Was ist Ressourcenplanung?
Bei der Ressourcenplanung wird der Einsatz von Projektressourcen — einschließlich Personen, Ausrüstung oder Einrichtungen — auf der Grundlage von Verfügbarkeit und Projektzeitplänen geplant und organisiert. Es gibt zwei Arten der Ressourcenplanung: zeitlich begrenzt und ressourcenbegrenzt.
Bei der zeitbegrenzten Ressourcenplanung wird Zeit priorisiert, was bedeutet, dass Sie möglicherweise mehr Ressourcen aufwenden, um den Zeitaufwand zu minimieren oder eine strikte Frist einzuhalten. Eine Baugenehmigung könnte es Ihnen beispielsweise ermöglichen, nur für einen bestimmten Zeitraum an einem Projekt zu arbeiten, sodass Sie möglicherweise mehr für Ausrüstung oder Überstunden ausgeben müssen, um es abzuschließen.
Bei der ressourcenbeschränkten Ressourcenplanung werden Ressourcenbeschränkungen priorisiert, wobei Termine so geplant werden, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden. Wenn Sie beispielsweise nur Zugriff auf einige spezialisierte Kranführer haben, die für einen bestimmten Teil Ihres Projekts erforderlich sind, wird der Rest Ihres Projektzeitplans entsprechend ihrer Verfügbarkeit und Knappheit geplant.
Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Die Ressourcenplanung im Projektmanagement besteht darin, alle Ressourcen zu identifizieren und zu organisieren, die innerhalb der Einschränkungen des Projekts verfügbar sind. Es erfordert die Optimierung des Ressourceneinsatzes, um das Budget und die Termine des Projekts einzuhalten.
Dinge, die Sie vor der Erstellung eines Ressourcenplans beachten sollten
Um einen Ressourcenplan zu erstellen, ist es wichtig, die Ziele, den Umfang und den Zeitplan des Projekts zu verstehen. Von dort aus schlägt Claire McEnrue, Senior Manager für Ressourcenmanagement und Kundenbetreuung bei der Werbefirma dentsu, vor, sich auf die Abstimmung von Fähigkeiten, genaue Prognosen, Flexibilität, Kommunikation und saubere Daten zu konzentrieren.
- Abstimmung der Fähigkeiten: „Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Leuten die richtige Arbeit zuweisen und nicht nur Lücken füllen“, sagt McEnrue. Dies stellt sicher, dass die Qualität der Arbeit hoch ist.
- Prognosegenauigkeit: Es ist wichtig, die Nachfrage nach Ressourcen im Voraus so genau wie möglich vorherzusagen. „Arbeiten Sie mit den Teamleitern zusammen, um sich auf die bevorstehende Nachfrage abzustimmen und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden“, rät McEnrue.
- Flexibilität: Bauen Sie Spielraum für Anpassungen in Ihrem Ressourcenplan ein, sagt McEnrue: „Überlastungen können zu Burnout und Lieferproblemen führen.“
- Mitteilung: McEnrue schlägt vor, „eine frühzeitige Abstimmung mit den Interessengruppen sicherzustellen, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen über die Beschaffung klar und durchführbar sind“. Sie schlägt außerdem vor, sich regelmäßig mit den Finanz- und Talentakquise-Teams abzustimmen, um die Einstellungspipelines auf die erwarteten Bedürfnisse abzustimmen und nach Möglichkeit Einzelgespräche zu führen. Sie sagt: „Selbst die besten Systeme können den direkten Dialog mit Teamleitern oder Talenten nicht ersetzen.“
- Datenhygiene: „Halten Sie Ihre Resourcing-Tools und Datenbanken sauber“, rät McEnrue. „Veraltete Informationen sind ein häufiges Hindernis für eine genaue Ressourcen- und Personalplanung.“
Bei der Erstellung Ihres Produktionsplans ist es auch wichtig, die Wartungszeiten für die benötigten Ressourcen einzuplanen. Eine Studie aus dem Jahr 2023 im European Journal of Operational Research kam zu dem Schluss, dass „die Steigerung der Produktivität, die Reduzierung der Anzahl der Aktivitäten ohne Mehrwert und die Verbesserung der effektiven Nutzung der während der Produktion benötigten Ressourcen eine zentrale Rolle spielen“, wenn es darum geht, Unternehmen insgesamt effizienter zu machen. „Dies erfordert die gleichzeitige Planung von Wartungsaktivitäten, Ressourcen und Produktion“, so die Studie, „um sowohl die Maschinenstillstandszeiten zu reduzieren als auch die Gesamtproduktivität zu steigern.“
Wie erstellt man einen Ressourcenplan?
