Warum ein Dokument mit technischen Anforderungen erstellen?
Rachel S. Smith, author of Writing a Requirements Document, explains that a technical requirement document, “Presents why a product is needed, puts the product in context, and describes what the finished product will be like.” For software projects, a technical requirements document generally refers to how the software will be built including the operating system it is being programmed for and other standards.
Wenn Sie kein Dokument mit technischen Anforderungen erstellen, kann es laut Smith zu echten Problemen kommen. Folgende Probleme können auftreten:
- Ein Produkt zu erstellen, das keinen realen Bedarf erfüllt.
- Entwicklung von „Feature Creep“.
- Die verschiedenen Gruppen sind sich über den genauen Projektumfang nicht im Klaren.
Renee Fellman, a Portland, Oregon-based business expert who specializes in turning around businesses on the brink of failure, has found that failure to adequately document technical requirements can cause serious problems for a company that impact their bottom line.
Problems that arise from not having technical requirements documentation can range from simple to complex. “In one company I consulted for,” Fellman said, “Vital FDA compliance issues weren’t being addressed because human resources had failed to do something as simple as assign the duty of taking care of regulatory affairs.”
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Der Nutzen von Dokumenten mit technischen Anforderungen
Ein Dokument mit technischen Anforderungen ermöglicht es Ihrem Team, zu einem gemeinsamen Verständnis dafür zu kommen, was technisch erforderlich ist, um Ihr Projekt oder Produkt zu einem Erfolg zu machen. Aus den 5 Phasen des Projektmanagements sollten Dokumente mit technischen Anforderungen während der Phase 2 des Lebenszyklus Ihres Projekts erstellt werden. In dieser Phase wird der Umfang Ihres Projekts definiert und Ziele festgelegt. Dokumente mit technischen Anforderungen geben Ihnen auch Informationen an, die Ihnen helfen werden:
- Bestimmen Sie Ihr Budget.
- Erstellen Sie Ihren Arbeitsgliederungsplan.
- Entwickeln Sie das Gantt-Diagramm des Projekts.
- Initiieren Sie einen Kommunikationsplan.
- Definieren Sie Risikomanagementaspekte.
Erwartungen an Vorbereiter von Dokumenten mit technischen Anforderungen
Jeder, der ein Dokument mit technischen Anforderungen vorbereitet, sollte verstehen, was eine „gute“ Systemanforderung umfasst und wie diese Informationen auf klare Weise kommuniziert werden.
- Bedenken Sie Folgendes:
- Seien Sie kreativ über die Quellen, die Sie untersuchen möchten, wenn Sie Ihre technischen Anforderungen analysieren, und verwenden Sie immer Ihren Geschäftsbedarf als grundlegenden Referenzpunkt
- Helfen Sie anderen, Ihre Ergebnisse zu verstehen, indem Sie einfach verständliche Sprache verwenden.
- Verwenden Sie Prototypen, um herauszufinden, was Sie übersehen
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Zusammenhänge, Prioritäten, Kosten, Umsetzung und Umweltfolgen verstehen, wenn Sie entscheiden, was enthalten sein sollte
- Definieren Sie Systemgrenzen
Andere Arten von Anforderungsdokumenten, die häufig in Unternehmen gefunden werden
Wenn Sie Ihre erste Liste der technischen Anforderungen bestimmen, beachten Sie, dass es andere Dokumente gibt, die auch von anderen Teams innerhalb Ihres Unternehmens erstellt werden. Diese Dokumente befassen sich mit demselben Projekt, sind aber für andere Zielgruppen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass einige dieser Dokumente überflüssige Informationen enthalten. Sie denken vielleicht, dass einige Elemente in Ihr Dokument mit technischen Anforderungen und nicht in das Dokument mit den Geschäfts- oder Marktanforderungen gehören, aber keine Sorge – Sie können sie in beide aufnehmen. Es liegt an Ihnen, ein Dokument mit technischen Anforderungen zu erstellen, das für Ihre Zwecke am besten funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen erfassen, die für Sie am nützlichsten sind.
Michael Shrivathsan, Vizepräsident des Produktmanagements bei Accompa, ist ein Experte für Arten von Anforderungsdokumenten und deren Funktionen.
“There can be some overlap between business, market, and technical requirement documents,” said Shrivathsan. “Depending on the organization, they may or may not use all these document types. At large companies (1,000 employees plus), they typically do use all three of these docs. Most mid-sized companies (200 employees or more) use at least two of them.”
