichterstellung für wichtige Entscheidungsträger eine umständliche, zeitaufwändige Aufgabe und manchmal ein ungenauer Prozess, der von Monat zu Monat variierte.

Als Senior Project Manager Tomasz Kowalski zum Team kam, wollte er eine umfassende Plattform, um die Arbeitsmanagementkapazitäten seines Teams zu steigern und die Berichterstellung für Entscheidungsträger zu verbessern. Aufgrund seiner Erfahrung mit Smartsheet in der Vergangenheit war dies sofort seine Lösung der Wahl.

„Meiner Ansicht nach kann Smartsheet einen beträchtlichen Beitrag zum Wachstum des Unternehmens leisten”, so Tomasz Kowalski. „Als erfahrener Projektmanager habe ich im Laufe meiner Karriere viele Tools verwendet – und ich bin zuversichtlich, dass Smartsheet die Plattform mit der richtigen Mischung aus Funktionen, Integrationen und Möglichkeiten ist, um sowohl meine eigene Arbeit als auch die meines Teams und des ganzen Unternehmens wirklich zu verändern und zu unterstützen.“

Smartsheet wurde bereits in eingeschränkter Form im gesamten Unternehmen verwendet, aber Tomasz Kowalski wollte diesen Einsatz skalieren. Um das Tempo zu steigern, mit dem Delivery Hero den Wert der Plattform maximieren konnte, entschied sich das Team für die Zusammenarbeit mit Agile Management Experts (AMX), einem Smartsheet-Premium-Partner mit Sitz in Europa. „AMX konnte unsere derzeitige Verwendung der Plattform analysieren, individuelle Schulungen anbieten und persönliche Besuche vornehmen, um Strukturen zur Optimierung unserer Verwendung von Smartsheet zu implementieren“, sagt Tomasz Kowalski.

„Wir freuen uns, mit Delivery Hero gemeinsam das wahre Potential von Smartsheet im Unternehmen entfaltet zu haben und mit dem Team auch weiterhin zusammenzuarbeiten, um noch mehr zu erreichen“, fügt Sebastian Paasch, Managing Director bei AMX hinzu.

Die Mitarbeiter von Delivery Hero können jetzt intelligenter und effizienter arbeiten mit einer Arbeitsmanagementplattform, die aktiv das dynamische Arbeiten erleichtert, das Wachstum fördert und sich effektiv in wichtige bereits verwendete Anwendungen integrieren lässt, wie z. B. Slack. So wurden im gesamten Unternehmen Zeiteinsparungen erreicht. Tomasz Kowalski hat ausgerechnet, dass sein Team durch die Konsolidierung der Aufgaben im Rahmen von Projekten und der Erstellung von Statusberichten von PowerPoint und Google Sheets in Smartsheet durchschnittlich vier Stunden Arbeit pro Woche eingespart hat – wodurch es sich auf Aufgaben konzentrieren konnte, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen und zum Wachstum beitragen.

Währenddessen berichtet der Global Senior Director of Governance, Risk & Compliance (GRC) von Delivery Hero, Babak Mohtachemi, Folgendes: „Unser neuer Roadmap-Plan und das C-Suite-Dashboard für Berichte, das durch Smartsheet erstellt wurde, führte zu einer zeitlichen Einsparung von 25 % pro Woche. Smartsheet ermöglicht mir zudem die effizientere Zusammenarbeit mit GRC-Managern auf der ganzen Welt, wodurch ich pro Monat durchschnittlich 35 % Zeit spare, was ein fantastisches Ergebnis ist.“

Die Benutzerfälle gehen jedoch weit über die effektivere Verwaltung der Arbeit hinaus: Smartsheet wurde beispielsweise verwendet, um Lohnprozesse zu verbessern und zu zentralisieren, indem verteilte Informationen von verschiedenen Stellen zusammengeführt wurden, um eine einzelne Quelle für Analysedaten zu schaffen. Es wurde sogar innovativ eingesetzt, um die Teamkultur zu verbessern, von Unternehmensgesellschaften bis hin zum Socialising – was immer wichtiger wird für Remote-Teams, wenn es um aktuelle Events geht. Insgesamt ist Smartsheet zu einem unglaublich wertvollen Tool für die gesamte Organisation geworden, das uns verschiedene wichtige Vorteile bietet. 

Mehr Transparenz, intelligentere Berichterstellung:

Für eine große Organisation wie Delivery Hero sind eine breite Transparenz und effiziente Berichterstellung von entscheidender Bedeutung. Auf Teamebene ermöglicht es Smartsheet Mitarbeitern, den Status laufender Aufgaben und Projekte effektiv nachzuverfolgen, unabhängig von ihrer Komplexität. Dafür werden geplante Erinnerungen und farbcodierte Flaggen eingesetzt, wenn mögliche Probleme aufkommen. Dies spart wertvolle Zeit, vereinfacht das Arbeitsmanagement, ist weniger stressbehaftet und hilft dabei sicherzustellen, dass alle Projekte plangemäß ablaufen.