Um einen Ressourcenplan zu erstellen, legen Sie zunächst den Projektumfang, die Ziele und den Zeitplan fest. Teilen Sie als Nächstes die Aufgaben auf und bestimmen Sie die Ressourcen, die für ihre Erledigung benötigt werden. Planen Sie die Ressourcen und den Arbeitsaufwand ein, erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Zeitplans und überwachen Sie das Projekt, sobald es gestartet ist.
- Legen Sie den Projektumfang fest Definieren Sie den Umfang, die Ziele und den Zeitplan des Projekts und legen Sie sie fest, um zu verstehen, was getan werden muss und welche Ressourcen daher wann und für wie lange benötigt werden. Sprechen Sie mit wichtigen Stakeholdern und allen relevanten Managern oder Abteilungsleitern, um die Erwartungen, Meilensteine und Ergebnisse zu verstehen.
- Aufgaben aufteilen Nachdem Sie sich den gesamten Umfang des Projekts angesehen haben, teilen Sie es in Phasen auf und erstellen Sie einen Projektstrukturplan, um die einzelnen Aktivitäten und Aufgaben klar zu definieren, die zum Abschluss der einzelnen Projektphasen erforderlich sind. Weisen Sie die Aufgaben den entsprechenden Abteilungen zu.
- Ermitteln Sie die benötigten Ressourcen < Ermitteln Sie für jede Aufgabe, welche Ressourcen in welcher Menge und wann benötigt werden. Sprechen Sie mit Abteilungsleitern, Teamleitern, Managern und dem Ressourcenplanungsteam, um die Zeit, das Budget, die Mitarbeiter, Fähigkeiten, Ausrüstung, den Raum und die Materialien zu ermitteln, die für die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben benötigt werden. Finden Sie heraus, wer für das Projekt benötigt wird, ermitteln Sie deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit und passen Sie ihre Fähigkeiten an ihre Aufgaben an. Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung und jeder Aufgabenverantwortliche über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.
- Ressourcen planen Sobald Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen ermittelt haben, können Sie den Ressourcenverbrauch planen und bestimmte Teammitglieder mit der Ausführung von Aufgaben auf der Grundlage des Ressourcenplans beauftragen. Koordinieren Sie die im letzten Schritt ermittelte Verfügbarkeit von Mitarbeitern und die in diesem Schritt ermittelte Ressourcenverfügbarkeit, um sowohl Personen als auch andere Ressourcen — einschließlich Material, Budget, Zeit und Raum — bestimmten Aufgaben zuzuordnen. Stellen Sie sicher, dass jeder Ressource eine bestimmte Nutzungszeit zugewiesen ist und dass die Zuweisungen ein Start- und Enddatum haben. Dieser Schritt umfasst auch die Vermeidung von Terminkonflikten, den Ausgleich der Arbeitslast, um eine Über- oder Unterbelegung zu vermeiden, geplante Abwesenheiten wie Urlaub oder Genehmigungsbeschränkungen zu berücksichtigen und bei Bedarf Pufferzeit hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr in dieser Einführung in die Ressourcenzuweisung, einschließlich Best Practices und Expertentipps.
- Den Zeitplan visualisieren Erstellen Sie eine Zeitplanvisualisierung entlang einer Zeitleiste mit Aufgaben, Ressourcenverfügbarkeit und Zuweisungen der Teammitglieder. Sie können für diese Aufgaben- oder Ressourcenverwaltungssoftware ein Gantt-Diagramm verwenden, mit dem Sie visualisieren können, wer wann für das Projekt verfügbar ist, sodass diese effizient organisiert werden können. Außerdem wird die Zeiterfassung verwendet, um genaue Projektzeitschätzungen zu ermitteln.