In diesen anderen Berichten kann es wichtige Informationen geben, die für Ihr Dokument mit technischen Anforderungen Informationen und Einflüsse bieten oder Eventualitäten mit einbringen. Hier sind einige andere Dokumente, die von anderen Abteilungen erstellt werden können, um Ihr Projekt zu unterstützen:
Geschäftsanforderungsdokumente (BRD)
Geschrieben von: Produktmanagern, Produktmarketingmanagern
Zielgruppe: Business Manager
Überprüft und genehmigt von: C-Ebene-Führungskräften
Ein Dokument für Geschäftsanforderungen definiert den Geschäftsfall auf hoher Ebene und wird in der Regel zuerst vorbereitet.
Ein Dokument für Geschäftsanforderungen definiert das Ziel des Projekts aus dem Blickwinkel des Unternehmens. Dokumentationen für diese Phase grenzen die Geschäftsziele auf einer hohen Ebene ab. Die Mitglieder dieses Teams sollten sich mit den entsprechenden Business-Managern Ihres Unternehmens oder dem Kunden getroffen haben, um die erforderlichen Geschäftsinformationen zu sammeln, die sich sowohl auf Ihre Geschäfts- als auch auf die Kundenbedürfnisse konzentrieren.
Im Dokument für Geschäftsanforderungen erfahren Sie möglicherweise die folgenden Informationen, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Dokuments mit technischen Anforderungen helfen können:
- Die Natur der Anforderungen Ihrer Kunden
- Wie die Besprechung dieser Bedürfnisse mit der Mission Ihres Unternehmens übereinstimmt
- Wie Ihr Produkt, System oder Software die Bedürfnisse Ihres Kunden auf hoher Ebene decken wird.
- Ein Bild von der Beziehung zwischen allen Beteiligten im Projekt, durch entsprechende Fluss-, Organisationsdiagramme oder Diagramme wird empfohlen, um Klarheit zu gewährleisten.
Marktanforderungsdokument (MRD)
Geschrieben von: Produktmanager, Produktmarketingmanager
Zielgruppe: Business Manager:
Überprüft und genehmigt durch: Direktionsebene
Ein Marktanforderungsdokument fügt mehr Informationen zu dem BRD hinzu, in Bezug auf das, was die Marktbedürfnisse sind, und legt die aktuelle Marktlandschaft für Produkte oder Programme fest, die Sie entwickeln. Wenn Sie etwas darüber wissen, was es bereits gibt, wie es vermarktet wird und für wen, kann das Ihnen helfen, Lücken in anderen Produktfunktionen zu ermitteln.
Im Dokument mit Geschäftsanforderungen erfahren Sie möglicherweise die folgenden Informationen, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Dokuments mit technischen Anforderungen helfen können:
- Die Art des geplanten Produkts
- Kunden, die anvisiert werden
- Personas, die definieren:
- Kundenmerkmale
- Die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind
- Wie Ihr vorgeschlagenes Produkt dazu beitragen wird, diese Herausforderungen zu überwinden
- Konkurrierende Produkte und ihre Vorteile und Nachteile
- Möglichkeiten, wie Ihr Produkt besser sein wird
Wenn niemand in Ihrem Unternehmen die obigen Berichte vorbereitet, müssen Sie möglicherweise etwas Mehraufwand betreiben, um das vollständige Bild des Universums zu erhalten, in dem Ihr Produkt existieren wird.
Technische Anforderungen sollten sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren
Zu den technischen Anforderungen für die Softwareentwicklung gehören Komponenten wie Entwicklungsplanung, technische Architektur, Softwaretests und Bereitstellung. Fellman empfiehlt, dass eine gute technische Anforderungsdokumentation beginnt, indem Sie sich auf die von Ihnen gewünschten Ergebnisse konzentrieren und sich nicht zu sehr auf den Prozess konzentrieren. Warum? Da Ihr Ziel alles darüber bestimmt, wie Sie dorthin gelangen werden. Zum Beispiel würden Sie nicht ein Kamel nehmen, um den Gipfel des Mount Everest zu erreichen, aber Sie könnten eines reiten, wenn Ihr Ziel ein altes Grab in der ägyptischen Wüste ist.
