Die Albany State University nutzt Smartsheet, um Studenten auf Erfolgskurs zu bringen und Lehrkräften mehr Zeit zum Unterrichten zu geben

Die Albany State University in Albany im US-Bundesstaat Georgia zeichnet sich durch eine ereignisreiche und wechselvolle Geschichte aus. Im Jahr 1903 als Albany Bible and Manual Training Institute gegründet, wurde die Schule 1932 Teil des Universitätssystems von Georgia und 1943 in Albany State College umbenannt. Im Jahr 1996 wurde die Schule schließlich zur Albany State University, der größten historisch schwarzen Universität in Georgia und einer der 15 größten historisch schwarzen Universitäten in den Vereinigten Staaten. Derzeit besuchen mehr als 6.000 Studenten das Institut, das eine Vielzahl verschiedener Graduierten-, Bakkalaureats-, Associate- und Zertifizierungsprogramme anbietet.

Die Albany State hat es sich zur Aufgabe gemacht, ihren Studenten und dem Kollegium anhand vier strategischer Ziele und Vorgaben zu helfen, Spitzenleistungen zu erzielen: Zugänglichkeit für und Erfolg von Studenten; institutionelle staatliche Nachhaltigkeit und verantwortungsvolle Leitung; Partnerschaft und wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit; sowie Führungskräfteentwicklung und Mitarbeitereinbindung. Um diese Ziele zu erreichen, setzt die Universität seit einigen Jahren auf Smartsheet. „Smartsheet unterstützt unsere Universität zumindest bei den ersten beiden strategischen Zielen“, sagt Dr. Dorea Hardy, Senior Instructional Designer an der Albany State University.

„Wir ermöglichen das erste Ziel, Zugänglichkeit für und Erfolg von Studenten, indem wir Smartsheet nutzen, um die Anwesenheitsprüfung für unser Kollegium zu verwalten, zu erkennen, wann Studenten Gefahr laufen, einen Kurs nicht zu bestehen, und Fakultäten zu helfen, die Qualität ihrer Kurse zu verbessern. Wir machen auch Fortschritte bei unserem Leitungsziel, indem wir Smartsheet nutzen, um mit den vorhandenen Tools und Ressourcen effizienter und verantwortungsbewusster umzugehen.“

Vor Smartsheet nutzte die vorherige Direktorin Tabellenkalkulationen, um Daten aus dem Studenteninformationssystem und dem Lernmanagementsystem der Schule abzurufen. „Sie musste die Daten aus den beiden Systemen manuell zusammenführen und hatte Mühe, Berichte schnell zu erstellen“, sagt Hardy. „Unsere Dekane und Lehrstühle haben nicht die Zeit, Berichte auf der Grundlage von Daten zu erstellen – sie müssen sich auf den Unterricht konzentrieren.“

Dekane und Lehrstühle an der Universität baten Hardy und ihr Fernstudienteam immer öfter, weitere Berichte mit Studenten- und Fakultätsdaten zu erstellen. „Wir wurden um mehr Berichte gebeten, was eine Herausforderung war, weil ich als Übergangsdirektorin bereits zusätzliche Aufgaben übernommen und daher weniger Zeit hatte“, sagt Hardy. „Wir brauchten etwas, um die Erstellung von Berichten zu vereinfachen.“

Mit Smartsheet unterstützungsbedürftige Studenten identifizieren, die Kursentwicklung verwalten und Prüfungen von Kursergebnissen automatisieren

Als der vorherige Chief Information Officer der Universität begann, Smartsheet für das Projektmanagement zu nutzen, schlug er Hardy vor, es auszuprobieren. „Anstatt benutzerdefinierte Formulare zu programmieren, vereinfachten wir mit Smartsheet alles“, sagt sie. Dann entdeckte Hardy zwei Funktionen: Data Shuttle, mit der Benutzer Daten aus Datenbanken in und aus Smartsheet hochladen können, und Dynamic View, mit der Benutzer Daten zum Anzeigen und Bearbeiten für bestimmte Personen freigeben können. „Als ich sah, was diese Funktionen leisten konnten, verliebte ich mich in Smartsheet“, schwärmt Hardy.

Hardy und ihre Abteilung nutzen Data Shuttle und Dynamic View, um Daten aus den Studenteninformations- und Lernmanagementsystemen automatisch zu erfassen, um Fakultäten und Lehrkräften aktualisierte Anwesenheits- und Benotungsinformationen in einem Dashboard anzuzeigen. Fakultäten und Lehrkräfte verschiedener Colleges sowie die Abteilung für akademische Angelegenheiten der Universität nutzen die Daten, um schnell prüfen zu können, ob ein Student Gefahr läuft, nicht zu bestehen. 

Die Albany State vertraut bei der Verwaltung der Kursentwicklung und -prüfung auf Smartsheet und bietet dem Kollegium so die Möglichkeit, Kursinhalte auf Anfrage von Hardys Team automatisch einzureichen. Das Kollegium, Dekane, Lehrstühle und Fernstudienberater können Kurse in Smartsheet-Formularen prüfen. Fernstudienberater nutzen Smartsheet, um monatliche Berichte mit Statistiken und Trends im Zusammenhang mit bestimmten Kursen einzusehen.

