Welocalize zentralisiert und organisiert Daten – für mühelose asynchrone Zusammenarbeit

Von Unternehmen wird heute mehr denn je erwartet, dass sie die kulturellen, sprachlichen und kontextuellen Nuancen einer Zielgruppe verstehen und darauf achten, dass ihre Inhalte mit den lokalen Gepflogenheiten und Erwartungen übereinstimmen. Hier kommt die Lokalisierung ins Spiel – ein Bereich, in dem Welocalize seit vielen Jahren Experte ist. Welocalize nutzt modernste KI-Technologien wie maschinelle Übersetzungstools, umfangreiche Sprachmodelle und die Verarbeitung natürlicher Sprache, um für seine globale Kundschaft Übersetzungen im großen Stil zu automatisieren. Diese Technologie in Kombination mit konfigurierbaren Workflows und einem umfangreichen Netzwerk von über 250.000 Sprachexpert*innen in mehr als 250 Sprachen ermöglicht es Welocalize, die globalen Inhalte seiner Kundschaft zu transformieren und so eine stärkere Kundenbindung zu fördern. „Indem wir globale Inhalte für unsere Kundschaft schnell und effizient in jede beliebige Sprache lokalisieren, steigern wir die Kundenbindung, was letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt“, sagt Laura Speltz, Kundenservicedirektorin bei Welocalize.

Ein komplexes Netz aus globalen Teams und Projekten

Weil die Teams über alle Zeitzonen verteilt sind, benötigt Welocalize umfassende Lösungen für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement. „Wir müssen jeden Tag vielerlei verschiedene Aktivitäten, Zeitpläne und Projekte verwalten“, erklärt Speltz. „Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren, damit unsere Teams schneller und effizienter arbeiten können und menschliches Versagen minimiert wird. So können wir schneller wachsen.“

Im Jahr 2022 wurde Welocalize der führende Anbieter von Lokalisierungs- und Sprachdienstleistungen für Smartsheet. 

„Unsere Projektmanager*innen wollen die Kundschaft, mit der wir zusammenarbeiten, sowie die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen genauestens verstehen. Um diese Geschäftsphilosophie zu unterstützen, haben wir beschlossen, das Produkt selbst auszuprobieren“, erzählt Speltz.

Zentralisieren, Automatisieren und Organisieren von Informationen

Die Projektmanager*innen von Smartsheet nutzten Smartsheet fortan, um alles zu tracken – von Projektzeitplänen bis hin zur Interaktion mit der Kundschaft. Eine freigegebene WorkApp vereint Sheets, Berichte, zugewiesene Aufgaben, Finanzdaten und Leistungsmesszahlen für eine*n bestimmte*n Kund*in. Dynamic View, benutzerdefinierte Widgets und Dashboards helfen bei der Organisation wichtiger Informationen. „Anstatt E-Mails hin und her zu schicken, können unsere Teammitglieder eine Vorschau der Echtzeit-Updates für jedes Projekt anzeigen lassen“, erklärt Alejandro De Luca, leitender Projektmanager bei Welocalize.

Welocalize automatisiert so viele Schritte wie möglich, um Zeit zu sparen. Anstatt sie manuell einrichten zu müssen, richtet Welocalize automatisch Projekte in Smartsheet ein, die für alle sichtbar sind. Bei Fragen, egal von welcher Seite, kann man den Konversationsbereich von Smartsheet nutzen. „Das Einrichten eines Projekts braucht mitunter am meisten Zeit. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können wir uns wichtigeren Aufgaben widmen“, erklärt Amanda Rivera, leitende Projektmanagerin bei Welocalize. „Früher mussten wir Dateien vorbereiten und sie per E-Mail hin- und herschicken. Ein Projekt in die Wege zu leiten, hat bereits einen Tag gedauert. Jetzt schaffen wir das innerhalb weniger Stunden. Dank Smartsheet konnten wir dem vielen E-Mail-Verkehr den Rücken kehren.“

Mehr Sichtbarkeit, einfachere Zusammenarbeit

Da die Informationen nun zentralisiert und gut organisiert sind, haben die Projektmanager*innen von Welocalize einen besseren Überblick über alle Phasen eines Projekts. 

„Es ist oft schwierig, komplexe Projektzeitpläne zu visualisieren. Smartsheet bietet großartige visuelle Elemente, mit denen wir Abhängigkeiten und Meilensteine besser erkennen können“, so Speltz. „Wir können alle Schritte und Verantwortlichen einfacher überblicken. Dadurch spart jede*r Projektmanager*in pro Tag eine Stunde ein.“

Außerdem erleichtert die zusätzliche Sichtbarkeit die Zusammenarbeit. Als globales Team arbeiten die Mitarbeitenden von Welocalize oft asynchron. 

„Wenn ich Feierabend mache, kann jemand in einer anderen Zeitzone genau dort weitermachen, wo ich aufgehört habe“, erklärt Rivera. „Andere müssen nicht erst nach Informationen suchen oder nachfragen – alles wird an einem Ort aufgezeichnet.“

Teammitglieder erfahren im Versionsverlauf alles Wichtige. Jede Aufgabe hat eine*n Inhaber*in, eine Dringlichkeitsstufe, einen Fortschrittsstatus und ein Erstellungsdatum, was die Einschätzung erleichtert. „Im Gegensatz zu einem normalen Tabellenblatt mit einer klassischen Ansicht können wir in Smartsheet verschiedenste Dinge erledigen – Gespräche führen, Aufgaben organisieren und aktualisieren. Das steigert wiederum die Übersichtlichkeit“, fügt Rivera hinzu.

Neue Wege, die das Leben leichter machen

Welocalize erforscht derzeit neue Workflows, die in Smartsheet migriert werden können. „Wir könnten unsere Arbeit effizienter und transparenter gestalten, wenn wir all diese kleinen Sheets in einem Master-Tracker mit unterschiedlichen Ansichten, Zeitachsen und Projekten zusammenfassen würden“, sagt De Luca.

Speltz erwartet, dass noch mehr Mitarbeitende von Welocalize Smartsheet einführen werden. „Ich erhalte oft Lizenzanfragen von Teammitgliedern“, erzählt sie. „Ich bin mir sicher, dass nicht nur die Anzahl der Nutzenden, sondern auch die Anzahl der Funktionen, die wir nutzen, steigen wird. Wir werden uns immer die gleiche Frage stellen: Wie kann ich mir und dem Rest meines Teams das Leben einfacher machen?“