Fellman warnt: „Wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen, bevor Sie mit der Vorbereitung des Dokuments mit technischen Anforderungen beginnen, kann dies zu einem Dokument führen, das nicht wirklich das Problem löst, das Sie lösen möchten.“
Fragen hängen natürlich von Ihren Kunden, Ihrem Unternehmen und dem vorgesehenen Produkt ab, aber bei Dokumenten mit technischen Anforderungen wird untersucht, was Sie möchten, das Ihr neues System oder Ihre Software erreichen kann – insbesondere aus Sicht des Benutzers. Sie können sich mit Ihren Entwicklern beraten lassen und sie über ihren Standpunkt dazu fragen, was umsetzbar ist und was nicht.
Vorlage für die Checkliste für technische Anforderungen sind wertvolle Organisationswerkzeuge
Mit einer Vorlagen-Checkliste wie der Checkliste für die Anforderungssammlung von Smartsheet können Sie sich auf die Arten von Informationen konzentrieren, die Sie im Rahmen Ihrer technischen Anforderungsanalyse sammeln sollten.
Stellen Sie sicher, dass Folgendes enthalten ist:
- Funktionale Anforderungen und die Aufgaben, die sie ausführen werden
- Vorantreiben von Daten in Form von Meilensteinen
- Physische Anforderungen an ein umsetzbares Produkt wie Größe, Gewicht, Farbe, Form, Oberfläche und Robustheit
- Besonderheiten des technischen Umfelds
- Datenanforderungen
- Externe Schnittstellen
- Kompatibilität/Mobilität
- Wartung
Informationen von verschiedenen Gruppen erfassen
Smith schlägt vor, dass Informationen für diese Arten von Dokumenten aus einer Vielzahl von Quellen stammen können, darunter Endbenutzer, Kunden, Entwickler und andere Stakeholder. Informationen können über Interviews, Umfragen, Fragebögen, Recherchen oder sogar Diskussionsgespräche zwischen und innerhalb von Teams eingeholt werden.
Verwendungsanalyse nutzen
Identifizieren Sie die Arten von Benutzern, die Ihr Produkt verwenden, und ermitteln Sie ihre Nutzungsmuster. Dies hilft Ihnen, wenn es darum geht, alle Anforderungen zu bestimmen, die für die Leistungsstufe erforderlich sind, die Sie erreichen möchten
Entwickeln Sie Anwendungsfälle
Modelle für Interaktionen von typischen Benutzern sollten in ein Dokument mit technischen Anforderungen oder in das Dokument für Geschäftsanforderungen aufgenommen werden, indem Sie Falldiagramme und Fallberichte verwenden.
Erkunden Sie Bedürfnisse und gewünschte Ergebnisse
Sie sollten die folgenden Arten von Informationen für Ihr Dokument mit technischen Anforderungen sammeln:
1. Definieren Sie Endbenutzererwartungen und -bedürfnisse und wie das Produkt in der realen Welt verwendet wird. Fragen stellen (hier sind einige Beispiele):
- Welches Kernproblem wird Ihr Produkt oder Ihre Software für Ihre Zielgruppe lösen?
- Was sollen Personen während der Verwendung Ihres Produkts oder Ihrer Software erreichen?
- Wie wird das Leben einfacher und produktiver gemacht?
2. Definieren Sie die Teamstruktur und Eventualitäten
- Welche Teammitglieder sind für Aspekte der Arbeit verantwortlich? (Denken Sie an das oben genannte Beispiel von Fellman und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Aufgaben zugewiesen sind.)
3. Definieren Sie das Produkt
- Verwenden Sie Mock-ups, Narrative oder Listen.
- Klare Benutzeroberflächenanforderungen angeben.
- Klären Sie Kundenanforderungen besonders, wenn Produkt oder Software zugeschnitten auf die Spezifikation eines Kunden gebaut wird.
- Definieren Sie Entwicklungsphasen.
- Fügen Sie bestimmte Schritte zur Fertigstellung ein und erstellen Sie einen ersten Zeitplan, der überarbeitet werden kann, wenn weitere Details entdeckt und entschieden werden.
- Identifizieren Sie Unvorhergesehenes, indem Sie untersuchen, welche Teile des Prozesses voneinander abhängig sind und warum.
4. Erstellen Sie einen Prototypen, um die Ergebnisse zu klären, die Benutzer von dem neuen Produkt oder System nach Fertigstellung antizipieren.
5. Definieren Sie den gesamten Lebenszyklus der Produktentwicklung, einschließlich Personen, Prozess, Software und Technologieentwicklung, Veränderungsmanagement
6. Stellen Sie sicher, dass jede Systemanforderung Folgendes beschreibt:
- Die relevante Funktion, die sie ausführt.