Die Albany State nutzt Smartsheet auch, um College-Dekanen und Lehrstühlen dabei zu helfen, den Benotungsprozess in Fakultätskursen nachzuverfolgen. Beispielsweise nutzen sie maßgeschneiderte Smartsheet-Berichte, um zu prüfen, ob sich Online-Dozenten zur rechten Zeit in Kurse eingeloggt und Kursarbeiten der Teilnehmer benotet haben. Darüber hinaus arbeitet Hardys Team mit dem Prüfungszentrum der Universität zusammen, um die Beaufsichtigung von Prüfungen über Smartsheet zu verwalten. Die Studenten registrieren sich online bei den Aufsichtsstandorten und die Daten fließen automatisch in Smartsheet ein. Dadurch wird in Smartsheet ein Workflow ausgelöst, der Informationen zu Prüfungsort und -zeit per E-Mail an Aufsichtspersonen und Dozenten sendet. „Früher brauchten unsere Mitarbeiter mindestens 30 Minuten, um einzelne Prüfungsstandorte und Aufsichtspersonen zu erfassen und zu verifizieren“, sagt Hardy. „Mit Smartsheet brauchen wir für die Prüfung dieser Informationen nur wenige Minuten.“

Fokus auf Unterricht statt auf administrative Aufgaben

Mit Smartsheet können sich Lehrkräfte an der Albany State mehr auf ihren Unterricht konzentrieren, da sie weniger Zeit mit dem Auffinden von Daten und dem Erstellen von Berichten verbringen. „Dekane, Lehrstühle und Dozenten sehen alle Kurse jetzt auf einen Blick“, sagt Hardy. „Was die Kursentwicklung und -prüfung betrifft, können wir Aufgaben mithilfe von Smartsheet auslagern, um die Arbeit einfacher zu machen. Die Dozenten müssen uns nur ihre Inhalte schicken und Smartsheet kümmert sich um den Rest.“ Das Kollegium hat auch Zugriff auf aktualisierte Daten, darunter aktuelle Statistiken über die Anzahl der Dozenten, die sich pünktlich in Kursen anmelden und Kursarbeiten benoten. „Jetzt können Dekane und Lehrstühle auf diese Daten zugreifen, wann immer sie sie brauchen. Außerdem sind die Daten aktuell und nicht eine Woche alt“, sagt Hardy.

Hardy und ihr Team können Berichte für Dekane und Lehrstühle zudem schneller erstellen als zuvor.

„Vor Smartsheet konnte unsere Direktorin nur einmal pro Woche einen Bericht erstellen, weil sie Daten aus unseren Studenteninformations- und Lernmanagementsystemen ziehen, zusammentragen und dann filtern musste“, sagt Hardy.

„Mit Smartsheet kann ich solche Berichte täglich erstellen, weil alles automatisiert ist und ich im Grunde nur Informationen verschieben muss. Was früher vier Stunden pro Tag gedauert hat, dauert jetzt nur noch 30 Minuten.“ Dadurch kann Hardy mehr Zeit für die Kursentwicklung und die Unterrichtsgestaltung aufwenden.

Studenten auf Erfolgskurs bringen

Das Kollegium der Albany State kann Smartsheet nutzen, um schwach abschneidende Studenten im Blick zu behalten und ihnen proaktiv zu helfen, bessere Leistungen zu erbringen, damit sie nicht durch Kurse fallen. „Anhand von Smartsheet-Dashboards kann das Kollegium ganz leicht erkennen, welche Studenten schwach abschneiden und diesen dann Nachhilfe empfehlen“, sagt Hardy.  

„Die Studenten sollten ihre Noten während des gesamten Semesters einsehen können. Ansonsten wird nicht genau widergespiegelt, wie sie wirklich abschneiden“, sagt Hardy. „Mit Smartsheet-Daten können wir Berichte erstellen, um Dekane und Lehrstühle darüber zu informieren, dass das Kollegium die Kursergebnisse auf dem neuesten Stand hält, damit die Studenten jederzeit wissen, wie sie abschneiden, und sehen können, ob sie Nachhilfe benötigen.“

Durch die Nutzung automatisierter Workflows in Smartsheet können Studenten der Albany State Arbeiten per Drag & Drop an das Online-Schreibzentrum der Universität übermitteln und prüfen lassen. „So erhalten Studenten schnelles Feedback, bevor sie Arbeiten zur Benotung einreichen“, sagt Hardy. 

Smartsheet hilft der Universität auch, die akademische Integrität zu wahren, da sie zunehmend auf ein hybrides Lernmodell setzt. „Unser Ziel ist es, ein Repository mit qualitativ hochwertigen Kursen aufzubauen, die für den Online-Unterricht zugelassen sind“, erklärt Hardy. „Wir wollen dem Kollegium nicht einfach sagen, dass sie online unterrichten sollen – wir wollen ihnen helfen, Studenten die bestmögliche Bildungserfahrung zu bieten. Smartsheet wird uns dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.“
 

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.