Autodesk setzt auf Smartsheet, um das Projekt- und Finanzmanagement zu optimieren und die globale Zusammenarbeit zu fördern

Autodesk bietet Design- und Entwicklerlösungen, die die Welt verändern. Die Technologien des Unternehmens kommen unter anderem in der Architektur, im Bauwesen, im Produktdesign, in der Fertigung sowie in der Medien- und Unterhaltungsbranche zum Einsatz. Dort helfen sie innovativen Menschen, Lösungen für große und kleine Probleme zu entwickeln. Die Autodesk-Software hilft Kunden, neue Ideen auszutüfteln und die Welt für uns alle zu einem besseren Ort zu machen, etwa durch umweltfreundlichere Gebäude, intelligentere Produkte oder packende Kinospektakel.
Das Legal-Operations-Team von Autodesk verwendet Smartsheet, um das Projektmanagement zu automatisieren und Prognosen zu tracken, und bietet mit der Smartsheet Kalender-App Einsicht in rechtliche Schulungen und Events.

„Smartsheet erhöht bei uns die Transparenz in den Bereichen Projekte und Prognosen“, sagt Joyce Levy, Director of Legal Operations bei Autodesk. „Außerdem bietet uns die Lösung eine zentrale Datenquelle, was die Datengenauigkeit erhöht und die Zusammenarbeit verbessert.“

Das Legal-Operations-Teams soll der Rechtsabteilung von Autodesk ermöglichen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Durch Know-how in den Bereichen Prozessverbesserung und Technologie sollen Rechtsdienstleistungen effizienter gestaltet und skalierbarer gemacht werden. „Wir versuchen, die Arbeit für unser Team zu vereinfachen, indem wir neue Technologien entwickeln und von manuellen auf automatisierte Prozesse umstellen“, so Levy. „Vor der Implementierung der Smartsheet-Technologie mussten Projekte oft manuell aktualisiert werden. Das hatte Inkonsistenzen zur Folge. Vor allem gefällt uns die Dashboard-Funktionalität mit ihren Live-Status-Updates, die unsere wöchentlichen E-Mail-basierten Projekt-Updates abgelöst haben.“ „Zusätzlich nutzte unser Rechtsteam für den Direktvertrieb SharePoint, um Geschäftsabschlüsse und Verhandlungsdaten manuell auf den neuesten Stand zu bringen. Das führte zu weiteren Ungenauigkeiten, da die Anwälte neben ihrer eigentlichen Arbeit noch daran denken mussten, alle Daten manuell einzupflegen“, berichtet Tamara Cook, Project Manager für das Legal-Operations-Team bei Autodesk.

Auch bei der Zusammenarbeit lief nicht alles rund. Autodesk ist ein internationales Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Ländern und Zeitzonen. „Als großes, internationales Unternehmen interessieren wir uns für Lösungen, die die Remote-Kollaboration und den Kontakt zwischen Remote-Mitarbeitern verbessern“, sagt Cook. „Besonders in den letzten zwei Jahren haben wir uns stark darum bemüht, die Effektivität virtueller Umgebungen und asynchroner Arbeit zu erhöhen.“

Mit Smartsheet Projekte, Finanzmanagement und Events optimieren

Das Legal-Operations-Team von Autodesk führte Smartsheet ein, um seine internen Herausforderungen zu bewältigen und Projekte besser im Blick zu behalten. Anfangs gab es für die Planung und Ausführung rechtlicher Projekte kein formalisiertes Verfahren und die Nachverfolgung und Berichterstellung wurde manuell von verschiedenen Mitarbeitern übernommen. „Wir brauchten ein standardisiertes Verfahren für die Projektaufnahme und -ausführung, ein zentralisiertes Projektverfolgungstool und einheitlichere Abläufe“, sagt Levy. Dazu entwickelte das Legal-Operations-Team mithilfe der Vorlagen und automatisierten Tracking-Tools in Smartsheet eine Projektmanagement-Methodik. Außerdem erstellte das Team ein Dashboard mit Selfservice-Links, über das Stakeholder den Status individueller Projekte abrufen können. Diese Funktion hat die manuellen, E-Mail-basierten wöchentlichen Updates ersetzt. „Wir verfügen jetzt über einen Legal-Operations-Hub, in dem alle Projektinformationen zusammenlaufen“, so Cook. „Wenn ein Teammitglied ausfällt und ich sein Projekt übernehmen muss, kann ich einfach den Legal-Operations-Arbeitsbereich in Smartsheet aufrufen und sofort mit der Arbeit beginnen.“