- Überwachen Sie das Projekt Wenn Sie das Projekt beginnen und durchführen, passen Sie den Zeitplan an, je nachdem, wie schnell oder langsam die Aufgaben abgeschlossen werden, und aktualisieren Sie ihn, wenn er sich entsprechend ändert. Verfolgen Sie die Ressourcenauslastung, um sicherzustellen, dass der Zeitaufwand, das Budget und die anderen Ressourcen, die einer Aufgabe zugewiesen werden, im Vergleich zu dem, wie viel sie tatsächlich in Anspruch nimmt, im Einklang stehen. Erkundigen Sie sich bei Ihren Projektleitern und Abteilungsleitern, ob die Ressourcen für die erwartete Zeit verfügbar sind, und stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten sicher sind, wie sie für das Projekt geplant sind. Verwenden Sie diese Vorlage für die Planung von Projektressourcen für Excel , um Ihre Ressourcen-, Zeit-, Budget- und Aufgabenverantwortlichen zu organisieren.
Starterkit zur Ressourcenplanung
Laden Sie das Resource Scheduling Starter Kit herunter
Verwenden Sie dieses kostenlose Starterkit, um Ihre Anforderungen an die Ressourcenplanung zu erfüllen. Dieses Kit enthält verschiedene Vorlagen für die Ressourcen- und Arbeitsplanung, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Ressourcenplans helfen können.
In diesem Paket finden Sie:
- Eine Vorlage für die Planung von Projektressourcen für Excel , mit der Sie die Ressourcen verfolgen und visualisieren können, die Sie zum Abschluss eines Projekts benötigen
- Eine einfache Projektstrukturplan-Vorlage für Microsoft Word , mit der Sie die verschiedenen Ressourcen und Ressourcenkategorien, die für Ihr Projekt verfügbar sind, aus der Vogelperspektive betrachten können
- Eine Vorlage für die agile Ressourcenplanung für Excel , die ein Gantt-Diagramm enthält, das Ihnen hilft, Agile-Sprint-Aufgaben und -Dauer mit einer visuellen Zeitleiste zu sehen
Tools und Tipps zur Ressourcenplanung
Zu den Tools für die Ressourcenplanung gehören Ressourcenstrukturpläne, Ressourcenzuordnungsmatrizen, Vorlagen für die Ressourcenplanung, Gantt-Diagramme oder Ressourcenverwaltungssoftware wie Smartsheet.
- Ressourcenstrukturplan: Ein Ressourcenstrukturplan verwendet ein Baumdiagramm, um die Ressourcenkategorien für ein bestimmtes Projekt darzustellen, das weiter in bestimmte Ressourcen unterteilt ist.
Visualisieren Sie mithilfe dieser kostenlosen Vorlagen für einen Strukturplan alle Ihre Ressourcen nach Kategorien. - Ressourcenzuordnungsmatrix: Eine Ressourcenzuweisungsmatrix ordnet alle Projektressourcen allen Projektaufgaben zu. Den Teammitgliedern in der Matrix werden zu bestimmten Zeiten bestimmte Aufgaben zugewiesen, und ihr Verantwortungsgrad (z. B. wie viel Zeit sie für dieses Projekt aufgewendet haben) wird aufgezeichnet.
- Vorlage für die Ressourcenplanung: Eine Vorlage für die Ressourcenplanung wird verwendet, um Ressourcen zu strukturieren und zuzuweisen — einschließlich dessen, was und wer wann, wofür und für wie lange benötigt wird, sowie einer Zeitleiste, um den Fluss der Aufgaben und Ressourcen im Tandem besser nachvollziehen zu können. Claire McEnrue schlägt vor, farbcodierte Visualisierungen zu verwenden, um eine Über- oder Unterauslastung leicht zu erkennen.
- Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm verwendet horizontale Balken, um Projektaufgaben und ihre Dauer visuell einem Kalender zuzuordnen, und es beinhaltet oft die Verfügbarkeit von Ressourcen.