- Jede Art von Grenzen, in Form von Design, rechtlichen oder regulatorischen Einschränkungen oder Risiken.
- Umgebungsdesignanforderungen für den betrieblichen Standort, die Verwendung oder den Speicher.
Berücksichtigen Sie Systemqualitäten
Berücksichtigen Sie die folgenden Systemqualitäten, wenn Sie die Qualität der Dienstleistung beschreiben, die Sie benötigen, um Ihre Geschäfts- und Benutzeranforderungen zu erfüllen.
- Verfügbarkeit – Wie viel „Uptime“ Sie von Ihrem System basierend auf den Ressourcen, Dienstleistungen und Zugriff auf Endbenutzer erwarten können.
- Latente Kapazität – Wie Ihr System mit unerwarteten Auslastungsspitzen umgehen wird, unabhängig von mehr Ressourcen.
- Leistung – Angesichts bestimmter Lastbedingungen von einer Reihe von Benutzern, was wird die Reaktionszeit und die latente Kapazität sein.
- Skalierbarkeit – Wie schnell die Kapazität und die Anzahl der Benutzer erhöht oder reduziert werden kann, ohne Änderungen in der ursprünglichen Architektur.
- Servicefähigkeit – Wie einfach ist es, sowohl Hardware- als auch Softwarekomponenten zu überwachen, zu reparieren und zu aktualisieren? Zu den Faktoren, die sie berücksichtigen sollten, gehören die Planung für Ausfallzeiten, Wartungsmöglichkeiten basierend auf Mustern der Nutzung, kritische Zeiten für die Verfügbarkeit von Dienstleistungen, Zeitpläne für die Diagnose und Überwachung.
- Sicherheit – Wie sicher ist das System, einschließlich Autorisierung und Authentifizierung von Benutzern und Informationen während der Übertragung?
Überprüfen und verfeinern Sie Ihre technischen Anforderungen
Sobald Sie Ihre technischen Anforderungen definiert haben, nehmen Sie sich die Zeit, um sie zu überprüfen und zu verfeinern. Smith sagte: „Wir betrachten Faktoren wie: wie viele Stakeholder eine bestimmte Anforderung anfordern, wie viele andere Anforderungen davon abhängig waren, ob das System dadurch einfacher zu verwenden wäre oder eine Funktion durchführbar wäre, die Benutzer nicht anders ausführen können, sowie andere qualitative Maßnahmen.“
Für Smith war die Validierung der Anforderungen ein Prozess, um es von so vielen Personen wie möglich überprüfen zu lassen, Feedback zu hören und die Auswirkungen der Einhaltung oder des Ablehnens einer bestimmten Anforderung zu diskutieren. „Es gibt keine Abkürzung. Es geht darum, wichtige Stakeholder einzubeziehen und mit ihnen zu arbeiten, um unterschiedliche Meinungen zu verstehen und auszuräumen.“
Smith prognostiziert, dass Sie nie wissen, ob Sie alle notwendigen Anforderungen erfasst haben. „Sie werden wahrscheinlich mehr sammeln, als Sie brauchen. Aber sobald Sie sie haben, priorisieren Sie sie und arbeiten Sie gemäß den wichtigsten Prioritätenanforderungen, die zu Ihrer Zeit und Ihrem Budget passen. Manchmal sind nicht die größten Anforderungen die wichtigsten.“
Halten Sie die Stakeholder auf dem Laufenden
Heute gibt es Tools, die den Stakeholdern einen direkten Einblick in den Entwicklungsprozess geben, wo sie Fortschritte visuell nachverfolgen, Anforderungen überprüfen (aber nicht bearbeiten) können, wenn sie umgesetzt werden, und frühzeitige Prototypen testen. „Softwareentwicklung ist so schwierig“, sagt Smith. „Die Menschen freuen sich auf Funktionen, bevor sie entwickelt werden, und sie können wirklich enttäuscht sein, wenn ihre Erwartungen nicht erfüllt werden.“ Daher ist es für die Endbenutzerzufriedenheit nach Veröffentlichung des Produkts äußerst wichtig, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und ihnen frühzeitig Zugriff und regelmäßige Aktualisierungen auf eine für sie funktionierende Weise bereitzustellen.
Ist Agile-Modellierung etwas für Sie?
