Tech Systems verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Projekten mit Smartsheet

Tech Systems Inc. (TSi) aus Buford, Georgia, hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1987 einen Namen als führender Integrator von Sicherheitssystemen gemacht. Das Unternehmen ist auf die nahtlose Verschmelzung von Subsystemen spezialisiert und zeichnet sich durch die Planung, den Entwurf, die Implementierung und die Wartung umfassender Sicherheitslösungen aus. TSi hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Branchenstandards für Leistung und Zuverlässigkeit zu erhöhen, und arbeitet für Kundenunternehmen innerhalb und außerhalb der USA. 

Aufgrund der komplexen Sicherheitsintegrationsprozesse benötigte TSi erstklassige Projektmanagement-Workflows.

„Das Problem bei uns war, dass alle Mitarbeitenden in isolierten Tabellen arbeiteten und wir fünf oder sechs verschiedene Versionen desselben Dokuments hatten“, erinnert sich Joseph Goetschel, Leiter für IT-Anwendungen bei TSi. „Wir brauchten eine bessere Methode – da kam Smartsheet wie gerufen.“

Die perfekte Lösung

Goetschel begann damit, sich mit den Funktionen von Smartsheet vertraut zu machen. Zuerst erhielt er über Smartsheet University Zugriff auf einzigartige Lernpfade und unbegrenzten Zugang zu persönlichen oder virtuellen Schulungen mit Kursleitung. „Zusätzlich zu dem theoretischen Wissen aus den Schulungen habe ich mich noch mit der Smartsheet Community befasst“, erklärt er. „Ich wollte mich mit Gleichgesinnten austauschen, die sich mit realen Problemen auseinandersetzen.“

Nachdem sich Goetschel in die Smartsheet-Umgebung eingearbeitet hatte, richtete er verschiedene Prozesse ein, um das Projektmanagement zu optimieren. „Ich fing klein an. Zuerst entwickelte ich eine Lösung für das Beantragen und Genehmigen von bezahltem Urlaub“, erzählt er. Um die beste Erfahrung für sein Team sicherzustellen, nutzte er sämtliche Funktionen, von WorkApps und Dynamic View bis hin zu einfachen Dashboards, um den Mitarbeitenden dringend benötigte Einblicke in den Status ihrer Anfragen und eine einfache Möglichkeit zu bieten, Änderungen vorzunehmen. „Das war ein einfach zu lösendes Problem, da alle Mitarbeitenden und Vorgesetzten davon profitiert haben“, sagt Goetschel.

Nächster Schritt: erweiterte Tools

Nachdem das Team einen Vorgeschmack auf die Möglichkeiten mit Smartsheet erhalten hatte, implementierte Goetschel Smartsheet Control Center, ein Tool zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Projekten und Prozessen. „Jedes Projekt erfordert einen Plan“, sagt er.

„Control Center ermöglicht dem Management und der Unternehmensführung die nötigen Einblicke, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben korrekt und effizient erledigt werden. Mit Control Center können wir jetzt verschiedene dynamische Berichte erstellen. Das hat uns geholfen, strukturierter vorzugehen.“

Außerdem setzt das Unternehmen auf Smartsheet, um unterschiedliche Kontrollmechanismen zu entwickeln. So werden in jedem Projekt Fehler ausgeräumt. „Wir haben zum Beispiel eine NetSuite-Integration, die zur Erstellung unserer Berichte zu offenen Aufträgen möglichst genaue Schätzungen für Abschlussdatum und Bearbeitungszeit eines Projekts erfordert. Wenn Einzelpersonen versuchen, das Datum in NetSuite zu ändern, wird es auf die Daten in Smartsheet zurückgesetzt.“ Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt plangemäß durchgeführt wird und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Zusammenführung von Schulungsressourcen

Mittlerweile verlässt sich die gesamte Belegschaft von TSi auf Smartsheet. Goetschel ist überzeugt, dass die erfolgreiche Einführung vor allem auf sein Smartsheet-Botschafterprogramm zurückzuführen ist, dessen Ziel darin bestand, die Mitarbeitenden zu unterstützen und die wichtigsten Vorteile der Lösung zu kommunizieren. „Wir benötigten einen zentralen Ort, über den alle auf Ressourcen zur Verwendung von Smartsheet zugreifen konnten“, erinnert er sich. „Und wir wollten, dass alle Mitarbeitenden die nötige Unterstützung und Hilfe erhalten. Deshalb haben wir in Smartsheet ein Ressourcenportal entwickelt.“

Mit einem einfachen Dashboard bietet TSi einfachen Zugriff auf maßgeschneiderte Schulungen, einschließlich spezifischer, relevanter Anwendungsfälle für die Unternehmensteams. Ein Hub zeigt verfügbare Ressourcen wie die Desktop- und die Mobil-App an. „Da der Großteil unserer Mitarbeitenden remote arbeitet, können sie einfach über ihre Smartphones auf das Portal zugreifen, um jederzeit Fragen zu stellen und Informationen für die Durchführung von Aufgaben oder die Entwicklung von Lösungen abzurufen“, fügt Goetschel hinzu. „Menschen sträuben sich von Natur aus gegen Veränderungen. Aber sobald sie die Verknüpfungen oder Funktionalitäten verstehen, die ihnen nicht bekannt waren, erkennen sie die Vorteile.“

Ein Diagramm sagt mehr als tausend E-Mails

Der nächste Schritt bestand darin, die Geschäftsführung ins Boot zu holen. „Bei uns hat es mit einem einfachen Diagramm geklappt. Ich habe ein farbcodiertes Swimlane-Diagramm unserer aktuellen Aufgaben erstellt, in dem manuelle Prozesse gekennzeichnet waren und hervorgehoben wurde, wie verschiedene Prozesse miteinander verknüpft waren“, erzählt Goetschel. „Im Grunde war es eine Übersicht von Prozessen, die zusätzlich deutlich machte, wie viel effektiver wir mit Automatisierung sein würden. Diese visuelle Darstellung brachte uns im Handumdrehen die Unterstützung unserer Geschäftsführung ein.“

Rückblickend hat Goetschel noch einen Ratschlag für die Einführung von Smartsheet parat.

„Arbeiten Sie eng mit der Unternehmensführung zusammen, um Ihre Prozesse so anzupassen, dass es keine Alternative zur Verwendung der Plattform gibt. ‚Möchten Sie Urlaub nehmen?‘ Dann müssen Sie Smartsheet verwenden. ‚Wollen Sie genaue Berichte zu offenen Aufträgen?‘ Dann brauchen Sie klare Projektpläne. Das ist meine Empfehlung, um die Einführung zu begünstigen.“

Diese Erfolgsgeschichte basiert auf Goetschels Sitzung bei der ENGAGE 2023. Sie können sich die ganze Sitzung hier ansehen.