Die Ressourcenplanung kann auch mit dem richtigen Softwaretool oder der richtigen Ressourcenverwaltungslösung erheblich verbessert werden. Das Ressourcenmanagement von Smartsheet ermöglicht die Aufgabenzuweisung und Workload-Tracking, sodass Sie die Ressourcen Ihres Projekts optimieren, Arbeitsbelastungen ausgleichen, die Produktivität verbessern und fundiertere Entscheidungen über Ihr Projekt treffen können.
Schauen Sie sich diesen ausführlichen Einblick in das Ressourcenmanagement und diesen vollständigen Leitfaden zur Kapazitätsplanung an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine genaue, effiziente Ressourcenplanung sicherstellen können.
Vorteile der Ressourcenplanung
Die Planung von Ressourcen hilft, Verschwendung zu vermeiden, indem sie die Effizienz sowohl des Zeitplans als auch des Budgets verbessert. Es reduziert Engpässe, Verzögerungen und Risiken. Es hilft auch dabei, das richtige Team zusammenzustellen, die Prognosegenauigkeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Im Folgenden sind einige der Vorteile der Ressourcenplanung aufgeführt:
- Treibt Trends im Bereich Geschäftsinformationen an: Das Projektmanagement liefert wichtige Informationen über den Zeit- und Kostenaufwand, den ein Unternehmen für seine Arbeit benötigt.
- Ermöglicht eine sicherere Projektplanung: Unternehmen mit einer kompetenten Projektmanagement-Infrastruktur und einer Vorgeschichte von Projektmanagementprotokollen können aufgrund früherer Erfahrungen bessere Annahmen über ihre Erfolgschancen treffen.
- Ermöglicht eine genaue Personalmodellierung: Indem sie sehen, wie viele Stunden verschiedene Ressourcen für verschiedene Arten von Projekten aufwenden, erhalten Personalvermittler und Manager ein klares Bild davon, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.
- Steigert die Mitarbeitermoral: Wenn die Ressourcenplanung realistisch ist und sorgfältig geplant und ausgeführt wird, sind die Mitarbeiter beschäftigt und herausgefordert, aber in einem Umfeld, in dem sie trotz eines gewissen Drucks eher Erfolg haben als Stress zu erleben. Die Ressourcenplanung macht das Risiko, das jedem Projekt innewohnt, zu einem kalkulierten Risiko mit besseren Aussichten.
- Verbessert die Prognose: Frühere Planung führt zu zukünftigen Prognosen. Während Projektmanager zwischen Teams hin und her wechseln, ermöglicht Ihnen ein archivierter oder cloudbasierter Ressourcenplanungsmechanismus, vergangene Projekterfolge zu wiederholen und aufrechtzuerhalten.
- Verbessert die Budgetkontrolle: Unabhängig davon, ob sie ein Budget verwalten oder nicht, können Projektmanager mithilfe der Ressourcenplanung genau bestimmen, welche Ressourcen wann und für wie lange benötigt werden. In einem Umfeld, in dem ein Subunternehmer beauftragt wird, zu einem Projekt beizutragen, oder in dem es um fakturierbare Stunden geht, ist es wichtig, die Stunden im Voraus festzulegen, um das Budget einzuhalten.
- Bestimmt die Durchführbarkeit von Projekten: Jedes Unternehmen hat Projektideen, aber nicht alle sind realisierbar. Wenn Ressourcen nicht verfügbar sind oder an Projekte mit höherer Priorität gebunden sind, ist das ein Zeichen dafür, dass ein neues Projekt keine Beine hat oder dass externe Ressourcen erforderlich sein könnten, um es umzusetzen.
- Maximiert die Produktivität: Mit der Ressourcenplanung kann genau angegeben werden, wie viel Zeit Mitarbeiter und Auftragnehmer für ein Projekt aufwenden. Es kann auch Produktivitätsunterschiede zwischen verschiedenen Ressourcen aufzeigen.
Verbessern Sie das Ressourcenmanagement mit Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.