Smartsheet hat auch die Berichterstellung transformiert. In der Vergangenheit war die Erstellung von Berichten für wichtige Entscheidungsträger ein zeitaufwändiger, manueller Prozess. Jetzt können die Mitarbeiter von Delivery Hero halbautomatisierte Dashboards präsentieren, die sowohl einfach als auch schnell zu erstellen sind, aber Teams auch die Freiheit der einfachen Bearbeitung geben. Dadurch wird sichergestellt, dass sie wichtige Errungenschaften und Meilensteine hervorheben können. Der CMO hat jetzt einen Überblick über ein erweitertes, automatisiertes Dashboard, das wichtige Informationen zu Projekten, Meilensteinen und Errungenschaften zusammenstellt – kurz gesagt, eine bedeutende Verbesserung gegenüber der früheren Berichterstellung.

Eine umfassende Lösung:

Smartsheet bietet eine umfassende Lösung mit der Möglichkeit, komplexe Anforderungen zu erfüllen, ist aber auch flexibel genug, um die vielfältigen Anforderungen von Delivery Hero zu erfüllen. Die Plattform hat ihren Wert in Abteilungen überall im Unternehmen unter Beweis gestellt und wird kontinuierlich an die veränderten Anforderungen der Mitarbeiter von Delivery Hero angepasst, unabhängig von ihrer Rolle oder ihren Ambitionen. Das Office Management Team hat beispielsweise alle seine Managementaufgaben in Smartsheet integriert und hat errechnet, dass diese in der G Suite mindestens 25 % länger dauern.

Abgesehen von diesen beeindruckenden Zeiteinsparungen lässt sich die Plattform nahtlos in wichtige Anwendungen wie Slack integrieren. Dies vereinfacht die Arbeit und macht die plattformübergreifende Kommunikation einfach. Gleichzeitig erlaubt es die mobile Anwendung den Mitarbeitern, auch unterwegs auf dem neuesten Stand bezüglich Aufgaben zu bleiben.

Kulturelle und Team-Transformation:

Mit Tomasz Kowalski als treibende Kraft ist Smartsheet zu einem zentralen Tool bei Delivery Hero geworden. Der Wunsch, mehr zu den Smartsheet-Kapazitäten zu erfahren, ist so groß, dass Tomasz Kowalski jetzt in jedem Quartal von Experten entwickelte globale Smartsheet-Schulungen anbietet, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf Ressourcen haben, die ihnen dabei helfen können, dynamisch zu arbeiten, mehr Transparenz zu erreichen und ihre tagtäglichen Fortschritte zu maximieren. Tomasz Kowalski hat einen umfangreichen Schulungsplan entwickelt, der remote bereitgestellt werden kann, um sein Know-how mit dem Unternehmen insgesamt zu teilen und zu gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter von Delivery Hero seine Nutzung der Plattform optimieren kann. Je mehr Mitarbeiter Smartsheet in den verschiedenen Abteilungen verwenden, desto größer ist der Mehrwert der Plattform – und Tomasz Kowalski freut sich darauf, noch viel mehr Kollegen dabei zu unterstützen, das Potential von Smartsheet zu entdecken.

An anderer Stelle wurde Smartsheet als leistungsstarkes Tool zur Förderung der Unternehmenskultur eingesetzt. Beispielsweise verlässt sich die LGBTQ+-Gruppe von Delivery Hero, Proud Heroes, auf Smartsheet, um Meetings zu planen, Budgets nachzuverfolgen, Informationen weiterzugeben und Kollegen in einer herzlichen Community miteinander zu verbinden. Ein weiteres fantastisches Beispiel zeigt, wie Smartsheet eingesetzt wird, um die Unternehmenskultur zu fördern. Smartsheet wurde verwendet, um ein Team-Pub-Quiz während der COVID-19-Pandemie zu planen, zu veranstalten und zu genießen, wobei die Vorlagen für andere Teams im Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden, damit sie das Quiz ebenfalls genießen konnten.

Letztendlich hat Smartsheet eine grundlegende Rolle dabei gespielt, dass Delivery Hero seine Abläufe straffen, sein Arbeitsmanagement optimieren, die Transparenz steigern und einen echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen schaffen konnte. Da nun mehr und mehr Kollegen im gesamten Unternehmen die Plattform annehmen, freut sich Delivery Hero darauf, mit größeren und noch besser durchgeführten Projekten weitere Fortschritte zu erzielen.

Gewinner-Vorlage des Wettbewerbs:

Kowalski wurde als weiterer Gewinner des ENGAGE'22-Vorlagenwettbewerbs von Smartsheet geehrt, der Lösungen belohnt, die den Arbeitsplatz auf einfache und effektive Weise gestärkt haben. Ihre Lösung PopQuiz ist ein teambasiertes Trivia-Spiel, das vollständig in Smartsheet entwickelt wurde. Im Zeitalter der Fernarbeit trägt diese PopQuiz-Lösung dazu bei, die Teammoral zu steigern und die Arbeit spielerisch zu gestalten. „Es war in unserer Abteilung ein solcher Erfolg, dass es in anderen repliziert und zur Unterhaltung und Integration der Mitarbeiter verwendet wurde“, sagt Tomasz Kowalski. Kowalski verwandelte seine PopQuiz-Lösung in eine Vorlage, die Benutzern jetzt in der Smartsheet-Vorlagengalerie zum Herunterladen zur Verfügung steht.

Klicken Sie hier, um die Kowalski-Vorlage herunterzuladen und mit Ihrem Team zu teilen