Was ist ein Projektbriefing?
Ein Projektbriefing ist eine kurze Zusammenfassung der grundlegenden Elemente eines Projekts. Ein Briefing ermöglicht es Teams, Projektziele, -strategien und -zeitpläne mit den Stakeholdern zu teilen. Ein Briefing sollte eine allgemeine Übersicht sein und unnötige Details außen vor lassen.
Ein Projektbriefing ist nicht so detailliert wie ein Projektplan, enthält aber ähnliche Informationen. Aus diesem Grund sollten Projektmanager ein Briefing erst erstellen, wenn sie die Details ihres Projekts abgearbeitet haben. Ihr Briefing dient als einfache Zusammenfassung Ihres Projektplans und richtet sich an Kunden und Stakeholder. Stellen Sie sich das Briefing als einen Ausschnitt vor, der aus einer größeren Präsentation übernommen wurde.
Projektbriefings variieren in ihrer Länge, befinden sich in der Regel jedoch zwischen einem Absatz und einer Seite. Ein Briefing sollte immer auf dem neuesten Stand sein und aktualisiert werden, wenn sich Projektdetails ändern.
Was ist der Zweck eines Projektbriefings?
Projektmanager verwenden Projektbriefings, um die wichtigsten Informationen mit Kunden und Stakeholdern zu teilen. Ein Briefing beantwortet allgemeine Fragen zu Projektzielen, Zeitplanung und Strategie. Es sollte nicht alle Details aus dem Projektplan enthalten.
Ein Projektbriefing ist eine Momentaufnahme komplizierterer Dokumente, wie z. B. von Projektplänen. Oft müssen Stakeholder nur wissen, was das Team erreichen will und wie lange es dauern wird. Briefings können bei der Kommunikation mit Kunden aus dem gleichen Grund nützlich sein: Kunden benötigen nicht unbedingt alle Details zur Umsetzung ihrer Anforderung. Sie brauchen nur eine grobe Vorstellung.
Ein Projektbriefing kann auch für die Verwendung in Präsentationen oder Kickoff-Meetings angepasst werden. Verwenden Sie sie, um ein Projekt schnell zusammenzufassen und Informationen in wenigen Stichpunkten auf einer Folie zusammenzufassen. Schreiben Sie Ihr Briefing in die Vergangenheitsform um, um einen Erfahrungsbericht oder eine schnelle Fallstudie zu abgeschlossenen Projekten zu erstellen und es an potenzielle Kunden oder Investoren weiterzugeben.
Wer schreibt ein Projektbriefing?
Projektmanager schreiben ein Briefing, nachdem sie bestimmte Projektdetails abgearbeitet haben. Sie sollten mit dem Team und Stakeholdern zusammenarbeiten, um die Ziele, den Zeitplan und die Strategie des Projekts zu bestimmen. Dann können sie dies in einem Projektbriefing zusammenfassen.
Bevor Sie ein Projektbriefing schreiben, müssen Sie bestimmte Details zum Projekt kennen. Sie sollten über die Ziele des Projekts, wie das Team diese Ziele erreichen will, den Wert, den das Projekt für das Unternehmen bringt, und die voraussichtlichen Start- und Enddaten Bescheid wissen.
Ein Projektbriefing schreiben
Fassen Sie die Projektübersicht, den Zeitplan und die Umfangsbeschreibung auf einer Seite zusammen, um ein Projektbriefing zu erstellen. Sie können auch Erfolgsmesszahlen und Hintergrundinformationen aufnehmen und Ihre Zielgruppe identifizieren.
Ein Projektbriefing ist ein kurzes Dokument und sollte zwischen einem Absatz und einer Seite lang sein. Teilen Sie Informationen in benannte Abschnitte auf und schreiben Sie klar und deutlich, damit jeder das Dokument verstehen kann. Wenn Ihr Briefing in digitaler Form vorliegt, fügen Sie Links zu detaillierteren Projektdokumenten wie Ihrem Projektplan und Projektzeitplan hinzu. Ziehen Sie eine Vorlage für ein Projektbriefing in Betracht, um sich den Einstieg zu erleichtern.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr eigenes Projektbriefing zu erstellen:
- Schließen Sie den Projektplan ab: Ihr Projektbriefing erfordert Informationen aus Ihrem Projektplan, daher sollten Sie zuerst den Plan fertigstellen. Sobald Sie den Plan, der eine Projektübersicht, einen Zeitplan und eine Umfangsbeschreibung enthält, fertiggestellt haben, können Sie diese Informationen in Ihrem Projektbriefing zusammenfassen.
- Identifizieren Sie Informationen: Halten Sie oben in Ihrem Briefing den Namen des Projekts, den Namen des Projektmanagers, die Mitglieder des Teams und die wichtigsten Stakeholder und Kunden fest. Wenn Ihr Briefing digital ist, fügen Sie einen Link zu Ihrem Kommunikationsplan ein.
- Schreiben Sie eine kurze Projektübersicht: Geben Sie dem Leser einen Überblick über das Projekt und den Mehrwert, den es bietet. Bei größeren Projekten können Sie die notwendigen Hintergrundinformationen und Erfolgsmesszahlen aufnehmen. Wenn das Projekt kundenorientiert ist, identifizieren Sie Ihre Zielgruppe.
