Ein Best Practices-Leitfaden für agile Planung für Projektmanager

By Kate Eby | 12. Juli 2016 (aktualisiert 17. Juli 2024)

Agile Planung ist keine „Top-down“-Aktivität. Anstatt dass ein Projektmanager Aufgaben verteilt und die Arbeit beaufsichtigt, Schätzungen durchführt und den Plan selbst entwickelt, erfolgt der Prozess aus dem Team heraus. Zum Beispiel liefert das agile Team selbst die Schätzung dafür ab, wie lange es braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, und welche Features in einem Sprint implementiert werden, entscheidet das Team im Sprint-Planungsmeeting, bei dem der Produkt-Backlog besprochen und Bedenken geäußert werden.

Agile Methoden sind kollaborative Praktiken, die sich von der traditionellen Projektplanung unterscheiden. Im Folgenden werden bewährte Vorgehensweisen für Agile-Projektmanager diskutiert.

Agile Release-Planung

Die agile Release-Planung unterscheidet sich von der traditionellen Projektplanung dadurch, dass sie auf einer Auswahl von Features basiert, die während eines bestimmten Zeitraums (dem Sprint) entwickelt werden. Der ultimative Zweck der agilen Release-Planung besteht darin, die Produktvision zu erreichen – das übergeordnete Ziel für das Produkt und wie es mit einer Geschäftsstrategie im Einklang steht.

Der Release-Plan eines agilen Projekts ist der allumfassende Zeitplan, der sich auf die Planung mehrerer Iterationen konzentriert, um festzustellen, wann jedes Release geliefert wird. Um die Produktvision zu erreichen, müssen vor der Erstellung eines Release-Plans mehrere Details berücksichtigt werden, darunter:

  • Verfügbarkeit des Produktverantwortlichen
  • Priorisierter Backlog, der vom Produktverantwortlichen geprüft wurde
  • Festgelegte Teammitglieder und Beteiligte
  • Standorte und Verfügbarkeit der Teammitglieder

Jede Iteration oder jeder Sprint folgt auch einem eigenen Plan.

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Sprint-/Iterationsplanung

Im agilen Projektmanagement wird das Produkt selbst in Sprints entwickelt. Das Ziel der Sprint-Planung ist es, die Features und Funktionen zu bestimmen, die in die nächste Iteration einbezogen werden. Bevor jeder Sprint beginnt, findet ein Sprint-Planungsmeeting zwischen dem Produktverantwortlichen und den Mitgliedern des Entwicklungsteams statt. Die User Storys und der Backlog werden überprüft, um die Aufgaben zu bestimmen, die während des Sprints erledigt werden können. Diese Pläne bieten einen ausgeprägteren Detaillierungsgrad (im Vergleich zum übergeordneten Release-Plan), einschließlich der Aufgaben und der dafür zuständigen Teammitglieder sowie der Zeit, die für jede Aufgabe benötigt wird.

Zu den Aktivitäten, die während des Agile-Planungsprozesses auftreten, gehören:

Aufgabenplanung: Agile-Teammitglieder unterteilen die Features in Aufgaben und die Teammitglieder übernehmen diese Aufgaben. Nach bewährter Vorgehensweise sollten Sie einen Blick auf die Zeitschätzungen werfen und versuchen, jede Aufgabe, die länger als einen Tag dauern könnte, in kleinere Aufgaben zu untergliedern. Dies hilft, Unsicherheiten zu reduzieren und einen erfolgreichen Aufgabenabschluss zu fördern. Auch die Schätzung wird dadurch erleichtert, da es viel einfacher ist, die Zeit abzuschätzen, die für die Erledigung einer kleineren Aufgabe erforderlich ist.