Agile Modellierung (AM) ist eine andere Möglichkeit, ein Modell zu erstellen und zu dokumentieren, das in der Entwicklung von Software-basierten Systemen und Produkten eingesetzt werden kann. Ihr Umfang geht über die technische Anforderungsdokumentation hinaus, um den gesamten Prozess aufzunehmen und kombiniert Best Practices basierend auf den effektivsten Werten und Prinzipien für die Erstellung der bestmöglichen Software, je nach Zeit und Budget.
Um mehr über Agile-Modellierung zu erfahren, finden Sie hier einige empfohlene Bücher:
- Disciplined Agile Delivery (DAD): A Practitioner’s Guide to Agile Software Delivery in the Enterprise von Scott W. Ambler und Mark Lines, IBM Press, ISBN: 013281013
- The Object Primer 3rd Edition: Agile Model Driven Development with UML 2. Cambridge University Press, 2004 ISBN#: 0-521-54018-6
- Introduction to Disciplined Agile Delivery: A Small Team's Journey from Scrum to Continuous Delivery von Mark Lines und Scott W. Ambler, Disciplined Agile Consortium, ISBN: 978 149 754 4383
Technische Anforderungen vs. Software
Vorlagen sind einfach zu verwenden und die Kosten sind gering, aber es gibt auch Alternativen. Accompa, das Unternehmen von Shrivathsan, macht Anforderungsdokumentsoftware, die Probleme verwaltet, die auf redundanten oder falsch verstandenen Informationen beruhen könnten.
Diese Software:
- Verfolgt Abhängigkeiten zwischen diesen drei Arten von Dokumenten. Wenn sich etwas in dem Dokument für Geschäftsanforderungen ändert, kann es einen Kaskadeneffekt auf den Markt und technische Anforderungsdokumente haben.
- Es bietet ein Repository, um alle Informationen zu speichern, damit sie leicht genutzt werden können (Shrivathsan erwähnte, dass bei den meisten großen Unternehmen diese Informationen in mehrere Silos aufgeteilt werden können, sodass sie sehr schwer zu finden und zu verwenden sind).
„Außer für die allerkleinsten Projekte ist es fast unmöglich, diese Abhängigkeiten manuell nachzuverfolgen“, sagt Shrivathsan: „Deshalb ist ein erschwingliches Software-Tool erforderlich.“
Tipps zum Schreiben des Dokuments mit technischen Anforderungen
Das Schreiben technischer Anforderungen unterscheidet sich von anderen Standarddokumenten in Unternehmen. Es ist eine Kunst, sie so zu schreiben, dass sie von den Personen verstanden werden können, die sie zur Fertigstellung eines Projekts oder zur Entwicklung einer neuen Software verwenden. Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen können, nützliche technische Anforderungen zu schreiben:
- Verwenden Sie einfache direkte Sprache, so dass jeder verstehen kann, was Sie sagen möchten.
- Seien Sie prägnant. Beginnen Sie mit einem einleitenden Absatz, gefolgt von Aufzählungspunkten, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
- Halten Sie Ihre Sätze einfach, um nur eine Hauptidee auf einmal zu vermitteln.
- Manchmal sagt ein Bild tatsächlich mehr als 1.000 Worte, besonders wenn es ein Konzept vereinfacht oder die Beziehung eines Konzepts zu einem anderen zeigt.
Dokumente mit technischen Anforderungen für Bildungseinrichtungen und Unternehmen
Einige Bildungseinrichtungen und Unternehmen haben Bereiche auf ihren Websites, die sich den grundlegenden technischen Anforderungen für Computer-Hardware, Software und Browser widmet. Wenn diese grundlegenden technischen Anforderungen nicht erfüllt sind, können Studenten, Fakultäten oder Mitarbeiter nicht auf das Intranet zugreifen. Im Fall von Studenten bedeutet das, dass sie keine Online-Kurse absolvieren können. Bei Unternehmen bedeutet das, dass die Mitarbeiter möglicherweise nicht in der Lage sind, ihre Arbeit zu erledigen.
Folgende Informationen sind in der Regel enthalten:
- Mindestanforderungen für Windows- und Mac-Plattformen wie minimale Prozessor- oder CPU-Geschwindigkeit, Mindestspeicher und Art des Betriebssystems.
- Geschwindigkeit der Netzwerkverbindung für Internetzugriff
- Aktuelle Liste unterstützter Browser sowie Links, um sie herunterzuladen
- Aktuelle Liste von Browser-Plug-Ins sowie Links, um sie herunterzuladen
- Internetzugriffsinformationen
- Wie Sie sich für ein Schul- oder Unternehmens-E-Mail-Konto registrieren
- Erforderliche Software
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