- Identifizieren Sie die Projektziele: Geben Sie die Ziele, Leistungen und erwarteten Ergebnisse des Projekts an.
- Fassen Sie Ihren Zeitplan zusammen: Geben Sie dem Leser eine Vorstellung des zeitlichen Rahmens Ihres Projekts. Identifizieren Sie die Start- und Enddaten des Projekts sowie alle erwarteten Fristen für wichtige Projektphasen und Leistungen.
- Nehmen Sie gegebenenfalls zusätzliche Elemente auf: Wenn Ihre Sponsoren oder Stakeholder zusätzliche Informationen für das Briefing angefordert haben, geben Sie diese an. Zusätzliche Elemente können Budgetinformationen, Hintergrundinformationen zum Unternehmen oder Projekt oder sonstige Projektdetails sein, die für einen zufälligen Leser hilfreich sein können.
- Teilen Sie zusätzliche Ressourcen: Geben Sie Lesern die Möglichkeit, mehr Informationen zu erhalten. Fügen Sie je nach Relevanz Links zu Ihrem Projektplan, Team-Dashboards und Zeitplänen hinzu. Dadurch verbringen Sie weniger Zeit damit, Fragen von Stakeholdern zu beantworten, die mehr erfahren möchten.
Beispiel für Projektbriefing
Beispielvorlage für Projektbriefing herunterladen
Microsoft Excel | Microsoft Word
Diese Vorlage für ein Beispiel eines Projektbriefings ist mit Beispieltext vorausgefüllt, um die in einem Briefing enthaltenen Informationen in einen Kontext zu setzen. Diese einseitige Vorlage ist vollständig bearbeitbar und anpassbar, sodass Sie alle nötigen Informationen in Ihr Projektbriefing aufnehmen können. Sie enthält Platz, um einen Überblick über den Zweck und die Ziele des Projekts, Zeitplan- und Budgetinformationen sowie zusätzliche Kommentare und Links einzufügen.
Starterpaket für Projektbriefings
Starterpaket für Projektbriefings herunterladen
Wir haben dieses Starterpaket zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, ein kurzes, aber gründliches Projektbriefing zu schreiben. Wir haben alles zusammengestellt, was Sie brauchen, um die wichtigsten Elemente eines Briefings zu erstellen. Diese Vorlagen können vollständig an jeden geschäftlichen Anwendungsfall angepasst werden. Laden Sie die Vorlagen einzeln oder als komplettes Set herunter.
In diesem Paket finden Sie:
- Eine Vorlage für Projektübersicht- und -umfang für Microsoft Word, mit der Sie die Ziele, die wichtigsten Aufgaben und den Umfang Ihres Projekts identifizieren können.
- Eine Vorlage für eine Projektzeitachse für Microsoft Excel, um Ihre Projektaufgaben, -phasen und Fälligkeitstermine für Leistungen abzubilden und zu planen.
- Eine leere Kopie der Vorlage für ein Projektbriefing für Microsoft Word, um all diese Informationen in einem freigebbaren, einseitigen Dokument zusammenzuführen.
Weitere Hilfe bei der Projektplanung und Briefings für alle Arten von Projekten finden Sie in diesen Sammlungen von Vorlagen für die Projektplanung und Vorlagen für Projektbriefings.
Best Practices für das Schreiben eines guten Projektbriefings
Das Schreiben eines guten Projektbriefings beginnt mit der Kenntnis aller Projektinformationen. Gestalten Sie Ihre Briefings prägnant, verwenden Sie eine klare Sprache und geben Sie alle Informationen an, die Ihre Zielgruppe benötigt, um Ihr Projekt zu verstehen. Fügen Sie Links zu detaillierteren Dokumenten ein.
Im Folgenden haben wir einige Best Practices für das Schreiben eines guten Projektbriefings zusammengefasst:
- Zuerst Projektdetails abarbeiten: Ihr Projektbriefing enthält Informationen darüber, wie und warum ein Projekt funktioniert, und sollte erst fertiggestellt werden, wenn die Projektdetails abgearbeitet wurden.
- Prägnant sein: Ein Projektbriefing sollte nicht mehr als eine Seite lang sein. Dokumente mit weiteren Details können Sie auf Anfrage zur Verfügung stellen.
- Allgemein halten: Ihr Briefing ist eine Zusammenfassung der allgemeinsten Elemente Ihres Projekts. Es sollte oberflächliche Informationen abdecken, ohne unnötig ins Detail zu gehen.
- Kontext geben: Ein gelegentlicher Leser sollte in der Lage sein, Ihr Projektbriefing zu verstehen. Wenn ein Element Kontext benötigt, geben Sie diesen in ein oder zwei Sätzen.
- Klare Formatierung verwenden: Verwenden Sie eine Vorlage oder formatieren Sie Ihr Dokument, um es gut lesbar zu machen. Jeder Abschnitt sollte klar gekennzeichnet sein und die Informationen sollten problemlos auf der Seite zu finden sein.