Agile Schätzung: Es stimmt – die Fertigstellungszeit zu schätzen scheint reine Glückssache zu sein, doch es gibt ein paar Grundsätze für handfeste Schätzungen. Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, sich bei der Schätzung eines bestimmten Aufwands auf vergangene Erfolge zu stützen. Stützen Sie sich beispielsweise auf Lieferzeiten früherer Projekte, um zukünftige Lieferzeiten zu planen. Wenn das Team in der Lage war, X Features in der vorherigen Iteration zu liefern, planen Sie die Bereitstellung von X Features im aktuellen Zyklus. In Agile Release Planning By Example bieten Brian Stallings und Valerie Morris die folgenden nützlichen Tipps für die Schätzung der Fertigstellungszeit:

  • Greifen Sie auf Referenzdaten zurück (teamspezifisch).
  • Seien Sie realistisch, nicht optimistisch.
  • Führen Sie die Schätzung anhand kleinerer statt größerer Arbeitseinheiten durch. Schätzungen basierend auf Aufgaben und nicht auf Features werden daher genauer sein.

User-Story-Entwicklung: In der Erklärung der Projektprinzipien heißt es: „Wir liefern zuverlässige Ergebnisse, indem wir Kunden in häufige Interaktionen und gemeinsame Verantwortung einbeziehen.“ Durch die Kommunikation mit dem Kunden können Sie das Gesamtziel für das Projekt und ein Gesamtziel für den Sprint/die Iteration festlegen. Stützen Sie sich bei der Festlegung Ihrer Feature-/User-Story-Prioritäten auf dieses Ziel und entscheiden Sie dann anhand dieser Prioritäten, welche Features/User Storys während der Iteration entwickelt werden sollen.

Backlog-Management: Es gibt zwei Arten von Backlogs zu berücksichtigen:

  • Der Produkt-Backlog ist die Masterliste der Dinge, die in das Produkt integriert werden sollen.
  • Der Iterations-Backlog ist die Liste der vorrangigen Elemente, die während der aktuellen Iteration entwickelt werden sollen.

Der Schlüssel zur Verwaltung von Backlogs liegt im Prioritätenmanagement. Arbeiten Sie mit Ihren Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Features geliefert werden. In der Erklärung heißt es: „Wir liefern zuverlässige Ergebnisse, indem wir Kunden in häufige Interaktionen und gemeinsame Verantwortung einbeziehen.“ Der Kunde kann Ihnen sagen, welche Backlog-Elemente die höchste Priorität haben und welche Backlog-Elemente zum gegebenen Zeitpunkt die höchste Priorität haben. Prioritäten können sich verschieben, daher sollten Sie sich regelmäßig bei den Kunden informieren, damit die nächste Iteration noch angemessen geplant wird.

Agile Zeitplanung: Die agile Planung zählt vielleicht zu den klassischsten Aufgaben des Projektmanagements. Im Folgenden sind einige nützliche Richtlinien für das Management der Zeitplanung aufgezeigt:

  • Planen Sie nur für die unmittelbare Iteration detailliert: Sprints/Iterationen sind nützlich, um Unsicherheiten zu bewältigen, aber es ist die Anpassungsfähigkeit, die Sprints/Iterationen vorantreibt. Eine Zeitplanung zu weit im Voraus hindert Sie an einer flexiblen Reaktion auf sich ändernde Prioritäten.
  • Beziehen Sie das gesamte Team ein: Die Zeitplanung ist eine Teamaktivität, die sich auf Schätzungen stützt, daher sollte das Team am gesamten Prozess beteiligt werden, nicht nur für eine genaue Planung, sondern auch für die Förderung der Akzeptanz.
  • Design und Tests sind auch Teil der Entwicklung: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Schätzungen und Zeitplänen auch die Zeit für diese erforderlichen Aktivitäten während Sprints/Iterationen.
  • Planen Sie Zeit für das Demo-Meeting ein: Die Demo ist ein wichtiger Bestandteil des Release und sollte im Zeitplan berücksichtigt werden.