Das Legal-Operations-Team entwickelte in Smartsheet auch einen neuen Prozess für das Finanzmanagement, mit dem Abrechnungs- und Prognosedaten von externen Rechtsberatern automatisch erfasst und aktualisiert werden. „Früher wurde das manuell gemacht. Unsere Anwälte mussten Prognosedaten per E-Mail bei Kanzleien anfordern“, sagt Levy. „Jetzt können sie die Prognosedaten einfach abrufen, prüfen und Änderungen vornehmen, die dann direkt an unser zentralisiertes Dashboard übertragen werden. Der ganze Vorgang ist automatisiert.“

Levys Team verwendete außerdem den Smartsheet for Salesforce Connector, um Verkaufsdaten aus der Salesforce-CRM-Lösung in Smartsheet zu integrieren. Dadurch kann die Rechtsabteilung ganz leicht auf aktuelle Daten zu Verkaufschancen zugreifen und nachsehen, welcher rechtliche Partner an einem bestimmten Vertrag arbeitet. „Das Team für Handelsrecht muss die ohnehin ausgelasteten Anwälte jetzt nicht mehr daran erinnern, diese Daten einzugeben und aktuell zu halten – Vertragsdaten können einfach zuverlässig aus Salesforce abgerufen werden. Auch rechtliche Daten für interne Berichte können jetzt ganz einfach hinzugefügt werden“, erklärt Cook. 

Außerdem verwendet das Legal-Operations-Team Smartsheet WorkApps, um anhand von Daten aus externen Quellen schnell eigene Apps zu erstellen, und nutzt die Vorteile der Smartsheet-Integration mit Microsoft Teams und SharePoint zur Verbesserung der Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Zur Verwaltung und Freigabe von Eventkalendern für verschiedene Rechtsteams setzt Autodesk auf die Smartsheet Kalender-App. Mit Smartsheet Dynamic View ermöglicht das Unternehmen dem Team für Handelsrecht im Asien-Pazifik-Raum, Verträge und Verkaufsverhandlungen zu verfolgen und zu aktualisieren.

Höhere Datengenauigkeit und bessere Entscheidungen

Durch die Automatisierung von Prozessen, die zuvor manuell bearbeitet werden mussten, kann Autodesk dank Smartsheet eine zentrale Datenquelle für das gesamte Unternehmen bereitstellen. „Smartsheet ist die Weiterentwicklung der Tabellenkalkulation – mit allen Funktionen und Details, die unser Legal-Operations-Team nutzt, um Workflows zu automatisieren, das Anfordern von Updates zu vereinfachen bzw. einfache Erinnerungsfunktionen bereitzustellen. Die integrierte Automatisierung von Smartsheet sorgt dafür, dass unsere rechtlichen Daten automatisch aktualisiert werden, was die Datengenauigkeit erhöht“, sagt Cook. 

„Dank der Automatisierungsfunktionen, die wir mit Smartsheet eingerichtet haben, können wir anhand der aktuell verfügbaren Daten bessere Geschäftsszenarios und Strategiepläne für das nächste Geschäftsjahr entwickeln“, fügt Levy hinzu. „Mit Smartsheet kann ich bessere datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Investitionen und Veräußerungen treffen. Bisher fehlten uns dafür die Daten.“

Bessere Zusammenarbeit zwischen globalen Teams

Vor Smartsheet hatte das Legal-Operations-Team keine Einsicht in die aktuellen Projekte und Supportaufgaben der Teammitglieder. Mit der neuen Lösung konnte neben der Projektverfolgung auch der Service für die Kollegen rund um den Globus verbessert werden. Das sieht dann zum Beispiel so aus: Ein Mitglied der Rechtsabteilung in Singapur füllt ein Aufnahmeantragsformular in Smartsheet aus, das anschließend von einem beliebigen Mitglied des Teams für globalen Legal-Operations-Support bearbeitet wird. „Jedes Teammitglied kann sich um die Anfrage kümmern. So müssen die Kunden nicht lange auf eine Antwort warten“, sagt Levy. „Der Vorgang ist total einfach, da mit Smartsheet alle Anfragen an einem Ort landen. Wir können sie dann sichten und an die richtige Supportperson weiterleiten.“

Anderen Abteilungen bei Autodesk bietet das Legal-Operations-Team jetzt auch einen Wissensaustausch über Smartsheet an. Der Rechtsabteilung sendet das Team einmal pro Woche technische Tipps zu Smartsheet-Funktionen und deren Verwendung. „Je mehr ich mit Smartsheet arbeite, desto bewusster wird mir, was für Möglichkeiten es uns bietet“, so Cook. „Bis jetzt gab es noch kein Automatisierungsproblem, das ich mit Smartsheet nicht lösen konnte.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.