- Die Zielgruppe kennen: Ein Projektbriefing kann je nach beabsichtigter Zielgruppe anders sein. Ein Briefing zu Marketingzwecken hebt in der Regel die Erfolge und Innovationen eines Projekts hervor, während ein Briefing für interne Stakeholder eher die Zeitplanung und Budgetinformationen priorisiert.
- Aktualisierungen vornehmen, wenn sich Informationen ändern: Ihr Briefing sollte das Projekt stets genauestens widerspiegeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr Briefing die Änderungen widerspiegelt, wenn sich Projektdetails ändern.
- Detailliertere Informationen verlinken: Wenn Ihr Briefing digital ist, fügen Sie Links zu detaillierteren Projektinformationen hinzu. Auf diese Weise können Ihre Leser auf mehr Informationen zugreifen, ohne Ihre Arbeit zu stören.
Projektbriefing vs. Kreativbriefing
Ein Projektbriefing stellt die allgemeinen Details eines Projekts dar, während ein Kreativbriefing einem Kreativteam Details zu Anforderungen liefert. Kreativbriefings enthalten oft Input von einem Kunden, während ein Projektbriefing eine Zusammenfassung eines Projektplans ist.
In der Regel helfen Kunden bei der Erstellung eines Kreativbriefings, welches dann vom Team oder der Kreativagentur genehmigt wird. Bei einem Projektbriefing erstellt jedoch der Projektmanager das Dokument und sendet es an den Kunden, um ihm ein Gefühl dafür zu geben, wie das Team die Projektziele erreichen wird.
Projektbriefing vs. Executive Summary
Ein Projektbriefing ist eine Zusammenfassung für eine allgemeine Zielgruppe, während sich eine Executive Summary auf Details konzentriert, die für Stakeholder auf Führungsebene wichtig sind. Dieses Dokument enthält Details wie Budgetinformationen, Ressourcennutzung und Projektnutzen.
Ein Projektbriefing und eine Executive Summary sind ähnlich. Der größte Unterschied ist die vorgesehene Zielgruppe. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das groß angelegt oder für eine oder mehrere Führungskräfte von besonderem Interesse ist, sollten Sie eine Executive Summary erstellen. Ein allgemeines Projektbriefing kann jedoch besser geeignet sein, wenn das Projekt einen kleineren Umfang hat und nicht von besonderer Wichtigkeit für die Unternehmensführung ist.
Projektbriefing vs. Projektplan
Ein Projektbriefing ist eine knappe, allgemeine Zusammenfassung Ihres Projektplans, die Teams mit Stakeholdern teilen. Ein Briefing enthält nur wichtige Projektinformationen. Ein Projektplan enthält jedoch detaillierte Informationen zu allen Projektelementen.
Ein Projektplan ist ein mehrseitiges Dokument, das ein Projekt in seiner Gesamtheit umreißt und definiert. Er enthält detaillierte Informationen zu Budgets, benötigten Ressourcen, Zeitplänen für Fristen und Leistungen, Aufgabenzuweisungen und mehr. Ein Projektbriefing skizziert die wichtigsten allgemeinen Informationen eines Projektplans und fasst sie in einem scanbaren Format zusammen.
Projektbriefing vs. Geschäftsszenario
Ein Geschäftsszenario beschreibt die Gründe für die Übernahme eines Projekts und wie es dem Unternehmen zugutekommt. Ein Projektbriefing kann diese Details zusätzlich zu Informationen zum Zeitplan, den Zielen und dem Umfang des Projekts ebenfalls enthalten.
Ein Geschäftsszenario ist nützlich, um Führungskräften Projektinformationen zu präsentieren, die in erster Linie an den Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes interessiert sind. Ein Briefing ist nützlicher für Stakeholder, die auf einer vertrauteren Basis mit dem Projekt interagieren.
Projektbriefing vs. Projektauftrag
Ein Projektauftrag enthält detaillierte Projektinformationen, die noch nicht genehmigt oder zu einem vollständigen Projektplan entwickelt wurden. In einem Projektbriefing werden Informationen zum Überblick, Umfang und Zeitplan aus dem endgültigen Projektplan zusammengefasst.
Ein Projektauftrag sollte ein Projekt für eine formelle Prüfung durch den Projektsponsor während der Initialisierungsphase der Projektplanung darstellen. Er enthält Projektinformationen, die noch nicht ausgearbeitet wurden. Ein Projektbriefing sollte nur objektiv wahre, finale Informationen darüber enthalten, wie es mit einem Projekt weitergeht.
Projektbriefing vs. Projekt-Roadmap
Eine Projekt-Roadmap konzentriert sich auf die wichtigsten Leistungen und den Zeitplan eines Projekts. Ein Projektbriefing enthält Informationen zur zeitlichen Planung und einen Überblick über die Strategie und die Ziele des Projekts.
Eine Projekt-Roadmap ist ein nützliches Tool, um die Fristen und Leistungen eines Projekts zu visualisieren.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden zur Erstellung und Verwendung von Projekt-Roadmaps im Projektmanagement.
Mit Smartsheet für das Projektmanagement das Beste aus Ihren Projektbriefings herausholen
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.