In der Erklärung der Projektprinzipien heißt es: „Wir erwarten Unsicherheit und bewältigen sie durch Iterationen, Antizipation und Anpassung.“ Ein primärer Bestandteil der Unsicherheit sind Abhängigkeiten. Um nicht in diese Falle zu tappen, versucht Agile, Abhängigkeiten durch Sprint-/Iterationsplanung zu begrenzen, da Aufgaben nicht mit Blick auf ein übergreifendes Projekt entwickelt werden, sondern in einer detaillierteren Form, in der eine Reihe von Features parallel entwickelt und in einem Zeitraum von einer bis vier Wochen, den ein Sprint/eine Iteration typischerweise dauert, in funktionierender Reihenfolge geliefert werden können. Nach bewährter Vorgehensweise sollten Sie Ihre Sprints/Iterationen planen, um Abhängigkeiten zu vermeiden.

Agile Messzahlen

In der Erklärung der Projektprinzipien heißt es: „Wir steigern die Leistung, indem wir als Gruppe für die Ergebnisse verantwortlich sind und die Verantwortung für die Effektivität des Teams teilen.“ Ergebnisse und Effektivität werden anhand von Messzahlen gemessen. 

Einige wertvolle Messzahlen zur Messung der Teamleistung sind:

Burn Rate: Die Rate, die angibt, wie schnell ein Projektbudget aufgebraucht wird. Die Kosten des Projekts werden angefordert und müssen der erwarteten Rendite gegenübergestellt werden. Dies ist einfach eine Frage des geschäftlichen Nutzens.

Gelieferte Funktionalität: Der Zweck eines agilen Teams besteht darin, am Ende jedes Sprints/jeder Iteration funktionsfähige Features zu liefern. Es gibt drei Möglichkeiten, um diese zu messen:

Tempo: Die Anzahl der Features/User Storys, die während eines Sprints/einer Iteration bearbeitet werden.

Fehler: Wie effektiv die Entwicklung war, hängt von der Anzahl der entdeckten Fehler oder Bugs ab.

Burndown-Diagramm: Die Menge von Arbeiten, die bis zum Projektabschluss abgeschlossen werden müssen.

Bei einem effektiven Projektmanagement geht es darum, das Team bei der Erreichung der Ziele zu unterstützen, indem Hindernisse identifiziert und beseitigt werden. Bedenken Sie dazu Folgendes:

Bei Agile geht es um Einzelpersonen und Interaktionen: Messzahlen eignen sich gut dafür, ein Gesamtbild zu vermitteln, aber sie liefern nicht alle Details. Wenn eine Messzahl andeutet, dass es ein Problem gibt, sprechen Sie mit den Teammitgliedern, um herauszufinden, was passiert ist.

Achten Sie auf die Trends: Wenn die Fehleranzahl hoch ist, aber im Laufe der Zeit abnimmt, löst das Team Probleme. Wenn Fehler bestehen bleiben, kann es sein, dass das Team sich gar nicht darum kümmert. Dies erfordert weitere Untersuchungen.

Bei agiler Planung geht es um Teamarbeit und Zusammenarbeit

Agile Projekte werden vom gesamten Team verwaltet, in erster Linie auf Iterationsebene. Das Team muss gemeinsam Features aus dem Backlog auswählen, die in die aktuelle Iteration integriert werden, Zeit abschätzen, Arbeiten planen und das Projekt im Hinblick auf die Realisierung der Produktvision vorantreiben. Der Projektmanager behält den Plan im Auge, aber es ist wirklich das Team, das für den Plan und für die Einhaltung der Plananforderungen und Fristen verantwortlich ist.

Bei Agile geht es zwar um Einzelpersonen und Interaktionen, aber es geht auch um Teamarbeit und Teamverantwortung. Im traditionellen Projektmanagement kann es den Anschein machen, als erfasst der Projektmanager ganz allein irgendwelche Daten, um einen Plan zusammenzustellen, der dann an die Aufgabenverantwortlichen weitergegeben wird. Bei Agile ist der Projektmanager ein Verantwortlicher unter vielen und jeder leistet seinen Beitrag.

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